淺談高校二級(jí)學(xué)院辦公室日常事務(wù)管理

田園

四川理工學(xué)院

1 前言

我國開始進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)，教育事業(yè)也迎來了新機(jī)遇與新的挑戰(zhàn)，在大量的學(xué)生進(jìn)入高等學(xué)校接受優(yōu)質(zhì)的教育的同時(shí)，也給高校帶來巨大的壓力與挑戰(zhàn)。加之全球化信息化以及學(xué)生接受信息的渠道多樣化，也對(duì)高校在新時(shí)期新階段提出更高的要求, 同時(shí)也給高校管理帶來變革時(shí)代需求。隨著現(xiàn)代管理科學(xué)的成果包括世界頂尖管理思想都被運(yùn)用到生產(chǎn)實(shí)踐管理當(dāng)中，高校二級(jí)學(xué)院辦公室事務(wù)管理的有效開展也是非常必要的，這是能夠完全改變以往從體力、技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)等單方面提高運(yùn)營水平的狀況，呈現(xiàn)出以合理的快速發(fā)展為支撐的競爭趨勢，要想加強(qiáng)高校二級(jí)學(xué)院辦公室隊(duì)伍事務(wù)能力，必須探索并遵循高校二級(jí)學(xué)院辦公室事務(wù)管理的原則。

2 高校二級(jí)學(xué)院辦公室日常事務(wù)管理重要特征

目前高校二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)管理重要特征是，高強(qiáng)度的運(yùn)行與寬松的人文關(guān)懷管理相結(jié)合的模式。如學(xué)院辦公室統(tǒng)籌承擔(dān)著學(xué)院的財(cái)務(wù)、檔案管理、國有資產(chǎn)管理、教學(xué)、科研、人事、會(huì)務(wù)安排等，各項(xiàng)工作要求在規(guī)定時(shí)間規(guī)定內(nèi)容要嚴(yán)格執(zhí)行，運(yùn)行強(qiáng)度相對(duì)較高、壓力較大、心理阻力較大；另外辦公室人員工資待遇較低以及職務(wù)晉升較慢，所有員工在缺少必要刺激但是還得辦理好各種瑣碎、復(fù)雜、個(gè)體事務(wù)，所以員工在積極性上還得人文關(guān)懷，調(diào)動(dòng)起員工積極性確保工作長效開展；具有很強(qiáng)的行政運(yùn)行能力及工作交換平臺(tái)如任務(wù)執(zhí)行、工作的協(xié)調(diào)、人員的安排等；樹立強(qiáng)烈的為教職員工服務(wù)形象和服務(wù)意識(shí)。如對(duì)外樹立本學(xué)院對(duì)外服務(wù)形象提供、對(duì)內(nèi)服務(wù)好教職員工；建立健全信息交換的平臺(tái)及反饋機(jī)制，如收集廣泛的信息來源及時(shí)處理與分析并及時(shí)的反饋到各個(gè)渠道上去、做好相關(guān)信息的保密工作等等，為管理層決策提供幫助和支撐。

3 高校二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)管理特點(diǎn)

要想搞清高校二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)管理原則首先要搞清楚辦公室高校二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)的特點(diǎn)，首先高校二級(jí)學(xué)院辦公室中在學(xué)院部門占據(jù)了重要地位，是因?yàn)槿粘５氖聞?wù)處理中承擔(dān)了大量的任務(wù)與協(xié)調(diào)安排工作，因此從工作內(nèi)容的角度上來說也具有特殊性；其次高校二級(jí)學(xué)院辦公室具有繁雜瑣碎、復(fù)雜的特點(diǎn)，其涉及到的事務(wù)往往包含到二級(jí)學(xué)院整個(gè)運(yùn)行的各個(gè)方面，不僅涉及到不同的人群，也會(huì)涉及到各種事務(wù)，從最基本的會(huì)務(wù)安排、訪客接待與信息反饋、財(cái)務(wù)、國有資產(chǎn)管理、教學(xué)、科研、人事、檔案管理、文件整理與歸檔到領(lǐng)導(dǎo)人員任務(wù)的執(zhí)行、師生需求的協(xié)調(diào)、人員安排與組織等多方面工作，所以工作相對(duì)繁雜的特點(diǎn)比較突出；另外高校二級(jí)學(xué)院辦公室具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力特點(diǎn)，高校二級(jí)學(xué)院辦公室因工作原因經(jīng)常聯(lián)系校外人員校外單位或者多個(gè)部門學(xué)院，因此在工作的執(zhí)行中往往需要面對(duì)不同的校內(nèi)外人員，其中涉及文化背景單位性質(zhì)及個(gè)人素質(zhì)高低差別，這就需要高校二級(jí)學(xué)院辦公室能夠具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，從上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)人員到普通的教師與學(xué)生再到校外人員，甚至到上級(jí)部門和同級(jí)別的二級(jí)學(xué)院及同級(jí)學(xué)院內(nèi)部部門，高校二級(jí)學(xué)院辦公室都需要能夠在廣泛的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)中理清思路，做好協(xié)調(diào)配合整合工作，將各類事務(wù)信息進(jìn)行及時(shí)傳達(dá)與落實(shí)到位。

4 高校二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)管理原則

在搞清了高校二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)的特點(diǎn)以后，對(duì)照到二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)特點(diǎn)我們可以確定的有三大原則，首先要有大局觀原則，校二級(jí)學(xué)院辦公室中在學(xué)院部門占據(jù)了重要地位，是因?yàn)槿粘５氖聞?wù)處理中承擔(dān)了大量的任務(wù)與協(xié)調(diào)安排工作，在協(xié)調(diào)安排工作時(shí)首先對(duì)所有開展工作的前提是必須以有利于國家、學(xué)校、全體教職工整體利益為根本出發(fā)點(diǎn)，在學(xué)校和學(xué)院年度目標(biāo)任務(wù)的戰(zhàn)略布為工作開展的基本原則，在局部的發(fā)展矛盾時(shí)不能不顧全大局，在日常繁雜瑣碎的事務(wù)中會(huì)遇到一些突發(fā)性的事務(wù)，無論工作范圍和服務(wù)對(duì)象來說都有不可確定性，就算面對(duì)復(fù)雜的情況都必須具備大局意識(shí)，要從大局看問題，正確地認(rèn)清當(dāng)前形勢，時(shí)刻心系學(xué)校和學(xué)院的發(fā)展，以此指導(dǎo)工作開展工作，服務(wù)于國家學(xué)校和學(xué)院的發(fā)展這個(gè)大局，自覺在學(xué)校和全院總體工作目標(biāo)任務(wù)下開展工作：其次服務(wù)的原則，服務(wù)是二級(jí)學(xué)院辦公室工作的根本目的和宗旨，首先為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子做好服務(wù)做到到位不越位，其次為學(xué)院內(nèi)部門做好服務(wù)確保各項(xiàng)任務(wù)有序落實(shí)推進(jìn)，再次服務(wù)好學(xué)院教職員工做好財(cái)務(wù)職稱評(píng)定工作量核對(duì)等工作，最后為在校學(xué)生、校友、校外機(jī)構(gòu)、校外人員做好服務(wù)等，服務(wù)工作要熱情真誠、積極主動(dòng)、及時(shí)處理，通過高效超前的服務(wù)來贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任、教職員工和同學(xué)的歡迎。只有準(zhǔn)確掌握這兩個(gè)基本原則才能做好二級(jí)學(xué)院日常管理工作。

5 高校二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)管理方式

在搞清高校二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)管理原則和辦公室高校二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)的特點(diǎn)后，對(duì)制定高校二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)方式起到很關(guān)鍵作用，對(duì)照二級(jí)學(xué)院日常事務(wù)原則、特點(diǎn)我們可以運(yùn)用兩種管理模式；第一種管理模式為直接管理，主要涉及學(xué)院重大事件重要事務(wù)如財(cái)務(wù)、國有資產(chǎn)管理、聘任及考核、保密工作、重要會(huì)議安排、重要項(xiàng)目推進(jìn)等等，第二種管理模式為間接管理如常規(guī)工作，對(duì)外聯(lián)系、信息發(fā)布、準(zhǔn)備職稱評(píng)審、工作量核定、獎(jiǎng)金發(fā)放、開具證明、辦理證件、蓋章等等，通過管理模式可以有效保證工作高效推進(jìn)對(duì)學(xué)院有重要的意義。