大型國企工程項目前期文件創(chuàng)新管理模式初探

郝春紅

摘要：由于工程項目前期文件具有形成時間跨度大、保存較分散和管理滯后等特點，對其進行管理是行業(yè)內(nèi)的一個難點。為了更好地適應(yīng)信息化環(huán)境，筆者所在的一家大型國企通過分析自身工程項目前期文件管理中存在的問題，結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，采取制度和流程保障措施，提出了按盒管理的新模式，顯著提升了該大型國企工程項目前期文件的管理質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：工程項目按盒管理檔案管理

一、引言

筆者所在單位是一家大型國企，重視檔案工作是該單位的一貫傳統(tǒng)。1978年12月，在成立之初，該大型國企就設(shè)立了專門的檔案資料工作機構(gòu)。1986年6月，該大型國企形成了布局全面、分層合理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。經(jīng)過三十年的實踐發(fā)展，該大型國企在檔案管理方面形成了一套比較全面成熟的模式，尤其是工程項目檔案管理，一直處于行業(yè)領(lǐng)先水平。這家大型國企實行工程項目技術(shù)資料和檔案一體化管理，使得形成的檔案可溯、可控和可靠。工程項目前期文件的管理是工程項目檔案管理的基礎(chǔ)，做好工程項目前期文件管理工作，是保障工程項目順利開展的前提。工程項目檔案管理中前期文件的管理一直是行業(yè)內(nèi)的一個難點。由于前期文件形成時間跨度大、保存較分散、管理滯后等原因，其管理質(zhì)量和效率一直難以保證。近期，該大型國企在前期文件的管理實踐探索中，有了新的突破，提出了全新的“按盒歸檔”的管理模式，有效提高了前期文件的管理質(zhì)量和效率。

二、工程項目前期文件研究綜述

本文的工程項目前期文件不僅指項目開工前在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計以及工程準備過程中形成的文件，還包括項目竣工驗收文件。工程項目前期文件主要包括12大類：立項報批文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，工程建設(shè)許可備案文件、開工審批文件，合同及招投標文件，勘察、測繪、設(shè)計基礎(chǔ)文件，設(shè)計文件，建設(shè)工程竣工備案文件，專項竣工驗收文件，生產(chǎn)技術(shù)準備及試生產(chǎn)文件，結(jié)算、決算文件，總結(jié)、后評估報告、竣工驗收會議等文件和房地產(chǎn)權(quán)證。

在中國期刊全文數(shù)據(jù)庫中以“前期文件”為主題進行檢索，共檢出51篇文章，剔除內(nèi)容重復(fù)和弱相關(guān)文章，得到17篇文章。這些文章主要內(nèi)容涉及前期文件的四個方面：形成、定義及內(nèi)容、管理和控制。

一是，從前期文件的形成來看，具有形成不確定性、[1，2]文件來源分散性、[3，4]時間跨度大[5]和雙重性[6]等特點。雙重性是指前期文件具有文書檔案和科技檔案雙重屬性。前期文件的形成特點是導(dǎo)致其管理困難的主要原因。

二是，從前期文件的定義及內(nèi)容來看，前期文件的定義目前主要參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）中的定義，即指項目開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計以及工程準備過程中形成的文件。姚蘭和高宇華界定前期文件的主要內(nèi)容包括立項報批文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，工程建設(shè)許可、備案文件、開工審批文件，合同及招投標文件，勘察、測繪、設(shè)計文件，以及財務(wù)審計文件等。[7，8]

三是，從前期文件的管理來看，任紅提出，前期文件的管理存在重項目建設(shè)、輕文件管理，文件管理漏洞多，文件收集與項目建設(shè)不同步等問題，[9]包括按“件”管理和按“卷”管理兩種方式。徐繼銘也提出，應(yīng)將項目前期文件、項目管理文件和項目竣工驗收文件等材料，以“件”為整理單位，其好處在于簡化了整理環(huán)節(jié)、提高了歸檔質(zhì)量；保持了檔案原貌、延長了檔案壽命；彌補了工作中可能出現(xiàn)的歸檔遺漏問題；提高了工作效率，檔案利用更加安全方便等。[10]這種管理模式是基于前期文件的雙重屬性，具有一定的合理性，但是成套性是科技檔案區(qū)別于文書檔案的主要屬性，如若對前期文件實行按件管理，不利于保持工程項目檔案的完整性和成套性。

四是，從前期文件的控制來看，叢巧克指出，前期文件控制存在檔案意識不高、文件控制不足等問題。[11]王金榮認為，應(yīng)通過建立文檔管理制度、建設(shè)信息管理平臺、文檔部門積極參與項目各階段建設(shè)等方式來加強控制。[12]加強對前期文件的控制能力是解決其管理問題的關(guān)鍵。

綜上可知，當前對工程項目前期文件的研究側(cè)重于基礎(chǔ)性問題研究，比如形成特點、定義及內(nèi)容、管理等，缺少解決問題方法等方面的應(yīng)用研究。本文提出按“盒”管理的解決對策，彌補了前人研究的不足，具有一定的積極作用，有力地推動了工程項目前期文件的規(guī)范化管理。

三、大型國企工程項目前期文件現(xiàn)有管理模式分析

在按盒管理模式提出之前，該大型國企工程項目前期文件采用按“卷”管理的方式，其工程項目前期文件主要由投資管理部負責(zé)歸檔，投資管理部將其形成的項目文件分為經(jīng)濟類和技術(shù)類，分別由內(nèi)設(shè)的兩個部門負責(zé)整理歸檔。檔案室設(shè)專門負責(zé)人對接投資管理部，定期接收投資管理部形成的項目文件，再按照項目對應(yīng)的區(qū)塊進行分發(fā)，由相應(yīng)的檔案整編人員按要求立卷歸檔。在立卷管理時期，形成的項目文件以紙質(zhì)文件為主。這種管理模式理論上能夠遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管利用，但是在實際應(yīng)用中逐漸暴露出以下問題。

（一）歸檔滯后

由于前期文件形成時間跨度長，投資管理部歸檔時間嚴重滯后，導(dǎo)致前期文件管理滯后。前期文件中，通常最后形成的是項目后評價報告，是在項目竣工后，對其進行整體總結(jié)評價，這份文件與項目立項時間相比一般會有3-5年的時間差。投資管理部在項目后評價報告形成后，才對全部前期文件歸檔，移交檔案室整編，容易產(chǎn)生遺失等問題。

（二）歸檔質(zhì)量較差

投資管理部根據(jù)部門資料管理規(guī)范，將需歸檔的前期文件分為經(jīng)濟類和技術(shù)類兩大類，其中經(jīng)濟類主要有四項：項目內(nèi)部審批文件、施工招投標及合同、建安費用結(jié)算管理和項目總投資決算管理。這與檔案室前期文件立卷分類標準并不一致，導(dǎo)致檔案室接收文件后，需要對文件重新分類組卷，花費很多時間。與此同時，投資管理部將經(jīng)濟類和技術(shù)類文件分開歸檔，歸檔時間大多不一致，內(nèi)容重復(fù)率高。endprint

（三）歸檔效率較低

由于投資管理部并未嚴格按照檔案部門的歸檔目錄進行文件的初步整理，管理規(guī)范模糊，導(dǎo)致許多歸檔文件找不到對應(yīng)的案卷，立卷內(nèi)容因管理人員的理解差異而產(chǎn)生不同。前期文件整理不規(guī)范，影響了歸檔文件的質(zhì)量和效率。

由上可知，該大型國企工程項目前期文件按卷管理模式存在歸檔滯后、質(zhì)量較差和效率偏低等問題。為了解決這些問題，該大型國企檔案室在實踐中不斷摸索改進，順應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢，探索出了更高效的管理方式——按盒管理。

四、大型國企工程項目前期文件按盒管理模式的應(yīng)用

所謂按盒管理，是指歸檔文件根據(jù)盒號歸檔，一盒內(nèi)包含多個案卷，每個案卷作為盒內(nèi)的一份獨立文件。盒內(nèi)文件目錄只打印案卷目錄，不需打印案卷內(nèi)文件目錄，每份案卷以在首份文件右上角粘貼二維碼的方式識別。這種管理方式綜合了按“件”管理和立卷管理的優(yōu)點，不但保持了文件在更大范圍內(nèi)的內(nèi)在聯(lián)系，還增強了文件管理的靈活性。按盒管理模式需要制度、流程和技術(shù)三方面的保障。

（一）制定歸檔目錄清單

在制度保障上，該大型國企檔案室積極與職能部門溝通，雙方就前期文件歸檔范圍進行了深入溝通和交流，最終根據(jù)雙方的工作需求，制定了統(tǒng)一的精確到文件級的歸檔目錄清單。該清單明確了文件類別、文件名稱以及案卷題名。該歸檔清單將前期文件分為立項、設(shè)計、建安采購、后評價、投資、財務(wù)和施工等七大類，并在每一大類下列出所有文件以及文件對應(yīng)的案卷，從制度上保證了歸檔文件的完整性、準確性和系統(tǒng)性，從源頭上加強了對歸檔文件的控制。

（二）參與前端控制管理

在流程保障上，該大型國企檔案室真正參與到項目工程檔案前期文件的形成過程中。在項目立項時提出文件材料的歸檔要求；在檢查項目進度的同時檢查文件材料的形成情況；積極參與合同談判，規(guī)范文件材料的形成；參與工程項目檔案驗收工作，實現(xiàn)對前期文件的全過程管理和前端控制，保障前期文件在流程上真正可控。

（三）實現(xiàn)在線流轉(zhuǎn)歸檔

在技術(shù)保障上，該大型國企工程項目前期文件歸檔目錄清單在制定之初，就是以在線方式存在的，它是檔案管理信息系統(tǒng)的一個基礎(chǔ)管理模塊，對接前端各業(yè)務(wù)OA端口。文件經(jīng)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到投資管理部，投資管理部根據(jù)項目各階段文件積累情況，在OA端直接分類打包到檔案管理系統(tǒng)。這種模式打通了各相關(guān)溝通渠道，提高了文件處理速度和文件管理效率。

五、工程項目前期文件按盒管理的優(yōu)點

該大型國企檔案室推行的按盒管理模式，與按“件”管理和按“卷”管理相比，具有明顯優(yōu)勢，如上表所示。

從按盒管理的優(yōu)點來看，歸檔目錄清單重新梳理了文件之間的關(guān)系，確保案卷中都是強關(guān)聯(lián)的文件。所有文件隨到隨做，更加方便靈活。一般來說，一個案卷內(nèi)不超過五份文件，新立卷的文件體量小，案卷的劃分更加具體。同時，在實際整編過程中，一個工程項目檔案的前期文件基本可以放在同一盒內(nèi)，打破了前期文件分類的概念界限，立卷的概念相對弱化，強化了盒在前期文件歸檔中的地位。此外，按盒管理簡化了管理環(huán)節(jié)，節(jié)約了管理資源。按盒歸檔，也有助于提供利用。不足之處是對文件略有損傷，這一點主要是對紙質(zhì)文件而言。從長遠來看，按盒管理妥善解決了目前前期文件管理存在的問題，具有更廣泛的適用性。

總體看來，工程項目前期文件按盒管理，是在信息化環(huán)境下對項目文件管理模式的一種積極嘗試。它對于解決行業(yè)內(nèi)前期文件存在已久的歸檔滯后、可控性差以及管理效率低等問題具有顯著效果，補齊了工程項目前期文件管理的短板，有助于提升業(yè)內(nèi)工程項目檔案管理的綜合水平，為工程項目的順利開展和竣工保駕護航。

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