淺談中小企業(yè)庫(kù)存商品的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和執(zhí)行

李菊梅

（中石化江漢石油管理局財(cái)務(wù)處，湖北 潛江433124）

庫(kù)存商品是指企業(yè)已完成全部生產(chǎn)過(guò)程并已驗(yàn)收入庫(kù)，合乎標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格和技術(shù)條件，可以按照合同規(guī)定的條件送交訂貨單位，或可以作為商品對(duì)外銷售的產(chǎn)品以及外購(gòu)或委托加工完成驗(yàn)收入庫(kù)用于銷售的各種商品。庫(kù)存商品在企業(yè)中的重要性要求加強(qiáng)對(duì)其內(nèi)部控制的討論和研究。在國(guó)內(nèi)，目前尚未有十分健全的專門針對(duì)庫(kù)存商品的內(nèi)部控制措施研究，國(guó)際上雖然有很多庫(kù)存商品內(nèi)部控制做得很好的案例，由于各個(gè)國(guó)家的具體經(jīng)濟(jì)環(huán)節(jié)不同，我們也不能夠完全借鑒其研究成果來(lái)運(yùn)用于國(guó)內(nèi)的庫(kù)存商品管理。中國(guó)石油大學(xué)王芳在《內(nèi)部控制》中發(fā)表的關(guān)于中小企業(yè)內(nèi)部存貨控制的診斷及其改進(jìn)策略，主要論述了存貨的內(nèi)部控制缺陷和一些改進(jìn)措施，而且他的理論基礎(chǔ)主要是中小企業(yè)，所涉及的面也受到嚴(yán)格的限制；郜帆在《機(jī)械管理開發(fā)》一書中關(guān)于企業(yè)存貨內(nèi)部控制的研究，更多的是針對(duì)太鋼集團(tuán)的具體情況進(jìn)行的研究，在國(guó)內(nèi)不具備廣泛的可行性。一些關(guān)于內(nèi)部控制的專注，如張躍進(jìn)編著的《企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)》和西南財(cái)經(jīng)大學(xué)胡世強(qiáng)編著的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范有問(wèn)必答》，都只是從宏觀上闡述了存貨內(nèi)部控制的原則，而沒(méi)有對(duì)庫(kù)存商品的內(nèi)部控制做更為具體的研究。庫(kù)存商品只是存貨的一個(gè)部分，和其他類型的存貨相比，它具有更快的變現(xiàn)速度和更高的變現(xiàn)價(jià)值，所以其內(nèi)部控制就顯得更加的重要和復(fù)雜。

1 庫(kù)存商品的特征及其內(nèi)部控制執(zhí)行現(xiàn)狀

庫(kù)存商品作為企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，在企業(yè)中占有舉足輕重的地位，其存在形態(tài)的復(fù)雜性也讓其表現(xiàn)出一定的特征。并且正是由于庫(kù)存商品的特殊性，讓其內(nèi)部控制的有效執(zhí)行顯得更加的困難。

1.1 庫(kù)存商品的特征

1）是企業(yè)實(shí)現(xiàn)收入的主要途徑。通過(guò)銷售庫(kù)存商品，企業(yè)直接獲得主營(yíng)業(yè)務(wù)收入。在正常運(yùn)轉(zhuǎn)的企業(yè)，主營(yíng)業(yè)務(wù)收入是實(shí)現(xiàn)收入的主要途徑，所以庫(kù)存商品也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)收入的主要途徑。

2）是企業(yè)存貨的最終形態(tài)。存貨包括原材料和自用材料，半成品和產(chǎn)成品等，庫(kù)存商品通常是指從外部購(gòu)入的或者自制的可以直接出售的商品。庫(kù)存商品一旦出庫(kù)，就直接轉(zhuǎn)化為收入，商品形態(tài)就發(fā)生了根本的變化，所以庫(kù)存商品是存貨的最終形態(tài)。

3）流通性強(qiáng)。庫(kù)存商品屬于流動(dòng)資產(chǎn)，因?yàn)榭梢灾苯佑靡猿鍪?，并直接滿足消費(fèi)者的需求，所以能夠較容易地被消費(fèi)者接受，較強(qiáng)的流通性，也增加了庫(kù)存商品的內(nèi)部控制壓力。

4）變現(xiàn)價(jià)值大。由于庫(kù)存商品直接帶來(lái)了企業(yè)的收入，它將直接改變商品的價(jià)值存在形式，所以變現(xiàn)價(jià)值大，如果內(nèi)部控制不當(dāng)，給企業(yè)帶來(lái)的損失也更大。

1.2 庫(kù)存商品內(nèi)部控制容易出現(xiàn)的控制缺陷

1）內(nèi)部控制制度不健全。很多企業(yè)都沒(méi)有指定自己行之有效的內(nèi)部控制體系，在2010年，全國(guó)內(nèi)部控制體現(xiàn)規(guī)范沒(méi)有出臺(tái)之前，企業(yè)更多的是依靠簡(jiǎn)單的章程來(lái)管理庫(kù)存商品。

2）對(duì)庫(kù)存商品的控制過(guò)于依賴現(xiàn)有經(jīng)驗(yàn)。在有了內(nèi)部控制規(guī)范過(guò)后，很多企業(yè)也沒(méi)有很好地去執(zhí)行，而是更多的習(xí)慣性依賴于經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理庫(kù)存商品。

3）控制過(guò)程中忽視重要細(xì)節(jié)，導(dǎo)致控制效果打折。由于我國(guó)內(nèi)部控制的規(guī)范起步較晚，企業(yè)的內(nèi)部控制很多都是在很快的過(guò)程中倉(cāng)促制定出來(lái)的，沒(méi)有很好的考慮到企業(yè)的實(shí)際，控制過(guò)程中也存在很多細(xì)節(jié)不當(dāng)。

4）人為因素破壞內(nèi)控制度。中國(guó)現(xiàn)行環(huán)境下，人為因素更多的影響了內(nèi)部控制的執(zhí)行，人情經(jīng)常越權(quán)取代制度的地位，使得內(nèi)控制度的執(zhí)行受到影響。

2 完善內(nèi)部控制內(nèi)容，明確控制流程

2.1 庫(kù)存商品內(nèi)部控制的主要內(nèi)容

1）控制商品的入庫(kù)程序。商品入庫(kù)前，根據(jù)國(guó)內(nèi)公司發(fā)貨信息表核對(duì)商品信息，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，經(jīng)辦人填制《商品驗(yàn)收入庫(kù)單》，注明商品信息（商品廠家，商品名稱，規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、入庫(kù)時(shí)間等）一式三聯(lián)，由經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)、經(jīng)理共同簽字認(rèn)可，商品入庫(kù)?！渡唐夫?yàn)收入庫(kù)單》第一、二聯(lián)交財(cái)務(wù)記賬，第三聯(lián)交保管員登記《庫(kù)存商品明細(xì)表》，并存檔備查。倉(cāng)庫(kù)保管部門在貨運(yùn)單上簽字之前，應(yīng)通過(guò)計(jì)數(shù)、過(guò)磅或測(cè)量等方法來(lái)證明存貨單上所列到的數(shù)量。倉(cāng)庫(kù)還應(yīng)該在其能力范圍之內(nèi)對(duì)貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，在貨物質(zhì)量檢驗(yàn)需要有較高的專業(yè)知識(shí)或者必須經(jīng)過(guò)儀器或?qū)嶒?yàn)才能進(jìn)行的情況下，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)將部分樣品送交專家和實(shí)驗(yàn)室對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行鑒定。每一項(xiàng)受到的存貨必須在檢驗(yàn)以后填制包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱等內(nèi)容的收貨報(bào)告單，該單及時(shí)報(bào)告給會(huì)計(jì)部門，以防止少計(jì)應(yīng)付賬款或成本以及存貨。

2）做好商品的定期盤存。定期盤存制是指各個(gè)大為都應(yīng)該定期盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果和會(huì)計(jì)記錄進(jìn)行比較。當(dāng)二者不一致時(shí)，說(shuō)明庫(kù)存商品可能出現(xiàn)了錯(cuò)誤、損失或者其他不正?，F(xiàn)行，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施予以糾正，并加強(qiáng)管理。定期盤存是保障庫(kù)存商品的安全完整而采取的控制措施，其控制的主要內(nèi)容:一是盤點(diǎn)庫(kù)存商品并與會(huì)計(jì)記錄核對(duì)一致，在很大程度上能夠保證賬實(shí)的準(zhǔn)確性，一般來(lái)講，盤點(diǎn)結(jié)果與會(huì)計(jì)記錄相同，說(shuō)明單位的庫(kù)存商品是比較安全的；二是盤點(diǎn)結(jié)果與會(huì)計(jì)記錄差異的調(diào)查和處理，一般情況下，應(yīng)由獨(dú)立于庫(kù)存商品保管和會(huì)計(jì)記錄的人員執(zhí)行調(diào)查，調(diào)查人員要及時(shí)查明發(fā)生差異的原因，并根據(jù)所查明的原因和差異的大小以及有關(guān)制度及時(shí)予以糾正，為了防止這類差異的再度發(fā)生，單位可以修改和加強(qiáng)某些處理程序，解雇不誠(chéng)實(shí)的雇員或者采取其他改進(jìn)措施。

3）嚴(yán)格控制庫(kù)存商品的出庫(kù)流程。銷售人員辦理出庫(kù)手續(xù)，憑銷售發(fā)票、訂貨單，送貨單領(lǐng)取商品出庫(kù)。銷售發(fā)票注明商品銷售信息，由經(jīng)辦人簽字。送貨單注明送貨日期、訂貨單編號(hào)、銷售發(fā)票編號(hào)、商品出庫(kù)地點(diǎn)、運(yùn)輸?shù)攸c(diǎn)等，銷售發(fā)票第一聯(lián)交由銷售人員留底，第四聯(lián)交保管員登記，第二、三聯(lián)及訂貨單，送貨單交財(cái)務(wù)記賬，保管。

4）做好庫(kù)存商品的會(huì)計(jì)記錄。對(duì)庫(kù)存商品要做好嚴(yán)格的會(huì)計(jì)記錄，并及時(shí)歸檔會(huì)計(jì)資料，定期進(jìn)行會(huì)計(jì)資料的分析。要嚴(yán)格限制接近會(huì)計(jì)記錄的人員，以保證保管、批準(zhǔn)和記錄職務(wù)相互分離的有效性。要妥善保存會(huì)計(jì)記錄資料，以盡可能減少會(huì)計(jì)記錄資料丟失、被損壞和被篡改的現(xiàn)象。對(duì)某些重要的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)留有備份資料，以便在其遭受意外損失時(shí)能夠重新恢復(fù)。做好良好的會(huì)計(jì)控制，首先應(yīng)該建立會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制，對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行科學(xué)的分工，形成相互分離相互制約的關(guān)系。

5）建立嚴(yán)格的責(zé)任制，并做好職責(zé)分工控制。對(duì)個(gè)崗位進(jìn)行責(zé)任制管理，將年終考核與平時(shí)業(yè)績(jī)緊密聯(lián)系在一起，同時(shí)做好職責(zé)分工，具體不相容崗位有:庫(kù)存商品的保管與會(huì)計(jì)記錄，庫(kù)存商品發(fā)出的申請(qǐng)與審批，申請(qǐng)與會(huì)計(jì)記錄等。

6）做好庫(kù)存商品的保險(xiǎn)管理。要通過(guò)對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行項(xiàng)目投保的方式來(lái)保護(hù)庫(kù)存商品的安全，減小意外事故造帶來(lái)的損失。管理者應(yīng)該根據(jù)單位的經(jīng)營(yíng)管理水平和產(chǎn)品入庫(kù)出庫(kù)的周期，做出保險(xiǎn)覆蓋率水平的決策，并隨時(shí)檢查保險(xiǎn)覆蓋率水平是否得當(dāng)。

2.2 庫(kù)存商品內(nèi)部控制的執(zhí)行流程

要使庫(kù)存商品的內(nèi)部控制起到較好的作用，首先必須建立完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)，在系統(tǒng)建立之后，要成立一個(gè)組織對(duì)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和日常測(cè)評(píng)，并不斷地進(jìn)行控制流程的完善，對(duì)于在內(nèi)部控制執(zhí)行中遇到的障礙要進(jìn)行嚴(yán)密的分析，并堅(jiān)決予以排除；對(duì)于人為影響內(nèi)部控制執(zhí)行的情況，要堅(jiān)決予以制止，并樹立起制度高于人情的理念。適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)聘請(qǐng)相關(guān)資歷的第三方對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行分析并提出建議，以完善控制程序（見圖1）。

圖1 入庫(kù)驗(yàn)收流程圖

庫(kù)存商品的內(nèi)部控制因不同的行業(yè)和商品的不同特征而顯得各不相同，所以在具體的工作中，其控制程序就顯得更為復(fù)雜和多元化。在制定控制程序時(shí)，既要根據(jù)控制的一般原則進(jìn)行嚴(yán)格的要求，也要根據(jù)具體環(huán)境進(jìn)行靈活的變化，以適應(yīng)企業(yè)的運(yùn)行需要。

3 結(jié)論

1）通過(guò)對(duì)中小企業(yè)在存貨控制及其相關(guān)領(lǐng)域的研究分析，發(fā)現(xiàn)了絕大多數(shù)中小企業(yè)在存貨內(nèi)部控制方面存在的一些問(wèn)題，提出了改善中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制的方案，給出了一套合理可行的存貨控制的改進(jìn)方法，為中小企業(yè)降低存貨成本提高經(jīng)濟(jì)效益找到了一條出路。

2）存貨的內(nèi)部控制涉及企業(yè)的多個(gè)部門、多個(gè)環(huán)節(jié)，貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的始終，是企業(yè)中最重要的內(nèi)部控制之一。構(gòu)建科學(xué)、合理、有效的存貨內(nèi)部控制制度，有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)，保證存貨信息資料的真實(shí)、完整，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)持續(xù)穩(wěn)步健康地發(fā)展，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

［1］閻德玉.會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)［M］.北京:中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2008:184－185.

［2］鄭洪濤，張穎.企業(yè)內(nèi)部控制學(xué)［M］.大連:東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，2009.

［3］胡世強(qiáng).內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范有問(wèn)必答［M］.成都:西南財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，2003:62－65.

［4］張躍進(jìn).企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)制定設(shè)計(jì)［M］.北京:經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2002:181－187.