論企業(yè)文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)與現(xiàn)代的管理

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前言

檔案管理工作對(duì)我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，通過建立崗位管理制度和人員聘用制度，創(chuàng)新管理體制，轉(zhuǎn)換用人機(jī)制，整合人才資源，凝聚優(yōu)秀人才，按照崗位設(shè)置科學(xué)、運(yùn)行管理規(guī)范、職務(wù)能上能下、待遇能高能低的改革方向，建立適合本單位各類人員特點(diǎn)的崗位管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)由身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)變，調(diào)動(dòng)各類人員的工作積極性，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

1 企業(yè)文書檔案管理的理論研究

1.1 做好檔案管理工作的重要意義

企業(yè)的檔案是一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)、科技、管理信息的重要組成部分，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視，有利于推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)進(jìn)步與產(chǎn)品生產(chǎn)。企業(yè)檔案管理工作是保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的一個(gè)有效方法，合理完善檔案管理工作可以對(duì)企業(yè)的長久發(fā)展起到積極的推動(dòng)與促進(jìn)作用。企業(yè)檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領(lǐng)域的活動(dòng)，也不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情，而是需要企業(yè)所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項(xiàng)事業(yè)。做好檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，能全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式。決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。對(duì)此,需要企業(yè)管理相關(guān)部門能夠正確認(rèn)識(shí)檔案及檔案管理的重要性,探究切實(shí)有效的應(yīng)對(duì)策略來處理檔案管理問題,從而真正提高檔案管理的有效性,保障檔案的完整性,使檔案能夠成為企業(yè)或政府部門的重要信息資源。

1.2 進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的重要意義

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作量的不斷增加，檔案管理人員所面臨的壓力日漸嚴(yán)峻。信息化時(shí)代的到來，使人們對(duì)信息資源的需求不斷增加，對(duì)信息深度和準(zhǔn)確度的要求不斷提高，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為加快國家信息化步伐和發(fā)展我國檔案事業(yè)的需要。如果還不重視數(shù)字化檔案館的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無法進(jìn)入信息時(shí)代的快車道，最終將會(huì)被信息社會(huì)淘汰?，F(xiàn)代化的檔案管理也是在計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的管理模式，使傳統(tǒng)檔案管理工作得到了有效的完善和加強(qiáng)，并對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效管理，是當(dāng)前檔案管理人員所必須要正確看待的重要問題。數(shù)字化檔案管理不僅是檔案部門在工作方式上的創(chuàng)新，更是參與國家信息高速公路的具體體現(xiàn)，有利于營造良好的社會(huì)發(fā)展國際環(huán)境，促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)且具有較高權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學(xué)研究大型而復(fù)雜的課題的需要，而且可以滿足家庭教育等需求。數(shù)字化檔案管理的落實(shí)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享。

2 新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化策略

企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度。良好的檔案管理意識(shí)是開展檔案管理工作的前提。企業(yè)管理部門一方面應(yīng)優(yōu)化檔案部門工作人員的檔案管理意識(shí)，讓他們明確自身崗位職責(zé)，全身心投入到檔案管理工作中，做好檔案管理工作的整體規(guī)劃；另一方面應(yīng)優(yōu)化其他部門人員的檔案管理意識(shí)，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作并不只是檔案管理部門的責(zé)任，而是需要大家共同努力和相互配合的，促使他們積極參與檔案管理工作。隨著微電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)手段在企業(yè)檔案管理應(yīng)用逐步深入，傳統(tǒng)的企業(yè)文檔管理理念受到了很大的沖擊，迫切需要管理環(huán)境與管理理念的大變革。文件與檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的步伐, 在文件與檔案管理工作實(shí)踐中，積極探索嶄新的、行之有效的管理方法，并且同步革新管理工作理念，使檔案管理工作能夠與企業(yè)的發(fā)展與創(chuàng)新齊頭并進(jìn)。加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)的有效方法之一是檔案電子化。所謂檔案信息的電子化，指的是以紙質(zhì)或機(jī)器存儲(chǔ)形式的館藏檔案作為主要對(duì)象，用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、篩選以及不同層次上的加工，使其轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件、微機(jī)讀寫文檔形式的二次檔案信息，以便人們查詢、利用。在新時(shí)期各行各業(yè)在檔案管理工作方面都或多或少融入了信息化技術(shù)和設(shè)備，大大提升了檔案管理工作的便捷性，但歸根究底信息化技術(shù)的使用及設(shè)備的操作還是要依靠人。因此，檔案管理人員的優(yōu)化是檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。檔案管理部門可定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，通過者才能繼續(xù)從事原崗位工作，確保檔案管理隊(duì)伍整體質(zhì)量。要優(yōu)化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，必須認(rèn)清電子檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)；然后著重培養(yǎng)和引進(jìn)信息化管理人才，購進(jìn)信息化設(shè)備。但在此階段必須確保檔案資料的保密和安全工作到位，防止資料外泄、損壞等，尤其要做好電子資料的安全工作，如設(shè)置登錄密碼、安裝防火墻、定期殺毒等。

3 結(jié)語

檔案工作的良好落實(shí)能夠促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)發(fā)展?；诖?在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期,應(yīng)當(dāng)高度重視檔案工作質(zhì)量的提升,為此而切實(shí)有效地落實(shí)檔案管理。