論中小企業(yè)存貨管理工作的問(wèn)題與策略建議

■ 王楓松下壓縮機(jī)（大連）有限公司 遼寧大連 116000

中小企業(yè)是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的弱勢(shì)群體，為了提升自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，必須節(jié)約成本，增強(qiáng)資金流動(dòng)性，提升勞動(dòng)力生產(chǎn)率。為了避免資金浪費(fèi)和占用，提升資金利用率，解決中小企業(yè)融資難度高的困境，管理者應(yīng)重視企業(yè)庫(kù)存的科學(xué)管理，避免企業(yè)產(chǎn)品的長(zhǎng)期擠壓，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)收益。中小企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，應(yīng)注意減少商品庫(kù)存數(shù)量，提升現(xiàn)金流量，節(jié)約生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的成本支出?，F(xiàn)實(shí)情況中，多數(shù)中小企業(yè)在原材料采購(gòu)過(guò)程中，需要預(yù)先付款結(jié)算，增加了企業(yè)的資金成本負(fù)擔(dān)，商品銷售的回款時(shí)間長(zhǎng)，增加了企業(yè)的財(cái)務(wù)壓力。因此，作為中小企業(yè)管理者應(yīng)看到存貨管理工作對(duì)于降低經(jīng)營(yíng)成本、增加經(jīng)濟(jì)收益，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的積極作用，思考存貨管理的科學(xué)方案與方法、機(jī)制。

1 中小企業(yè)存貨管理的綜述

存貨管理可以理解為對(duì)商品、協(xié)作件、產(chǎn)成品、半成品、低值易耗品、燃料和其他原材料等物質(zhì)的儲(chǔ)備與管理。存貨管理的最終目標(biāo)是通過(guò)使用和銷售，換取利潤(rùn)收益。其管理工作包括：安全管理、物資分配與使用、存儲(chǔ)、采購(gòu)等環(huán)節(jié)與內(nèi)容。管理者應(yīng)盡量提高企業(yè)庫(kù)存的流動(dòng)速度，但實(shí)踐情況中，存貨的經(jīng)濟(jì)價(jià)值占中小企業(yè)總資產(chǎn)的百分之三十左右，流動(dòng)性較低，提高了企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債比重，增加了中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2 現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)中小企業(yè)存貨管理面臨的情況與問(wèn)題

2.1 生產(chǎn)計(jì)劃、銷售方案的制定與設(shè)計(jì)不科學(xué)

一是，生產(chǎn)計(jì)劃、銷售方案制定設(shè)計(jì)不科學(xué)所造成的存貨不足。部分中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者和銷售部門側(cè)重于提高銷售業(yè)績(jī)，占領(lǐng)市場(chǎng)份額，忽視了企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)加工時(shí)間、生產(chǎn)能力、資金回收周期等風(fēng)險(xiǎn)因素，脫離了產(chǎn)供銷一體化的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，企業(yè)產(chǎn)品數(shù)量無(wú)法滿足超額銷售的需求，容易讓消費(fèi)者和合作方對(duì)企業(yè)失去信心，嚴(yán)重影響中小企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。二是，生產(chǎn)計(jì)劃、銷售方案制定設(shè)計(jì)不科學(xué)所造成的存貨積壓。部分中小企業(yè)為了縮短資金回收的周期，儲(chǔ)備了超出銷售能力的商品和物資，同時(shí)缺少對(duì)市場(chǎng)供需、商品存貨數(shù)量與生命周期的估算與分析，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)費(fèi)用與成本增加，運(yùn)營(yíng)能力不足，現(xiàn)金流量不足，嚴(yán)重影響了中小企業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

2.2 產(chǎn)品與原材料的采購(gòu)工作缺乏監(jiān)督，具有隨意性

一是，部分中小企業(yè)在產(chǎn)品和原材料等物資的采購(gòu)過(guò)程中，缺少對(duì)采購(gòu)方案、采購(gòu)行為的管控與監(jiān)督，沒(méi)有形成健全的原材料與物資采購(gòu)管理工作機(jī)制，沒(méi)有與其他同類型供貨方詢問(wèn)、比較價(jià)格與質(zhì)量，受價(jià)格波動(dòng)影響大，不利于降低中小企業(yè)的生產(chǎn)成本。二是，中小企業(yè)的物資與原材料采購(gòu)應(yīng)參考存貨情況與數(shù)量，確保企業(yè)存貨數(shù)量的最優(yōu)化，沒(méi)有建立事前分析審核、事后評(píng)議總結(jié)的存貨管理機(jī)制，導(dǎo)致采購(gòu)物質(zhì)價(jià)格高、質(zhì)量低，增加了中小企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與生產(chǎn)成本。

2.3 沒(méi)有形成企業(yè)存貨賬目管理的規(guī)范制度

一是，從一些中小企業(yè)的存貨管理情況來(lái)看，部門職能劃分不清，崗位設(shè)置混亂，部分企業(yè)員工兼任多項(xiàng)工作，企業(yè)商品的入庫(kù)、出庫(kù)缺少標(biāo)準(zhǔn)化流程，存貨管理工作缺少監(jiān)督和跟蹤反饋，導(dǎo)致存貨數(shù)量統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確，入庫(kù)手續(xù)缺失，無(wú)法進(jìn)行商品庫(kù)存的清點(diǎn)與成本核算。二是，部分中小企業(yè)在物資和材料采購(gòu)過(guò)程中，沒(méi)有獲得票據(jù)憑證，影響了對(duì)存貨價(jià)值的清點(diǎn)與估算，增加了企業(yè)利潤(rùn)計(jì)算的難度，提升了中小企業(yè)可能承擔(dān)的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 貨物存放和管理方式不科學(xué)

一是，貨物存放的倉(cāng)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)不科學(xué)。貨物應(yīng)當(dāng)存放在相對(duì)封閉的倉(cāng)庫(kù)中，入庫(kù)和出庫(kù)應(yīng)建立編號(hào)并更新、跟蹤相關(guān)數(shù)據(jù)。但現(xiàn)實(shí)情況中，一些中小企業(yè)受到經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所和空間面積的限制，將倉(cāng)庫(kù)設(shè)置在生產(chǎn)區(qū)域中，不能夠保證倉(cāng)庫(kù)的獨(dú)立性和封閉性，導(dǎo)致實(shí)際存貨數(shù)量與登記賬目有出入，間接影響了中小企業(yè)的稅務(wù)籌劃和財(cái)務(wù)報(bào)表編制，給企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)管理工作制造了障礙。二是，貨物存儲(chǔ)、保管的方法錯(cuò)誤。存貯與保管方法的選擇，應(yīng)與貨物的屬性、規(guī)格等特點(diǎn)相符合，制定相應(yīng)的運(yùn)輸、防護(hù)、存放方案?，F(xiàn)實(shí)中，一些中小企業(yè)隨意放置和保管貨物，對(duì)貨物的處理、涂料、防腐蝕、防火、防潮要求

認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致貨物價(jià)值的損失或者降低。三是，貨物的狀態(tài)、信息數(shù)據(jù)標(biāo)注不明或者缺失。部分中小企業(yè)對(duì)存貨的存放和管理工作混亂無(wú)序，忽視了貨物的存放標(biāo)識(shí)，或者沒(méi)有為貨物裝貼存放標(biāo)識(shí)，這一方面將增加貨物損壞、滅失的風(fēng)險(xiǎn)隱患，另一方面也不利于貨物數(shù)量的清點(diǎn)和進(jìn)出庫(kù)管理。四是，貨物的存放環(huán)境不安全。應(yīng)確保貨物存放環(huán)境的安全與便利，根據(jù)貨物性能、規(guī)格、類型劃分存放的不同區(qū)域，禁止將普通貨物與易腐蝕、易燃燒的貨物放置保管在一起，應(yīng)保證倉(cāng)庫(kù)的整潔、干燥（或濕度適宜）與安全，排除一切安全隱患，避免發(fā)生事故和經(jīng)濟(jì)損失。

3 中小企業(yè)存貨管理的策略建議

3.1 科學(xué)分配不同部門貨物管理的相應(yīng)職責(zé)

舉例說(shuō)明，市場(chǎng)銷售部門應(yīng)掌握中小企業(yè)的生產(chǎn)能力和存貨數(shù)量，建立訂單管理與評(píng)審機(jī)制，防范貨物的積壓或者超售下架；企業(yè)法務(wù)部門應(yīng)對(duì)訂單條款、采購(gòu)合同實(shí)施審核與監(jiān)督，防范承擔(dān)不利的法律責(zé)任；企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)分別對(duì)物資和材料的采購(gòu)周期、采購(gòu)數(shù)量、資金交付與貨物到達(dá)時(shí)間進(jìn)行管控與審核；采購(gòu)部門應(yīng)科學(xué)設(shè)計(jì)制定物資和原材料的采購(gòu)方案，包括采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量和采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容；技術(shù)部門和質(zhì)量監(jiān)督部門應(yīng)對(duì)物資、產(chǎn)品和材料的性能、質(zhì)量進(jìn)行技術(shù)審查。

3.2 庫(kù)存貨物的采購(gòu)成本控制策略

作為企業(yè)采購(gòu)部門與采購(gòu)人員，應(yīng)結(jié)合中小企業(yè)的實(shí)際情況、生產(chǎn)能力、現(xiàn)金流量，科學(xué)制定物資和材料的采購(gòu)方案，多方詢問(wèn)、比較采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)質(zhì)量；對(duì)采購(gòu)數(shù)量巨大的方案與訂單，應(yīng)交給財(cái)務(wù)部門審核，加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)供需變化的分析預(yù)測(cè)，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，節(jié)約采購(gòu)資金。

3.3 科學(xué)地進(jìn)行賬務(wù)管理

一是，設(shè)置專人管理庫(kù)房，建立完善的物資管理制度，對(duì)于敞開式的庫(kù)房更要采取定制管理，劃分不同狀態(tài)的存貨應(yīng)該存放的區(qū)域，對(duì)于不按規(guī)定存放的行為需要嚴(yán)厲考核。二是，做好ERP的使用權(quán)限設(shè)置和存貨最優(yōu)庫(kù)存量的設(shè)定，由采購(gòu)人員依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制訂采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部主管審核計(jì)劃的合理性，財(cái)務(wù)部監(jiān)督審核。三是，由采購(gòu)人員進(jìn)行物資入庫(kù)的數(shù)量、狀態(tài)和質(zhì)量的初步確認(rèn)，提交報(bào)檢單給檢驗(yàn)人員進(jìn)行質(zhì)量復(fù)檢，最后采購(gòu)人員拿著收貨單、檢驗(yàn)合格單到庫(kù)房申請(qǐng)入庫(kù)，庫(kù)房管理人員核實(shí)數(shù)量和其他產(chǎn)品標(biāo)識(shí)信息，參照采購(gòu)計(jì)劃入庫(kù)，對(duì)于超計(jì)劃的采購(gòu)數(shù)量應(yīng)上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則不予入庫(kù)。四是，倉(cāng)庫(kù)管理員依據(jù)有效的生產(chǎn)指令和材料領(lǐng)購(gòu)單出庫(kù)，依據(jù)退庫(kù)單核實(shí)實(shí)物信息辦理退庫(kù)，做到票、物、賬同步進(jìn)行。另外，財(cái)務(wù)人員月末在進(jìn)行存貨暫估時(shí)，應(yīng)按照采購(gòu)合同和最近一次的結(jié)算價(jià)進(jìn)行暫估，對(duì)于一些執(zhí)行力差，有懶惰思想的人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)目?jī)效考核。

3.4 完善存貨管理

對(duì)于不同形態(tài)的存貨進(jìn)行合理區(qū)分，分開存放，現(xiàn)場(chǎng)做好標(biāo)識(shí)和收發(fā)存記錄臺(tái)賬，并及時(shí)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。制定合理的存貨防護(hù)措施，加強(qiáng)存貨管理人員對(duì)于特殊存貨的認(rèn)識(shí)，及時(shí)做好存貨防護(hù)工作。聘請(qǐng)專業(yè)的安全管理人員，針對(duì)各個(gè)庫(kù)房存貨的特性，設(shè)置有效的安全報(bào)警設(shè)備和消防設(shè)備。

3.5 規(guī)避匯率和存貨價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于存貨價(jià)值受市場(chǎng)匯率和原材料市場(chǎng)基準(zhǔn)價(jià)格波動(dòng)較大的中小民營(yíng)企業(yè)，一方面可以利用金融工具來(lái)規(guī)避匯率風(fēng)險(xiǎn)，如銀行推出的各種能夠達(dá)到鎖定匯率目的的金融產(chǎn)品；另一方面可以聘請(qǐng)專業(yè)的期貨人員，利用期貨的套期保值功能，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)沖，將風(fēng)險(xiǎn)控制在一定范圍內(nèi)，將市場(chǎng)等客觀因素引起的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

4、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，中小企業(yè)要想提升自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)資金結(jié)構(gòu)與存貨管理之間的相互關(guān)系，注重從實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)和總結(jié)問(wèn)題，制定解決的方案與應(yīng)對(duì)的措施，從劃分部門職責(zé)、優(yōu)化采購(gòu)方案、建立存貨賬目管理機(jī)制、選擇科學(xué)的存儲(chǔ)保管方式等方面，優(yōu)化貨物庫(kù)存的管理工作，為中小企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。