信息化背景下單位人事檔案管理研究

楊秀春

(內蒙古農(nóng)牧業(yè)科學院,內蒙古 呼和浩特 010010）

信息化時代，即數(shù)據(jù)時代。簡言之，是指以信息處理技術為核心，對海量數(shù)據(jù)進行深入分析與處理。就目前來看，在當前全新的互聯(lián)網(wǎng)信息環(huán)境下，信息技術與大數(shù)據(jù)技術已經(jīng)被廣泛應用于各個發(fā)展領域。眾所周知，信息數(shù)據(jù)的核心關鍵在于提取有發(fā)展價值的數(shù)據(jù)信息，以優(yōu)化某領域的管理，確保其發(fā)展的科學性和合理程度。所以，在企事業(yè)人力資源管理領域的應用及其價值體現(xiàn)日漸凸顯。文章以此為背景，重點以企事業(yè)單位的人事檔案管理及其工作創(chuàng)新為主。

1 人事檔案管理信息化建設的必要性

信息化背景下，對于企事業(yè)單位人事檔案管理領域的應用及建設越來越深入，主要是源于信息技術管理本身的優(yōu)勢，即快捷、安全、環(huán)保等。更進一步來講，其將人事檔案管理的價值及其呈現(xiàn)力變得更加突出，即對單位發(fā)展的服務性，且大幅降低了檔案管理的成本。因為在整個檔案管理工作中，人事檔案的內容往往與單位的發(fā)展更加聯(lián)系緊密。但是在現(xiàn)實中由于人事檔案工作的特殊性，所以絕大多數(shù)的單位、機構等依然沿襲手工操作的組織形式。

1.1 加快信息化建設可使人事檔案信息永久保存

眾所周知，傳統(tǒng)的檔案文件管理、保存等，以紙質材料形式，非常容易受損，包括氣候、溫度以及人為破壞等。正如上述所言，尤其是人事檔案的特殊性，其重要性不言而喻。簡言之，人事檔案如果受損，往往是很難修復的，其對于單位、對于當事人所造成的影響也是難以預測和估算的。

如上，在信息技術的應用和保存環(huán)境下，常見的檔案資料遺失、造假等不利情況均可得到較好的規(guī)避和控制，最大限度保障了事業(yè)單位人事檔案的準確性和完整性。更重要的是，人事檔案本身受到外界因素影響和人為破壞的幾率更小，便于攜帶，文件操作與查詢簡單。

1.2 加快信息化建設讓人事檔案信息查閱更加快捷簡便

傳統(tǒng)的管理方法框架下，必然需要運用傳統(tǒng)的文件管理辦法，這也是最基礎性的工作內容。通俗點來理解，即人事檔案管理人員對文件進行早期的細致分類。在整個工作管理中，僅用于查詢信息的時間、精力等均消耗巨大。不僅如此，當面對一摞又一摞厚厚的檔案文件時，關鍵數(shù)據(jù)的遺漏在所難免。更為致命也是最讓工作人員棘手的問題是，在查閱的過程中，檔案文件不斷被打亂，給后續(xù)的工作再次帶來較大困擾。

如上，信息化背景與操作應用下，在日常的管理和查閱工作中，不僅可以幫助我們輕松查找單位內外所需的檔案信息，并且對于上述提到的幾大問題現(xiàn)象均可很好規(guī)避。此外，直接提升了傳統(tǒng)紙質檔案管理下的低效率問題，大幅提升了信息檢索的準確性。

2 信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作中的技術運用

聯(lián)系本單位近兩年的工作實際以及信息化辦公管理服務模式的創(chuàng)建應用現(xiàn)狀，簡單總結歸納如下。

2.1 人事檔案管理對于數(shù)據(jù)庫技術的運用

進入到新世紀之后，信息技術的迅猛發(fā)展與普及應用，在于物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、云平臺等技術網(wǎng)絡服務架構的創(chuàng)建。簡言之，就目前來看，數(shù)據(jù)庫技術在信息網(wǎng)絡的發(fā)展下已經(jīng)逐步形成了一個巨大集合體。在該信息集合體時空內部，蘊含著各種各樣的數(shù)據(jù)信息，并呈次方式的爆炸式態(tài)勢增長。所以，憑借著該環(huán)節(jié)的技術優(yōu)勢，將其應用到檔案信息的管理工作中來，對于挖掘價值信息、優(yōu)化管理方面效果突出。

但是，事業(yè)單位人事檔案管理工作中，如果直接在辦公系統(tǒng)界面創(chuàng)建對應的數(shù)據(jù)庫，也存在不足和隱患，即會造成數(shù)據(jù)庫的安全性差。不過，對于系統(tǒng)的安全防護可以持續(xù)改進。將管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫合二為一，而不是簡單在桌面上建立對應的數(shù)據(jù)庫，借助數(shù)據(jù)庫技術，最大限度保證系統(tǒng)的安全。正如上述所言，數(shù)據(jù)庫實際上屬于大型數(shù)據(jù)庫，容量大、操作簡單，對于管理人員而言更加容易上手。

在此基礎上，還包括數(shù)據(jù)庫恢復技術。雖然數(shù)據(jù)庫的獨有技術優(yōu)勢已經(jīng)明確，但依然孤立存在，很多情況下還是會受到外界因素的影響，尤其是人為因素的影響。比如，時常會由于人事檔案數(shù)據(jù)庫的管理人員操作不當，或者工作人員本身的業(yè)務能力不足等，造成實際的管理工作中部分檔案數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)板塊損壞的情況。正因如此，最重要的一項技術應運而生，即針對人事檔案的數(shù)據(jù)恢復技術。

2.2 人事檔案管理對于壓縮技術的運用

壓縮技術的應用，直接改進了傳統(tǒng)管理模式下的諸多弊端和不足。具體來看，在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，主要的職責任務就是將所有員工的檔案資料以紙質的形式存儲起來。正如前文所言，浩如煙海的檔案資料中，包括歸檔、篩選等，既費時又費力。反之，信息化平臺架構下，借助于壓縮技術，將需要存儲的信息予以備份，對于檔案管理工作人員來說，工作任務量也大幅降低，只需要將備份的檔案信息輸入到電腦系統(tǒng)中，即可完成存儲。

不僅如此，借助于壓縮技術，對于以往很難完成的圖片等存儲內容，均可直接壓縮成黑白圖像或者彩色圖像。總之，對于單位內部開展人事檔案管理工作及其針對性更加便捷。

2.3 人事檔案管理對于音頻視頻處理技術的運用

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，對于部分音頻資料信息的存儲，主要是利用磁帶光盤或者錄音筆等設備來完成。但是，無論是磁帶光盤還是錄音筆，在實際的檔案保管工作中受到物理性因素的影響和破壞比較嚴重。

相對而言，借助于信息技術，引入更加先進的音頻視頻處理技術來輔助完成，可將這些寶貴的資料數(shù)據(jù)錄制到計算機管理系統(tǒng)中。通俗點來理解，就是將錄制中的聲音信號轉化為數(shù)字信號，即便保存時間很長，仍不受影響。

3 信息化背景下人事檔案管理效率的強化路徑

關于人事檔案管理信息化建設的必要性和重要程度，以及關鍵計算機信息技術的合理運用等，前文中簡要從幾大方面綜合歸納梳理。總的來看，今后人事檔案管理信息化的推進已經(jīng)成為主要趨向，并且朝著縱深方向持續(xù)演進。對于現(xiàn)階段存留的不足，還需進一步強化。

3.1 加快更新人事檔案信息化管理設備

嚴格意義上講，要想加快提升事業(yè)單位人事檔案管理的信息化水平，除了從管理制度、行為操作以及人才培訓方面，還需一項更加基礎性的保障工作，即物資投入建設。

在人事檔案管理中，單位管理者必須要革新原有的檔案管理理念，堅持與時俱進。首要的就是適當加大資金投入建設，包括引進先進的技術與設備，并對設備做好養(yǎng)護。在此基礎上，結合單位內部自身的情況，做好工作流程的優(yōu)化以及管理系統(tǒng)的升級等。

3.2 全面推進人事檔案信息的計算機檢索

關于計算機信息技術的保障性，上述已經(jīng)了解到。在對人事檔案信息檢索時，需要充分體現(xiàn)出計算機的輔助性，而非一種擺設。簡言之，就是利用計算機來編制檔案檢索工具。在此基礎上，將各類不同的數(shù)據(jù)信息歸檔分類，比如，可編織成專題目錄、案卷目錄、分類目錄等。對各類紙質信息，全部需要依照信息管理部門的要求以及相應的文件格式來操作。如此以來，旨在增強和保證人事檔案信息的通用性和可靠性。

如上，還需進一步強化計算機系統(tǒng)的服務職能。比如，管理人員在利用計算機來檢索檔案信息時，最先需要對本部分檔案內容予以了解，包括內容特征、形式特征等。該環(huán)節(jié)的目的在于保證檢索出來的人事檔案信息能夠滿足檔案目錄的具體要求，即提升閱檔的速度。在單位內部，還可以建立專屬的檔案室網(wǎng)頁。

3.3 做好數(shù)據(jù)庫的安全防范，建立專業(yè)的信息化檔案管理隊伍

開篇已經(jīng)提到，安全問題仍屬于現(xiàn)階段人事檔案管理工作中的普遍性問題，即便是在信息化管理環(huán)境下也不例外。故此，建立相應的安全防控機制是非常有必要的。具體來看，單位首先要確立相關的規(guī)章制度，即讓單位內部全員上下清楚地認識到人事檔案信息的重要性，以及安全保障系統(tǒng)建構的必須性，需要滲透融入工作管理的每一個環(huán)節(jié)。比如，工作人員要做好日常人事檔案信息的備份工作，并借助于計算機壓縮技術等來建立檔案恢復機制?？傊?，運用最先進、可靠的技術軟件與設備工具來持續(xù)提升檔案存儲的安全性。

在此基礎上，加強對工作人員的培訓和再教育。包括操作技能、業(yè)務水平、服務意識以及職業(yè)道德等。對于崗位上的工作人員來說，做好安全技能的學習是基礎性工作。在實際管理工作中，要切實意識到互聯(lián)網(wǎng)的使用對于現(xiàn)有工作的作用以及潛在的威脅等。需要特別注意的是，由于人事檔案數(shù)據(jù)的特殊性，所以應選用專用電腦來保存。在數(shù)字化存儲的同時，對于紙質存儲管理工作仍將繼續(xù)。

3.4 提高單位領導的專業(yè)水平

一個單位或者一個部門的領導，對于各項工作的開展以及水平的高低等，與其自身的能力是有直接關聯(lián)的。對于事業(yè)單位的領導也不例外，檔案管理工作作為整個單位其他各項工作開展的輔助性職能部門，同時也是基礎性部門。相對而言，人事檔案管理工作更是重中之重，直接影響著人力資源管理。故此，建議事業(yè)單位的領導以及檔案管理部門的領導，需要結合當前社會體制發(fā)展狀況，來做好具體工作的實時更新。再者，只有領導層加以重視，并付諸實施，對于后續(xù)的基建工作、保障工作等，才能更好順暢的持續(xù)推進。