探究電力工程檔案管理現(xiàn)狀及完善策略

陳 英，趙 飛

（國網(wǎng)新鄉(xiāng)供電公司 河南 新鄉(xiāng) 453000）

探究電力工程檔案管理現(xiàn)狀及完善策略

陳 英，趙 飛

（國網(wǎng)新鄉(xiāng)供電公司 河南 新鄉(xiāng) 453000）

當前電力工程建設發(fā)展迅速，電力工程檔案管理也隨之發(fā)揮著越來越不可忽視的作用。作為一項專業(yè)性強、內(nèi)容復雜的工作，電力工程檔案管理工作需要不斷提高管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能水平。為了讓電力工程管理工作更加規(guī)范化，本文對電力工程檔案管理工作中的一些問題提出建議，旨在拋磚引玉，共同促進電力企業(yè)改革，加快電力工程行業(yè)發(fā)展。

電力工程；檔案管理；策略

1 引言

隨著電力體制不斷改革，電力工程檔案信息管理的準確性和完整性日趨重要。作為工程項目的重要組成部分，電力工程檔案不僅記錄了企業(yè)自建業(yè)以來的工程建設成果及榮譽，還記錄了電力工程企業(yè)的發(fā)展歷程，表現(xiàn)出企業(yè)檔案管理水平和企業(yè)施工水平。因此，做好檔案管理工作，是當前工程建設工作中不可忽略的部分，直接影響到電力工程建設完工質(zhì)量，甚至是企業(yè)經(jīng)濟效益。

2 電力工程檔案管理現(xiàn)狀

在電力工程檔案管理工作中，既要求檔案管理人員跟上項目施工進度，保持步調(diào)一致，及時收集整理各方面信息，又要求其全程參與項目施工過程，做好管理工作統(tǒng)籌和規(guī)劃，從而提高電力工程檔案管理水平，提高電力工程建設質(zhì)量。然而，隨著社會發(fā)展和電力工程體制不斷改革，企業(yè)對檔案管理工作提出更多要求，當前檔案管理工作還存在一些不盡如人意的地方。

2.1 檔案管理工作重視度低

傳統(tǒng)電力工程建設中只注重工程施工相關(guān)工作，把工作中心放在工程成本控制、進度及質(zhì)量上，卻忽略電力建設檔案管理工作，甚至在工程建設中沒有設檔案管理部門，造成檔案數(shù)據(jù)信息材料丟失，從而影響工程進度[1]。同時，由于企業(yè)管理者缺少相關(guān)檔案管理意識，造成下屬基層人員思想認識不高，對檔案管理工作不夠重視。在工作中不僅不配合從事人員進行材料交接，甚至對其排斥抵抗，從而影響工程施工進度和質(zhì)量。

2.2 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)低

由于電力工程檔案管理部門建設歷史時間較短，其管理人員有的是從其他部門臨時調(diào)用過來，大多沒有受過專業(yè)系統(tǒng)培訓，無法將檔案管理工作系統(tǒng)科學、合理有序地展開。同時，由于沒有專業(yè)固定人員從事此專項工作，檔案管理工作相關(guān)人員在崗位上從事時間短且其綜合素質(zhì)不高，不能有效順利開展工作，甚至出現(xiàn)消極懈怠現(xiàn)象。此外，在檔案管理工作中，鑒于環(huán)境等外在因素，檔案管理人員在工作中缺少檢查核對環(huán)節(jié)，無法驗證上報文件材料真實性，甚至導致檔案信息源丟失。

2.3 檔案信息化程度低

在管理工作中，由于上級部門重視度不高，資金不到位等外在因素影響，檔案管理工作數(shù)字化普及率極低。工程材料記錄工作多依賴于紙質(zhì)文檔，從而給檔案查閱、歸檔等工作造成極大不便。而隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，數(shù)字化、智能化管理系統(tǒng)在工作學習中逐步普及，如電力企業(yè)無法跟上時代發(fā)展的步伐，進行企業(yè)電力工程檔案信息化管理，將會在項目工程工作中形成短板，嚴重制約項目工程開展。

3 電力工程檔案管理工作建議

3.1 加強企業(yè)重視程度

企業(yè)高層管理者應樹立檔案管理意識，重視檔案開發(fā)管理工作。只有通過自上而下地開展工作，才能讓基層人員明確自身責任，讓檔案管理規(guī)范制度落到實處，從而提高檔案管理工作效率。

根據(jù)我國對電力工程企業(yè)檔案管理工作相關(guān)法律要求，企業(yè)相關(guān)人員應加深有關(guān)法律認識，將檔案管理工作融入到企業(yè)管理中，建立健全相關(guān)制度規(guī)范。實施責任到人，落實到崗，專項工程專人負責，確保在管理工作中出現(xiàn)問題時，能夠及時找到根源，及時解決，避免出現(xiàn)互相推諉而影響施工效率情況。當然，在制度推行中，施工單位高層人員應向基層人員灌輸積極思想：問責制不是為了限制檔案管理人員工作自由度，而是為了提高檔案管理效率并減輕檔案管理人員工作負擔，從而減少基層人員排斥心理，促進檔案管理制度的有效推行。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

首先，電力企業(yè)在選擇聘用檔案管理人員時，應選擇經(jīng)過系統(tǒng)培訓的專業(yè)人員，能夠運用專業(yè)理論進行檔案信息篩選歸檔，從而幫助電力企業(yè)單位建立起規(guī)范科學的檔案管理體系。同時，在正式開展工作前，企業(yè)單位還應集合新進人員進行短期崗前培訓，針對本單位具體情況進行系統(tǒng)學習，從而讓檔案管理人員能夠結(jié)合實情開展工作，避免出現(xiàn)一刀切解決問題的情況。

其次，在工作管理中，檔案管理部門應定期開展培訓交流會，總結(jié)當前檔案管理工作中存在問題并進行有效研討，根據(jù)同期行業(yè)內(nèi)檔案管理變革發(fā)展提出結(jié)合本單位實情提出解決辦法，并形成規(guī)范文件在部門內(nèi)瀏覽傳達，從而利于檔案管理工作系統(tǒng)性、延續(xù)性。

最后，企業(yè)既可選派優(yōu)秀骨干人員去往其他企業(yè)進行交流學習，從而提高本企業(yè)檔案管理人員專業(yè)技能水平，進一步優(yōu)化檔案管理工作。也可請業(yè)內(nèi)專業(yè)人士到企業(yè)內(nèi)部進行指導工作，針對個體情況提出優(yōu)化建議。

3.3 信息化管理電力檔案

信息化建設有利于推動企業(yè)檔案管理工作，促進電力工程有序化發(fā)展。因此，在電力工程建設中，必須要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，促進電力工程檔案資料管理工作開展。

一方面，在檔案管理中，企業(yè)應建立文檔一體化管理系統(tǒng)，將在工程建設過程中積累整理的資料以電子文檔的形式進行備份記錄，同時附上檔案保存、鑒定、利用和歸檔信息以保證檔案資料完整性。此外電力企業(yè)檔案管理應實時監(jiān)管電子文件信息，確保檔案資料信息真實性和有效性。另一方面，企業(yè)還應加強檔案管理系統(tǒng)安全性，做好保密工作。由于電力工程檔案資料涉及到相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密，因此在管理工作中，電力企業(yè)單位應建立起檔案數(shù)據(jù)一體化管理，將文字圖片信息和視頻等內(nèi)容都錄入數(shù)據(jù)庫中。在此基礎(chǔ)上建立檔案資源目錄，從而方便使用者進行信息檢索，且利于保護檔案資料信息安全，不易造成信息遺失[2]。

3.4 三同步管理電力檔案

由于電力工程檔案內(nèi)容復雜、管理量大且加上電力工程完工時間具有不確定性，造成檔案管理工作難以開展。因此，在電力工程檔案管理工作中，應采取三同步的工作方式以保證檔案管理工作科學性、完整性和準確性。三同步工作法要求檔案資料管理工作的開展進度要和電力工程建設施工進度保持一致，同時檔案管理工作要實時跟進電力工程企業(yè)竣工資料的收集、整理、積累和審核等工作，最后檔案管理人員要確保檔案資料的驗收工作要和電力工程完工驗收工作同時進行。

3.5 實行二交底、三控制

在工程立項后，檔案管理人員應做好工程前期和竣工驗收材料收集、整理、歸檔等文件工作，對項目管理部門進行交底工作，做好前端控制；在工程項目開工前，檔案管理人員應實時收集整理工程項目設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行檔案交底，確保各單位能及時分解檔案工作任務目標，根據(jù)規(guī)程規(guī)范文件，做好技術(shù)材料形成、積累工程，同時確保材料質(zhì)量。此外，文件材料要與工程項目同時計劃，同時布置，同時核查，保證文件資料真實可靠性，從而做好工程中期控制。在整個檔案管理過程中，管理人員一定要全程參與，加強現(xiàn)場檢查指導力度，實現(xiàn)終端控制。

4 結(jié)語

電力工程檔案真實完整地記錄了電力企業(yè)工程建設過程、實體情況和建設質(zhì)量，是維護企業(yè)合法權(quán)益、保證企業(yè)經(jīng)濟效益并反映企業(yè)歷史真實面貌的一項重要基礎(chǔ)工作，同時也是工程項目投產(chǎn)后進行運行檢修、擴建改建工作的重要材料依據(jù)。在電力工程建設中實時收集整理檔案資料，精確核查工程文件材料，規(guī)范化管理技術(shù)檔案，保證企業(yè)檔案資料系統(tǒng)性和完整性，有利于為當前工程建設工作開展各項服務，也有利于為電力企業(yè)工程后續(xù)投產(chǎn)工作做好基礎(chǔ)準備工作。

[1]馮雪.探討電力檔案管理工作中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務，2016，24(01)：105.

[2]劉霞.淺談電子信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].現(xiàn)代國企研究，2016，8(04)：77.

F272 【文獻標識碼】A 【文章編號】1009-5624（2018）01-0085-02