淺談高職院校人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

何艷紅

摘 要：隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高職院校人事制度改革的不斷深入和人才流動(dòng)的日益頻繁，高職院校人事檔案管理要求越來(lái)越高。本文就目前高職院校人事檔案管理工作中存在較多的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出一些對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：高職院校;人事檔案;問(wèn)題;對(duì)策

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)、工資收入等情況的真實(shí)記錄，是歷史地、全面地考察、了解和正確選拔、使用職工的重要依據(jù)。高職院校的認(rèn)識(shí)檔案管理工作是高校組織人事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。當(dāng)前，高職院校人事檔案管理工作存在一些問(wèn)題亟待解決。

一、高職院校人事檔案管理工作存在問(wèn)題

1.檔案材料不規(guī)范，內(nèi)容不準(zhǔn)確

真實(shí)性是檔案的生命，其表現(xiàn)在歸檔材料真實(shí)可靠、實(shí)事求是，完全符合該員的實(shí)際情況，從現(xiàn)階段來(lái)看，存在以下問(wèn)題：信息采集不全，人事檔案較長(zhǎng)時(shí)間未整理、補(bǔ)齊材料收集量大，有些檔案材料中填寫的個(gè)人信息如出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷等信息前后不一致，填寫不準(zhǔn)確，內(nèi)容失真?，F(xiàn)有材料不規(guī)范。干部履歷表填寫不規(guī)范，檔案材料不規(guī)范，紙張大小不一，手續(xù)不完備，要素不完全，如缺公章、缺相片、缺簽名等;書寫格式不規(guī)范，有的定邊或出格。以上這些問(wèn)題嚴(yán)重影響到人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，給人事工作帶來(lái)諸多不便。

2.人事檔案信息化系統(tǒng)沒(méi)有建立完善

目前許多高職院校人事檔案管理工作僅限于紙張文件和存儲(chǔ)水平，管理中心還是傳統(tǒng)的實(shí)體管理，并沒(méi)有隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。有些雖然使用現(xiàn)代化設(shè)備，但僅限于用電腦打印人事檔案的目錄，至于人事信息的查詢和檢索要具體翻閱原來(lái)的紙質(zhì)檔案，檔案管理人員在對(duì)人事信息進(jìn)行收集、分類、整理的時(shí)候還要采取傳統(tǒng)的手法，這就使得檔案管理的信息化水平相對(duì)偏低。這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重影響我國(guó)高職院校人事的制度改革。

3.高職院校人事檔案管理人員的整理素質(zhì)不高

隨著部分高職院校合并，師資隊(duì)伍越來(lái)越大，教職工人員的人事檔案也相應(yīng)增加，但目前一些高職院校的人事檔案專職的檔案管理人員很少，并且缺乏必要的檔案理論知識(shí)來(lái)指導(dǎo)他們的檔案工作實(shí)踐，人事檔案工作水平不高;有的人事檔案管理人員是兼職人員，不能保證有足夠的時(shí)間和精力應(yīng)對(duì)人事檔案工作，這不僅影響了管理水平，而且也影響了工作的積極性。這些都是導(dǎo)致了高校人事檔案建設(shè)滯后，不能適應(yīng)新時(shí)期對(duì)人事檔案工作提出的更高要求。這將不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

4.教職工來(lái)源廣泛，工作身份復(fù)雜

高職院校教職工來(lái)源以大學(xué)畢業(yè)生為主，另由機(jī)關(guān)分流、企事業(yè)單位調(diào)入、科研院所招聘的幾部分人員組成。各渠道人員檔案材料或多或少、或全或缺，情況不一，合校后，需統(tǒng)一規(guī)范要求，進(jìn)行整檔、補(bǔ)檔。因此，高職院校人事檔案管理面臨的任務(wù)繁雜。

5.檔案管理信息化強(qiáng)度低，勞動(dòng)強(qiáng)度大

高職院校檔案管理工作相對(duì)滯后，雖然人事檔案室配備了計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，但是人事檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理層面，僅僅檔案目錄使用計(jì)算機(jī)打印，沒(méi)有采用電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，人事檔案從收集管理到保管利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，仍主要依靠手工操作，工作進(jìn)度慢，勞動(dòng)強(qiáng)度大，利用效率低。

二、改善高職院校人事檔案管理的對(duì)策和建議

1.加強(qiáng)檔案工作信息化、現(xiàn)代化建設(shè)

人事檔案管理可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使檔案數(shù)據(jù)化、信息化、實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等工作的微機(jī)操作，快速、準(zhǔn)確、全面提供人事信息，改變過(guò)去單從紙質(zhì)檔案了解檔案信息的傳統(tǒng)方式，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不斷提高工作效率和質(zhì)量。

2.加強(qiáng)高職院校領(lǐng)導(dǎo)重視人事檔案管理，提高檔案人員的認(rèn)識(shí)檔案意識(shí)

高職院校領(lǐng)導(dǎo)重視人事檔案管理，為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提高檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)和管理水平，提高檔案管理人員的地位和薪資等。

3.增加人事檔案管理渠道

很多高職院校聘用大量工作人員，其人事檔案管理部門也只能是管理學(xué)校的部分人事檔案，而非全部人事檔案。高職院校某些聘用的管理人員，工作的檔案，可轉(zhuǎn)交給地方人才交流中心和地方勞動(dòng)部門管理，這樣勢(shì)必在一定程度上減輕人事檔案管理部門的負(fù)擔(dān)，同時(shí)相應(yīng)的提高了管理工作質(zhì)量。

4.拓寬服務(wù)功能，提高利用水平

人事檔案部門主動(dòng)向?qū)W校人才信息庫(kù)提供各種關(guān)于學(xué)校教職工的具有參考價(jià)值的信息，從而使院校組織部門能夠根據(jù)人才信息庫(kù)提供的信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)能人，避免壓抑人才、埋沒(méi)人才，使各種人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，走上最適合的工作崗位，最大限度地發(fā)揮人才收益，并且使部門之前、系統(tǒng)之間、單位之間的人才合理流動(dòng)，避免人才積壓和所學(xué)非所用現(xiàn)象的發(fā)生。

新形勢(shì)下探討高職院校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題，積極尋求解決問(wèn)題的對(duì)策，可以使高職院校人事檔案管理工作適應(yīng)新的改革發(fā)展要求，才能開(kāi)辟新的工作領(lǐng)域。