信息技術在社區(qū)教育檔案管理中的應用

李亞嬌

（吉林省洮南市司法局 吉林白城 137100）

隨著社區(qū)教育工作的蓬勃發(fā)展，社區(qū)教育檔案管理工作也在有序發(fā)展進步。隨著信息技術的普及，檔案管理信息化成為國家社會信息化發(fā)達程度的重要標志之一。在當今信息飛速發(fā)展的數(shù)字化時代，如何將信息技術應用在社區(qū)教育檔案管理中，提高檔案信息共享度、提高檔案信息利用率，改進傳統(tǒng)的社區(qū)教育檔案管理工作，逐步發(fā)展電子化檔案，應該是當前檔案管理面臨的一個發(fā)展機遇，也是今后檔案管理必經(jīng)的階段。值得大家共同探索與思考。

一、當前社區(qū)教育檔案管理現(xiàn)狀

社區(qū)教育工作起步較晚，個別部門對社區(qū)教育工作重視程度不高，檔案意識不強；社區(qū)教育檔案管理規(guī)章制度尚不健全；社區(qū)教育管理檔案仍舊停滯在傳統(tǒng)的檔案管理中，側重紙質文件的保存；社區(qū)教育檔案管理局限于收集保存鮮有開發(fā)利用；社區(qū)教育檔案管理人員缺少檔案管理知識技能、信息技術能力滯后。部分檔案資料保存不全、查詢不便。盡管有些基層單位已經(jīng)建立部分電子文件進行了分類收集與整理歸檔，但仍未能建立覆蓋面較大的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。社區(qū)教育檔案管理工作面臨著不容忽視的困境和難題。

二、信息技術在社區(qū)教育檔案管理中應用的幾點建議

1.實現(xiàn)檔案內(nèi)容采集、信息查詢、檔案分類、檔案保存信息化。社區(qū)教育內(nèi)容方式多樣，包括在職人員的崗位培訓、下崗失業(yè)人員再就業(yè)培訓、老年人群社會文化活動、弱勢人群提高生存技能培訓、外來人群適應城區(qū)社會生活培訓、嬰幼兒教育、青少年學生的校外素質教育，科普教育、家庭教育、法制教育、富余農(nóng)村勞動力轉移培訓教育等等。以往傳統(tǒng)的社區(qū)教育檔案內(nèi)容采集、信息查詢、檔案分類、檔案保存方式方法不能滿足當前社區(qū)教育工作需求。在社區(qū)教育檔案管理中運用信息技術手段，增強檔案管理現(xiàn)代化意識，形成在日常工作中隨時建立電子檔案的習慣；規(guī)范檔案現(xiàn)代化的過程管理；可以使檔案內(nèi)容更加完整、生動；讓檔案信息的查詢更加方便快捷；檔案分類更加清晰、準確；檔案保存安全、保障。提高檔案建設管理現(xiàn)代化水平。運用現(xiàn)代化技術手段實現(xiàn)社區(qū)教育教育檔案管理勢在必行。

2.搭建社區(qū)教育檔案信息管理平臺，實現(xiàn)資源共享

在國家社區(qū)教育示范區(qū)、社區(qū)教育數(shù)字化先行區(qū)建立社區(qū)教育檔案信息管理平臺的優(yōu)勢日益凸顯。搭建社區(qū)教育檔案信息管理平臺，平臺包含社區(qū)教育課程檔案信息庫以及社區(qū)教育師資資源庫、學員檔案信息庫、教學資源庫、公示教育發(fā)展規(guī)劃、展示教育教學成果等各類資源。結合實施“寬帶中國”戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+城市”“互聯(lián)網(wǎng)+科普”計劃，充分利用現(xiàn)代遠程教育體系，依托社區(qū)教育檔案信息管理平臺實現(xiàn)地區(qū)之間，城市之間，及各級社區(qū)教育機構與城鄉(xiāng)社區(qū)綜合服務中心（站）、社區(qū)文化中心等機構的資源共享，拓展社區(qū)綜合服務中心（站）的社區(qū)教育功能，推動社區(qū)教育機構與社區(qū)綜合服務中心（站）設施統(tǒng)籌、信息共享、服務聯(lián)動。建立覆蓋城鄉(xiāng)、開放便捷的社區(qū)數(shù)字化社區(qū)教育學習公共服務平臺及體系。實現(xiàn)社區(qū)教育數(shù)字化學習資源共享，同時為居民提供線上線下多種形式的學習支持服務。達到社區(qū)教育檔案網(wǎng)絡暢通，資源共享的目的。

3.提高社區(qū)教育檔案管理人員信息化工作技能。社區(qū)教育檔案管理人員掌握信息化技能是實現(xiàn)社區(qū)教育檔案管理信息化的根本。同時決定了社區(qū)教育檔案信息化的發(fā)展速度和質量。社區(qū)教育隊伍是一支以專職人員為骨干，兼職人員和志愿者為主體的師資隊伍。人員素質基礎整體向好，但檔案管理工作仍處于初級階段，工作方式較為傳統(tǒng)和落后，普遍缺少檔案管理專業(yè)知識和信息化技能。為盡快適應當前社區(qū)教育檔案管理需求，由傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化、信息化檔案管理模式的轉變。對社區(qū)教育檔案管理人員進行有計劃的信息化培訓，提升信息化技能尤為必要。培訓內(nèi)容應涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程、計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡安全防護等方面的知識。實現(xiàn)檔案登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、網(wǎng)絡傳遞、開發(fā)利用全部在計算機上實現(xiàn)。起到節(jié)約資源、方便查詢，存儲安全、減少資料調取環(huán)節(jié)等多個方面的作用。

4.為社區(qū)教育檔案管理信息化提供硬件支持。由教育部于印發(fā)并實施的《教育部關于推進社區(qū)教育工作的若干意見》關于保障社區(qū)教育的經(jīng)費投入中規(guī)定，充分發(fā)揮政府扶持和市場機制的雙重作用，建立以政府投入為主，多渠道投入的社區(qū)教育經(jīng)費保障機制。社區(qū)教育檔案信息化需要硬件支持。對檔案管理部門加大資金投入，并完善檔案信息化的配套設施，改善基層單位信息化設備老舊無法檔案的信息化的需求，升級電腦配置，完善其他配套設施，如掃描儀等，信息化技術必須依托于完善的硬件和網(wǎng)絡。實現(xiàn)專業(yè)性的信息分類整理、利用和收集，有效地保證電子化檔案的管理過程準確有效，多元化的實現(xiàn)快速信息反饋和共享機制，全面地提升檔案工作的處理效率。以適應檔案管理軟件的需求。

綜上所述，通過信息技術在社區(qū)教育檔案管理中的運動，對傳統(tǒng)檔案管理方式的不斷改革和發(fā)展首先整合提高了資源，節(jié)約了人力、財力減少了投入的時間和空間；其次規(guī)范了社區(qū)教育檔案的管理，減小了檔案管理的安全隱患。提高了社區(qū)教育檔案的利用率同時擴大了社區(qū)教育的社會影響，拓展了社區(qū)教育服務范圍。

社區(qū)教育是運用本社區(qū)教育、文化等資源，面向本社區(qū)全體公民，以促進本社區(qū)人的發(fā)展與社區(qū)發(fā)展為目標的各類教育活動。在信息化社會中，信息技術應用于各個領域，信息服務越來越普遍，社區(qū)教育的信息化是必然趨勢。目前社區(qū)教育檔案管理與信息化技術相融合，已經(jīng)取得了一定的成績，但是信息技術在社區(qū)教育檔案管理中的應用以致臻于完善不是一朝一夕能夠完成的，社區(qū)教育檔案管理工作在未來，還可以在檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)等若干個方向合理發(fā)展，探索建立更加安全高效、方便快捷的社區(qū)教育檔案管理工作體制機制。讓信息技術更好的服務于社區(qū)教育檔案管理，社區(qū)教育檔案更好的服務社區(qū)教育工作。