電子公文歸檔系統(tǒng)功能初探

郭湘仁

摘 要：隨著電子政務(wù)的不斷發(fā)展，公文傳輸系統(tǒng)的普及，電子公文大量產(chǎn)生，給公文的管理帶來(lái)了很多問(wèn)題，電子公文歸檔系統(tǒng)的出現(xiàn)恰好解決了這一難題。本文闡述了電子公文及電子公文歸檔的概念，介紹了電子公文歸檔的方法，從接收、登記、分類(lèi)、立卷、檢索幾個(gè)模塊進(jìn)行分析，對(duì)電子公文歸檔系統(tǒng)功能進(jìn)行初步探究。電子公文歸檔系統(tǒng)規(guī)范了電子公文的管理，方便了電子公文的搜索和查閱，順應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展，我們需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子公文歸檔系統(tǒng)功能的研究。

關(guān)鍵詞：電子公文歸檔 應(yīng)用技術(shù) 方法研究

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）12-00-01

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)逐步邁入了信息數(shù)字化時(shí)代，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)信息技術(shù)，電子公文傳輸系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。人們利用電子公文傳輸系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)文件處理公文，電子公文的處理主要有接收、登記、初審、閱示、承辦、催辦、答復(fù)等環(huán)節(jié)，處理完畢后進(jìn)入電子公文歸檔系統(tǒng)。歸檔系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)電子公文的規(guī)范化整理，提高電子公文的檢索效率，方便檔案的查借閱，有效促進(jìn)工作效率和質(zhì)量的提升。

一、電子公文歸檔方法

1.電子公文

電子公文，是指各地區(qū)、各部門(mén)通過(guò)由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。[1]

2.電子公文歸檔

電子公文歸檔是指經(jīng)公文傳輸系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，與電子公文歸檔系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，導(dǎo)入電子公文歸檔系統(tǒng)進(jìn)行歸檔。電子公文經(jīng)公文傳輸系統(tǒng)處理完畢后，由公文形成部門(mén)提交至檔案管理部門(mén)，經(jīng)檔案管理部門(mén)接收、登記、鑒定、分類(lèi)、立卷，存入檔案管理臨時(shí)庫(kù)，待歸檔的紙質(zhì)文件與電子文件一一核對(duì)后，進(jìn)入檔案管理總庫(kù)，完成歸檔工作。電子檔案由公文形成部門(mén)、檔案部門(mén)人員共享使用，采用電子公文形成部門(mén)、檔案管理部門(mén)、信息技術(shù)管理部門(mén)三結(jié)合的模式管理。

3.電子公文歸檔方法

在電子公文歸檔系統(tǒng)中，能夠有效實(shí)現(xiàn)電子公文歸檔的基本方法主要有兩種，即電子公文的聯(lián)機(jī)歸檔和電子公文的脫機(jī)歸檔，這兩種方法對(duì)載體的要求不同，但最終達(dá)到的效果和目標(biāo)是相同的。首先，電子公文的聯(lián)機(jī)歸檔是以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸作為載體，將公文傳輸系統(tǒng)和電子公文歸檔系統(tǒng)進(jìn)行整合，通過(guò)數(shù)據(jù)接口把電子公文導(dǎo)入歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。這種方法非常便捷高效，但對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求很高，需要安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)，來(lái)保障電子公文信息數(shù)據(jù)的傳輸。其次，電子公文的脫機(jī)歸檔是通過(guò)第三方載體，如移動(dòng)硬盤(pán)、USB閃存盤(pán)等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備或E-mall等傳輸方式，把電子公文數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案室，檔案管理員利用導(dǎo)入程序，批量導(dǎo)入電子公文歸檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。這種傳輸方式需要電子公文歸檔系統(tǒng)具備導(dǎo)入模塊，數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子公文歸檔系統(tǒng)后才能進(jìn)行下一步操作。在辦公自動(dòng)化不斷普及的今天，這種脫機(jī)的電子公文歸檔方式使用頻率越來(lái)越低。

二、電子公文歸檔系統(tǒng)功能的內(nèi)容概述

電子公文歸檔系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)普及后的必然產(chǎn)物，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的重要組成部分。系統(tǒng)功能主要包括將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子公文進(jìn)行接收、登記，按照既定分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、立卷，提供檢索和打印功能。

1.接收

接收是指檔案管理部門(mén)接收來(lái)自電子公文形成部門(mén)已經(jīng)處理完畢的電子公文，是將電子公文從公文傳輸系統(tǒng)遷移到電子公文歸檔系統(tǒng)的一個(gè)過(guò)程，是兩個(gè)系統(tǒng)之間的一次數(shù)據(jù)交換。接收前，電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性由形成部門(mén)負(fù)責(zé)，接收后由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。

2.登記

電子公文收入到歸檔系統(tǒng)后，先要進(jìn)行登記、鑒定。ISO15489中指出登記是“在文件進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，賦予文件以唯一標(biāo)識(shí)符的行為。”[2]這說(shuō)明，登記是為了證明電子公文已經(jīng)提交到歸檔系統(tǒng)中，并且確定這份公文是歸檔系統(tǒng)中獨(dú)一無(wú)二的。檔案管理員需要對(duì)登記在案的電子公文進(jìn)行鑒定，確定公文是否屬于歸檔范圍，不屬于歸檔范圍的電子公文，不進(jìn)入檔案管理臨時(shí)庫(kù)，屬于歸檔范圍的執(zhí)行下一步操作。

3.分類(lèi)

登記完成后即可按照本單位已經(jīng)制定好的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子公文進(jìn)行整理分類(lèi)，確定其屬于哪一類(lèi)，然后劃分到相關(guān)的案卷中。如果還沒(méi)有建立相關(guān)案卷，需要調(diào)整用戶(hù)權(quán)限，將系統(tǒng)設(shè)置調(diào)整為允許管理用戶(hù)新建案卷，管理員新建案卷后再添加相應(yīng)的電子公文，將其轉(zhuǎn)入檔案管理臨時(shí)庫(kù)。電子公文劃入案卷，其物理存儲(chǔ)位置并未變動(dòng)，只是在案卷中加入了一個(gè)類(lèi)似快捷方式的指標(biāo)，點(diǎn)擊后可直接查閱到電子公文。因此，電子公文也就可以根據(jù)實(shí)際的需要?jiǎng)澐值讲煌陌妇碇校瑥亩诙鄠€(gè)機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)一份電子公文的情況下，可以保證案卷的完整性。[3]

4.立卷

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件整理分類(lèi)完畢后，便入盒組卷。組卷時(shí)將有關(guān)某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的公文排放在一起，保證文件之間的有機(jī)聯(lián)系，這是因?yàn)椤肮芾黼娮游募蜋n案必須十分重視將其形成背景和上下文關(guān)系記錄下來(lái)。這是證明其原始性、真實(shí)性、系統(tǒng)性，保證其憑證價(jià)值不可或缺的?！盵4]電子公文應(yīng)與紙質(zhì)公文保持一致，待紙質(zhì)公文檔號(hào)排序確定后，自動(dòng)轉(zhuǎn)換到電子公文歸檔號(hào)位置，確保紙質(zhì)公文與電子公文的歸檔號(hào)一一對(duì)應(yīng)。這樣不僅方便檢索利用，也利于文件完整安全地保管。

5.檢索

檢索利用是將電子公文存入歸檔系統(tǒng)的主要目的，是電子公文歸檔系統(tǒng)易用性和實(shí)用性的重要體現(xiàn)。配備了電子公文歸檔系統(tǒng)的單位，可以提供公用搜索設(shè)備給外來(lái)或本單位查閱人員使用，系統(tǒng)的檢索功能可以幫助查閱人員在不熟悉案卷和公文具體內(nèi)容的情況下，通過(guò)輸入相關(guān)檢索詞確定案卷和公文的存放位置。待找到需要的公文后，檔案管理員點(diǎn)擊打印鍵即可。電子公文歸檔系統(tǒng)的檢索功能既方便查閱人員的搜索、利用，又利于檔案的管理，大大減少了檔案管理員的工作量。

綜上所述，隨著公文傳輸系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子公文及其管理問(wèn)題，通過(guò)電子公文歸檔系統(tǒng)得以解決，這不僅保障了電子公文的有序處理，而且更好地促進(jìn)了檔案管理工作的開(kāi)展，節(jié)省大量人力，提升了工作效率。但還需要對(duì)電子公文歸檔系統(tǒng)功能進(jìn)行深入的研究，以期解決隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展產(chǎn)生的新問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)

[1]國(guó)家檔案局.電子公文歸檔管理暫行辦法[Z].2003-07-28

[2]中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局，中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì).信息與文獻(xiàn)文件管理ISO15489-1，IDT[Z]2011-01-04

[3]謝海先.電子公文歸檔移交系統(tǒng)功能研究[D].天津：天津師范大學(xué)，2006：24.

[4]何嘉蓀.應(yīng)保留“案卷”概念[J].中國(guó)檔案，2000，（4）：16-18.