中小企業(yè)庫存管理系統(tǒng)優(yōu)化研究

王建明

（中北大學(xué)經(jīng)濟與管理學(xué)院， 山西 太原 030051）

引言

庫存管理是供應(yīng)鏈管理的一部分，也是信息化建設(shè)的核心內(nèi)容。實現(xiàn)低成本的運營，是中小企業(yè)所面臨的難題[1]，其中庫存管理的成本不容小覷。中小企業(yè)由于受自身資源的限制，庫存管理存在很多問題，如系統(tǒng)設(shè)計不夠完善，經(jīng)費投入有限，人員素質(zhì)不高等。因此對于目前中小企業(yè)的庫存管理系統(tǒng)開展針對性的優(yōu)化設(shè)計，對于中小企業(yè)庫存管理水平的提高和成本的降低具有很大的幫助。

1 系統(tǒng)分析

1.1 需求分析

目前很多中小企業(yè)的庫存管理還停留在手工管理階段，隨著制造流通企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品種類增多、數(shù)量增加以及入、出庫的頻繁，使得庫存成本提高，從而也提高了產(chǎn)品的生產(chǎn)成本。采用先進的庫存控制系統(tǒng)對企業(yè)庫存進行信息化管理，不僅降低了企業(yè)庫存成本，更加快了企業(yè)信息流動。

本系統(tǒng)的開發(fā)適用于多個行業(yè)的中小企業(yè)，有助于快速有效地管理入庫、庫存、出庫各項業(yè)務(wù)，對整個環(huán)節(jié)進行合理控制，可以提高資金利用率，降低庫存成本，提高管理效率和實時性。

1.2 數(shù)據(jù)流程分析

用數(shù)據(jù)流程來描述一個系統(tǒng)中業(yè)務(wù)活動的數(shù)據(jù)流、處理和存儲的關(guān)系。通過業(yè)務(wù)調(diào)查，該系統(tǒng)共分為入庫管理、出庫管理、盤點管理、庫存報警4個數(shù)據(jù)流程[2]。

1）入庫管理數(shù)據(jù)流程。入庫人員根據(jù)采購單填寫入庫單及其明細(xì)信息，通過入庫審核實際錄入電腦。入庫員根據(jù)單據(jù)將商品入到相應(yīng)的庫中,同時實現(xiàn)入庫單據(jù)的保存及查詢。

2）出庫管理數(shù)據(jù)流程。出庫人員根據(jù)銷售單填寫出庫單及其明細(xì)信息，通過出庫審核實際減少電腦數(shù)量。出庫員根據(jù)單據(jù)從相應(yīng)的庫中取出商品,同時實現(xiàn)出庫單據(jù)的保存及查詢。

3）庫存盤點數(shù)據(jù)流程。庫存管理人員定期根據(jù)庫存商品信息生成盤點表，采用實地盤點法，當(dāng)出現(xiàn)信息不一致時，經(jīng)過經(jīng)理批準(zhǔn)，修改電腦庫存數(shù)量。

4）庫存報警數(shù)據(jù)流程。庫存管理人員生成庫存報警表，提供給采購部門，供其參考。從而得到更加科學(xué)合理的采購單。

1.3 系統(tǒng)設(shè)定

設(shè)定系統(tǒng)的目標(biāo)具體如下：一是系統(tǒng)最大限度實現(xiàn)易安裝性、易維護性和易操作性。二是系統(tǒng)運行穩(wěn)定安全可靠。三是操作靈活性，界面友好，充分滿足各類企業(yè)的庫存管理需求。四是實現(xiàn)規(guī)范的入庫、庫存、出庫一體化管理。五是強大的庫存報警功能，盡量避免損失。六是強大的查詢分析、統(tǒng)計性能。七是靈活、細(xì)分的權(quán)限控制功能。

2 系統(tǒng)設(shè)計

2.1 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

通過系統(tǒng)分析，采用VisualBasic6.0作為開發(fā)語言，SQLServer2000作為后臺數(shù)據(jù)庫。通過對系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程進行分析，本系統(tǒng)可以實現(xiàn)對企業(yè)存貨的出、入庫核算，很好地掌握企業(yè)商品的庫存情況，并方便隨時了解存貨資金的變動情況，為企業(yè)的科學(xué)及時決策提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。因此，可以把系統(tǒng)劃分為資料管理、入庫管理、出庫管理、庫存管理、統(tǒng)計分析、系統(tǒng)登陸6個主要功能模塊。

2.2 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

系統(tǒng)包括許多數(shù)據(jù)信息，必須建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)分類，以便于以后工作中對各種信息進行處理。建立數(shù)據(jù)庫，首先要保證數(shù)據(jù)的完整性、一致性、真實性。其次是數(shù)據(jù)冗余減少，使數(shù)據(jù)的插入、刪除易于實現(xiàn)。在此采用了SQLServer 2000實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)共享。根據(jù)上述工作流程的分析，設(shè)計的數(shù)據(jù)庫包括供應(yīng)商資料表、商品資料表和客戶資料表。

3 系統(tǒng)實施

庫存控制系統(tǒng)主要包括資料管理、入庫管理、出庫管理、庫存管理、利潤分析、系統(tǒng)管理6個功能模塊?，F(xiàn)在主要介紹結(jié)合中小企業(yè)變動較大的庫存管理模塊。庫存管理模塊主要包括庫存維護、價格管理、庫存盤點以及庫存報警4個功能模塊。

1）庫存維護模塊，用于維護商品庫存信息，包括商品狀態(tài)、最低儲備、最高儲備，同時還可以實現(xiàn)對庫存商品信息的查詢[3]。庫存管理員通過實地盤點法定期進行盤點作業(yè)，核對實際庫存與電腦庫存，若商品狀態(tài)發(fā)生改變，例如由正常品變?yōu)榇龍髲U品，則可以通過庫存維護功能實現(xiàn)對商品狀態(tài)的維護，同時根據(jù)需求關(guān)系及時修改最低儲備、最高儲備。通過商品編號或商品狀態(tài)對庫存商品信息進行查詢，用戶同樣可以通過移動按鈕來逐條詳細(xì)查看。

2）價格管理模塊，用于維護商品的出庫價，即企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場價格隨時修改出庫的商品價格，值得注意的是一種新商品入庫之后若沒有進行價格維護就不能實現(xiàn)出庫操作。在本功能中同樣可以通過商品編號或商品狀態(tài)實現(xiàn)對庫存商品信息的查詢。

3）庫存報警模塊，用于管理企業(yè)的庫存數(shù)量，使其達(dá)到最合理狀態(tài)，從而降低庫存成本。通過合理的方法制定出庫存的最低與最高儲備數(shù)量，如果庫存數(shù)量不是在這兩個數(shù)量之間則說明庫存數(shù)量不合理，顯示在庫存報警界面中，并打印出報表。

4）庫存盤點模塊，庫存盤點包括庫存盤點表和庫存修改兩個功能模塊。第一，庫存盤點表。庫存盤點表模塊主要用于企業(yè)庫存盤點作業(yè)，即將庫存商品的電腦數(shù)量制作成報表進行打印，供庫管人員進行實地盤點作業(yè)，其界面略。第二，庫存盤點修改。庫存管理員通過實地盤點法定期進行盤點作業(yè)，核對實際庫存與電腦庫存，當(dāng)庫存商品的電腦數(shù)量與實際數(shù)量不一致時，經(jīng)過倉庫經(jīng)理批準(zhǔn)，修改電腦庫存數(shù)量。采取的做法是盤盈時做入庫處理，盤虧時做出庫處理[4]。

4 系統(tǒng)評價

4.1 系統(tǒng)性能的評價

本系統(tǒng)采用Visual Basic 6.0工具進行開發(fā)，界面靈活，便于操作。本系統(tǒng)中只有入、出庫審核才能真正改變庫存商品數(shù)量。這一功能模塊的填加提高了操作的準(zhǔn)確度，同時提高了庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。在庫存管理中又增加了庫存報警與庫存盤點兩個功能，使得系統(tǒng)更加完善，與企業(yè)內(nèi)其他部門之間的聯(lián)系更加緊密，同時，統(tǒng)計查詢功能的填加方便高層管理人員更好地了解庫存狀態(tài)，作出正確、合理的決策。最后，該系統(tǒng)采用SQL Server作為數(shù)據(jù)庫，使得企業(yè)內(nèi)其他部門可以使用該系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

4.2 管理效率的評價

本系統(tǒng)采用Visual Basic 6.0作為開發(fā)環(huán)境，開發(fā)簡單，對企業(yè)硬件要求不高，開發(fā)環(huán)節(jié)投入資金少。同時，結(jié)合中小企業(yè)員工素質(zhì)及企業(yè)經(jīng)費投入有限的特點，開發(fā)界面非常便捷易懂，大大減少了員工培訓(xùn)費用，且系統(tǒng)的運行與維護費用比較低。

在功能上，該系統(tǒng)集入、出庫及庫存為一體，極大地提高了管理工作效率，減少工作人員需求，降低了工作成本。庫存報警功能的增加必然能減少庫存積壓，降低庫存成本。而庫存盤點管理又有助于企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)庫存虧損，及時補救，降低企業(yè)損失，提高企業(yè)信譽度。同時，信息的及時更新必然會為企業(yè)的決策層提供基本的決策依據(jù)。