芻議事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

高鳳

摘要：在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興信息技術(shù)滲透到生活和工作的每一個(gè)角落的今天，事業(yè)單位的檔案管理工作也在技術(shù)大潮的沖擊下，做出改變和接受著信息化的沖擊。這樣的改變優(yōu)化了檔案管理工作，提升了事業(yè)單位檔案管理的效率，改善了檔案管理方式，是檔案管理突破性的改變。但是任何事物的發(fā)展都會(huì)存在問題，本文從事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)入手，去探尋提升其信息化建設(shè)的策略及意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理;信息化建設(shè)

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的突出特點(diǎn)

1、天壤之別的檔案存儲(chǔ)環(huán)境

紙質(zhì)媒介的傳統(tǒng)檔案記載形式，相較于信息化檔案來說，顯得笨重而麻煩。而全新的信息化檔案管理，只需將檔案以摸不到的方式，海量的將信息存儲(chǔ)于方寸之間的硬盤中，占用的空間少之又少，對(duì)存貯的環(huán)境幾乎沒有什么特殊要求，極大的節(jié)省了場(chǎng)地，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不可同日而語(yǔ)。

2、更新?lián)Q代的使用與查詢優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)檔案管理存在檔案紙老化、破損，查詢手續(xù)復(fù)雜等諸多問題，但信息化的檔案管理，卻讓檔案的查詢變得易如反掌，從傳統(tǒng)的滿屋子找檔案，到如今在電腦中輕輕敲入幾個(gè)字，按回車鍵即可一目了然的查詢方式，讓人對(duì)傳統(tǒng)的檔案查詢方式頓生古老感。

二、信息化檔案管理對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的意義

現(xiàn)代化的技術(shù)手段可以有效助力當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化的推進(jìn)。檔案管理因?yàn)樾畔⒒慕槿?，使得從模式到?shí)體都發(fā)生了顛覆性的轉(zhuǎn)變，改變了以往紙質(zhì)檔案占用巨大場(chǎng)地，堆積如山的窘境，更不見了檔案紙質(zhì)破損的無奈。檔案管理的信息化，從對(duì)檔案信息的加工，到檔案的匯總和分類，再到存儲(chǔ)、篩選、查詢等方面，都很好的結(jié)合外部環(huán)境所需要面對(duì)的問題，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的資源共享。這樣的改變實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升和成本的降低，意義重大。

三、改善事業(yè)單位檔案信息化管理的方式方法

檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)極為突出，推行檔案管理的全面信息化是大勢(shì)所趨，但是如何能更快、更好、更全民的開展好檔案管理的信息化建設(shè)，就要多渠道入手，多措并舉的推進(jìn)，要有科學(xué)規(guī)劃，并從人員、軟硬件、服務(wù)等多方面進(jìn)行改善提升。

1、提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

人才是事業(yè)成敗的決定性因素，檔案管理工作也不例外。事業(yè)單位的中老年人占比較高，文化素質(zhì)不是很高，計(jì)算機(jī)操作能力弱。所以要切實(shí)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，要對(duì)相關(guān)人員做到針對(duì)性的工作技能培訓(xùn)，進(jìn)行行之有效的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，用多種形式對(duì)綜合素質(zhì)進(jìn)行提升;在思想上要加強(qiáng)引導(dǎo)，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感;要建立完善的考核制度，增強(qiáng)鼓勵(lì)人才向高素質(zhì)發(fā)展的動(dòng)力。

2、加強(qiáng)檔案管理的硬件

硬件是檔案管理的核心部件，沒有用于存儲(chǔ)的硬件，檔案管理信息化將是空中樓閣。所以事業(yè)單位應(yīng)該購(gòu)進(jìn)性能穩(wěn)定，不容易被外界影響的硬盤用于存儲(chǔ)。對(duì)此，要有資金保障，不可馬虎應(yīng)付，以此確保檔案管理在存儲(chǔ)與管理上的安全穩(wěn)定。

3、注重于檔案管理軟件的開發(fā)

為提高事業(yè)單位檔案信息化的水平和工作效率，就必須要適當(dāng)?shù)脑谲浖矫孢M(jìn)行跟進(jìn)。因此，為事業(yè)單位檔案管理打造適宜的應(yīng)用軟件，使其與事業(yè)單位的性質(zhì)及人員屬性進(jìn)行針對(duì)性匹配，能更好的服務(wù)于檔案管理工作，也更能體現(xiàn)出軟硬件的合力信息化對(duì)檔案管理的超強(qiáng)助力。

4、做好檔案信息化的總體規(guī)劃

科學(xué)的規(guī)劃是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的加速器。事業(yè)單位要把握檔案信息化的系統(tǒng)具有的靈活性和可擴(kuò)展性，制定出合理匹配的總體規(guī)劃。要充分把握好事業(yè)單位對(duì)于人才信息的需要，構(gòu)建出符合發(fā)展要求，滿足管理需要的互聯(lián)網(wǎng)管理模式。

5、做一個(gè)錦上添花的檔案信息查詢網(wǎng)站

檔案信息管理網(wǎng)站作為事業(yè)單位內(nèi)部檔案部門網(wǎng)上的信息站點(diǎn)，是對(duì)于事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的重要補(bǔ)充和必要手段。檔案信息將通過網(wǎng)站的網(wǎng)頁(yè)提供給相關(guān)人員，讓相關(guān)人員足不出戶即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的網(wǎng)上查找和咨詢，進(jìn)行下載及歸檔?？梢哉f，檔案信息網(wǎng)站為檔案信息提供了一個(gè)資源共享的平臺(tái)。在此需要注意的是，對(duì)于檔案信息的管理操作系統(tǒng)，一定要具備良好的升級(jí)更新能力，這可以很好的適應(yīng)檔案在網(wǎng)絡(luò)管理上日新月異的變化，不斷適應(yīng)國(guó)內(nèi)檔案標(biāo)準(zhǔn)的變化，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的長(zhǎng)足發(fā)展;在設(shè)備選取上，要選用可靠耐用的市場(chǎng)主流設(shè)備，確保檔案信息的穩(wěn)定、安全。

四、結(jié)語(yǔ)

借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的提升和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理工作取得了長(zhǎng)足發(fā)展，數(shù)字化的檔案管理形式，提高了檔案工作的質(zhì)量，完善了組織的建設(shè)，增強(qiáng)了相關(guān)事業(yè)單位的科研力量，為相關(guān)工作提供了質(zhì)量保障，在檔案管理上具有劃時(shí)代的意義。反之信息化的檔案管理又對(duì)社會(huì)和科技具有一定程度的推動(dòng)作用。可以說，二者相互促進(jìn)相互影響，共同彰顯著時(shí)代的進(jìn)步。為緊隨時(shí)代發(fā)展，就要將事業(yè)單位的檔案管理信息化從內(nèi)而外的進(jìn)行深化和改進(jìn)，把握工作需求，理清面對(duì)的問題，進(jìn)行針對(duì)性的預(yù)防和解決，做好相關(guān)的解決方案，從而讓事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)一直在快車道平穩(wěn)行駛。

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