電子文件檔案管理在目標(biāo)管理中的教育意義分析研究

（吉林省通榆縣城鎮(zhèn)公共事業(yè)管理處 吉林通榆 137200）

電子文件管理的目標(biāo)是決定電子文件管理內(nèi)容和方法的核心要素，電子文件管理的目標(biāo)主要可以分為兩大類型：一是電子文件管理的質(zhì)量目標(biāo)，包括真實(shí)、完整、可讀、可用、保密、及時(shí)等；二是電子文件管理的其他目標(biāo)，包括提高業(yè)務(wù)效率、滿足法規(guī)要求、降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)社會(huì)記憶的完整性等。這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度依賴于電子文件的質(zhì)量。這里主要闡述電子文件管理必須做到的四個(gè)最基本的質(zhì)量目標(biāo)：真實(shí)性、完整性、可讀性和可用性。

一、保證電子文件的真實(shí)性

對(duì)于電子文件的真實(shí)性有許多種解釋，其中最具有代表性和影響力的觀點(diǎn)有兩種。第一是原始記錄性在數(shù)字世界中的演繹：真實(shí)性是指電子文件確實(shí)是業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，其內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳播，遷移等處理過后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)保持一致。它要求電子文件不是非法用戶所偽造的；沒有經(jīng)過非法改動(dòng)；處理工作也沒有造成其內(nèi)容兒邏輯結(jié)構(gòu)以及背景信息的改動(dòng)。當(dāng)然，物理結(jié)構(gòu)以及一些信息顯示形式上的變化并不影響電子文件的真實(shí)性，盡管表述可能有所差異，我們國(guó)家的大部分學(xué)者都贊同采用這種界定方法。第二種是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的定義：文件與其既定用意相符合，文件的形成者與發(fā)送者與其既定的形成者和發(fā)送者相符，文件的形成與發(fā)送時(shí)間與其既定的形成和發(fā)送時(shí)間相符。這里邊所謂的既定是指法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和制度的規(guī)定。這個(gè)定義除了明確了信息不能非法變動(dòng)之外，還強(qiáng)調(diào)其生成的合法性，內(nèi)涵更為豐富。

二、保證電子文件檔案的完整性

所謂的電子文件的完整性是指文件信息齊備，沒有缺失。電子文件的完整性主要包括兩個(gè)方面的含義：第一是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損；第二是作為記錄機(jī)構(gòu)活動(dòng)真實(shí)面貌的、具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全，文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以能夠揭示和維護(hù)。

完整性是實(shí)現(xiàn)電子文件價(jià)值的保障，對(duì)于真實(shí)性、可讀性、可用性的保證也有著重要的意義。說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息如果不完整，則往往不能證實(shí)其真實(shí)性；如果說明文件技術(shù)狀況方面的信息缺失，則對(duì)其可讀性和可用性也有著一定的負(fù)面影響。

為了確保每一份電子文件的完整性，應(yīng)當(dāng)分析電子文件的構(gòu)成要素，完整的電子文件是這些要素的有機(jī)結(jié)合。在傳統(tǒng)的環(huán)境之下，文件的各個(gè)要素都是可視的，并且通過一定的載體來固定在一起，而在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，表達(dá)電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景的要素完全可以獨(dú)立存在，分別管理，而且有些內(nèi)容和要素是不可視的，比如說對(duì)于文件格式的控制命令等等。為了保證和維護(hù)電子文件的完整性，需要有意識(shí)地對(duì)這些要素進(jìn)行集中管理。

三、保證電子文件的可讀性

電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮/解壓縮、加密/解密、載體轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出，并能夠保持其內(nèi)容的真實(shí)性。電子文件的可讀性是其存在和價(jià)值的基礎(chǔ)，如果文件不能順利讀出，文件中的信息便成為了“死信息”，即使再有價(jià)值的東西也就成了失去了存在的意義。

電子文件的系統(tǒng)依賴性使得每一份文件只有在相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境中才能讀出，這個(gè)系統(tǒng)環(huán)境覆蓋的內(nèi)容有很多：中央處理器（CPU）、載體、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件和加密軟件、壓縮軟件等等，其中如果任何一個(gè)因素發(fā)生了改變，就可能會(huì)導(dǎo)致文件的全部或者部分無法被讀出，尤其是以應(yīng)用軟件的影響最大。人們?nèi)粘９ぷ骱蜕钜约敖煌幸矔?huì)常常遇到電子文件讀不出來的情況，因此教訓(xùn)非常深刻。

目前保證電子文件可讀性的措施主要包括以下幾種情況：一是將電子文件以開放的格式進(jìn)行保存。格式規(guī)定應(yīng)用軟件解釋文件中數(shù)據(jù)的方式，通常文件的后綴名都是標(biāo)志了其格式的。開放式的格式規(guī)范是公開的，如果開放格式由標(biāo)準(zhǔn)化組織進(jìn)行推動(dòng)，則就是標(biāo)準(zhǔn)格式。任何組織和個(gè)人可以根據(jù)公開的規(guī)范去編寫開放格式文件的編輯和閱讀軟件，由此擺脫其對(duì)特定軟硬件的依賴。不過目前并非所有的文件都能夠轉(zhuǎn)換成開放格式的，有些文件可會(huì)在格式轉(zhuǎn)換的過程中會(huì)有信息丟失的情況出現(xiàn)，因此有些文件在格式轉(zhuǎn)換的過程中檔案部門會(huì)同時(shí)保存檔案的原始格式和開放格式。二是將文件形成系統(tǒng)與電子文件一起歸檔案進(jìn)行保存。這種方法保全了電子文件的形成環(huán)境，不過形成系統(tǒng)的收集和維護(hù)都需要專門的人員來做。三是采用能打開多種格式的文件閱讀軟件，這種軟件只能夠?yàn)g覽而不能編輯電子文件，這一點(diǎn)符合檔案管理的基本要求，缺陷在于其能夠打開的文件格式是有限的。四是隨著系統(tǒng)環(huán)境的變化，將電子文件從舊的技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另外一種技術(shù)環(huán)境上，這個(gè)過程稱之為遷移。遷移就是不同信息格式之間的轉(zhuǎn)化，有的時(shí)候還會(huì)涉及到整個(gè)系統(tǒng)配置的改變，但是其缺點(diǎn)就在于可能會(huì)使部分文件受損。五是將電子文件的信息轉(zhuǎn)移到紙張上，或者是微縮膠片等傳統(tǒng)的載體上，這種方案無法呈現(xiàn)聲音，視頻等非靜態(tài)信息。以上措施各自有自身的優(yōu)缺點(diǎn)，目前業(yè)界傾向于開放式格式的解決方案。

四、保證電子文件的可用性

電子文件的可用性是指文件可以查找、檢索、呈現(xiàn)或者理解。也就是說一旦用戶需要產(chǎn)生使用文件的需求，便能夠及時(shí)地查找到所需要的信息，并且文件能夠以用戶可以理解的方式進(jìn)行輸出?？捎眯砸钥勺x性為前提，同時(shí)還提出了便于查詢利用的更高要求。為了保證電子文件的可用性和可讀性，除了做好可讀性的必要的維護(hù)之外，還應(yīng)該準(zhǔn)確地理解和把握和預(yù)見各個(gè)方面的信息需求，對(duì)電子文件及相關(guān)的信息內(nèi)容進(jìn)行有序的組織，深入挖掘潛力，提供多種形式檢索途徑和多樣化的信息產(chǎn)品，及時(shí)回應(yīng)利用申請(qǐng)。此外，還要求保護(hù)電子文件的信息安全，避免在利用的過程中遭到破壞，避免非法用戶的訪問。