新時(shí)代背景下加強(qiáng)檔案管理信息化應(yīng)用探討

劉 娟

（中海油石化工程有限公司 山東 濟(jì)南 250101）

1 引言

中國(guó)進(jìn)入新時(shí)代，以信息化為基礎(chǔ)的科技創(chuàng)新正在深刻影響著檔案管理行業(yè)的發(fā)展，在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”、云服務(wù)背景下，需要理清當(dāng)前檔案管理的差距短板，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用。

2 新時(shí)代加快檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)用的必要性迫切性

2.1 檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代新形勢(shì)下的新要求。十九大報(bào)告作出了“中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代”的重大判斷，習(xí)近平總書(shū)記要求，要深入了解大數(shù)據(jù)發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì)及其對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的影響，加快完善數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源整合和開(kāi)放共享。國(guó)務(wù)院《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》提出，新一代人工智能相關(guān)學(xué)科發(fā)展、理論建模、技術(shù)創(chuàng)新、軟硬件升級(jí)等整體推進(jìn)，正在引發(fā)鏈?zhǔn)酵黄?，推?dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域從數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化向智能化加速躍升。這些都與檔案管理工作息息相關(guān)，是新形勢(shì)下對(duì)檔案管理信息化建設(shè)提出的新要求。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的必然要求。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)蓬勃興起，電子政務(wù)、電子商務(wù)越來(lái)越成熟，大數(shù)據(jù)、云服務(wù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”、人工智能的研究應(yīng)用越來(lái)越廣泛和深入，社會(huì)化、開(kāi)放性、多元化、共享化成為檔案信息發(fā)展的新方向，網(wǎng)絡(luò)化、智慧型、便利性成為檔案信息服務(wù)的新趨勢(shì)。智庫(kù)中心、信用平臺(tái)、智慧城管等共享經(jīng)濟(jì)建設(shè)，都需要海量信息資源，需要檔案和檔案管理提供這種服務(wù)。

2.3 檔案管理信息化建設(shè)是檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)的必由之路。當(dāng)前，檔案產(chǎn)生、存儲(chǔ)量持續(xù)穩(wěn)定增長(zhǎng)，檔案的查閱利用需求量也持續(xù)上升，檔案管理工作和檔案卷宗的價(jià)值日益凸顯，檔案管理已經(jīng)由“等客上門(mén)”變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，從信息共享變?yōu)樾畔r(jià)值共享。檔案工作從接受保管紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為電子檔案，從實(shí)體檔案轉(zhuǎn)型為數(shù)據(jù)檔案，檔案的整理、接收、儲(chǔ)存、分析，都要求在數(shù)字化環(huán)境中進(jìn)行[1]。檔案管理從人工操作升級(jí)為計(jì)算機(jī)智能化操作，從檔案“信息孤島”、“數(shù)據(jù)煙囪”升級(jí)為平臺(tái)共享，只有建立檔案分析庫(kù)、使用云平臺(tái)管理，才能更好的為社會(huì)各界提供服務(wù)。

3 當(dāng)前檔案管理信息化存在的問(wèn)題

當(dāng)前，檔案管理信息化主要還存在發(fā)展不平衡、不協(xié)調(diào)，服務(wù)效果發(fā)揮不好、不充分等問(wèn)題，信息化的質(zhì)量和效益還不夠高，檔案信息化建設(shè)與大數(shù)據(jù)、人工智能時(shí)代的要求還不相適應(yīng)。

首先，在管理理念方面，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)跟不上信息化應(yīng)用要求，信息來(lái)源、信息存儲(chǔ)、信息處理、信息共享等方面都有了新的變化，檔案管理理念需要及時(shí)更新。

其次在檔案建設(shè)上，硬件方面，許多館庫(kù)設(shè)施、檔案設(shè)備老舊，不能滿(mǎn)足信息化存儲(chǔ)、利用要求，在軟件方面，部分部門(mén)單位檔案管理制度還不健全，數(shù)字檔案接收、存儲(chǔ)、保管、查詢(xún)等基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一的軟件共享平臺(tái)。

再次，在檔案服務(wù)上，部分檔案部門(mén)還是被動(dòng)服務(wù)，檔案收集階段主要靠各單位移交，存儲(chǔ)主要靠庫(kù)房實(shí)物，整理主要靠人工，查詢(xún)也是人員手工[2]。這種傳統(tǒng)方式還普遍存在無(wú)效和低端供給的現(xiàn)象，各類(lèi)檔案的整理著錄、鑒定開(kāi)放、數(shù)字化及聯(lián)網(wǎng)共享等工作進(jìn)度急需加快。

最后，檔案干部隊(duì)伍普遍面臨本領(lǐng)恐慌、知識(shí)短板等問(wèn)題，信息時(shí)代檔案工作涉及到多學(xué)科、多領(lǐng)域、多技術(shù)，檔案管理人員知識(shí)更新能力、自身綜合素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平還需要進(jìn)一步提高。

4 當(dāng)前加快檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

4.1 從源頭抓起加快數(shù)字檔案資源積累。數(shù)字檔案資源是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和源頭，數(shù)字檔案資源建設(shè)方案包含數(shù)字檔案的收集、建設(shè)、長(zhǎng)期保存和評(píng)價(jià)四個(gè)方面[3]。各檔案部門(mén)應(yīng)該按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則加快推進(jìn)館室藏檔案的數(shù)字化工作，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案接收，在資源積累的過(guò)程中，要按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)數(shù)字資源，能夠有效檢索和利用，并能夠長(zhǎng)期保存。

4.2 完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，逐步實(shí)現(xiàn)軟硬件設(shè)備的統(tǒng)一配置。檔案管理部門(mén)要進(jìn)一步健全檔案管理制度，修訂完善檔案管理實(shí)施辦法、檔案管理工作手冊(cè)、檔案考核評(píng)價(jià)辦法等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案管理軟硬件設(shè)備是基本保障，各檔案管理單位根據(jù)實(shí)際情況配置統(tǒng)一的信息化設(shè)備和信息管理軟件，可使得檔案信息最大范圍兼容或共享。隨著科技快速發(fā)展，軟硬件設(shè)備應(yīng)該及時(shí)更換更新，防止因硬件設(shè)備問(wèn)題導(dǎo)致工作出現(xiàn)隱患，防止因軟件版本問(wèn)題導(dǎo)致工作出現(xiàn)瑕疵[4]。

4.3 以云服務(wù)為核心，探索建立檔案集成管理與共享利用平臺(tái)。云平臺(tái)具有零投入、便操作、大數(shù)據(jù)、保安全、云服務(wù)等多項(xiàng)優(yōu)勢(shì)。其中的關(guān)鍵是要以云服務(wù)為核心，以用戶(hù)需求為導(dǎo)向，提升檔案信息的準(zhǔn)確性、有效性、利用率和使用價(jià)值，最大限度地提升檔案資源共享度。其次要做好云存儲(chǔ)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力，確保電子檔案的完整，降低檔案存檔故障發(fā)生率。

4.4 樹(shù)立底線(xiàn)思維，不斷健全檔案安全體系。安全是檔案管理的重要前提，是檔案管理的底線(xiàn)，也是檔案工作者的首要職責(zé)。信息化新時(shí)代下，人防、物防、技防構(gòu)成了三位一體綜合安防體系，可以降低安全隱患，確保信息安全。比如說(shuō)，檔案庫(kù)房要安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度調(diào)控設(shè)施，所有涉及檔案安全的場(chǎng)所都要安裝監(jiān)控報(bào)警設(shè)備。外包的檔案室要加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)外包中標(biāo)企業(yè)的管理，加強(qiáng)對(duì)保密資質(zhì)的審核，防止檔案數(shù)據(jù)的失泄密或者不當(dāng)擴(kuò)散。定期或不定期地組織開(kāi)展檔案安全檢查和演練，確保檔案實(shí)體和檔案信息在收、管、存、用各個(gè)環(huán)節(jié)的安全，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。

4.5 筑牢事業(yè)根基，建設(shè)素質(zhì)過(guò)硬干部隊(duì)伍。新時(shí)代的檔案科學(xué)發(fā)展，關(guān)鍵在如何激發(fā)干部隊(duì)伍活力、提升履職能力。首先應(yīng)在檔案本職工作崗位上培養(yǎng)鍛煉人才，結(jié)合崗位實(shí)際積累經(jīng)驗(yàn)、鍛煉提升。檔案部門(mén)可以定期開(kāi)展講壇，組織干部職工，圍繞檔案業(yè)務(wù)工作開(kāi)展交流和研討。定期開(kāi)展檔案培訓(xùn)，提高干部教育培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，夯實(shí)檔案事業(yè)發(fā)展的人才基礎(chǔ)。

[1]黃少芳.應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)的數(shù)字檔案館及其服務(wù)體系[J].國(guó)土資源信息化，2013（5）.

[2]蔡利劍.大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理問(wèn)題研究[J].西北大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）Vol.36，No.1，2016.03.

[3]軒紅.數(shù)字檔案資源建設(shè)研究[J]，檔案管理，2016.05.

[4]陳慧.檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)——檔案管理信息化[J]，檔案管理，2016.06.