淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

師昊莉

摘 要：在當(dāng)前的新形勢下，規(guī)范化，高效化成為了檔案管理工作新的發(fā)展方向。這就需要企業(yè)單位的各個(gè)部門都對(duì)檔案管理工作有一個(gè)新的、更高的認(rèn)識(shí)。然而在當(dāng)前的一些企業(yè)單位的檔案管理工作中，還存在一些不適合新形勢的問題。本文通過對(duì)這些問題的總結(jié)分析，提出一些有關(guān)促進(jìn)新形勢下檔案管理工作的策略，供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化

檔案管理作為企業(yè)單位的重要工作內(nèi)容之一，其管理的規(guī)范化程度很大程度上代表了企業(yè)單位整體的規(guī)范化程度。在當(dāng)前新形勢的大背景下，檔案管理工作也面臨著一些需要轉(zhuǎn)型或改進(jìn)的問題，只有妥善解決這些問題，檔案管理工作才能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

一、檔案管理在新形勢下存在的一些問題

（一）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理工作作為企業(yè)日常工作的一個(gè)重要組成部分，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工應(yīng)對(duì)其有足夠的重視。然而在當(dāng)前的很多企業(yè)單位對(duì)檔案管理工作漠不關(guān)心，檔案部門的從業(yè)者專業(yè)素養(yǎng)也難以達(dá)到工作要求。主要有以下幾個(gè)表現(xiàn)，首先，人員對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，將檔案管理工作當(dāng)做十分悠閑的工作，工作態(tài)度散漫，積極性不高。其次，人員專業(yè)性不強(qiáng)，人員上崗前沒有接受相關(guān)管理方法的培訓(xùn)，造成檔案分類、標(biāo)號(hào)、存放等工作管理混亂，給檔案的檢索與調(diào)用帶來極大麻煩。最后，有些管理人員甚至不知曉檔案調(diào)用相關(guān)手續(xù)及辦事流程，造成檔案外泄等工作事故，給相關(guān)工作人員的個(gè)人信息安全帶來極大危害。

（二）檔案管理規(guī)章制度不夠健全

要做好檔案管理工作，一套行之有效的規(guī)章制度是不可缺少的。但在當(dāng)前的很多企業(yè)單位中，相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)工作還有待加強(qiáng)。主要體現(xiàn)在：首先，缺乏管理方案，沒有形成一套有效的檔案接納、存放、調(diào)用的管理方法。其次，主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視度不高，沒有責(zé)成相關(guān)部門制定規(guī)章制度，導(dǎo)致管理人員盲目地進(jìn)行相關(guān)工作，既加重了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也對(duì)檔案調(diào)用工作產(chǎn)生不利影響。最后，還有些企業(yè)單位不設(shè)置專人管理檔案，導(dǎo)致檔案工作混亂，影響了企業(yè)正常工作的進(jìn)行。

（三）檔案管理設(shè)備落后

隨著人類進(jìn)入21世紀(jì)，互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)已經(jīng)廣發(fā)應(yīng)用于各行各業(yè)。但在檔案管理方面，很多企業(yè)沒有及時(shí)引入信息化管理，給檔案的整理、存檔、查詢帶來很大麻煩，增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。有些單位雖然在工作中引入互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，但沒有對(duì)檔案管理平臺(tái)及時(shí)更新，極大影響了檔案資料的及時(shí)收集與整理，降低了工作效率。

二、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)策略

（一）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)

新形勢下，檔案管理工作需要有更高的工作要求，這就使得企業(yè)有必要組建一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，并具備一定的檔案管理工作從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，這樣才能更好地處理好檔案管理的日常工作，并及時(shí)的解決一些工作中突發(fā)的狀況，避免工作事故及企業(yè)單位的財(cái)產(chǎn)損失。要想做到這些，首先需要企業(yè)在招聘相關(guān)崗位人員時(shí)要認(rèn)真篩選，適當(dāng)選擇一些有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人員來從事該崗位，入職后，由其他工作經(jīng)驗(yàn)較多的管理人員指導(dǎo)新員工開展工作，采用“師帶徒”的模式，培養(yǎng)崗位梯隊(duì)，建立區(qū)分年齡層次的管理人員梯隊(duì)。其次，還應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行工作內(nèi)容培訓(xùn)，采用優(yōu)秀員工介紹經(jīng)驗(yàn)或外聘行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀管理人員進(jìn)行講座等方式，將行業(yè)內(nèi)先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)及公司發(fā)展的變化等信息及時(shí)傳遞給檔案管理人員，保證管理方法的及時(shí)更新，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（二）健全檔案管理工作制度

檔案管理工作的順利進(jìn)行，一套完善的檔案管理工作規(guī)章制度必不可少。這首先需要企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理工作足夠的重視，要親自指導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度，并監(jiān)督其有效地在工作中予以實(shí)施。同時(shí)，在制定相關(guān)規(guī)章制度時(shí)，要充分考慮其實(shí)際性，科學(xué)性，確保其符合檔案管理工作的日常工作內(nèi)容，能夠真正應(yīng)用到工作中去，并對(duì)提高工作效率，簡化辦事流程起到積極作用，避免出現(xiàn)一紙空文的情況。此外，還要根據(jù)社會(huì)發(fā)展趨勢及檔案管理的最新理念方法及時(shí)對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行修改，使規(guī)章制度更好的符合工作要求。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

在傳統(tǒng)的檔案管理手段中，每一個(gè)工作流程都需要由工作人員人工完成，工作繁瑣復(fù)雜，工作效率較低，出現(xiàn)一些失誤的幾率也很高，這些不利的因素決定了傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今的工作要求，檔案管理信息化才是在新形勢下檔案管理發(fā)展的趨勢。做好檔案管理信息化建設(shè)，首先，需要建立好一個(gè)科學(xué)、有效、實(shí)用的檔案管理平臺(tái)，確保信息化的檔案依舊能起到原有功能，并做好平臺(tái)安全建設(shè)，防止因檔案信息外泄給員工及公司帶來損失。同時(shí)，要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使他們了解并掌握相關(guān)平臺(tái)的使用方法，并應(yīng)用于各個(gè)工作流程中，確保平臺(tái)能真正在日常工作中起到提高工作效率，減少辦事流程的作用。能夠讓信息化建設(shè)在檔案管理工作中發(fā)揮較大的作用。

三、結(jié)束語

綜上所述，作為企業(yè)單位基本的工作內(nèi)容之一，檔案管理工作的規(guī)范化不僅對(duì)企業(yè)的健平穩(wěn)健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，也對(duì)整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境的向好起到積極作用。檔案管理從業(yè)者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要性，并充分利用互聯(lián)網(wǎng)等新型信息技術(shù)簡化工作內(nèi)容，相關(guān)部門也應(yīng)該及時(shí)制定相關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)檔案管理工作在新形勢下迎來嶄新的發(fā)展。

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