政府電子資料管理的“共享云”模式

李月 忻源榮 盧雪兵 張學雷 張君

摘要 近年來，隨著政府信息化應用水平的不斷提升，政府在日常業(yè)務辦公與資源共享方面涉及大量電子資料的存儲及收發(fā)，為進一步加強電子文件的共享及管理，方便人員通過統(tǒng)一的信息化公共平臺進行檢索和查閱資料，不斷提高職工的工作效率及資源共享率，本文立足政府信息化建設的發(fā)展要求，針對電子資料管理的模式進行了探索與研究。

【關鍵詞】資源共享 電子資料 “共享云” 模式

1 背景及現(xiàn)狀

隨著政府信息化應用程度的不斷提升，信息技術對于日常的業(yè)務辦公帶來了諸多便利，對于減少人員工作量，減輕工作負擔，建立暢通、便捷的信息渠道起到關鍵作用。通過研發(fā)電子資料管理的“共享云”模式平臺，做到集中管理電子資料，防止資料丟失;運用網(wǎng)絡訪問資料，加快資料傳閱和瀏覽;規(guī)范電子資料的傳遞，提高員工協(xié)作能力;統(tǒng)一控制用戶的使用權限，確保電子資料審批、發(fā)布按照規(guī)范進行;縮短查閱文件的時間，減少文件流轉(zhuǎn)時間;降低電子文件重復分發(fā)，提高空間使用率。

2 建設需求

2.1 電子資料存儲與訪問管理

電子資料統(tǒng)一存儲至政府端內(nèi)部服務器，并提供統(tǒng)一的訪問平臺，所有用戶可通過統(tǒng)一的登入接口，經(jīng)由身份驗證后進入至該平臺進行相關操作。

2.2 電子資料的功能管理

平臺可實現(xiàn)文件閱覽、文件上傳、文件下載、文件移動、文件發(fā)布、文件審批、文件共享、日志查閱等功能，對各項功能的實現(xiàn)經(jīng)由角色界定和劃分。

2.3 電子資料使用權限管理

所有用戶都可使用該平臺對電子資料進行閱覽和基本管理，普通用戶（科員）有文件閱覽、文件上傳、日志管理三大模塊功能，科級以上用戶增加文件處理功能，可對電子資料進行審批發(fā)布。文員增加共享管理模塊，實現(xiàn)對電子資料的收集管理功能。

2.4 電子資料安全管理

通過開發(fā)專用的平臺，充分確保電子資料在使用過程中的安全問題。防止電子資料的非法復制、修改、刪除。

3 功能應用

3.1 人員角色

操作員：可進行文件閱覽、文件下載、文件上傳、文件發(fā)布、文件送審、文件移動。

審核員：除具有操作員使用功能的基礎上，可對文件進行審核、將文件移動至共享文件夾。

文員：具有操作員的使用功能，并主要負責權限范圍內(nèi)共享文件夾的創(chuàng)建及管理。

其他：

（1）每位審核員只能審核本部門下一級的用戶提交的文檔。

（2）審核員發(fā)布信息默認發(fā)布在本部門下。

（3）每位審核員可以向上一級和平行級及下屬級別發(fā)布文件。

（4）文件管理員可以創(chuàng)建共享文件夾、在共享文件夾中移動文件，同時可以修改文件名。

（5）每位操作員只能向上一級的領導提交信息。

（6）每位操作員可以瀏覽文件的范圍為：發(fā)布在本身份級別及級別以上的所有文件。

3.2 功能介紹

3.2.1 文件閱覽

在該模塊中用戶可以根據(jù)自己的閱覽權限來查詢到自己能閱覽的文件，同時能夠下載該文件。實現(xiàn)功能如下：

（1）全文索引：可以索引Office、PDF等文件內(nèi)容，鍵入關鍵字后可快速從海量資料中精準查找所需文件。

（2）狀態(tài)篩選：可通過功能按鈕篩選出某一狀態(tài)下的全部文件，例如己讀、未讀、全部等，并有最近閱讀選項供用戶進行定位查閱。

（3）添加收藏：可通過添加收藏將選閱文件統(tǒng)一歸檔閱讀。

（4）分享閱讀：點擊分享功能可生成查詢鏈接，可將鏈接復制分發(fā)多人，用戶根據(jù)可直接鍵入該鏈接，即可直接進行閱讀和下載等操作。

（5）支持轉(zhuǎn)換的方式在線瀏覽：office等常見格式都可以自動轉(zhuǎn)換成可以在IE中打開的格式來在線瀏覽。

（6）能按各字段（包括目錄）進行排序：對于未閱讀的文件有標記，能顯示閱讀文檔的基本信息。

3.2.2 文件上傳

該模塊中用戶可以根據(jù)自己的權限對自己上傳的文件進行刪除、修改或發(fā)布、收回（上級用戶沒有審核前）、移動等操作。文件上傳是指：將DOC、JPG、MP3、PDF、MPG等不同格式的文件通過網(wǎng)絡發(fā)送并保存到服務器上。系統(tǒng)自動將記錄上傳人員、時間等信息。

用戶可以根據(jù)自己當前的權限在頁面中來進行文件上傳，并上傳到服務器的指定目錄下，同時支持批量文件上傳。實現(xiàn)功能如下：

（1）集中存儲：統(tǒng)一的電子資料共享。

（2）空間大小鎖定：文檔作者和管理權用戶可對電子文件存儲的空間大小進行鎖定，確保電子文件空間使用量的限制。當因有特殊需求需調(diào)整空間大小時，可以由管理員進行擴充調(diào)整，保證文檔的正常操作。

（3）版本管理：文檔關聯(lián)多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。

（4）對本地文件的基本管理：上傳本地的文件進行存儲及管理，對可實現(xiàn)對文件基本信息的修改，新文件版本的替換，對己上傳文件進行發(fā)布、送審、移動等操作。

3.2.3 文件處理

在該模塊中，具有上級權限的用戶可以對下屬權限用戶上傳的文件進行審核、退回、發(fā)布、移動等操作。實現(xiàn)功能如下：

（1）文檔審計：電子文件生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤掌握所有系統(tǒng)內(nèi)部所有文件的操作情況。

（2）審批流程：按照角色逐級進行審批，退回，并且根據(jù)角色限定發(fā)布范圍，在此基礎上，不同角色還可以實現(xiàn)不同功能范圍的文件移動。

（3）數(shù)據(jù)備份：支持數(shù)據(jù)庫備份和完整數(shù)據(jù)備份雙重保護，全面保障系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)安全性。用戶可自行設定備份時間及位置，到達指定時刻，系統(tǒng)自動執(zhí)行備份操作。

3.2.4 共享管理

該功能模塊是針對政府現(xiàn)有業(yè)務需求來開發(fā)設計，主要實現(xiàn)電子文件的收集及規(guī)范管理。系統(tǒng)功能主要由文員角色進行創(chuàng)建及管理。

（1）文件夾創(chuàng)建：文員根據(jù)處室業(yè)務需求進行文件夾創(chuàng)建及命名。

（2）文件移動：科級以上角色可將系統(tǒng)內(nèi)存儲及送審文件移動至共享文件夾內(nèi)進行歸檔。

（3）文件夾發(fā)布：文員將收集好的文件夾進行送審發(fā)布。

參考文獻

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