以項(xiàng)目制管理高校因公出國項(xiàng)目的實(shí)踐與經(jīng)驗(yàn)

劉曉豫

導(dǎo) 言

國際交流合作是高校的重要工作之一，是提高辦學(xué)水平、增強(qiáng)科研能力、提高高校競爭力和影響力的重要途徑。然而，高校因公出國管理又是一項(xiàng)特殊的工作，它涉及校內(nèi)多個部門和學(xué)院、國家外事主管部門、擬出訪的外國機(jī)構(gòu)等，是個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。如何使這一復(fù)雜的系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)順暢，使因公出國交流項(xiàng)目既符合規(guī)定又方便快捷，以及實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)和出訪效益最大化，一直是高校因公出國管理工作面對的挑戰(zhàn)。

我國的高校和科研機(jī)構(gòu)的因公出國管理人員對因公出國管理做了大量分析研究。本文作者梳理發(fā)現(xiàn)，研究主要集中在以下幾個方面：①對高校因公出國管理工作的發(fā)展及歷史變遷進(jìn)行綜述。研究者歸納了因公出國管理體制的發(fā)展特點(diǎn)，提出了新時期高校因公出國管理的建議。[1]②對因公出國工作的現(xiàn)狀、存在問題進(jìn)行探討并提出解決對策。我國部分外事工作者對科研院所、高校及軍隊(duì)因公出國管理工作進(jìn)行了分析和探討，認(rèn)為近年來我國出國人數(shù)逐年增加，行業(yè)范圍不斷擴(kuò)大，伴隨而來的問題就是管理難度越來越大，提出了做好計(jì)劃，嚴(yán)格審批，加強(qiáng)紀(jì)律和歸國后管理的應(yīng)對策略。[2][3][4][5]③對出國任務(wù)進(jìn)行分析。一些外事工作者用Access 2007軟件對本單位和系統(tǒng)因公出國人員基本構(gòu)成、任務(wù)類別、經(jīng)費(fèi)來源、出訪國家和地區(qū)分布等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并由此得出該單位的因公出國變化及趨勢。[6]④對高校因公出國經(jīng)費(fèi)管理進(jìn)行分析。部分高校外事工作者對因公出國經(jīng)費(fèi)的特殊性進(jìn)行了分析，提出了因公出國經(jīng)費(fèi)管理的新思路。[7]⑤對因公出國工作信息化管理的相關(guān)研究。一些外事工作者對適用于本單位的因公出國計(jì)劃填報系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了分析，包括對系統(tǒng)的前臺及后臺信息管理的分析，以及對規(guī)范化因公出國計(jì)劃填報工作的研究。[8]還有部分人對如何使用信息化手段提高高校出國管理水平和服務(wù)效率進(jìn)行了分析，試圖借此重組及優(yōu)化因公出國工作的審批流程，實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)工作的管理信息化和辦公自動化。[9]

可以看出，這些關(guān)于因公出國管理的研究，要么只聚焦于因公出國管理的某個方面如經(jīng)費(fèi)、任務(wù)等；要么只關(guān)注信息化管理包括軟件運(yùn)用等；要么只關(guān)注因公出國管理的某個或某些階段，如出國計(jì)劃制定和審批以及回國后的管理。對因公出國全過程管理的研究極少，幾乎未見關(guān)于如何實(shí)現(xiàn)因公出國管理這一復(fù)雜系統(tǒng)運(yùn)行順暢，使因公出國交流方便快捷、合規(guī)，實(shí)現(xiàn)出訪效益最大化的研究。

近年來，我校在推進(jìn)國際化的過程中，努力提高因公出國管理工作水平，積極探索以項(xiàng)目制管理因公出國項(xiàng)目。本文介紹我們引入項(xiàng)目制全過程管理因公出國項(xiàng)目的方法及經(jīng)驗(yàn)，以期提供一種全過程的、系統(tǒng)性的因公出國管理機(jī)制。

一、因公出國任務(wù)(項(xiàng)目)類別

根據(jù)提高教育水平和科研能力的需要，根據(jù)其性質(zhì)和特征以及分類申報及管理的需要，目前高校(我校)的因公臨時出訪項(xiàng)目大致分為以下五類：

圖1 高校因公出國的類別劃分

校際合作交流出訪是高校因公出國中較常見的一類，按出訪批次或人數(shù)看，在高校因公出國中占有較大比重。此類合作交流旨在鞏固和深化已有的合作，洽談開展新的合作項(xiàng)目，尋找新的合作契機(jī)，拓寬交流合作渠道等，此類出訪時間受政策限制比較大。

國際學(xué)者培育為高校因公出國的核心組成部分，通過支持及鼓勵高水平的教師(學(xué)者)走出去參與國際競爭及合作，提高大學(xué)自身的科研能力，從而帶動大學(xué)的科研和人才培育水平，提高大學(xué)的國際競爭力。國際學(xué)者培育的主要形式包括參加國際會議、開展合作科研、訪學(xué)、赴外參與共建科研或其他人才培養(yǎng)基地及在國際學(xué)術(shù)組織中履職等。

學(xué)生是大學(xué)的教育主體，因而學(xué)生海外游學(xué)也不可或缺，學(xué)生海外游學(xué)既能豐富和提高學(xué)生的閱歷及見識，又能讓學(xué)生扮演“民間大使”的重要角色，搭建校際友好聯(lián)系的橋梁及紐帶。

高校作為國家的事業(yè)單位，有時需要執(zhí)行上級部門委派的任務(wù)，參與特殊的外事或者是外交任務(wù)。同時，作為外事工作的特殊性要求，有時需要赴海外解決應(yīng)急突發(fā)事件。

上述五類出訪是高校因公出國的有機(jī)組成部分，彼此相輔相成，互為補(bǔ)充，共同完善及充實(shí)高校的因公出國項(xiàng)目。

二、因公出國：項(xiàng)目制管理與年度計(jì)劃編制相結(jié)合

為了使因公出國嚴(yán)格遵循國家的有關(guān)規(guī)定和各級的有關(guān)政策，讓每次因公出國都符合政策規(guī)定；為了做到出訪手續(xù)的辦理方便、快捷，都能及時成行；為了使因公出國的效益最大化，都取得圓滿成果，我校引入項(xiàng)目生命周期管理理念管理上述各類因公出國任務(wù)。

項(xiàng)目通常定義為“在既定時間內(nèi)用預(yù)定的經(jīng)費(fèi)生產(chǎn)特定產(chǎn)品或完成某項(xiàng)任務(wù)或?qū)崿F(xiàn)某項(xiàng)變革”。[10][11][12]本文中的“項(xiàng)目”，指上述各類因公出國的一次出訪。

項(xiàng)目生命周期階段的劃分，也因?qū)＜摇⒔M織、機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目性質(zhì)而異。例如，亞洲發(fā)展銀行(ADB)將項(xiàng)目周期分為項(xiàng)目確定、項(xiàng)目計(jì)劃、批準(zhǔn)、實(shí)施、項(xiàng)目完成/評估五個階段[13]。也有人把項(xiàng)目生命周期先分為計(jì)劃、實(shí)施、后項(xiàng)目階段三個階段，然后將計(jì)劃和實(shí)施各自進(jìn)一步細(xì)化出不同的階段。

我校根據(jù)高校因公出國項(xiàng)目的特點(diǎn)以及高校工作流程，將因公出國項(xiàng)目的生命周期分為七個階段(如圖2所示)，并把出訪項(xiàng)目的生命周期管理與年度計(jì)劃編制相結(jié)合。前五個階段既是項(xiàng)目生命周期的前期階段，又是出訪項(xiàng)目年度計(jì)劃編制和審批過程，遴選并完成設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，經(jīng)匯總和批準(zhǔn)后就是可執(zhí)行的出訪項(xiàng)目年度計(jì)劃。

圖2 因公出國項(xiàng)目管理的邏輯程序

年度計(jì)劃是因公出國管理的核心部分，編制全校的年度因公出國計(jì)劃在于使校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校國際合作管理部門和有關(guān)院系在開年之初，就清楚地知道出訪的任務(wù)目標(biāo)和時間框架，及早做好安排。

(一)遴選階段

此階段是項(xiàng)目抉擇階段，每年年末，學(xué)校各個學(xué)院及研究院根據(jù)自己未來發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃和自身的核心競爭力，初步遴選出有針對性的出訪項(xiàng)目，這些項(xiàng)目同時也應(yīng)符合學(xué)校學(xué)科建設(shè)發(fā)展的需要，能夠進(jìn)一步提高學(xué)校的辦學(xué)水平及國際聲譽(yù)。

(二)設(shè)計(jì)階段

遴選出出訪項(xiàng)目后，各有關(guān)院系(申報單位)就每個具體項(xiàng)目編寫項(xiàng)目概念書或簡要的項(xiàng)目計(jì)劃書。各個申報單位用學(xué)校制定的《項(xiàng)目申報書》模版來編制出訪項(xiàng)目概念書或計(jì)劃書。項(xiàng)目計(jì)劃書包括出訪項(xiàng)目的意義(必要性)、預(yù)期目標(biāo)、出訪的主要內(nèi)容、時間和日程、所需費(fèi)用和來源等，闡述出訪內(nèi)容、時間和日程與實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的相關(guān)關(guān)系，包括評估該項(xiàng)目的指標(biāo)和方法，為出訪歸來的成效評估做好充足的準(zhǔn)備，同時也有利于督促出訪項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)牢記，出訪項(xiàng)目是以目標(biāo)為導(dǎo)向的。

(三)專家評審階段

學(xué)校國際合作處匯總各個申報單位編制的項(xiàng)目計(jì)劃書，組織相關(guān)專家評審團(tuán)進(jìn)行評審，評審專家對項(xiàng)目的必要性、可行性以及出訪目的、目標(biāo)是否清晰等進(jìn)行評審，并提出修改意見。

(四)—(五)學(xué)校黨委會及相關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)

在經(jīng)過專家對申報項(xiàng)目的評審后，通過的項(xiàng)目進(jìn)一步由學(xué)校黨委會審定并報相關(guān)上級部門審批，使得所有項(xiàng)目符合國家的相關(guān)政策要求，符合學(xué)校的總體發(fā)展需求與學(xué)科建設(shè)規(guī)劃。

(六)執(zhí)行階段

根據(jù)國家及學(xué)校的相關(guān)出訪規(guī)定，執(zhí)行經(jīng)批準(zhǔn)的出訪計(jì)劃，即辦理具體審批手續(xù)和完成實(shí)際出訪的過程。

(七)完成和評估階段

出訪團(tuán)組出訪回國后，及時提交關(guān)于出訪項(xiàng)目的書面報告，出訪報告在一定范圍內(nèi)公開傳閱分享。出訪報告需對照項(xiàng)目計(jì)劃中確定的項(xiàng)目目標(biāo)，評估出訪項(xiàng)目是否實(shí)現(xiàn)了既定目標(biāo)，有哪些經(jīng)驗(yàn)和不足。

三、以項(xiàng)目制管理因公出國項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)

我校近年來以項(xiàng)目制管理因公出國項(xiàng)目的實(shí)踐表明：項(xiàng)目制的引入，優(yōu)化了因公出國的管理流程，使因公出國交流合規(guī)、方便快捷；有利于突出因公出國項(xiàng)目的目標(biāo)導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)出訪項(xiàng)目的效益最大化。

具體而言，有以下幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。

(一)項(xiàng)目周期各階段人員“形成”項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，提高辦事效率

多數(shù)日常行政工作是在單位內(nèi)的部門、科室和類似的子部門確定好的組織結(jié)構(gòu)下進(jìn)行，而因公出國管理在這樣的約束下則不能順利進(jìn)行，其對技術(shù)知識、信息和其他技能的需求幾乎總是跨越部門之間界限的。在因公出國管理中，需要協(xié)調(diào)多個職能部門、學(xué)院、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及國家外事主管部門、擬出訪的外國機(jī)構(gòu)等之間的關(guān)系，而作為具體經(jīng)辦的外事工作人員沒有或很少有調(diào)度各個部門中項(xiàng)目所需的人力、經(jīng)費(fèi)等資源的權(quán)力。以項(xiàng)目制管理出國項(xiàng)目，處于項(xiàng)目周期各階段的人員共同“形成”一個項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，外事工作人員充當(dāng)了“項(xiàng)目經(jīng)理”的角色，獲得了協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員的職權(quán)及相應(yīng)的資源，增加了對每件具體事情進(jìn)行把控的能力，從而使出國交流項(xiàng)目及時和快捷。

(二)有利于提高管理意識和管理水平

在不少高校中，相對于其他工作而言，外事行政工作不一定得到足夠的重視，具體的經(jīng)辦人員傾向于將其做為具體的事件來處理，從而缺乏從中提升和凝練管理理念和管理水平的意識。引入項(xiàng)目制管理因公出國項(xiàng)目，對具體外事工作人員及相關(guān)人員的管理意識提升大有裨益。每次出訪都作為一個項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃和實(shí)施，編制的計(jì)劃要詳細(xì)和周密，要保證項(xiàng)目確定了出訪的預(yù)期目標(biāo)，要有合理的任務(wù)、預(yù)算和進(jìn)度安排。同時，統(tǒng)合因公出國項(xiàng)目年度計(jì)劃及每個具體項(xiàng)目，需要外事工作人員具有更好的綜合協(xié)調(diào)能力。外事工作人員管理理念和綜合協(xié)調(diào)能力的提高，是使出國交流項(xiàng)目及時和快捷的另一保證。

(三)引入項(xiàng)目制管理，有助于促進(jìn)因公出國項(xiàng)目效益最大化

項(xiàng)目制管理因公出國項(xiàng)目的另一優(yōu)點(diǎn)是，重視因公出國項(xiàng)目的成效。項(xiàng)目管理強(qiáng)調(diào)以目標(biāo)為導(dǎo)向，在計(jì)劃階段就清晰地確定出訪項(xiàng)目目標(biāo)，把實(shí)現(xiàn)目標(biāo)融入項(xiàng)目的整個周期內(nèi)，重點(diǎn)關(guān)注出訪團(tuán)組的目標(biāo)是否清晰，任務(wù)和經(jīng)費(fèi)是否圍繞實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而安排。項(xiàng)目制管理的引進(jìn)為評估出訪的實(shí)質(zhì)效果提供了新思路，因?yàn)樵u估項(xiàng)目最主要的就是評估項(xiàng)目是否實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃階段確定的“預(yù)期目標(biāo)”、是否在符合預(yù)算及日程的前提下順利出訪、出訪項(xiàng)目的成果是否可以應(yīng)用及推廣、可供后續(xù)出訪項(xiàng)目借鑒的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等。這就促使出訪團(tuán)隊(duì)在出訪過程中牢記出訪使命，圍繞實(shí)現(xiàn)目標(biāo)開展行動，取得令人滿意的成果。

(四)可以強(qiáng)化過程管理和風(fēng)險管理

引入項(xiàng)目制管理，可以借用項(xiàng)目管理中的遠(yuǎn)景、使命和關(guān)鍵成功要素(CSF)過程管理模型[10]，相對地在因公出國管理工作中建立過程管理方式，以此強(qiáng)調(diào)因公出國項(xiàng)目的目的，并嚴(yán)格控制過程中的關(guān)鍵成功要素。建立關(guān)鍵成功要素檔案，對關(guān)鍵成功要素予以分級，當(dāng)辦理具體因公出國手續(xù)時，如果出現(xiàn)這些要素達(dá)不到預(yù)設(shè)要求，將提示外事工作人員應(yīng)當(dāng)如何合理應(yīng)對風(fēng)險，協(xié)商合適的方案來糾正錯誤或?qū)p失最小化。在這樣的過程控制下，能進(jìn)一步優(yōu)化過程控制及風(fēng)險抵御能力。