檔案信息化建設(shè)研究

孔祥寧

（中國(guó)石油集團(tuán)東方地球物理勘探有限責(zé)任公司 河北 涿州 072751）

檔案信息化建設(shè)研究

孔祥寧

（中國(guó)石油集團(tuán)東方地球物理勘探有限責(zé)任公司 河北 涿州 072751）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)基本覆蓋大部分地區(qū)，同時(shí)大多數(shù)企業(yè)也將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)的檔案管理中。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化和科學(xué)化，對(duì)于提高企業(yè)管理來(lái)說(shuō)具有重要意義。本文主要對(duì)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行研究，首先介紹了檔案信息化建設(shè)的重要意義，然后談了當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并提出了解決建議。

檔案工作；信息化建設(shè)；企業(yè)管理

1 引言

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得信息化管理不再困難，隨著企業(yè)管理技術(shù)的改善，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)今天的形勢(shì)，因此應(yīng)該對(duì)檔案管理進(jìn)行改革。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中是當(dāng)前檔案管理和建設(shè)的一個(gè)趨勢(shì)，它能夠?qū)n案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，同時(shí)縮減了檔案管理的工作崗位和工作人數(shù)。然而在檔案信息化的建設(shè)中也應(yīng)該注意諸多問(wèn)題，防患于未然，才能保證檔案信息化建設(shè)的順利開展。

2 檔案信息化建設(shè)的重要意義

2.1 提高檔案管理的科技含量

通過(guò)檔案信息化建設(shè)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，能夠提高檔案管理的科技含量，促使檔案管理部門從傳統(tǒng)的封閉式管理逐漸變?yōu)殚_放式管理，提高管理的透明度，將檔案管理的信息收集、整理、分析和歸檔工作整合起來(lái)，方便數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部資源的合理配置，提高經(jīng)營(yíng)效率。

2.2 方便數(shù)據(jù)的檢索和調(diào)取

傳統(tǒng)的檔案管理主要采取人工管理的方式，不僅速度慢，而且浪費(fèi)人工成本，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速找到需要的數(shù)據(jù)和資料，省去了人工查找的麻煩，而且可以通過(guò)多條件查找、目標(biāo)查找等多種方式進(jìn)行搜索，從大量的數(shù)據(jù)庫(kù)中搜檢到需要的資料，迅速調(diào)取出來(lái)，這是傳統(tǒng)的檔案管理無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。

2.3 提高管理效率

將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，大大提高了檔案管理的效率。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的整理和分析，對(duì)于建立檔案工作人員來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)能夠?qū)n案進(jìn)行整合，迅速生成檔案目錄，對(duì)于查閱檔案的人員來(lái)說(shuō)，通過(guò)計(jì)算機(jī)的搜索功能，能夠迅速找到自己需要的信息，網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)使得檔案的管理和查閱工作都變得方便簡(jiǎn)單[1]。

3 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題

3.1 思想觀念上缺乏重視

當(dāng)前很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案的信息化建設(shè)沒(méi)有給予足夠的重視，認(rèn)為檔案管理對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展來(lái)說(shuō)沒(méi)有重要作用，檔案信息化的建設(shè)需要投入大量的資金和設(shè)備，同時(shí)需要派遣專業(yè)的人員進(jìn)行維護(hù)和管理，這都需要管理者從經(jīng)營(yíng)資金中予以抽調(diào)，會(huì)影響企業(yè)其他業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)，因此有的企業(yè)管理者沒(méi)有將檔案信息化建設(shè)放在應(yīng)有位置，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)信息管理所產(chǎn)生的重要意義。另外企業(yè)中落后的管理觀念、人才儲(chǔ)備不足等問(wèn)題都嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)。

3.2 檔案信息化建設(shè)流于形式

很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)只是為了跟隨大流，信息化建設(shè)只是對(duì)目錄錄入和數(shù)字化掃描進(jìn)行改善，這種流于形式的建設(shè)方式對(duì)于檔案的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)是毫無(wú)益處的。要想構(gòu)建一個(gè)健全的檔案管理系統(tǒng)，不僅需要在技術(shù)上進(jìn)行改善，還需要建設(shè)一個(gè)完善信息化系統(tǒng)，用強(qiáng)有力的制度保證信息化建設(shè)的實(shí)施。只注重表面而不注重實(shí)質(zhì)建設(shè)的方式不僅不能為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益的流入，反而會(huì)增加企業(yè)的額外負(fù)擔(dān)。

3.3 檔案信息化建設(shè)不規(guī)范

檔案信息化的建設(shè)不僅能為企業(yè)經(jīng)營(yíng)提供充足的動(dòng)力，同時(shí)也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的共同要求，因此企業(yè)在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中應(yīng)該采取統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化和科學(xué)化，但是當(dāng)前的檔案信息化的建設(shè)沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)企業(yè)都有自己的建設(shè)方案，這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)不規(guī)范的問(wèn)題。檔案信息化建設(shè)不規(guī)范不僅導(dǎo)致行業(yè)內(nèi)部建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，同時(shí)也導(dǎo)致企業(yè)管理出現(xiàn)麻煩[2]。

4 檔案信息化建設(shè)的改進(jìn)措施

按照國(guó)家和政府出臺(tái)的有關(guān)文件，應(yīng)該對(duì)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行糾正，保證檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

4.1 從思想認(rèn)識(shí)上給予高度重視

提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，是開展檔案信息化建設(shè)的前提條件，只有深入了解檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和行業(yè)發(fā)展起到的重要作用，才能落實(shí)到行動(dòng)上，主動(dòng)采取措施，促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。提高重視程度應(yīng)該主要從高級(jí)管理人員和檔案管理人員兩個(gè)層次入手，高級(jí)管理人員是企業(yè)戰(zhàn)略的制定者，只有高層制定完善的檔案信息化建設(shè)方案，下級(jí)部門才能按照方案組織實(shí)施。檔案管理部門也應(yīng)該對(duì)檔案信息化建設(shè)給予高度重視，積極配合上級(jí)部門的決策，制定合理的實(shí)施方案，為企業(yè)建設(shè)檔案管理制度提供便利條件。企業(yè)的高級(jí)管理人員可以加強(qiáng)宣傳，提高檔案管理部門、制度設(shè)計(jì)部門、人事管理部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，做好相關(guān)法律法規(guī)的普及工作，促使員工明白檔案信息化建設(shè)是與他們的工作密切相關(guān)的，同時(shí)也是每個(gè)員工應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，發(fā)動(dòng)全部力量搞好檔案信息化建設(shè)。

4.2 建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)

建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，首先要保證具有完善的法律法規(guī)體系，同時(shí)行業(yè)內(nèi)部應(yīng)該制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中提供制度規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)工作保駕護(hù)航。行業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)該制定統(tǒng)一的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)組織建設(shè)，實(shí)現(xiàn)行業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[3]。另外對(duì)于檔案信息化建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范，如檔案的整理依據(jù)、檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的共享等，都應(yīng)該進(jìn)行引導(dǎo)和規(guī)范，只有這樣才能使得信息系統(tǒng)的各個(gè)部分之間相互協(xié)作相互合作，加強(qiáng)不同工作模塊之間的聯(lián)系，促進(jìn)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。如果檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中缺乏規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)給予指導(dǎo)，那么檔案資料庫(kù)中的信息系統(tǒng)就無(wú)法正常運(yùn)行，如果企業(yè)各個(gè)部門之間各行其事，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范，那就很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率。

4.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要是指檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的硬件設(shè)施的配備，如計(jì)算機(jī)和配套系統(tǒng)等，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)不僅要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，還要配備檔案數(shù)字化設(shè)備系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的主要功能是將文檔和數(shù)據(jù)在不同設(shè)備之間進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)資料的分享，將紙質(zhì)的文檔和數(shù)據(jù)通過(guò)掃描系統(tǒng)錄入計(jì)算機(jī)，并進(jìn)行數(shù)字化處理，可以構(gòu)建完善的檔案信息資料系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)查閱和調(diào)取。檔案數(shù)字化設(shè)備的構(gòu)成是多種多樣的，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等等，通過(guò)不同設(shè)備的組合，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描和儲(chǔ)存，通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)目錄自動(dòng)生成，并按照一定的編碼順序進(jìn)行儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程一體化管理?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要工作，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗，因此應(yīng)予以高度重視。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是企業(yè)管理中的一個(gè)重點(diǎn)工作，關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。在新時(shí)代新背景下檔案管理應(yīng)該主動(dòng)舍棄與企業(yè)發(fā)展不符的管理方式，尋求新型的建設(shè)方式，信息化建設(shè)能夠提高檔案管理效率，提高管理工作的科技含量，節(jié)約管理人員時(shí)間，以便于能夠?qū)⒋蟛糠志τ糜谄髽I(yè)的戰(zhàn)略管理上。檔案信息化建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的要求，更是時(shí)代進(jìn)步的要求，應(yīng)充分利用科技條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，服務(wù)社會(huì)和大眾。

[1]張英奎，王飛，房彥君.大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J]. 北京化工大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2014，(03)：32-36.

[2]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014，(23)：150-151.

[3]朱麗梅.構(gòu)建檔案信息化建設(shè)的績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系研究[J].檔案與建設(shè)，2015，(08)：20-25.

G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1009-5624（2018）01-0077-03