智慧時(shí)代背景下檔案事業(yè)發(fā)展新出路

李洪洋

自從21世紀(jì)初，“智慧地球”這一全新概念被IBM公司提出以來(lái)，“智慧”的序幕迅速拉開，各種產(chǎn)業(yè)將之與本行業(yè)結(jié)合，進(jìn)行相關(guān)戰(zhàn)略部署?！爸腔鄢鞘小薄爸腔坫y行”“智慧校園”“智慧時(shí)代”等全新研究得到了全世界范圍的廣泛關(guān)注。在智慧時(shí)代背景下，檔案工作的發(fā)展本質(zhì)是不會(huì)有所改變的，但是其未來(lái)的發(fā)展與服務(wù)方向、服務(wù)手段更應(yīng)結(jié)合時(shí)代特色，充分體現(xiàn)“智慧性”。檔案事業(yè)作為一項(xiàng)具有國(guó)家規(guī)模且與各項(xiàng)事業(yè)聯(lián)系緊密的重要科學(xué)文化事業(yè)，如何在云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等新興技能技術(shù)條件下，進(jìn)行改革與服務(wù)創(chuàng)新，進(jìn)而為檔案事業(yè)發(fā)展提供可持續(xù)動(dòng)力，是當(dāng)今檔案界應(yīng)予以研究的熱點(diǎn)問(wèn)題。

一、智慧時(shí)代的特征

智慧時(shí)代，顧名思義，是將物聯(lián)化、智能化與數(shù)字化等多種新興科技結(jié)合以應(yīng)用到人類社會(huì)中，為人類更加便利的生活提供條件的一個(gè)時(shí)代。在這種時(shí)代背景下，人們能夠以更加動(dòng)態(tài)、更加精確的方式來(lái)進(jìn)行生產(chǎn)、生活，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)“智慧”的目標(biāo)，是人類社會(huì)共存、和諧、生機(jī)以及可持續(xù)發(fā)展的一種理想化模式。智慧時(shí)代的特征主要體現(xiàn)在：

1.創(chuàng)新性

智慧時(shí)代背景下應(yīng)當(dāng)進(jìn)行創(chuàng)新性的服務(wù)，此處創(chuàng)新并非同于以往手段創(chuàng)新，而是強(qiáng)調(diào)以新信息技術(shù)為背景條件的知識(shí)服務(wù)創(chuàng)新。需要由以往的“主體為中心”向“用戶為中心”轉(zhuǎn)變。智慧時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠讓開發(fā)者獲取更多的數(shù)據(jù)資源，分析、總結(jié)其中有用的信息需求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)開放性為特征的用戶參與的創(chuàng)新，發(fā)揮知識(shí)服務(wù)創(chuàng)新在社會(huì)發(fā)展與歷史變革過(guò)程中的重要作用。

2.用戶至上

智慧時(shí)代不同于以往。傳統(tǒng)時(shí)代的服務(wù)向公眾社區(qū)開放時(shí)，只是滿足大多數(shù)人的需求，設(shè)計(jì)是統(tǒng)一的、籠統(tǒng)的;而智慧時(shí)代則更加強(qiáng)調(diào)個(gè)人自身的價(jià)值，其以滿足用戶需要為主要目標(biāo)，更加注重用戶的參與。在這一時(shí)代，任何設(shè)計(jì)都需要以用戶的需求為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行宏觀設(shè)計(jì)。與此同時(shí)，不同用戶的個(gè)性化需求也應(yīng)被納入考慮范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)以“用戶為王”的創(chuàng)意化個(gè)性化需求服務(wù)，同用戶攜手，共同創(chuàng)新服務(wù)手段、完善服務(wù)內(nèi)容。

3.時(shí)空拓展性

智慧時(shí)代強(qiáng)調(diào)信息、物理、時(shí)間等空間的延伸，讓用戶能在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)以各種方式快捷、便利的獲取所需信息。以黑龍江大學(xué)2018年寒假碩士研究生所用APP“全球?qū)W術(shù)快報(bào)”為例，僅需根據(jù)學(xué)號(hào)姓名注冊(cè)，再應(yīng)用地理位置關(guān)聯(lián)與學(xué)校關(guān)聯(lián)，即可使用。該APP不僅能滿足求職者使用文獻(xiàn)的信息需求，更能夠提供隨時(shí)隨地的下載服務(wù)與閱覽服務(wù)，十分便利。

4.可持續(xù)性

智慧時(shí)代與傳統(tǒng)時(shí)代最大的區(qū)別之一便是其實(shí)現(xiàn)了人與物、與社會(huì)、與自然的智能融合，為新時(shí)代背景下，各項(xiàng)事業(yè)的可持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展提供了有利條件?？梢哉f(shuō)，智慧時(shí)代的可持續(xù)發(fā)展特征是實(shí)現(xiàn)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、生態(tài)等各項(xiàng)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。

5.智能性

智慧時(shí)代融合了物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等多項(xiàng)技術(shù)，社交網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)挖掘也為智慧時(shí)代注入了全新活力?；ヂ?lián)化、物聯(lián)化與智能化三個(gè)因素作為智慧社會(huì)的重要組成部分，必然促進(jìn)智慧社會(huì)朝著全方位互聯(lián)、智能與立體感應(yīng)的全方位融合。

二、智慧時(shí)代背景對(duì)檔案工作發(fā)展造成的影響

檔案工作，是具有國(guó)家規(guī)模且關(guān)乎著社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的科學(xué)文化事業(yè)。在智慧時(shí)代背景下，檔案工作的變化可以歸納為以下幾個(gè)方面：

1.檔案工作理念

檔案工作，作為檔案事業(yè)的重要組成部分，主要分為收集、管理與開發(fā)利用三大部分。工作內(nèi)容往往以管理者角度，為用戶提供各種信息服務(wù)。用戶查檔過(guò)程中，檔案工作人員才被動(dòng)的將用戶所需信息提供給用戶，此類服務(wù)未免過(guò)于封閉、被動(dòng)。在全新時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，為檔案事業(yè)帶來(lái)了新的契機(jī)，學(xué)界對(duì)于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的研究已然成果豐碩，“檔案網(wǎng)站”“電子文件”“數(shù)字記憶”“檔案微信公眾號(hào)”等研究與研究設(shè)想層出不窮。因此，智慧時(shí)代背景下，檔案事業(yè)的服務(wù)理念正朝著主動(dòng)服務(wù)、以用戶為中心的方向邁進(jìn)。

2.檔案工作方式

檔案工作具體包含收集、管理與利用三大部分。智慧時(shí)代背景下，檔案工作的具體方式均發(fā)生了改變。以往收集與整理均為手工對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行排序歸檔，隨著檔案載體與信息記錄方式的革新，電子文件、數(shù)字化檔案等內(nèi)容逐漸出現(xiàn)，無(wú)紙辦公更使得電子文件數(shù)量激增。檔案管理不斷出現(xiàn)新的管理軟件、聯(lián)機(jī)文獻(xiàn)信息檢索機(jī)制等新技術(shù)，數(shù)字歸檔與智能化分類整理極大地解決了紙質(zhì)文件占用過(guò)多物理空間這一弊端。以往檔案局、館提供利用的服務(wù)方式主要為用戶到館利用。智慧時(shí)代下的檔案服務(wù)，不僅僅再局限于檔案實(shí)體服務(wù)。新的服務(wù)模式是建立在原有實(shí)體服務(wù)的基礎(chǔ)上，開通各個(gè)可利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以WEB2.0、云計(jì)算、物聯(lián)等智能技術(shù)為依托，在互聯(lián)網(wǎng)上即可通過(guò)點(diǎn)擊或者留言的方式獲取用戶所想查詢的信息有無(wú)情況，不涉密的信息內(nèi)容，甚至可以直接在網(wǎng)上獲取?？梢?，新時(shí)代背景下，檔案工作方式正在發(fā)生改變。

3.檔案服務(wù)工作的對(duì)象和內(nèi)容

由于檔案工作“官修史書”的固有傳統(tǒng)，檔案服務(wù)在以往主要是針對(duì)“官方”，即專門為政府或者為有關(guān)部門服務(wù)。智慧時(shí)代背景下，檔案服務(wù)工作的對(duì)象范圍逐步得以拓展，從中央到地方，再?gòu)纳鐣?huì)到個(gè)人，檔案利用擴(kuò)展率充分體現(xiàn)了檔案用戶群體的不斷擴(kuò)大。這與用戶信息素質(zhì)的增強(qiáng)是離不開的。智慧時(shí)代的來(lái)臨，使得自媒體等技術(shù)不斷普及，每個(gè)人都是信息的創(chuàng)造者，更是信息的需求者，用戶信息意識(shí)、自主意識(shí)不斷加強(qiáng)，信息需求越來(lái)越高，要求服務(wù)的質(zhì)量也逐漸攀升。新時(shí)代下如何滿足多層次、多單位的用戶個(gè)性化的信息需求，予以用戶全面、個(gè)性、便捷、高效的檔案服務(wù)，是當(dāng)前檔案工作發(fā)展所面臨的瓶頸與挑戰(zhàn)。

傳統(tǒng)檔案工作的服務(wù)方面僅限于借閱或者參考咨詢等基本業(yè)務(wù)層面。智慧時(shí)代下，伴隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算與大數(shù)據(jù)的多方面技術(shù)協(xié)同縱深發(fā)展，檔案工作的服務(wù)內(nèi)容逐漸向個(gè)性化、多樣化、集成化等方向深度發(fā)展。除此之外，資源供給方式也逐漸轉(zhuǎn)變，向知識(shí)服務(wù)創(chuàng)新方向發(fā)展，基于物理空間的實(shí)體服務(wù)逐漸向創(chuàng)客空間、多元空間過(guò)度。

三、智慧時(shí)代視域下檔案工作發(fā)展存在的問(wèn)題

智慧時(shí)代視域下，檔案工作的發(fā)展面臨著許多新情況。由原來(lái)單一的對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行收集、整理、利用，到如今多樣化、個(gè)性化、交互化、集成化與專深化的多樣工作方式的轉(zhuǎn)變，已然取得了一定的進(jìn)展。但由于智慧時(shí)代下服務(wù)創(chuàng)新的實(shí)踐起步滯后較多，實(shí)踐層面仍存在若干問(wèn)題，主要集中在以下幾個(gè)方面：

1.管理理念落后

“智慧時(shí)代”背景下，我國(guó)檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)紙質(zhì)工作向數(shù)字化工作的信息檔案工作的轉(zhuǎn)變，基本能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的信息化管理。但固有管理人員的傳統(tǒng)思維未能跟上時(shí)代的腳步，滯后于實(shí)踐發(fā)展。這種滯后導(dǎo)致檔案工作陷入困境?！爸悄芑薄靶畔⒒睓n案管理模式，需要對(duì)新的檔案管理方式加以推廣應(yīng)用，而思維的落后則使新應(yīng)用的推廣與使用陷入僵局。

2.檔案事業(yè)發(fā)展不均衡

東部、中部、西部由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，科技進(jìn)步水平等差異，檔案事業(yè)在“智慧時(shí)代”背景下的發(fā)展水平也有高下之分?！爸腔蹠r(shí)代”檔案事業(yè)的全面發(fā)展需要大量人力、資源、物力與資金的投入，同時(shí)，國(guó)家政策的支持引導(dǎo)也與檔案事業(yè)的發(fā)展緊密相關(guān)。實(shí)踐層面而言，經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的東部較中西部發(fā)展較快，究其原因，無(wú)非是思想先進(jìn)，且得天獨(dú)厚的地理優(yōu)勢(shì)使其能夠便利的接受、吸取國(guó)外經(jīng)驗(yàn)。因此，如何在“智慧時(shí)代”背景下，實(shí)現(xiàn)有強(qiáng)代弱，促進(jìn)檔案事業(yè)全面轉(zhuǎn)型發(fā)展，是檔案學(xué)界應(yīng)予以規(guī)劃解決的問(wèn)題。

3.服務(wù)用戶的滿意程度欠佳

現(xiàn)有檔案的網(wǎng)站和集成系統(tǒng)，在可以獲取的前提下，僅僅是實(shí)現(xiàn)了部分館藏聯(lián)機(jī)公共館藏查詢，且用戶需要掌握專業(yè)的檢索知識(shí)與檢索關(guān)鍵詞方才有可能查詢到所需要信息。不僅如此，各個(gè)檔案網(wǎng)站之間“各自為政”，用戶不能查詢到所有相關(guān)資源，無(wú)法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有查詢引擎能夠?qū)崿F(xiàn)的一站式檢索，將會(huì)大大降低用戶使用的滿意度。除此之外，檢索過(guò)程的繁瑣也是服務(wù)用戶滿意度欠佳的一大原因。

4.“智慧”的實(shí)現(xiàn)缺乏深層次性

盡管我國(guó)檔案事業(yè)正朝著“智慧”的方向努力與邁進(jìn)，但仍存在著明顯的“炒概念”現(xiàn)象與表面結(jié)合的問(wèn)題。多數(shù)學(xué)界的研究對(duì)于“智慧城市”下檔案工作的新發(fā)展類的文章，僅是借用“智慧”這一熱名，并未闡述檔案工作如何“智慧”的深刻內(nèi)涵與做法。而在具體實(shí)踐層面，2018年筆者有幸參觀過(guò)號(hào)稱是全國(guó)首個(gè)智慧檔案館的示范館。建設(shè)內(nèi)容并未能深度展現(xiàn)“智慧”所在，所用軟件與各省所用數(shù)字化軟件無(wú)差異。除此之外，學(xué)界對(duì)于“智慧時(shí)代”背景下“大數(shù)據(jù)”這一方面的研究成果豐碩，但多數(shù)研究成果僅限于紙上談兵，具體實(shí)踐操作層面，多數(shù)檔案網(wǎng)站僅有空殼，無(wú)實(shí)際作用，功能也停留在基礎(chǔ)的館藏查詢、資源查找等基礎(chǔ)性服務(wù)上。服務(wù)內(nèi)容較為單一、死板，只是以原有數(shù)字館藏為基礎(chǔ)所進(jìn)行的簡(jiǎn)單加工集成，專業(yè)信息服務(wù)能力更是達(dá)不到智慧這一水準(zhǔn)。

5.檔案事業(yè)發(fā)展各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)有所欠缺

“智慧時(shí)代”背景下，檔案事業(yè)基礎(chǔ)工作的管理情況不容樂(lè)觀，尤其是檔案自動(dòng)化、規(guī)范性目標(biāo)以及管理的標(biāo)準(zhǔn)缺失等問(wèn)題，造成目前檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與檔案信息系統(tǒng)存在著相當(dāng)水平的差異，這種差異的存在，又直接影響著“規(guī)范”的形成。極大地削弱了新時(shí)代背景下，用戶滿意的共享體驗(yàn)。

四、智慧時(shí)代視域下檔案工作發(fā)展的全新出路

面對(duì)“智慧”這一時(shí)代沖擊，檔案工作者應(yīng)思考如何順應(yīng)時(shí)代的要求，構(gòu)建符合時(shí)代發(fā)展的智慧模式，為用戶提供最便捷的智慧化服務(wù)。

1.轉(zhuǎn)變檔案工作者管理理念

現(xiàn)如今，智慧時(shí)代在檔案工作方面的應(yīng)用實(shí)踐并不樂(lè)觀，很大一部分原因是檔案工作者管理理念滯后所導(dǎo)致的。當(dāng)下多數(shù)單位仍以傳統(tǒng)視角看待“智慧城市”，簡(jiǎn)單地以為只是對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的加以應(yīng)用。由此，想要解決這一問(wèn)題，必須先轉(zhuǎn)變檔案工作人員的管理理念。不僅要提升檔案管理人員對(duì)于該概念的認(rèn)知，更要積極引導(dǎo)其學(xué)習(xí)應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)信息管理技術(shù)與理念。進(jìn)一步提升檔案服務(wù)意識(shí)，使得檔案管理能夠以全新的姿態(tài)更好地服務(wù)于社會(huì)大眾。同時(shí)，需要注意的是，檔案管理理念的轉(zhuǎn)變并非意味著完全拋棄以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理。“智慧時(shí)代”背景下的檔案管理工作需要同紙質(zhì)檔案管理工作相協(xié)調(diào)，共同促進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

2.以強(qiáng)代弱促進(jìn)全國(guó)檔案事業(yè)整體協(xié)同發(fā)展

各地區(qū)應(yīng)以智慧技術(shù)為依托，實(shí)現(xiàn)以強(qiáng)代弱。可以以“異地備份”的兄弟省份為對(duì)象，彼此學(xué)習(xí)長(zhǎng)處，共同進(jìn)步發(fā)展，創(chuàng)造信息化、多維化、智能化的檔案管理應(yīng)用環(huán)境，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案館向自動(dòng)化與智能化逐漸過(guò)渡轉(zhuǎn)型，從宏觀層面整體布局引導(dǎo)檔案事業(yè)協(xié)同并進(jìn)發(fā)展，進(jìn)一步提高檔案事業(yè)的整體服務(wù)能力與服務(wù)水平。

3.提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量以提高用戶滿意度

在新技術(shù)背景下，各檔案有關(guān)單位應(yīng)積極利用新技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等，進(jìn)一步捕捉用戶興趣需求，從而根據(jù)用戶需求更好地提升自身服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而進(jìn)一步提升用戶滿意度。同時(shí)，可以通過(guò)建立檔案事業(yè)評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)檔案事業(yè)進(jìn)行實(shí)時(shí)評(píng)估，摒棄改正其中不適宜發(fā)展的部分，促進(jìn)檔案事業(yè)更好地服務(wù)于群眾、服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于國(guó)家。

4.深度結(jié)合“智慧化”使智慧貫穿到檔案事業(yè)始終

為實(shí)現(xiàn)實(shí)際工作與預(yù)期效果之間的一致，檔案事業(yè)需要從縱深層次，深度結(jié)合“智慧化”時(shí)代特征，無(wú)論是縱向的收集、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，亦或是橫向的各部門各機(jī)構(gòu)，都需要結(jié)合自身特色，深度融合智慧技術(shù)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案事業(yè)真正向“智慧化”發(fā)展。

5.加強(qiáng)檔案事業(yè)發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案事業(yè)整體發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與現(xiàn)階段“智慧社會(huì)”背景是不相適應(yīng)的。這極大阻礙了檔案事業(yè)管理效率的提升，妨礙了檔案事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。在新的技術(shù)背景下，檔案信息資源以數(shù)據(jù)信息為主體，而這些復(fù)雜的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息，能夠通過(guò)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一致規(guī)范得以管理效率上的提高，進(jìn)而促進(jìn)科學(xué)化的檔案信息管理的實(shí)現(xiàn)。首先，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)制定檔案事業(yè)發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)結(jié)合定性與定量?jī)煞矫娴囊蛩?，根?jù)以往制度資源與實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)。此外，還要考慮新的技術(shù)背景下，技術(shù)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)的適用性，將技術(shù)環(huán)境納入考慮范圍之中。最后，在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要兼顧現(xiàn)實(shí)性與發(fā)展性，以滿足檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。“智慧時(shí)代”檔案事業(yè)發(fā)展仍是一片全新未開發(fā)的領(lǐng)域，需要學(xué)著以更深邃的學(xué)術(shù)視野，捕捉其中的知識(shí)內(nèi)涵，共同為檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步而奮斗。

注：該文為2018-2019年黑龍江省檔案局檔案科技項(xiàng)目計(jì)劃“面向智慧城市的檔案信息服務(wù)研究”（HDK2018-30）階段性成果

（作者單位：黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院）