實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路與對策

任紅艷

摘 要：精細化管理是在精益管理系統(tǒng)識別、消除浪費管理理念的基礎上，依據(jù)標準規(guī)范進行管理工作。在現(xiàn)代工業(yè)轉(zhuǎn)型優(yōu)化的大趨勢下，精細化管理模式可以有效摒除以往精益化管理弊端，提高整體管理效益。本文以某貨車運輸企業(yè)辦公室行政精細化管理為例，對精細化管理模式在辦公室行政管理中的應用進行了簡單的探究。實踐表明：精細化管理可以有效提高整體貨車運輸效率。

關鍵詞：辦公室 行政管理精細化 貨車運輸企業(yè)

中圖分類號：G472 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）12-00-01

前言

某鐵路貨車運輸企業(yè)，承擔著鐵路自備貨車定期檢修、運輸維修、機車大中修、運輸組織等任務。在現(xiàn)階段發(fā)展過程中，該企業(yè)在辦公室行政管理模塊還需進一步優(yōu)化，如精細化管理沒有充分實現(xiàn)、管理效率不高等，嚴重影響了具體工作的順利開展。因此，依據(jù)該公司總部辦公室、財務部、人力資源部、檢修管理部、安全質(zhì)量部、科技部、資產(chǎn)經(jīng)濟開發(fā)部、財務部、黨建工作部、物資管理部、工會等職能機構組成，對其辦公室行政進行精細化管理非常必要。

一、辦公室行政精細化管理思路

1.量化管理科目

管理科目量化主要是以管理的延續(xù)性、實效性為目標，徹底摒除模糊化管理方式。針對某一項工作在一定邏輯指導下將其細化為不同模塊，以時間控制為抓手，實現(xiàn)各個工作模塊的有效連接。

2.管理項目流程化

管理項目流程化主要是在工作任務分解的基礎上，結(jié)合相應模塊自然運作情況，進行各個模塊管理指標的構建，以便達到高質(zhì)量、高效率優(yōu)質(zhì)行政管理的目的。

3.管理工作協(xié)同化

辦公室行政工作本身就需要協(xié)同各個部門。如在基礎文件簽收管理過程中，辦公室管理人員需要協(xié)同收文、辦理、存檔、傳遞等各個相關部門人員，保證工作順利進行。

二、辦公室行政管理中存在的問題

1.各崗位工作流程混亂

由于現(xiàn)有企業(yè)對員工能力、績效、品德沒有定量劃分。也沒有依據(jù)具體行政事業(yè)單位崗位特點進行針對分析，導致各崗位實際工作較為盲目，缺乏系統(tǒng)可行的實踐操作流程，對整體行政數(shù)據(jù)全面、準確性造成了極大的影響。

2.辦公室精細化管理機制缺失

在現(xiàn)階段辦公室精細化管理過程中，并沒有完善的辦公室精細化管理機制，制約了辦公室行政精細化管理工作的正常開展[1]。

3.行政管理方式落后

雖然鐵路貨運企業(yè)在實際業(yè)務開展過程中進行了一系列辦公室行政工作改革，但是由于在現(xiàn)行的貨運企業(yè)辦公室行政管理過程中，仍然依照傳統(tǒng)固定模式的形式進行組織施工，單一缺乏創(chuàng)新的組織管理模式難以滿足現(xiàn)代企業(yè)運行需求。在具體業(yè)務開展過程中，極易出現(xiàn)影響鐵路貨運順暢進行的情況，最終降低整體企業(yè)在鐵路貨運市場的競爭力。

三、辦公室行政管理精細化思路與對策

1.梳理各崗位工作流程

一方面，精細化行政管理是鐵路貨運企業(yè)正規(guī)化、標準化管理相實施層的縱向加深。從理論層面，整體辦公室精細化管理可劃分為學習、統(tǒng)籌規(guī)劃、執(zhí)行、匯總幾個方面。而由于鐵路貨運企業(yè)辦公室行政管理過程中，不同業(yè)務開展要求不同的管理目標，因此在精細化理念下的辦公室行政管理應依據(jù)業(yè)務開啟情況，制定具有一定可行性的行政管控計劃。并對內(nèi)部人員具體工作層面實施標準進行細化執(zhí)行，提高各項工作流程利用效率，為辦公室行政管理工作順利開展提供依據(jù)。

2.制度管理

精細化行政管理機制是辦公室行政精細化管理的主要指導。鐵路貨運企業(yè)辦公室行政精細化管理是一項大規(guī)模系統(tǒng)性工程，其不僅要求整體辦公室行政人員參與，而且將各個辦公室人員進行了緊密連接。因此，在精細化行政管理機制構建過程中，首先，企業(yè)主管機構可借鑒企業(yè)總體制度建設需求，結(jié)合各項業(yè)務開展情況，進行精細化制度實施會議的組織。在具體精細化管理機制執(zhí)行過程中，基層辦公室行政人員可在精細化協(xié)作意識的主下，導進行三級會議機制進一步完善[2]。

其次，利用定期學習意見交流會議，進行高效、精確行政辦公方法交流，為先進的工作方法的有效推廣提供依據(jù)。同時辦公室行政人員可組織企業(yè)內(nèi)部相關部門，每間隔一個月在月初進行一次總結(jié)會議的舉行。在具體會議后，可由鐵路貨運企業(yè)主管人員進行宏觀政策、或者重大業(yè)務開展方案的宣讀，而鐵路貨運企業(yè)辦公室人員可將具體會議中議題、議案信息進行收集整理，并以文件或數(shù)字化文檔的方式下發(fā)到各個部門。

再次，進一步簡化工作流程，如在每月月初召開的工作會議中，可利用互聯(lián)網(wǎng)進行自動化辦公信息收集，如對一定時期內(nèi)人員簽到情況、懲處獎勵情況進行實時記錄，結(jié)合上層主管機構發(fā)展政策的傳達，為中層干部、上層主管間搭建一個有效溝通的互聯(lián)網(wǎng)平臺。從上到下建立垂直管理體系，結(jié)合橫向?qū)用娴牟粩嗤卣?，避免管理盲區(qū)對各工作信息傳遞的不利影響。

最后，依據(jù)工作任務邏輯性，綜合考慮采購、財務、宣傳、薪酬、銷售等工作任務。采用民主決策機制，以公正、公開透明為原則，充分發(fā)揮輔助決策優(yōu)勢。需要注意的是，在精細化行政管理機制運行過程中，企業(yè)主管人員應充分征求基層行政管理人員的意見，將辦公室行政優(yōu)秀合理建議轉(zhuǎn)化為具體的管理措施。在這個基礎上，可建立精細化督辦管理體系。實現(xiàn)單位任何事都能落實到人，為及時、準確信息傳遞提供依據(jù)。

3.執(zhí)行量化績效精細化考評

績效激勵是企業(yè)內(nèi)部基層人員激勵的主要措施。而為了充分提升企業(yè)內(nèi)部人員工作積極性，編制科學、恰當?shù)目冃Х峙浞桨妇妥兊梅浅Ｖ匾＞毣芾砝砟钕碌霓k公室行政績效管理，主要結(jié)合正常業(yè)務開展，統(tǒng)籌各個業(yè)務進行階段技術要求、勞動強度，進行業(yè)務階段分配系數(shù)的量化設置。同時以到達發(fā)送局車、自行配備車輛數(shù)量為基準，對基層工作人員生產(chǎn)任務量進行量化統(tǒng)計。每周可由總負責人進行匯總。需要注意的是，為了保證量化績效考核效果，在實際管理過程中，辦公室行政主管人員應綜合考慮技術要求、工作時間、勞動強度等因素，制定合理的量化考核項目及考評指標[4]。在現(xiàn)有的績效考評制度之上，還要結(jié)合實際情況及時調(diào)整相關考評制度，不斷優(yōu)化與完善考評規(guī)則與標準，充分發(fā)揮其激勵作用。

其次，對于鐵路貨運企業(yè)辦公室內(nèi)部各個人員應進行定崗，確定各個崗位人員工作職責。依據(jù)鐵路貨運企業(yè)辦公室行政工作特點，在具體辦公室行政管理職責規(guī)劃過程中，可針對車間主任、辦公室文書、辦公室檔案員、辦公室事務員等各個崗位異同點進行逐步細化。并將具體辦公室行政人員工作職責以及日常表現(xiàn)、工作情況、工作態(tài)度等納入月度績效考核、年終績效考核評定規(guī)劃中，對績效考核工作實現(xiàn)進一步完善。若在辦公室行政具體管理階段出現(xiàn)責任重疊或交叉情況，辦公室行政管理人員可依據(jù)實際業(yè)務開展情況，確定相應責任事故中主要人員、次要人員及相關人員。同時進行相關管理機制的優(yōu)化完善，在整體辦公室行政人員工作效率的提升提供依據(jù)[3]。

最后，為了降低辦公室行政管理層管理負擔，在鐵路貨運企業(yè)重大決策執(zhí)行、制定階段，可進行輔助決策機制的構建。即在簡化相關業(yè)務管理資料的基礎上，進行對應文件信息的審核校對，并定期上報鐵路貨運企業(yè)亟需解決的問題。同時根據(jù)已審核通過的文件信息，對主管人員制定的決策資料進行審核校對。結(jié)合鐵路貨運企業(yè)辦公室起草文件、資料的定期復審，可為上層主管人員決策執(zhí)行提供良好的幫助。

綜上所述，辦公室行政精細化管理可以有效提高行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作效率，并保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作精準度。因此，在實際企業(yè)運行過程中，企業(yè)行政主管人員可依據(jù)現(xiàn)階段業(yè)務開展情況，加大計算機及先進計算機軟件的應用，實施現(xiàn)代化無紙辦公。同時在精細化管理理念的指導下，從管理機制、績效考評等各個方面進行逐步優(yōu)化，培養(yǎng)內(nèi)部人員精細化工作習慣，為精細化管理機制的有效實施奠定基礎。

參考文獻

[1]張力明. 精益化管理及在鐵路貨車生產(chǎn)中的應用[J]. 時代農(nóng)機， 2015， 42（12）：65-65.

[2]袁昌莉. 試論實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路與對策[J]. 東方企業(yè)文化， 2015（9）：125-125.

[3]徐暉. 辦公室行政管理精細化思路與對策分析[J]. 經(jīng)濟管理：文摘版， 2016（7）：00046-00046.

[4]周陽. 實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路與對策[J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化， 2017（2）：125-125.