新醫(yī)改下醫(yī)院人事檔案管理問題和完善方法探討

宋國永

摘要 醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事工作的重要組成部分，是醫(yī)院職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、品德作風(fēng)、工作能力、職稱評定、培訓(xùn)考核及科研水平等方面材料的專門記述和反映，它與職工的工資待遇、職位、職務(wù)、任免調(diào)動(dòng)等關(guān)系密切，是人力資源管理決策的基本依據(jù)。因此做好醫(yī)院的人事檔案管理工作，可為醫(yī)院的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障，具有顯著意義。文章就當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的許多問題進(jìn)行探討，以期能找到解決問題的方法，促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院人事檔案；管理工作；問題和解決方法

本文就當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問題進(jìn)行探討，以期能找到解決問題的方法，促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理基礎(chǔ)問題：①醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和條件差：醫(yī)院管理的主要方向決定了對人事檔案管理的疏忽，其管理的重點(diǎn)體現(xiàn)在如何提高醫(yī)生的醫(yī)療技術(shù)水平，改善就醫(yī)環(huán)境，以更好地為病人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，相對地對人事檔案管理就不夠重視，管理手段落后。許多醫(yī)院采用的檔案管理辦法依然是落后的人工記錄、人工保管方式，雖有專門的檔案管理室，但室內(nèi)條件簡陋，環(huán)境差，無防火、防潮設(shè)施，同時(shí)也無相應(yīng)的專管人員，多數(shù)人員為兼職管理，無法保障檔案的安全性，影響檔案管理效率。②管理手段落后：基礎(chǔ)設(shè)施和條件差的同時(shí)，相應(yīng)的管理手段也落后。許多醫(yī)院仍然采取人工記錄、手工查找人事檔案信息，依舊使用古老的鐵皮柜和木柜存儲檔案，不僅影響工作效率，而且相對空間利用率也低，同時(shí)還容易引起檔案的丟失和損壞情況。

人事檔案管理人員問題：①管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，流動(dòng)性大：當(dāng)前各大醫(yī)院從事專職的檔案管理人員很少，大部分都是由人事科的工作人員或者其他部門的職工兼職，取得相應(yīng)檔案專業(yè)技術(shù)資格的人員更是鳳毛麟角。由于兼職的原因，管理人員的流性大，許多人往往工作還沒有熟悉或者剛熟悉就已經(jīng)調(diào)換崗位，工作移交時(shí)易引起許多問題，如檔案數(shù)量丟失、材料不明確等問題，久而久之形成惡性循環(huán)，使檔案管理問題越來越嚴(yán)重。②管理人員專業(yè)素質(zhì)不過硬，思想覺悟不高：由于多數(shù)檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，且對檔案管理工作認(rèn)識不夠，無相應(yīng)的責(zé)任感，認(rèn)為檔案管理無足輕重，對職工檔案的完整性和安全性造成嚴(yán)重影響。

人事檔案材料問題：多數(shù)職工由于自身對檔案的認(rèn)識不足，認(rèn)為工作與檔案無關(guān)，多采取忽視態(tài)度，導(dǎo)致不能及時(shí)存檔，或者對已歸檔的檔案材料不能準(zhǔn)確地進(jìn)行補(bǔ)充，如職稱考試、繼續(xù)教育、業(yè)績考核等情況不能及時(shí)收集，使許多應(yīng)當(dāng)歸檔的資料流失，出現(xiàn)檔案不全，檔案不完整，不能真實(shí)的反映個(gè)人情況，影響了人事檔案的及時(shí)性、完整性和公正性。

人事檔案管理制度問題：由于人事檔案管理“終身”制已經(jīng)無法適應(yīng)人事制度的不斷改革發(fā)展，人事檔案得不到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)；同時(shí)還有些原因造成了人事檔案材料錯(cuò)漏、遺失，如人們對檔案觀念不強(qiáng)、尚不健全的檔案的管理和轉(zhuǎn)遞等制度以及偽造等混亂現(xiàn)象。這導(dǎo)致了人才得不到合理的流動(dòng)和有效配置，進(jìn)而引起人力資源的極大浪費(fèi)，制約了許多醫(yī)院的人才引進(jìn)工作，從而阻礙醫(yī)院的發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案管理問題的解決方法

改善醫(yī)院人事檔案管理環(huán)境，實(shí)施信息化管理方法：醫(yī)院針對人事檔案管理的基礎(chǔ)問題，應(yīng)加強(qiáng)重視，加大資金投入力度，以改善醫(yī)院人事檔案管理環(huán)境，尤其針對防火、防霉等措施加強(qiáng)檔案管理的保護(hù)工作，從而為人事檔案管理提供一個(gè)有利的保管環(huán)境。醫(yī)院在管理手段方面應(yīng)采用先進(jìn)的現(xiàn)代信息設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，同時(shí)建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)化，將手工錄入和人工查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)檢索查詢，提高檔案管理的工作效率。

提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素養(yǎng)，重視選拔和培養(yǎng)：醫(yī)院要重視檔案管理工作，必須由具有相應(yīng)資質(zhì)或者豐富經(jīng)驗(yàn)的專人負(fù)責(zé)。同時(shí)，還要不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)水平和素養(yǎng)，加強(qiáng)對檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，使管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)得到強(qiáng)化，通過不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)管理方法，能更好地提高人事檔案管理的水平。由于檔案管理比較枯燥，所以應(yīng)相應(yīng)地提高管理人員的福利待遇，充分調(diào)動(dòng)其工作積極性，發(fā)揮最大的潛能，提升醫(yī)院的檔案管理水平。

提高醫(yī)院全體人員的人事檔案意識，做好檔案宣傳工作：醫(yī)院應(yīng)對職工個(gè)人檔案管理工作進(jìn)行宣傳，提高對自己檔案作用的認(rèn)識，讓他們了解自身的檔案與個(gè)人利益具有重要關(guān)系，如工資、獎(jiǎng)金、職稱、退休等與檔案息息相關(guān)，這樣才能保證檔案材料及時(shí)存檔和歸檔，對自己的相關(guān)資料進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)確補(bǔ)充，保證了人事檔案的及時(shí)性、完整性，使檔案管理工作順利進(jìn)行。

建立健全人事檔案管理工作規(guī)章制度：醫(yī)院應(yīng)建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案管理?xiàng)l例和管理辦法得以制定，這樣可使人事檔案管理制度有章可循，使人事檔案管理制度更加完善、規(guī)范，避免人事檔案材料錯(cuò)漏、遺失、偽造等混亂現(xiàn)象，使得人才得到合理的流動(dòng)和有效配置，加速醫(yī)院的發(fā)展。

綜上所述，醫(yī)院的人事檔案管理工作，與醫(yī)院的人才利用和培養(yǎng)有著密切的關(guān)系，同時(shí)對未來醫(yī)院的發(fā)展其具有的意義也是十分重要的。因此，對于人事檔案管理的問題，醫(yī)院要及時(shí)解決，健全檔案管理制度，注重檔案管理環(huán)境設(shè)施建設(shè)的加強(qiáng)，使檔案管理人員的水平和素養(yǎng)提高，并且提高檔案管理的信息化水平，進(jìn)而使檔案管理工作的效率提高，促使醫(yī)院的健康發(fā)展。endprint