檔案信息化建設(shè)的影響因素與對策

李靜 張濤

摘 要：檔案信息化建設(shè)過程中存在著較多的問題，本文從影響檔案信息安全的因素以及進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中網(wǎng)絡(luò)的使用等方面探討了影響當(dāng)今檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的因素。并針對這些問題提出了相應(yīng)的對策，提高檔案信息管理的安全性，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;影響因素;對策

當(dāng)今的各個領(lǐng)域中的檔案管理工作都逐漸向信息化方向發(fā)展。在學(xué)校中，學(xué)生的學(xué)籍檔案以及一些行為記錄等都可以通過信息化的手段進(jìn)行記錄管理，簡化了管理過程。檔案的信息化能夠使管理工作更加簡便，提高管理效率。但在檔案信息化建設(shè)的過程中，存在著一些因素會影響檔案信息化進(jìn)程，需要人們對這些因素多加注意。

一、影響檔案信息化建設(shè)的因素

在信息化時代，檔案信息時一個重要的資源，當(dāng)今影響信息化建設(shè)的因素較多，其中安全因素是較為重要的一個方面。當(dāng)今的檔案信息化建設(shè)過程中，由于網(wǎng)絡(luò)信息自身的特性，導(dǎo)致其存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，在校園內(nèi)進(jìn)行檔案管理的安全問題相較而言最為明顯。學(xué)生的檔案信息泄露有多方面的原因。管理人員的工作失誤是造成檔案管理工作出現(xiàn)事故的常見原因之一。管理人員如果缺乏責(zé)任意識，極有可能造成嚴(yán)重的后果。影響檔案信息建設(shè)的另一因素是檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，當(dāng)今時代是一個互聯(lián)網(wǎng)時代，通過互聯(lián)網(wǎng)可以完成很多事情。各個單位的檔案信息管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)相通，各個單位都可以通過網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行管理。但是互聯(lián)網(wǎng)上存在有較多的不確定因素，極有可能存在一些病毒木馬，導(dǎo)致人們在查看檔案信息的過程中出現(xiàn)信息泄露的情況，這便需要各個單位的檔案信息管理系統(tǒng)具有足夠強(qiáng)大的防火墻來，提高學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的安全性，最重要的便是不斷地完善管理系統(tǒng)，提高其抵抗外來惡意攻擊的能力。

二、提高各個單位檔案管理的對策

（一）提高檔案管理人員的工作能力及效率。應(yīng)加強(qiáng)對工作人員的專業(yè)水平培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員對計(jì)算機(jī)的使用能力。使得工作人員能夠掌握最新技術(shù)并將其運(yùn)用到工作中，提高工作人員的工作能力。另外，還可以對工作人員進(jìn)行定期的考核檢驗(yàn)，另外，在招聘人員時也應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)，對工作人員進(jìn)行有效的篩選，從招收工作源頭來提高檔案管理人員的工作能力。同時還需要設(shè)定專業(yè)的監(jiān)督人員，對檔案管理人員的工作結(jié)果進(jìn)行審核，以實(shí)現(xiàn)對工作人員工作的有效監(jiān)督。在當(dāng)今這個網(wǎng)絡(luò)時代中，可以借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案管理人員對檔案的整理結(jié)果可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺直接獲取，此外，可以借鑒其他單位對檔案的利用手段，并結(jié)合自身單位的情況將其進(jìn)行改進(jìn)利用，能夠提高各個單位檔案的使用率，充分發(fā)揮其價(jià)值。

（二）采用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。在各個單位中，改動較為頻繁的是其進(jìn)行的工作檔案，工作每向前發(fā)展一步，都需要進(jìn)行記錄，更改檔案，在這種情況下，采用信息化手段能夠有效減少不必要的工作，提高檔案管理效率。除此之外，人員檔案的管理也是較為重要的一個環(huán)節(jié)。在單位內(nèi)部不同部門之間進(jìn)行人員調(diào)動的過程中，需要對其檔案進(jìn)行改動、備份等，這個過程中，工作人員無法進(jìn)行正常工作，出現(xiàn)較長時間的空區(qū)，導(dǎo)致人力資源被浪費(fèi)。要解決這一問題，便需要采用信息化技術(shù)，通過信息化技術(shù)，能夠有效地簡化檔案更改管理的過程。首先是對各個單位內(nèi)部的工作檔案進(jìn)行管理時，需要構(gòu)建一個網(wǎng)絡(luò)平臺，使得各個單位內(nèi)部人員通過身份驗(yàn)證后直接登錄，可以隨時查看平臺，在進(jìn)行工作時，可以將各項(xiàng)工作的名稱及主要工作內(nèi)容進(jìn)行上傳，使所有人能夠了解當(dāng)時正在進(jìn)行的工作以及其進(jìn)度，使得大多數(shù)人能夠?qū)ζ溥M(jìn)行監(jiān)督，提高工作的透明性。各個部門將自身的工作進(jìn)度上傳，不同部門可以通過平臺上的工作進(jìn)度確定自身接下來一段時間的工作方向，減少了信息傳遞過程中浪費(fèi)的時間。此外，在平臺上，還可以將正在進(jìn)行的重要工作檔案進(jìn)行登記，設(shè)置一些密碼，只供相關(guān)人士查閱，避免出現(xiàn)重要信息泄露的情況。這便需要在進(jìn)行檔案管理過程中，設(shè)置有效的分級制度，在對紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行劃分完成后只需要根據(jù)其等級對其進(jìn)行合理的保存，此外，還可以構(gòu)建一個組織系統(tǒng)，將各個單位各個組織中的人員分級管理，但組織之間又有明確的聯(lián)系，提高各個組織之間的合作效率，進(jìn)而提高單位的工作效率。

（三）提高防火墻防范能力。在互聯(lián)網(wǎng)時代中，防火墻是一個重要的安全工具，然而在部分單位中，防火墻防范能力較差，很難對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的保護(hù)，提高檔案信息管理系統(tǒng)的防火墻的防護(hù)能力是各個單位檔案管理工作中另一項(xiàng)重要的工作。提高防火墻能力首先需要提高防火墻的防范全面性，可以在管理系統(tǒng)的防火墻中設(shè)置日志進(jìn)行管理，如果收到來自互聯(lián)網(wǎng)的惡意攻擊，在將攻擊阻攔之后，可以將其進(jìn)行記錄，之后再進(jìn)行防范的過程中，便能夠?qū)⑼愋偷墓袅腥肫渲?，有效提高防火墻的工作能力?/p>

檔案的信息化建設(shè)是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化的過程，通過將檔案數(shù)據(jù)化能夠?qū)n案通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行更改查閱等一系列操作，簡化檔案管理過程，在將檔案信息化的過程中，需要對影響其信息化的因素進(jìn)行深入的研究，對其進(jìn)行改進(jìn)。

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