探討新形勢下疾控機構(gòu)檔案管理的思路

劉 靜

（青島市黃島區(qū)疾病預(yù)防控制中心 山東 青島 266555）

1 引言

對于當(dāng)前新形勢下，疾控機構(gòu)要做好對疾病控制管理工作，就需要不斷優(yōu)化和強化檔案管理工作，保證各項管理工作的規(guī)范化和制度化發(fā)展，使疾病控制管理工作能夠切實有效落實。疾控機構(gòu)承擔(dān)著對疾病和傷害預(yù)防的重要使命，對于創(chuàng)造良好的社會環(huán)境和保障人民健康方面發(fā)揮著重要的作用。疾控機構(gòu)檔案管理資料對于防病控病工作開展有著至關(guān)重要的作用，在當(dāng)前形勢下，做好檔案管理工作，要能夠充分保證檔案的完整和真實性。

2 疾控機構(gòu)檔案管理的重要性

疾控機構(gòu)的主要工作是預(yù)防和控制各類疾病，保障人民的身體健康，以維持社會的穩(wěn)定發(fā)展。疾控檔案是在日常工作中長期積累下來的各種經(jīng)驗，對于疾病防控各項業(yè)務(wù)工作的開展起到重要的輔助作用。在疾病控制策略、相關(guān)疾病案例、疫情分析研判等方面提供相應(yīng)的借鑒，有利于提升工作效率。因此，疾控機構(gòu)的檔案管理工作是十分重要的，要做好此項工作需要不斷提升檔案管理水平，完善各項檔案管理的體制和機制，要能夠充分保證檔案管理的質(zhì)量。

3 疾控機構(gòu)檔案管理中存在的問題

3.1 人員配備不足、結(jié)構(gòu)不合理

疾控機構(gòu)的檔案管理人員多數(shù)是兼職，這在基層疾控機構(gòu)尤為突出，而兼職檔案員的主要工作又多數(shù)是在辦公室做行政、文秘、統(tǒng)計、人事等其他工作，跟本沒有時間進行檔案管理，檔案管理工作基本處在應(yīng)付狀態(tài)。在疾控機構(gòu)做檔案管理工作的人員中，檔案專業(yè)出身的人員較少，高層次檔案專業(yè)人才則更少，存在知識結(jié)構(gòu)不合理問題。以上原因?qū)е铝苏w管理手段相對落后，部分人員對于檔案重要性、檔案的收集、整理、鑒定、編目、裝訂、歸檔及保管等業(yè)務(wù)了解不夠，使檔案管理工作存在很大的缺陷，影響了檔案的查考利用價值。

3.2 檔案管理制度不健全

在疾控機構(gòu)的檔案管理工作中，缺乏完善的和相對統(tǒng)一的管理制度，在檔案的收集、分類和保管方面還是缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度進行約束，還有一些機構(gòu)中的管理制度只是流于一種表面的形式，不能夠?qū)嶋H執(zhí)行。而且對于檔案的整理和保管工作不能做到位，導(dǎo)致應(yīng)用到相關(guān)檔案時，存在檔案的缺失和不完善。

3.3 對于檔案管理的重視度不夠

雖然檔案管理工作作為當(dāng)前新形勢下的重要工作內(nèi)容，對于促進疾控機構(gòu)的發(fā)展起到重要的作用，但是一些機構(gòu)對檔案管理工作的重視度還是不夠，沒有做好對檔案工作人員的培訓(xùn)與管理，相關(guān)的管理人員由于缺乏專業(yè)的知識和技能，管理的效率相對比較低，這也是檔案管理過程中存在的一大誤區(qū)。還有很多的領(lǐng)導(dǎo)人員不能夠意識到檔案管理工作的重要性，只是對于管理流于一種表面的形式。

4 新形勢下疾控機構(gòu)檔案管理的措施

4.1 建立健全檔案管理體制

要建立健全相關(guān)的管理機構(gòu)，明確各自的工作責(zé)任，使組織中的人員能夠分工合作，共同完成檔案管理工作，為疾病控制中心的工作開展奠定良好的基礎(chǔ)。例如，疾控機構(gòu)要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，以領(lǐng)導(dǎo)小組為核心，檔案室為主體，檔案室應(yīng)配備專職檔案管理人員，各業(yè)務(wù)科室均配備兼職檔案員，使檔案管理工作落實到個人，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以實現(xiàn)對檔案管理工作的系統(tǒng)化和科學(xué)化管理。檔案管理網(wǎng)絡(luò)成員需要選擇對工作認真負責(zé)而且具備較高管理能力的高素質(zhì)工作人員，同時需要明確說明工作性質(zhì)，并對她們進行專業(yè)知識、技能和職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，以具備檔案人的素養(yǎng)與技能。

4.2 完善相應(yīng)的檔案管理制度

對于疾控中心的檔案管理工作，需要充分完善相應(yīng)的管理制度，能夠?qū)Ω黜椆芾砉ぷ鬟M行約束，保證檔案能夠充分發(fā)揮作用。對于管理制度的完善，需要根據(jù)《檔案法》、《檔案工作條例》等法規(guī)結(jié)合疾控工作實際，自上建立一套“疾控機構(gòu)檔案管理工作規(guī)范”（以下簡稱“規(guī)范”），使各級疾控機構(gòu)可以參照執(zhí)行。各級疾控機構(gòu)的檔案管理工作圍繞 “規(guī)范”要求進行檔案考核工作，并實施獎懲。通過各項制度做到對檔案工作的合理化和規(guī)范化管理，保證檔案的真實和完整。

4.3 利用先進的技術(shù)做好對檔案工作的管理

當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對于傳統(tǒng)的檔案管理方式造成一定的沖擊，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的趨勢，在當(dāng)前的檔案管理工作中，需要應(yīng)用先進的信息技術(shù)進行管理，借助計算機管理的便利性來實現(xiàn)對檔案的有效管理。例如，建立一個以計算機為基礎(chǔ)的檔案管理模式，實現(xiàn)對檔案信息的收集、整理和歸檔分類等工作，這樣既能夠充分保證電子檔案管理的安全性，也有利于檔案管理過程中的查閱，促進了檔案的管理和利用。改進檔案管理的模式是促進檔案信息化管理的重要方式，也是對檔案優(yōu)化管理的重要措施。而且信息化的檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的共享，實現(xiàn)檔案的有效存儲，通過建立完善的檔案管理機制，加強對檔案管理工作的約束，能夠有效提升疾控機構(gòu)檔案管理服務(wù)水平。同時，還需要在管理制度、管理模式和管理手段方面進行不斷優(yōu)化和調(diào)整，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，提高檔案管理的規(guī)范化和制度化。

5 結(jié)語

在當(dāng)前社會發(fā)展的新形勢下，疾控機構(gòu)需要切實做好檔案管理工作，確保檔案管理的真實、有效，利用先進的信息技術(shù)管理手段加強對檔案工作的有效管理，要能夠充分保證各項管理工作的有效落實，能夠為疾病控制工作提供相應(yīng)的借鑒和依據(jù)，為大眾營造一個健康的和安全的工作環(huán)境，實現(xiàn)檔案管理工作的有效實施。通過完善相應(yīng)的管理制度、管理模式等提高檔案管理的水平。

[1] 馬廣東.疾控機構(gòu)人事檔案管理的現(xiàn)狀和對策[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2017，17(67)：159+164.

[2] 蔣媛.新形勢下疾控機構(gòu)檔案管理的實踐與體會[J].商，2015(24)：69.

[3] 黃卉.淺析疾控機構(gòu)檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015(09)：49.