提升高職院校辦公室管理服務(wù)效能的路徑探析

■ 張江濤

宿遷澤達(dá)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

前言

高校的辦公室部門是學(xué)校重要的管理部門，為了保障學(xué)校各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，需要提升辦公管理的服務(wù)效能來改善學(xué)校的服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)前，在高職院校的辦公室管理工作中仍然存在一些問題，需要學(xué)校方面采取正確的管理措施來提高辦公室管理的服務(wù)效能，保證學(xué)校各項(xiàng)管理工作的高效運(yùn)行。

1 提升高職院校辦公室管理服務(wù)效能的意義

1.1 高職院校辦公室管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，一些高校管理人員的服務(wù)意識(shí)有待提高。由于學(xué)校辦公室管理的工作較為繁雜，某些管理人員沒有運(yùn)用創(chuàng)造性的服務(wù)意識(shí)開展管理工作，使辦公室服務(wù)處于被動(dòng)狀態(tài)，不會(huì)主動(dòng)的處理事務(wù)，導(dǎo)致管理工作的效率低下。同時(shí)一些學(xué)校缺乏完善的崗位責(zé)任制度，導(dǎo)致辦公室的工作人員不了解自身應(yīng)完成的工作內(nèi)容以及自己的崗位職責(zé)。在工作中易出現(xiàn)拖延、混亂的問題，當(dāng)出現(xiàn)緊急事務(wù)需要處理時(shí)也不能夠采取正確的做法加以解決。此外，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，許多高校的辦公室管理已經(jīng)逐漸朝著信息化的方向發(fā)展，此種利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行辦公室管理的方法對(duì)管理人員提出了更高的要求，一些管理人員自身的綜合素質(zhì)較低，缺乏責(zé)任心與為人民服務(wù)的精神，同時(shí)也沒有熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，導(dǎo)致辦公室管理工作不能夠高效地進(jìn)行。

1.2 提升辦公室服務(wù)效能的意義

高職院校不斷地提升辦公管理的服務(wù)效能是保障學(xué)校得以穩(wěn)定、長久發(fā)展的必要途徑。辦公室管理的工作主要是協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)開展校園建設(shè)的各項(xiàng)活動(dòng)，并且辦公室承載著聯(lián)系上下級(jí)、協(xié)調(diào)各學(xué)校部門的作用，是學(xué)校重要的運(yùn)行樞紐。此外提升辦公室服務(wù)效能可以更好地協(xié)調(diào)各部門之間的職責(zé)權(quán)限，有序地組織各項(xiàng)工作的落實(shí)。

2 提升高職院校辦公室管理服務(wù)效能的具體途徑

2.1 增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)

辦公室管理工作的目的是為了給師生提供更好的服務(wù)，為學(xué)校培養(yǎng)人才、順利進(jìn)行科研等工作提供有力的保障。因此提高辦公室管理服務(wù)效能首先要增強(qiáng)辦公室管理人員的服務(wù)意識(shí)，要求工作人員樹立為人民服務(wù)的意識(shí)，及時(shí)了解老師與學(xué)生真正的需求，進(jìn)而明確辦公服務(wù)的內(nèi)容，切實(shí)地為老師與學(xué)生提供高質(zhì)量的服務(wù)，保障學(xué)校各項(xiàng)政策的順利落實(shí)。此外，辦公室的辦事窗口是體現(xiàn)學(xué)校形象的重要場所，工作人員要秉承著熱情有禮、勤于奉獻(xiàn)的原則友好地接待辦事人員，并且不能有拖延、推脫之心，將各項(xiàng)工作按時(shí)、按要求地落實(shí)到位，保障學(xué)校各項(xiàng)科研工作的順利進(jìn)行，進(jìn)而提高辦公室的服務(wù)水平。例如學(xué)校可以在辦公室的墻壁上貼上“全心全意為人民服務(wù)”“用微笑待人”等標(biāo)語，使工作人員在潛移默化中提高自己的服務(wù)意識(shí)。

2.2 完善辦公室管理制度

完善辦公室管理制度是有效提高辦公室管理服務(wù)效能的重要內(nèi)容。在學(xué)校完善辦公室管理制度的過程中，首先要結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況與發(fā)展目標(biāo)來制定出具備適應(yīng)性與科學(xué)性的管理制度，在辦公室管理制度中要明確各個(gè)崗位的工作內(nèi)容與職責(zé)，并規(guī)范辦事流程，以保障辦公室管理的各項(xiàng)工作都能按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行辦理。并且要將辦事流程發(fā)布到學(xué)校的官方網(wǎng)站上，讓所有的師生與管理人員明確相應(yīng)事項(xiàng)的辦事步驟。此外，要明確崗位責(zé)任制度。為了提高辦公室工作人員的責(zé)任心與積極性可以引進(jìn)相應(yīng)的考評(píng)機(jī)制。將辦公室各項(xiàng)工作落實(shí)到位，充分發(fā)揮工作人員在崗位中的積極作用，最大限度地提高辦事效率。在進(jìn)行服務(wù)效能的考評(píng)機(jī)制時(shí)，學(xué)校要定期組織辦公室管理人員對(duì)考評(píng)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)與反思，對(duì)考評(píng)結(jié)果不理想的工作人員進(jìn)行一定的懲罰，同時(shí)對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，有效地提高工作人員的工作效率，促進(jìn)各項(xiàng)辦公室管理工作的高效開展。

2.3 提高管理人員的綜合素質(zhì)

辦公室管理人員的綜合素質(zhì)直接影響了辦公室管理工作的質(zhì)量，因此，為了有效地提高辦公室服務(wù)效能，需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)。對(duì)管理人員的培訓(xùn)內(nèi)容要包括以下兩個(gè)方面：一是幫助工作人員加深對(duì)自己工作內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平，并積極學(xué)習(xí)國家或?qū)W校頒布的有關(guān)學(xué)校管理的政策或制度，豐富自己的知識(shí)儲(chǔ)備，以便更好地完成辦公室管理的工作。二是要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作觀念，切實(shí)地為老師與學(xué)生提供各項(xiàng)服務(wù)。工作人員通過這兩項(xiàng)內(nèi)容的學(xué)習(xí)可以有效地提高自身的綜合素質(zhì)，進(jìn)而提升辦公室管理的服務(wù)效能。

2.4 加快辦公室管理的信息化建設(shè)

現(xiàn)階段，高職院校的辦公室管理已經(jīng)具備自動(dòng)化與信息化的特點(diǎn)。利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以為老師與學(xué)生提供更加全面、高效的服務(wù)。同時(shí)，辦公室的自動(dòng)化管理還可以減少人力、物力的消耗，極大地提高辦事效率。為了加快辦公室信息化的建設(shè)進(jìn)程，需要管理人員具備熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)與其他硬件設(shè)施的能力。因此，學(xué)校要定期組織管理人員參加有關(guān)計(jì)算機(jī)辦公軟件的學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)通過郵件、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等信息化工具進(jìn)行高效的辦公。高職院校的辦公室管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)增加與師生之間的交流，及時(shí)了解師生對(duì)學(xué)校管理工作的意見與建議，進(jìn)而改進(jìn)辦公室的管理工作，同時(shí)還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布有關(guān)學(xué)校各項(xiàng)工作的信息，使全體師生及時(shí)了解學(xué)校的動(dòng)態(tài)，便于辦公室管理工作的順利開展。因此高校的辦公室管理方式正在朝著多元化的方向發(fā)展，管理人員要緊緊圍繞為人民服務(wù)的理念，將學(xué)校管理的各項(xiàng)工作進(jìn)行合理的規(guī)劃與落實(shí)。

3 總結(jié)

綜上所述，高職院校應(yīng)從完善辦公室管理制度、提高管理人員的綜合素質(zhì)、創(chuàng)新辦公室管理的服務(wù)方式等幾方面入手來有效地提高辦公室管理的服務(wù)效能。同時(shí)要落實(shí)好相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，以保障辦公室管理的各項(xiàng)工作落實(shí)到位，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的有序、高效進(jìn)行。