事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

薛潔瓊

（呂梁市城市管理綜合行政執(zhí)法隊(duì) 山西 呂梁 033000）

1 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

人事檔案對(duì)于個(gè)人和事業(yè)單位來(lái)說(shuō)都是極其重要的，人事檔案記錄了一個(gè)人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、事務(wù)能力、政治面貌、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等多類重要的信息。人事檔案也是事業(yè)單位了解員工經(jīng)歷的重要方式，單位可以憑借檔案對(duì)一個(gè)人的工作和德行做出評(píng)價(jià)，從而決定一個(gè)人是升職加薪，還是降職辭退。人事檔案的管理可以提高事業(yè)單位的人力資源利用率，對(duì)于人才的挖掘也有極大的作用。人事檔案如此重要，但很多事業(yè)單位仍舊沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，因而他們對(duì)于人事檔案的管理也存在許多問(wèn)題：

1.1 管理機(jī)制不健全，人事資料不完善

很多行政事業(yè)單位雖然都有專門的人事檔案管理部門，但是部門內(nèi)部的管理方式并不完善，部門外部的配套管理制度也不健全。隨著行政事業(yè)單位的改革，人力資源開始大量流入，單位的管理機(jī)制就要以最快的速度去收集、整理這些新鮮血液的資料，以最優(yōu)的態(tài)度適應(yīng)大改革。但單位和管理部門對(duì)于資料的收集并不重視，單位對(duì)于資料收集沒有明確的規(guī)定，管理部門對(duì)資料的真實(shí)程度不予重視，在收集資料的過(guò)程中與其他部門也沒有過(guò)多的配合，這種上不管下懶散的行事方式，是人事檔案收集時(shí)面臨的問(wèn)題。

1.2 管理方式落后，利用率不高

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式都缺乏技術(shù)性，依舊采用原有的人力管理模式，這種管理模式在單位需要查取人員信息時(shí)需要翻閱大量的資料，再一次次的檢索、查閱，最終找出正確的人提取正確的信息，這種方式極其不便，且與現(xiàn)代化飛速發(fā)展的科技脫軌，大大降低了人力資源的利用率，阻礙了人力資源的有效分配。

1.3 管理人員缺乏專業(yè)管理意識(shí)

行政事業(yè)單位中負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的部門，其組成人員多為非專門性的管理人員，而單位也并沒有對(duì)這些人員進(jìn)行更深層次的培訓(xùn)，因而很多工作人員缺乏專業(yè)性的管理方式以及專業(yè)化的管理精神，對(duì)于工作缺乏積極向上的探索精神，致使事業(yè)單位的發(fā)展基礎(chǔ)沒有得到有效的管理。檔案管理人員對(duì)于突發(fā)情況的處理能力也有待提升，當(dāng)檔案遭到竊取、火災(zāi)等緊急事件后，管理人員無(wú)法對(duì)損毀材料進(jìn)行及時(shí)的審核，且無(wú)法準(zhǔn)確找出缺失的材料。

1.4 檔案保管方式有待提升

對(duì)于個(gè)人和行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案原件是極其重要的，因而原件的保管是檔案管理工作的重中之重。個(gè)人檔案的更新對(duì)于工作之中的審批等都有著重要影響，原件的良好保存和內(nèi)容的保密性也極為重要。很多事業(yè)單位的管理人員并不重視原件的保存和內(nèi)容的保密，極易造成行政事業(yè)上的損失，對(duì)于事業(yè)單位日后的發(fā)展也有極大的影響。

2 針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題淺議解決對(duì)策

2.1 健全管理機(jī)制，完善人事檔案

隨著新血液的流入，人才管理機(jī)制就要充分發(fā)揮其作用，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理部門的重視，制定明確的人事管理?xiàng)l例，并在會(huì)議上再次強(qiáng)調(diào)條例要求，加強(qiáng)各部門與管理部門之間的聯(lián)系，要求各部門積極配合管理部門的工作，主動(dòng)提交本部門成員的人事檔案，力求精準(zhǔn)、真實(shí)。管理部門在檔案整理收集時(shí)要主動(dòng)審核檔案，積極發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與有關(guān)部門進(jìn)行溝通解決問(wèn)題，努力完善人事檔案的管理工作。

2.2 管理工作與信息化相結(jié)合

事業(yè)單位進(jìn)行改革之后，單位的人員持續(xù)增加，這一現(xiàn)象對(duì)人事檔案的管理工作也帶來(lái)了不小的麻煩，檔案的整理、歸納、再查詢都增加了一定的工作量，此時(shí)若再繼續(xù)采取原有的人力資源管理方式極不利于發(fā)掘優(yōu)秀人才。信息量增加可采用信息化的處理方式，利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息處理速度對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，將單位的人事檔案進(jìn)行錄入、保存，這樣對(duì)于之后的審查、核對(duì)也方便了不少。檔案信息錄入計(jì)算機(jī)，也減少了原件的翻閱，對(duì)于原件的保存和保護(hù)也有一定的好處，審核人員在對(duì)人事檔案進(jìn)行查取時(shí)，也可直接通過(guò)電腦對(duì)人員檔案進(jìn)行查閱。這種快捷化的信息管理方式對(duì)于事業(yè)單位人力資源管理進(jìn)行了極高的優(yōu)化，提高了事業(yè)單位人事資源的管理效率，使事業(yè)單位的人才能夠得到合理的分配，進(jìn)而優(yōu)化管理機(jī)制。

2.3 提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

前文提到過(guò)事業(yè)單位的管理人員多非專業(yè)性的管理人員，因此單位要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理部門人員的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)化素質(zhì)，轉(zhuǎn)變他們陳舊的管理思想，要求管理人員在管理過(guò)程中積極尋找新型的管理方法，對(duì)管理體系進(jìn)行改革創(chuàng)新。其次要培養(yǎng)管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)。新型的高效管理方式離不開計(jì)算機(jī)的操作，因此管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的管理手段和方式。

2.4 要做好人事檔案的安全保密工作

人事檔案記錄了事業(yè)單位中每一位工作人員的各項(xiàng)信息，這些信息在單位的事業(yè)發(fā)展中有著其為重要的作用，而檔案對(duì)于單位個(gè)人來(lái)說(shuō)，也是極為重要的履歷資本。若事業(yè)單位不慎遺失了工作人員的檔案原件，或工作人員的信息被竊取，對(duì)于個(gè)人和單位都是無(wú)法估計(jì)的損失。信息化的管理方式雖然方便了檔案的管理，也保護(hù)了檔案原件減少了其丟失的風(fēng)險(xiǎn)，但是信息化的管理卻更容易在網(wǎng)絡(luò)上外泄信息，因此單位需要完善信息網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建安全的信息防護(hù)網(wǎng)，阻擋黑客和不法分子的惡意攻擊。

3 總結(jié)

人事檔案收集了事業(yè)單位中人員的眾多信息，是單位內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)，因而要加快改變檔案管理方式的腳步，與時(shí)俱進(jìn)，積極探索，將人事檔案更好的整理歸納，對(duì)每一個(gè)人的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行整合，從管理層面上推動(dòng)單位的發(fā)展。在檔案的審核過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)，對(duì)人員的分配進(jìn)行優(yōu)化管理，合適人任用于合適崗位，從而推動(dòng)單位向良發(fā)展。