高校二級學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀分析及對策

□ 海南師范大學(xué) 張冬晴

為順應(yīng)時代發(fā)展的大趨勢，提升辦學(xué)內(nèi)涵，提高競爭實(shí)力，許多高校實(shí)行了校、院兩級管理體制?？墒窃诙墝W(xué)院的管理中，涉及到一些專業(yè)技術(shù)管理的業(yè)務(wù)，管理成效不容樂觀，尤其是檔案管理方面更是缺乏系統(tǒng)和規(guī)范，使檔案的收集、整理顯得雜亂無序，基本無章可循。

一、高校二級學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀

以海南省高校和海南師范大學(xué)為例，二級學(xué)院檔案的制度建設(shè)、庫房建設(shè)、歸檔范圍、操作規(guī)范、管理人員等方面不容樂觀，可謂前景堪憂。普遍存在以下幾種現(xiàn)象：

1.檔案管理的認(rèn)識問題。對檔案的重要性認(rèn)識不足。二級學(xué)院里，上至院長領(lǐng)導(dǎo)層，下至普通教職工們，普遍對檔案管理的意識比較模糊，檔案工作沒有引起足夠的重視，甚至包括從事管理工作的行政人員，對檔案工作也只是簡單的收集材料。

（1）檔案意識淡薄。由于高校工作的特殊性，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)基本都是學(xué)校里教學(xué)和科研的中堅力量，學(xué)院一般只重視教學(xué)和科研工作，視檔案工作為可有可無，最多只是按照檔案館里明確劃定的歸檔范圍按對口單位的要求去整理歸檔材料，對自身單位的檔案工作卻沒有明確要求，也沒有建章立制，更沒有作為日常性的工作納入年度工作計劃之中。

（2）檔案員身兼數(shù)職，壓力巨大。學(xué)院里沒有專門指定的檔案工作人員，都是行政人員臨時兼任，而行政人員往往身兼數(shù)職，工作中難免顧此失彼，不能面面俱到，加之學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的忽視，所以往往對本該歸檔的材料沒能及時收集歸檔或者組織力度不夠，檔案的管理質(zhì)量基本上算是一盤散沙。

（3）認(rèn)識偏差，抵觸歸檔。有部分教師和工作人員對檔案歸檔有抵觸情緒，有些部門為了今后工作使用方便，將自己部門經(jīng)手的文件材料據(jù)為己有，不愿及時上交歸檔；而有些教師則認(rèn)為教學(xué)、科研成果是自己的，屬于私有財產(chǎn)，不愿意移交歸檔。

2.檔案管理的業(yè)務(wù)問題。管理不規(guī)范，制度不健全。根據(jù)國家《檔案法》的要求，學(xué)校建立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)并配備了相應(yīng)的專職檔案管理隊伍，但是在基層二級學(xué)院，基本沒有專人負(fù)責(zé)檔案工作，大多是臨時安排分管對口工作單位或個人自行收集材料。在二級學(xué)院，檔案管理的概念非常模糊，材料的收集、整理很不規(guī)范。

（1）沒有專門的檔案資料室。在一些二級學(xué)院建立的圖書室、資料室或者檔案室中，很多學(xué)院都兼有一、兩種，有的二合一，有的三合一。也有的學(xué)院雖然設(shè)有專門的檔案室，但只是專門用于教學(xué)管理，歸檔內(nèi)容主要是教學(xué)業(yè)務(wù)方面的檔案，包括課程建設(shè)、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、教學(xué)獲獎情況、學(xué)生試卷、實(shí)習(xí)見習(xí)資料、本科生畢業(yè)論文等，收集的資料非常有限，涉及到特殊的檔案資源，如教師教學(xué)業(yè)績方面的則沒有收集，更別說整個學(xué)院的檔案，包括黨群、行政、學(xué)生、科研大類的集中統(tǒng)一管理了。

（2）缺乏專業(yè)指導(dǎo)。學(xué)校檔案部門對基層二級單位的檔案管理缺乏工作監(jiān)督和技術(shù)指導(dǎo)，有的是支持力度不夠。檔案的二級管理，在高校內(nèi)部絕大多數(shù)都是由行政人員兼管，沒有專門的檔案管理人員，更別說說是專業(yè)技術(shù)人員了。而行政人員往往又身兼數(shù)職，檔案工作又處于各項工作流程的末梢，很多時候兼職檔案員又忘記及時收集整理，導(dǎo)致二級學(xué)院的材料收集滯后，服務(wù)效率低下。加上缺乏專業(yè)指導(dǎo)，管理人員不具備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)管理資質(zhì)，查找一份資料不知道該找誰，往往要牽動幾個部門。

（3）（專）兼職檔案隊伍不穩(wěn)定。高校二級基層單位行政管理人員流動性很大，一方面是個人職業(yè)成長需求，另一方面是高校內(nèi)部管理需要（輪崗），加之缺乏專職的檔案人員，文秘工作人員兼職檔案管理工作，或者檔案人員兼職文秘工作，他們不僅要負(fù)責(zé)辦公室文件的上傳下達(dá)，起草、總結(jié)各種文字材料，面對全院師生，還要對檔案文件的管理工作負(fù)責(zé)。歸檔范圍不明確、收集工作不及時、歸檔材料不完整等問題比較普遍，還有一些檔案人員對檔案資料不重視，對存儲不細(xì)心，導(dǎo)致資料不完整、錯亂等現(xiàn)象。

3.檔案資源建設(shè)問題。整理不及時，造成信息資源大量浪費(fèi)。在二級學(xué)院，日?；举Y料的收集，如教學(xué)管理、學(xué)生工作、科研成果，這幾個大的方面因?yàn)橛袑诓块T把關(guān)，主要材料歸檔基本沒什么問題。問題是一些臨時性的，突發(fā)性的或者以個人主導(dǎo)的，對學(xué)院乃至學(xué)校產(chǎn)生重大影響的，尤其是一些動態(tài)活動的資料流失很大，如重要人物臨時來訪，學(xué)院主辦的重要學(xué)術(shù)交流會議，或者外出參加重要學(xué)術(shù)會議的影像資料等，這些在基層檔案管理基本處于無序狀態(tài)，沒有建立完整的，規(guī)范的檔案卷宗。還有一種情況就是對基層在一定時間內(nèi)的某種或各種活動情況缺乏概況性的總結(jié)，綜合反映基層發(fā)展、成長歷史的資料十分缺乏。

二、基于現(xiàn)狀的原因分析

1.對專門檔案管理機(jī)構(gòu)的認(rèn)識偏差 。造成基層人員檔案意識淡薄的主要原因是因?yàn)榇蠹叶加X得學(xué)校設(shè)有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案館里有專人負(fù)責(zé)檔案，學(xué)院作為基層教學(xué)單位只需要按上級要求收集、整理學(xué)校需要的資料，到一定時間再及時歸檔、移交就行了。這些二級基層單位沒有自己的檔案管理意識。這種膚淺的認(rèn)識使得有些收藏價值高的材料沒有及時得到妥善保管，甚至在上交材料時根本不知道哪些該交，哪些不該交，不清楚哪些是有價值、需要存檔的材料。

2.對檔案基本業(yè)務(wù)的認(rèn)識不足。正因?yàn)槎墕挝粚n案管理的重要性認(rèn)識不足，有些具有保存價值，可查考、利用的材料交上去以后，自己不留底保持，需要用時又打報告請示學(xué)校，給自己的工作帶來了很大被動。還有就算是有的材料保存下來了，需要利用時還是找不到，主要原因就是對檔案基本業(yè)務(wù)認(rèn)識不清，歸檔范圍不明確，存檔不規(guī)范，收集、整理時不夠?qū)I(yè)，沒有按明確的指導(dǎo)要求去歸檔。

3.對檔案管理的認(rèn)識不足。二級學(xué)院是高校教學(xué)、科研運(yùn)作的基礎(chǔ)單位，檔案館所能提供利用、服務(wù)大眾的檔案主要來自二級學(xué)院，實(shí)際上二級學(xué)院的檔案管理是學(xué)校檔案管理不可分割的一部分，它比學(xué)校檔案館里的檔案分類更細(xì)致，收集范圍更廣泛，它更具體、生動地反映著學(xué)校教學(xué)、科研的發(fā)展和管理工作?；鶎訉W(xué)院如果認(rèn)識到這點(diǎn)，加強(qiáng)對檔案的管理，使學(xué)院的發(fā)展、學(xué)科建設(shè)、師資建設(shè)、教學(xué)業(yè)績、學(xué)生質(zhì)量等能清晰地呈現(xiàn)，不僅有利于因機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動時決策層順利熟悉情況，也能在競爭激烈的現(xiàn)實(shí)中為學(xué)校招生帶來好效應(yīng)。

4.對檔案管理員的認(rèn)識偏見。高校教職員工有些檔案館的專門管理人員文化素質(zhì)不高，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不精，對高校教學(xué)業(yè)務(wù)、科研管理、研究生工作等不熟悉，沒能力管理好全校那么多高深的檔案業(yè)務(wù)。他們不放心把一些貴重資料移交給檔案館保管。這是對檔案館和檔案管理人員的認(rèn)識偏見，同時這也側(cè)面反映了社會上的檔案意識薄弱的一面。

三、改進(jìn)對策

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，確保檔案管理質(zhì)量。

（1）規(guī)范檔案管理。二級學(xué)院的檔案管理涉及到教學(xué)、科研、社會服務(wù)、學(xué)生工作、行政、黨務(wù)工作等多種資料的管理，每一方面的資料都要做好檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、移交等工作。如何做好檔案管理工作，制度建設(shè)是保障。建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理責(zé)任，規(guī)范檔案收集、整理制度，制定檔案管理工作職責(zé)，建立績效考核目標(biāo)，這些是確保檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。

（2）穩(wěn)定兼職檔案員隊伍。二級學(xué)院檔案管理員一般由行政人員兼職，事務(wù)繁雜，工作流動性強(qiáng)，檔案管理質(zhì)量低下。建議建立一支相對穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍，檔案館定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理知識和檔案管理制度的學(xué)習(xí)，以提升檔案管理水平，確保檔案管理質(zhì)量。

2.明確業(yè)務(wù)歸檔范圍。建議參考學(xué)校檔案館的分類方法，將學(xué)院檔案大致分為五大類：黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、學(xué)生類，每大類再給出具體的歸檔范圍，具體業(yè)務(wù)，具體指導(dǎo)。

3.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提供管理操作平臺。數(shù)字化綜合檔案業(yè)務(wù)管理不僅方便了檔案的檢索利用，還實(shí)現(xiàn)了電子檔案同步歸檔，節(jié)約了人力資源，提高了工作效率，也為基層二級學(xué)院的檔案規(guī)范化管理提供了非常便捷的可供操作的管理平臺。

4.加強(qiáng)特殊檔案資源建設(shè)，提高檔案利用價值。二級學(xué)院承擔(dān)著學(xué)校教學(xué)、科研的重任，在人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究活動中積累了大量豐富的、寶貴的一手資料。這些資料是學(xué)校發(fā)展過程中最珍貴的檔案信息資源，必須要加強(qiáng)保管?？墒牵诙墝W(xué)院有很多教師教學(xué)業(yè)績檔案、科研學(xué)術(shù)檔案和優(yōu)秀學(xué)生的檔案沒有得到及時地收集、整理、歸檔，特別是個人一些獲獎項目，相關(guān)佐證材料仍舊散存在個人手中，這是很大的資源浪費(fèi)。對于高校二級學(xué)院來說，教學(xué)業(yè)績、科研成果、人才培養(yǎng)特色、學(xué)科專業(yè)優(yōu)勢、課程建設(shè)方案、優(yōu)秀教師、優(yōu)秀學(xué)生榮譽(yù)等是最珍貴的檔案資源，作為特殊檔案資源，它們具有很高的檔案憑證價值。學(xué)院應(yīng)該加強(qiáng)這些方面的檔案資源建設(shè)，及時整理、歸檔，所有相關(guān)材料必須應(yīng)收盡收。