淺析蓄能電站檔案數(shù)字化掃描工作的“前端”把控

侯潔 邢京燕 谷振富

一、檔案數(shù)字化掃描工作前端把控的重要性

前端控制理論是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則對(duì)電子文件從生成到歸檔的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求， 實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的超前控制和全程管理。檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備， 對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入， 并將檔案信息存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中。在加工過(guò)程中， 由于其原始檔案載體質(zhì)量的不同以及加工人員素質(zhì)的差異， 檔案數(shù)字化過(guò)程的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)性也會(huì)相應(yīng)增加。

由于張河灣電站庫(kù)存檔案涉及到文件數(shù)量繁多，紙質(zhì)載體規(guī)格不同，紙張質(zhì)量有所差異，針對(duì)這一現(xiàn)狀，檔案人員在集中開(kāi)展檔案數(shù)字化掃描加工時(shí)，有效地落實(shí)數(shù)字化掃描工作的前端把控就顯得尤為重要。在檔案數(shù)字化之前， 即在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息之前， 進(jìn)行適時(shí)的前端控制和干預(yù)， 對(duì)保證檔案的齊全完整，數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期可利用性和安全性，防止重要的檔案文件泄密，顯現(xiàn)十分重要。

二、檔案數(shù)字化掃描工作前端把控措施

張河灣電站庫(kù)存檔案數(shù)量大，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。庫(kù)存檔案主要涉及：前期的可研、立項(xiàng)審批材料;項(xiàng)目的初步設(shè)計(jì)報(bào)告;合同的招投標(biāo)資料;移民安置文件;基礎(chǔ)工程的土建資料;工程項(xiàng)目監(jiān)理檔案;設(shè)計(jì)、施工、竣工圖紙;隱蔽工程;竣工驗(yàn)收檔案;大型設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)安裝資料;設(shè)備的調(diào)試報(bào)告;試驗(yàn)報(bào)告;機(jī)組的檢修技改文件等方面的檔案資料，張河灣電站所面臨的檔案數(shù)字化掃描的前端把控工作十分嚴(yán)峻。具體措施有以下幾個(gè)方面。

（一）梳理庫(kù)存檔案數(shù)量，分段開(kāi)展檔案數(shù)字化工作

首先對(duì)庫(kù)存檔案數(shù)量進(jìn)行全面梳理。根據(jù)庫(kù)存案卷紙質(zhì)材料的類(lèi)型差異進(jìn)行劃分，分段實(shí)施。

張河灣電站庫(kù)存紙質(zhì)檔案，主要分為文件和圖紙兩種類(lèi)型。在開(kāi)展具體的檔案數(shù)字化掃描工作時(shí)，可以結(jié)合檔案分類(lèi)表開(kāi)展文件集中掃描和圖紙及部分文件的方式來(lái)分段實(shí)施數(shù)字化掃描工作。

1、關(guān)于文件集中掃描的前端把控

以檔案分類(lèi)號(hào)為基礎(chǔ)，統(tǒng)計(jì)集中以文件形式保管的案卷涉及幾個(gè)分類(lèi)號(hào)。將這些分類(lèi)號(hào)，按從小到大進(jìn)行逐卷、逐件、逐頁(yè)的核查及數(shù)量統(tǒng)計(jì)，確保在合同招標(biāo)及數(shù)字化掃描工作實(shí)施過(guò)程中對(duì)集中的檔案文件進(jìn)行全程的掌控，為文件數(shù)字化核查、驗(yàn)收工作打好基礎(chǔ)。同時(shí)根據(jù)工程量的大小來(lái)合理安排設(shè)備、人員的配備。有效地利用場(chǎng)地，在相對(duì)固定的時(shí)間內(nèi)，更高效地完成了第一階段的數(shù)字化掃描工作。

2、關(guān)于圖紙及部分文件掃描的前端把控

同樣以檔案分類(lèi)號(hào)為基礎(chǔ)，統(tǒng)計(jì)主要以圖紙形式保管的案卷涉及幾個(gè)分類(lèi)號(hào)。每個(gè)分類(lèi)號(hào)中存在小部分涉及相應(yīng)工程圖紙的前期設(shè)計(jì)說(shuō)明和審批開(kāi)工的檔案案卷，這部分檔案是以文件的形式組卷保管的。為了方便出入庫(kù)管理，保障檔號(hào)的連續(xù)性，方便統(tǒng)計(jì)，防止出現(xiàn)跳號(hào)漏掃的現(xiàn)象。第二階段采取以圖紙掃描為主穿插文件掃描為輔的方式，開(kāi)展第二階段的檔案數(shù)字化掃描工作。

對(duì)相應(yīng)的文件進(jìn)行逐卷、逐件、逐頁(yè)的統(tǒng)計(jì)，同時(shí)對(duì)圖紙總數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并且確定折合成A4紙的折算標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)到合同相關(guān)條款內(nèi)，便于數(shù)字化工程量的確定。便于對(duì)圖紙數(shù)字化掃描全程進(jìn)行掌控，為圖紙數(shù)字化掃描電子數(shù)據(jù)的核算驗(yàn)收打好基礎(chǔ)。在設(shè)備人員配比上，可以以圖紙掃描設(shè)備為主，文件掃描設(shè)備為輔，人員配置上也可以合理安排，便于順利開(kāi)展第二階段的圖紙數(shù)字化掃描工作。

（二）庫(kù)存檔案出入庫(kù)流程上的前端把控

為了確保檔案出庫(kù)前齊全，入庫(kù)后完整，排列有序。在流程上我們也要注意檔案出入庫(kù)的前端把控。建立完善的檔案出入庫(kù)制度和檔案出入庫(kù)登記表。

1、檔案出庫(kù)前的流程把控

檔案出庫(kù)前，檔案管理員對(duì)案卷的檔號(hào)、保管期限、數(shù)量、出庫(kù)時(shí)間、案卷存放位置（即庫(kù)位號(hào)）進(jìn)行記錄統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)一登記在檔案出入庫(kù)登記表上。

2、檔案出庫(kù)流程的把控

檔案管理員與數(shù)字化項(xiàng)目組借卷人在案卷出庫(kù)前，對(duì)案卷卷內(nèi)的文件數(shù)量，頁(yè)數(shù)備考表等進(jìn)行檢查核對(duì)，雙方在確認(rèn)無(wú)誤后，在檔案出入庫(kù)登記表上簽字確認(rèn)。

3、數(shù)字化掃描過(guò)程中的流程把控。

在案卷拆卷前設(shè)置校核人員，對(duì)文件或圖紙的頁(yè)碼及頁(yè)數(shù)進(jìn)行標(biāo)注、校核;并在檔案數(shù)字化流程表上進(jìn)行記錄登記、并簽字負(fù)責(zé)。

4、數(shù)字化掃描過(guò)程中的電子文件質(zhì)量把控

文件、圖紙掃描完后所形成的電子文件，設(shè)專(zhuān)人進(jìn)行初級(jí)校核檢驗(yàn)。審查后的電子數(shù)據(jù)齊全完整符合要求的，由校驗(yàn)人審核簽字，并將實(shí)物案卷交給裝訂人裝訂。

5、裝訂案卷的把控

裝訂案卷前，進(jìn)行卷內(nèi)文件或圖紙排序整理，確保卷內(nèi)文件數(shù)量或圖紙張數(shù)齊全完整，才可以進(jìn)行裝訂。對(duì)裝訂檔案的準(zhǔn)確性實(shí)時(shí)把控。

6、入庫(kù)前的流程把控

檔案管理員對(duì)歸還的案卷進(jìn)行查驗(yàn)，確認(rèn)齊全完整后。雙方在出入庫(kù)單上注明入庫(kù)時(shí)間，簽字交接，統(tǒng)一入庫(kù)上架。

7、電子文件質(zhì)量驗(yàn)收的把控

檔案數(shù)字化掃描后的電子數(shù)據(jù)，由電子數(shù)據(jù)校驗(yàn)人，經(jīng)過(guò)初級(jí)校驗(yàn)合格后，按入庫(kù)案卷批次進(jìn)行移交，由檔案管理員以按比例抽查的方式開(kāi)展二級(jí)校驗(yàn)驗(yàn)收。確認(rèn)電子檔案文件的齊全完整，能夠正常讀取，再在二級(jí)驗(yàn)收單上簽字驗(yàn)收。

（三）檔案數(shù)字化掃描數(shù)據(jù)格式的前端把控

為了適應(yīng)現(xiàn)代化辦公環(huán)境向智能化、便捷化的轉(zhuǎn)變，人們對(duì)檔案信息的在線瀏覽需求不再局限于對(duì)黑白單層PDF文件的瀏覽。對(duì)電子檔案盡可能的展現(xiàn)檔案的原始面貌，同時(shí)對(duì)電子文件內(nèi)容的可讀取性有了新的需求，方便檢索內(nèi)容，提高檔案利用率。

1、關(guān)于張河灣電站電子文件的格式把控

根據(jù)現(xiàn)代辦公環(huán)境智能化的現(xiàn)狀和檔案利用的新要求，張河灣電站對(duì)已存在的彩色單層PDF電子文件進(jìn)行了格式轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)化成雙層PDF格式，實(shí)現(xiàn)文件內(nèi)容的可檢索功能。同時(shí)對(duì)新一批的檔案文件數(shù)字化掃描工作的電子數(shù)據(jù)移交提出了新要求：移交的紙質(zhì)文件掃描件均為彩色雙層PDF格式。實(shí)現(xiàn)文件內(nèi)容可檢索。

2、關(guān)于張河灣電站圖紙電子文件格式的把控

由于工程類(lèi)的藍(lán)圖紙張比較大，在數(shù)據(jù)處理上的要求更高。為了方便今后電子圖紙的讀取和格式升級(jí)。我們對(duì)圖紙數(shù)字化掃描文件的格式提出了把控要求，要求數(shù)字化項(xiàng)目組將工程藍(lán)圖掃描成彩色TIFF格式，方便今后圖紙數(shù)據(jù)的格式升級(jí)，確保圖紙電子文件有效長(zhǎng)久可靠的讀取和利用。為今后檔案數(shù)字化管理升級(jí)留有空間和余地，確保電子圖紙的可持續(xù)利用。

（四）數(shù)字化掃描工作人員的前端把控

數(shù)字化掃描人員管理是指對(duì)數(shù)字化人員職責(zé)進(jìn)行明確分工，包括數(shù)字化監(jiān)管員和數(shù)字化操作員。數(shù)字化監(jiān)管員一般由電站檔案人員擔(dān)任， 其職責(zé)是對(duì)數(shù)字化過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和管理， 并負(fù)責(zé)后期數(shù)字檔案的核實(shí)檢查工作。

對(duì)數(shù)字化掃描人員的保密要求也是把控的重點(diǎn)。張河灣電站與檔案數(shù)字化項(xiàng)目組成員簽訂保密協(xié)議。同時(shí)對(duì)數(shù)字化掃描工作現(xiàn)場(chǎng)的電腦進(jìn)行了局域網(wǎng)設(shè)置，所有數(shù)據(jù)掃描工作都在內(nèi)網(wǎng)上進(jìn)行，實(shí)行內(nèi)網(wǎng)線上監(jiān)管。嚴(yán)禁使用外網(wǎng)或無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，禁止數(shù)字化掃描人員攜帶任何電子設(shè)備進(jìn)場(chǎng)。每次進(jìn)場(chǎng)開(kāi)展數(shù)字化掃描工作前，要求將隨身攜帶的手機(jī)、電子設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等統(tǒng)一交由檔案人員保管。手機(jī)關(guān)機(jī)，鎖在保險(xiǎn)箱內(nèi)。離場(chǎng)時(shí)由檔案人員統(tǒng)一交還。

關(guān)于電子數(shù)據(jù)的移交備份查驗(yàn)，僅限使用電站提供的內(nèi)網(wǎng)加密優(yōu)盤(pán)存儲(chǔ)移交數(shù)據(jù)。

三、落實(shí)檔案數(shù)字化掃描工作前端把控的意義

落實(shí)檔案數(shù)字化掃描工作前端把控，有利于確保檔案數(shù)字化掃描工作的順利實(shí)施，確保對(duì)檔案數(shù)字化掃描工作的全程把控，有效降低和杜絕企業(yè)檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)。確保檔案和企業(yè)的安全。

落實(shí)檔案數(shù)字化掃描工作前端把控，有利于紙質(zhì)檔案的保存，減少由于借閱利用紙質(zhì)檔案對(duì)文件原件的磨損;有利于延長(zhǎng)重要紙質(zhì)檔案的保管壽命;有利于確保電子文件數(shù)據(jù)的齊全完整，確保電子文件的長(zhǎng)久穩(wěn)定的讀取利用。全面提升檔案利用效率，更好地推進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。為將來(lái)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：河北張河灣蓄能發(fā)電有限責(zé)任公司）