機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)該依法完成哪些主要任務(wù)

陳德華

“法無授權(quán)不可為、法定職責(zé)必須為”這個(gè)說法大家都不陌生，是我們工作中必須遵循的原則，也是依法行政的最基本的要求。而作為開展機(jī)關(guān)檔案工作來講，我們應(yīng)該依法完成哪些主要工作任務(wù)呢？經(jīng)過梳理歸納，我覺得應(yīng)該依法完成三個(gè)方面的主要任務(wù)。

一、“歸檔”

有關(guān)“歸檔”的法律法規(guī)的條文是這樣規(guī)定的：《河北省檔案工作條例》第十一條：各單位檔案工作機(jī)構(gòu)或者人員，負(fù)責(zé)指導(dǎo)文書部門和業(yè)務(wù)部門文件材料的收集、立卷和歸檔工作，統(tǒng)一管理本單位的檔案，并對直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)。

依據(jù)法律法規(guī)規(guī)定想要完成好“歸檔”任務(wù)，應(yīng)該完成五個(gè)方面的具體工作。

1、要準(zhǔn)確編制保管期限表

按照國家檔案局8號(hào)令等法規(guī)規(guī)章的要求，在開展文件歸檔工作前，完成本單位“文件材料歸檔范圍和保管期限表”的編制。并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審批、備案。

2、要及時(shí)收集文件材料

每年3月底前，要完成歸檔文件的收集，達(dá)到“應(yīng)歸盡歸”的要求。由各業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)文件材料的人員按“文件材料歸檔范圍和保管期限表”所列的范圍，完成文件的收集和整理，并編制移交目錄，連同文件材料一起交本單位檔案室。

3、要按規(guī)范完成歸檔整理

按照《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)范要求，完成文件歸檔整理。文件交檔案室后，由檔案管理人員完成文件的“裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒”的工作。

4、要細(xì)致做好整理上架

文件按照要求完成歸檔、裝盒之后，要進(jìn)行認(rèn)真檢查完善并上架。確保檔案盒封面、盒脊、備考表填寫齊全、規(guī)范、清楚、整齊，最后，整理上架。

5、要消除零散積存文件

要確保各門類、各載體檔案均按國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理上架，無積存零散文件，確保檔案完整、齊全。

二、“管檔”

也就是開展檔案的管理工作。有關(guān)的法律法規(guī)條文：《河北省檔案工作條例》第六條：各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位和直屬單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，納入工作計(jì)劃，設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)或者配備人員，建立健全檔案工作制度，提供必要的條件，保證檔案工作正常開展。第十九條：各單位的檔案庫房應(yīng)當(dāng)具有防盜、防火、防光、防塵、防潮、防有害生物和防污染等安全設(shè)施，不得在危房和不安全的環(huán)境中保管檔案。

“管檔”這里面包括三個(gè)方面的內(nèi)容，一是管理機(jī)制的健全;二是日常管理工作的開展;三是安全保管設(shè)施設(shè)備的完善。具體內(nèi)容主要有四個(gè)。

1、要健全檔案管理機(jī)制

這里主要是講，單位檔案工作要明確分管領(lǐng)導(dǎo);要明確檔案管理機(jī)構(gòu)，有專職或兼職檔案員，并保持人員相對穩(wěn)定，并形成“主管領(lǐng)導(dǎo)-檔案工作負(fù)責(zé)人-檔案員-各業(yè)務(wù)處室檔案負(fù)責(zé)人”的管理網(wǎng)絡(luò);檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度。

2、要建立健全管理制度

要建立健全檔案安全保管制度、保密制度、檔案借閱制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、歸檔制度、檔案人員職責(zé)規(guī)定、科技檔案管理制度等檔案日常管理相關(guān)制度。

3、要經(jīng)常開展日常管理

檔案工作要列入單位領(lǐng)導(dǎo)議事日程，年初要有檔案工作計(jì)劃，年底要有檔案工作總結(jié);要有檔案突發(fā)情況應(yīng)急預(yù)案，并定期組織模擬演練。要認(rèn)真完成日常檢查維護(hù)，比如，借閱利用，要做好詳細(xì)的登記，庫房要做到日常的維護(hù)，比如溫濕度檢查檢測，防盜設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況的維護(hù)和檢查等日常工作。每年至少一次對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，每半年至少一次抽查。

4、要完善安全保管設(shè)施設(shè)備

檔案室要做到“庫房、辦公、閱覽”三分設(shè)，且布局合理，便于工作;庫房面積充足;檔案庫房建筑基本符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，實(shí)現(xiàn)“八防”：防火（有火災(zāi)報(bào)警、滅火器、電線線路規(guī)范、預(yù)案并演練）;防盜（有防盜報(bào)警、防盜門窗、監(jiān)控、出入庫登記）;防光（防光窗簾、白熾燈或防紫外線燈）;防高溫（空調(diào)）;防潮（空調(diào)、去濕機(jī)等）;防有害生物（門窗緊閉、溫濕度達(dá)標(biāo)、防蟲霉鼠藥物、定期檢查）;防塵（墻地不起塵、吸塵器、門窗密閉、定期清潔）;防水（無水源，氣暖，頂、窗不漏不滲水，地下室做防水處理）。

三、“用檔”

也就是開展檔案的利用。有關(guān)的法律法規(guī)條文規(guī)定：《河北省檔案工作條例》第二十九條：單位和公民利用機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案，按照國家檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門的規(guī)定辦理。

依據(jù)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)該做兩個(gè)方面的主要工作。

1、要開展好檔案利用工作

要建立《檔案借閱制度》，要有便捷的檢索工具，便于查找;要熟悉室藏，做到調(diào)卷迅速;要嚴(yán)格遵守借閱程序并做好登記記錄，防止檔案丟失、損毀。

2、要做好檔案開發(fā)工作

要完成編制“規(guī)章制度匯編、專題文件匯編和統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編”等匯編工作;要定期對檔案信息進(jìn)行綜合整理，完成編制大事記、年鑒、組織沿革、全宗介紹等工作。

（作者單位：保定市檔案局 ）