淺談電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

朱小菊

（湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織人事處 湖南衡陽 421005）

檔案對于高校來說有著極其重要的意義，它可以記錄高校的教學(xué)歷史，也可以記錄高校師生教學(xué)活動等等，甚至是高校的檔案直接呈現(xiàn)的是整個高校的發(fā)展歷史，所以高校的檔案管理工作一直是高校管理的重中之重[1]。但是多數(shù)高校在檔案管理過程當(dāng)中仍然沿用著紙質(zhì)化的檔案來進行管理，這對于高校檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了阻礙，更是容易導(dǎo)致檔案記錄出現(xiàn)損毀的風(fēng)險，與之相對應(yīng)的是電子檔案，它在高校日常生活辦公中有著不可或缺的優(yōu)勢，電子檔案的使用不僅可以有效推進高校檔案信息化建設(shè)，還能夠讓檔案管理工作變得更加快捷、方便，本文主要是從目前檔案管理現(xiàn)狀以及電子檔案在高校檔案管理應(yīng)用方面來展開探討。

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理工作內(nèi)容繁重

高校檔案是整合整個校園內(nèi)活動的數(shù)據(jù)資源，它的工作量十分巨大，特別是對于高校自身來說單單就學(xué)生畢業(yè)、招生這一方面的方案數(shù)據(jù)就是一項十分巨大的工作，最明顯的體現(xiàn)是高校畢業(yè)生和新生的檔案需要來回對接、變動，這里勢必會出現(xiàn)遠(yuǎn)距離的傳輸，跨地區(qū)、跨省市的現(xiàn)象，如果單是利用紙質(zhì)檔案進行傳輸，檔案的保存和維護就需要大量的人力來進行維護。再加上檔案其他性質(zhì)的變動，如果不能有效利用電子檔案，那么檔案管理工作將會十分艱難，更遑論去建設(shè)高校檔案管理信息化。

2.電子檔案信息化程度不高

在這個信息化變動十分快速的網(wǎng)絡(luò)時代，每一項技術(shù)都在發(fā)生著變革，一旦沒有利用好互聯(lián)網(wǎng)資源，跟上時代步伐，那么整個行業(yè)也將會緩慢發(fā)展[2]。對于高校檔案管理工作來說，目前就處于信息化高速發(fā)展時期，但是檔案管理不能有效利用互聯(lián)網(wǎng)，這給高校檔案管理造工作成阻礙因素，不利于高校發(fā)展。目前，高校在檔案管理當(dāng)中仍然是以紙質(zhì)化檔案管理為主，電子檔案已經(jīng)存在但是更多的是以輔助功能出現(xiàn)，并沒有代替紙質(zhì)檔案來發(fā)揮其主要作用，可以說電子檔案在高校檔案管理信息化發(fā)展過程中仍然處于起步階段，如果能夠充分在高校檔案管理信息化當(dāng)中發(fā)揮電子檔案的作用，勢必會更快速的建立起高校信息化檔案管理系統(tǒng)。

3.管理工作操作不合理

高校檔案管理的管理人員因為年齡偏大，管理人員的個人技術(shù)水平不一，部分管理人員甚至是無法有效使用計算機來進行電子檔案管理，這就導(dǎo)致了檔案管理過程中國出現(xiàn)了一些不合理操作、“非法操作”導(dǎo)致計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)崩潰。與此同時，每個高校在檔案管理方面都會有自己內(nèi)部的流程來進行管理，在這其中檔案的管理規(guī)則不統(tǒng)一，這就給后續(xù)的檔案管理造成難度，甚至是讓檔案管理工作難以進行下去，這樣的情況都將影響檔案管理的信息化建設(shè)，也不利于電子檔案的發(fā)展。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢

1.提升檔案管理工作效率。電子檔案管理最為明顯的影響就是可以大幅度提升檔案管理的工作效率，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作的工作量極其繁重，需要大量的人力和物力而言，電子檔案就可以明顯的簡化整個檔案管理流程，管理人員可以利用計算機進行一些電腦操作來代替原本的紙質(zhì)人工操作，既可以節(jié)省人力物力，更是提升了高校檔案管理工作的準(zhǔn)確性，讓高校檔案管理信息化建設(shè)更快速建成。

2.實現(xiàn)信息共享和交流。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不僅在管理工作中有著繁重的程序，同時如果在使用檔案當(dāng)中又將會帶來很多困難，也就是說傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案很難真正的實現(xiàn)實時檔案共享工作。而電子檔案就可以很好的滿足這一要求，如果要使用檔案，只需要利用社交工具進行檔案的傳輸工作，并且可以設(shè)置檔案加密程序來保障檔案的保密性。并且電子檔案還可以直接利用計算機辦公軟件實現(xiàn)在線查閱，更快速的加快實現(xiàn)檔案共享工作。

三、加強高校檔案管理電子檔案的應(yīng)用

1.加強儲存設(shè)備建設(shè)。電子檔案雖然相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有許多優(yōu)勢，但是電子檔案在檔案的傳輸過程中會存在一定的泄露秘密風(fēng)險，這也是目前電子檔案沒有代替紙質(zhì)檔案的原因之一[3]。那么在未來電子檔案的應(yīng)用過程中就一定要注重儲存設(shè)備的建設(shè)，來保障電子檔案傳輸?shù)谋Ｃ苄?。對于高校來說，可以就電子檔案儲存系統(tǒng)設(shè)施進行定期更新、維護保障系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，避免病毒的入侵損毀電子檔案。與此同時，高?？梢栽O(shè)置專業(yè)的電子檔案監(jiān)督人員，定期儲存、備份檔案，并且就檔案的使用者進行實名認(rèn)證來保障檔案保密性。

2.完善電子檔案規(guī)章制度和操作流程。完善的規(guī)章制度可以讓檔案管理人員有規(guī)可依，按照完善的操作流程來進行電子檔案的管理和使用，可以有效讓電子檔案利用起來。一方面，要就電子檔案的規(guī)章制度以及操作流程進行細(xì)化，確保電子檔案的安全性，并且要設(shè)置電子檔案嚴(yán)格的使用規(guī)章。另一方面，就電子檔案管理人員來說，要加大管理人員的培訓(xùn)力度，就電子檔案的實際操作流程和管理規(guī)章制度進行培訓(xùn)，提升管理人員的個人職業(yè)素質(zhì)。

3.加大電子檔案管理資金投入。充足資金投入是電子檔案發(fā)展的前提要素，在電子檔案管理工作當(dāng)中離不開經(jīng)費的支持，電子檔案在它的電子設(shè)備投入、人員管理維護等多方面都需要充足的資金來支撐，加大資金投入來保障電子檔案儲存設(shè)備的建設(shè)，并且也需要資金來制定后期電子檔案管理合理方案，唯有讓資金來保障電子檔案程序建設(shè)，才能更好的建設(shè)高校檔案管理信息化系統(tǒng)，讓電子檔案真正實現(xiàn)價值。

4.積極優(yōu)化檔案管理人員的服務(wù)方法。就檔案管理人員個人來說在檔案管理過程中要不斷優(yōu)化自身的服務(wù)方式方法，應(yīng)該詳細(xì)學(xué)習(xí)了解電子檔案的操作流程以及檔案管理的規(guī)章制度，并且還能夠利用多媒體、計算機辦公軟件等多種技術(shù)來處理檔案中的信息數(shù)據(jù)。此外，各高?？梢栽谛@官網(wǎng)設(shè)置檔案查詢板塊，為檔案使用人員提供在線查詢電子檔案方法。

結(jié)語

信息化時代，各高校都在不斷探究高校檔案管理信息化建設(shè)，而在高校檔案管理信息化建設(shè)整個過程當(dāng)中，電子檔案的應(yīng)用有著不可忽視的作用，它是整個高校檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵之處，只有更多的去使用電子檔案，而不是單一的將電子檔案作為紙質(zhì)檔案管理的補充工具，要將電子檔案作為檔案共享、檔案管理的重要工具，不僅可以有效節(jié)約檔案管理工作的人力、物力，提升整個檔案管理工作的效率，讓高校檔案管理信息化建設(shè)更快速的建成系統(tǒng)，也能夠讓電子檔案成為檔案管理中最主要的工具。但是，我們也不可忽視目前電子檔案中存在的一些問題，我們只有在探索中不斷發(fā)現(xiàn)問題并且解決問題，不斷去創(chuàng)新，才能優(yōu)化電子檔案管理方式，才能不斷完善電子檔案管理規(guī)章制度，確保電子檔案的保密性，才能讓電子檔案管理在高校檔案管理中充分應(yīng)用。