淺談科技檔案數(shù)字化管理的發(fā)展方向

董娜

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行業(yè)產(chǎn)生了大量的檔案資料，想要妥善、高效保管檔案資料，傳統(tǒng)檔案管理同樣也面臨新的挑戰(zhàn)，已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的要求，檔案管理數(shù)字化成為檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。本文主要討論了數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化 發(fā)展

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）12-00-01

前言

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨(dú)特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

一、檔案管理數(shù)字化的意義

提高經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理數(shù)字化通過新形勢(shì)，將傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，極大地減少了保管費(fèi)用，還在一定程度上節(jié)省了占地空間，節(jié)省大量查閱時(shí)間，同時(shí)也避免了因反復(fù)印刷復(fù)印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

提高辦公效率。檔案數(shù)字化能夠提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，使得查詢資料變得非常方便快捷，也減輕管理人員的工作量。檔案館也從原本的文件實(shí)體保管擴(kuò)展成提供信息的保存調(diào)用中心。

提供全面的服務(wù)工作。檔案數(shù)字化通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)進(jìn)行高效檢索、存儲(chǔ)閱讀電子檔案、提高管理水平、提高檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)水平，為檔案面向社會(huì)服務(wù)大眾及其自身內(nèi)部管理提供更為安全的服務(wù)工作。

檔案數(shù)字化是未來時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，較之傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理，有著無可比擬的先進(jìn)性和時(shí)效性[1]。

二、現(xiàn)階段檔案管理數(shù)字化水平及存在問題

由于人才、技術(shù)、理念及制度等方面的局限，我國(guó)大部分地區(qū)的檔案數(shù)字化管理處于起步階段，檔案數(shù)字化管理的發(fā)展之路任重道遠(yuǎn)。

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，必須要求檔案管理人員具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，需要既懂得檔案管理，又能掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才，目前我國(guó)的檔案管理人員中，尤其在基層檔案管理部門中，極度缺乏能系統(tǒng)掌握檔案管理及信息技術(shù)的復(fù)合型人才，這使得人員素質(zhì)成為制約先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用的重要因素。

技術(shù)落后、理念陳舊，檔案意識(shí)淡薄，投入經(jīng)費(fèi)不足，這些因素嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

目前我國(guó)大部分單位在檔案工作中缺乏全面、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，收集、管理信息的技術(shù)方法落后。這就直接影響了對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的進(jìn)程。

檔案管理軟件質(zhì)量參差不齊，沒有一個(gè)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，就不可能實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)[2]。

電子檔案帶來方便快捷的同時(shí)，也存在原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問題。對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，其內(nèi)容的真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。而電子檔案本身就是對(duì)紙質(zhì)文件的一種復(fù)制，人們?cè)趯?duì)數(shù)字檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)它的真實(shí)性、完整性與安全性進(jìn)行認(rèn)定。另外，電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，遭受黑客攻擊，或者用戶有目的的任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。

三、檔案管理數(shù)字化發(fā)展方向

1.管理過程計(jì)算機(jī)化

傳統(tǒng)的檔案管理模式是按照類別、年份進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類，標(biāo)準(zhǔn)性差。建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)歸檔、編目、查詢檢索和借閱管理的辦公自動(dòng)化，大大提高檔案管理的工作效率，同時(shí)也使檔案管理更加規(guī)范化。

2.文件存儲(chǔ)數(shù)字化

隨著計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化和輔助設(shè)計(jì)的普及，文本、表格、圖形、圖像等都以電子文檔的形式保存下來，電子文件已經(jīng)成為重要的信息資源。從存儲(chǔ)介質(zhì)看，光盤、硬盤等新型存儲(chǔ)設(shè)備具有容量大、占用空間小、調(diào)用修改方便等優(yōu)點(diǎn)，為數(shù)字化檔案的保存提供了有利的條件。檔案的數(shù)字化需要建立起全新的電子檔案管理體系。

3.信息檢索的智能化

檔案工作的重要性之一就是提供歸檔資料的查詢和利用，而檔案檢索是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件。傳統(tǒng)管理方式下只能按照歸檔的分類方式進(jìn)行固定模式、固定條件的簡(jiǎn)單查詢，檢索條件簡(jiǎn)單，查詢結(jié)果單一。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，急需改善檢索功能。例如增加新的檢索功能，利用先進(jìn)的檢索技術(shù)，根據(jù)用戶檢索信息，智能分析用戶需求，提供智能化人機(jī)界面等，這些都將極大提高檔案信息查詢的檢全率和檢準(zhǔn)率。

4.完善法規(guī)制度建設(shè)

在檔案的數(shù)字化進(jìn)程中，針對(duì)電子檔案對(duì)設(shè)備的依賴性、不安全性等特點(diǎn)，我們還需要對(duì)現(xiàn)有的檔案法規(guī)制度進(jìn)行修訂和完善。為了保護(hù)數(shù)字信息的真實(shí)性、可靠性以及完整性，必須制定嚴(yán)密的管理措施與規(guī)范。首先，要對(duì)庫房的管理、檔案的借閱、保密、鑒定以及銷毀等各種制度和要求應(yīng)根據(jù)檔案類型的不同分別進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。其次，應(yīng)重視對(duì)檔案從業(yè)人員的崗位培訓(xùn)和職業(yè)教育，加強(qiáng)法制學(xué)習(xí)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。第三，對(duì)檔案管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，包括檔案室職責(zé)、專職檔案員職責(zé)以及兼職檔案員職責(zé)等，并監(jiān)督檔案管理工作人員按責(zé)行事。加強(qiáng)檔案法制工作，是促進(jìn)檔案數(shù)字化發(fā)展的重要內(nèi)容。

四、結(jié)語

檔案管理數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，要求檔案管理人員掌握成熟的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，保持經(jīng)常性的學(xué)習(xí)先進(jìn)文化知識(shí)，因地制宜優(yōu)化更新檔案管理系統(tǒng)，提供高效安全的資源服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉福紅.科技檔案管理信息化建設(shè)芻議[J].中國(guó)電力教育.2012.03.

[2]楊林書，韓曉敏.淺談檔案管理的發(fā)展方向[J].檔案天地.2015.06.