基于電子商務的電力單位憑證電子化

姚振 郭駿 張靖 方銳 梁懿

摘要

隨著社會電子商務的發(fā)展，在很多企業(yè)的會計領域中，因為信息材料越來越多，應用原始憑證，已經(jīng)不再滿足企業(yè)發(fā)展的需求。特別是對于我國電力單位，在電子商務背景下，實施原始憑證電子化，有效輔助電力單位財務工作的發(fā)展，具有積極的意義。在科學技術不斷進的背景下，電力單位實施原始憑證電子化，已經(jīng)成為其內(nèi)部會計工作的重要發(fā)展趨勢。在本文研究中，針對電力單位原始憑電子化的規(guī)范性發(fā)展進行一定的分析和探討。

【關鍵詞】電子商務 電力單位 憑證電子化

目前，在我國電力單位發(fā)展中，部分會計信息的真實性有待考察與商榷，存在著信息失真的問題。特別是近幾年，各種會計信息造假事件的頻繁發(fā)生，讓我國各行各業(yè)更加重視內(nèi)部財務工作的優(yōu)良發(fā)展。在電子商務視角下，通過引進電子商務有關技術，實現(xiàn)會計信息電子化，可以提高信息的準確性與真實性，這在當前的電力單位中，己然成為一個至關重要的課題。然而，從一定層次上來說，電力單位會計憑證電子化的規(guī)范化發(fā)展，也直接決定了其會計工作進展的順利與否。因此，研究電力單位會計原始憑證電子化的規(guī)范化發(fā)展，具有一定的必要性與重要性。

1 原始憑證的電子化基本概述

所謂原始憑證，指的是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)。按照來源不同分類：

（1）外來原始憑證，是指在同外單位發(fā)生經(jīng)濟往來事項時，從外單位取得的憑證。如發(fā)票、飛機和火車的票據(jù)、銀行收付款通知單、企業(yè)購買商品、材料時，從供貨單位取得的發(fā)貨票等。

（2）自制原始憑證，是指在經(jīng)濟業(yè)務事項發(fā)生或完成時，由本單位內(nèi)部經(jīng)辦部門或人員填制的憑證。如收料單、簽報單、領料單、開工單、成本計算單、出庫單等。而原始憑證電子文件指的是原始憑證（外來、自制原始憑證）經(jīng)過原始憑證電子化系統(tǒng)上傳附件后，掃描自動生成的電子文件。

2 基于電子商務的電力單位原始憑證電子化應用分析

2.1 影像掃描技術

在電力單位中應用憑證電子化，需要應用影像掃描技術。而應用影像掃描技術的過程中，在錄入平臺中進行合理設置，具有至關重要的意義。在電力單位業(yè)務量的基礎上，以平板掃描、攝像及其中高速掃描等為主要方式，充分審核紙質(zhì)的原始憑證，就可以將原始憑證中的信息與資料以電子化形式錄入并儲存在計算機中。將憑證電子化文件上傳到賬務信息系統(tǒng)環(huán)節(jié)中，主要支持的內(nèi)容有圖片、文本、各類電子文件格式及其影像等，各類電子文件格式包括jpg、bmp、tif、txt、doc等等。在原始憑證的掃描中，針對不同的費用類別，掃描憑證的內(nèi)容具有差異性，例如，對于電力單位的正常差旅費，在掃描中，主要對象為出差申請單、住宿單及其交通費用單。而針對電費收入，主要掃描對象為電費相關業(yè)務的單據(jù)及其發(fā)票等，總而言之，在不同的費用電子化憑證掃描中，掃描內(nèi)容具有明顯的差異性。

2.2 注意事項

在電力單位中應用憑證電子化，相關注意事項總結(jié)如下：首先，針對電力單位內(nèi)部的一般差旅費、過路費、招待費等的報銷，在業(yè)務經(jīng)辦人的工作中，需要根據(jù)金額大小，然后按照順序粘貼，才能在掃描儀下進行原始憑證電子化，在電力單位財務信息系統(tǒng)中納入相關信息資料。其次，在憑證電子化過程中，倘若單張發(fā)票的金額大于兩千，或者針對一些比較重要的票據(jù)、會議文件、合同、紅頭文件等等，需要在掃描中逐頁掃描，然后將信息材料上傳到財務信息系統(tǒng)中。再者，在電力單位的各個部門中，每個部門可以安排一名工作人員，負責原始憑證電子化的有關工作。最后，除了出租車發(fā)票、停車費發(fā)票及其司機報銷過路（橋）費等，可以在粘貼單子上粘貼15張以外，其他的費用，每一項粘貼單子上只允許粘貼最多10張。而且在原始憑證電子化過程中，所有的書面資料必須清晰可見。在掃描中應用平鋪掃描的方法，杜絕重疊掃描。在掃描完畢之后，需要保證原始憑證的完整性。對于所有的原始憑證，必須要用電力單位統(tǒng)一的“原始憑證粘貼單”來粘貼，不得使用其他紙張。除了工資、材料費用、獎金等以外，其他設計重大商業(yè)機密的文件，不需要原始憑證電子化掃描，其他憑證均需要。

2.3 原始憑證電子文件的保管及使用

針對電力單位的原始憑證電子文件保管及其使用。

（1）除了月度結(jié)賬中涉及到相關損益的會計結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務，所有的記賬憑證都需要附上原始憑證，并進行信息歸檔，實施存檔處理。

（2）如果一張原始憑證與幾張記賬憑證存在關聯(lián)性，需要在一張主要的記賬憑證內(nèi)容中附上原始電子憑證，在其他的記賬憑證中還要標注附上原始憑證的記賬憑證編號，同時附上原始憑證復印件。

（3）針對同一張原始憑證中的支出項目，需要由多個部門來共同承擔的情況，保存該原始憑證的部門，可以向其他共同承擔部門出具復印，同時，其他部門在自身的記賬憑證上，需要標注附有該原始憑證的部門及其記賬憑證編號，同時附上原始憑證復印件。

2.4 財務業(yè)務一體化

在電子商務環(huán)境下，實現(xiàn)電力單位的財務業(yè)務一體化，主要是指通過憑證電子化，將電力單位內(nèi)部的業(yè)務、財務、管理等三個環(huán)節(jié)結(jié)合起來，形成整體性的財務信息處理模式，通過這種方法，可以將電力單位的業(yè)務及其財務數(shù)據(jù)充分結(jié)合起來，有助于更加順利地處理業(yè)務，對于電力單位的數(shù)據(jù)共享、監(jiān)測經(jīng)濟業(yè)務的實時動態(tài)，都可以最大限度地實現(xiàn)。目前，很多電力企業(yè)通過原始憑證電子化，已經(jīng)將財務、業(yè)務等工作實現(xiàn)了充分的一體化。

3 原始憑證電子化的作用

在電力單位的最初會計信息記錄中，主要形式為賬戶，這也是在電力單位會計信息報告中最主要的來源，在原始憑證的記錄中，其成為了賬戶信息的重要載體。因此，記賬憑證具有重要的意義。在原始憑證的電子化實現(xiàn)中，可以將原始憑證的自動化、智能化等發(fā)展充分切合起來，有助于電力企業(yè)提升記賬憑證的規(guī)范性。在電力單位的原始憑證電子化發(fā)展中，數(shù)據(jù)輸入模塊作為主要方式，在數(shù)據(jù)輸入中直接與會計軟件連接，可以整體性控制憑證。目前，國外很多公司都積極應用了這種技術，并通過通用程序的運用，全面整理公司內(nèi)部的相關數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)輸入模塊具有一定的優(yōu)勢，這是因為其可以通過公共系統(tǒng)的應用，充分檢驗、處理數(shù)據(jù)，而且在整個檢驗過程中，與會計信息系統(tǒng)保持相對統(tǒng)一的標準。在原始憑證電子化中，各個會計信息系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)校驗，具有明顯的共通性，因此，對于不同的交易，不需要重新設置程序。在電力單位應用原始憑證電子化，可以提升內(nèi)部財務管理質(zhì)量，推進經(jīng)濟活動的準確性、科學性與真實性發(fā)展。

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