淺談檔案工作者的職業(yè)修養(yǎng)

胡亞南　成杏麗

檔案工作是一項(xiàng)專門的業(yè)務(wù)工作，涉及多學(xué)科、多專業(yè)，同時(shí)具有很強(qiáng)的保密性。尤其是在信息化時(shí)代，檔案館的職能和工作方式都發(fā)生了巨大變化，在這樣的時(shí)代背景下，檔案工作者唯有不斷學(xué)習(xí)，重新認(rèn)識(shí)檔案工作，不斷優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升鑒別能力，才能保證有價(jià)值的文件材料適得其所，從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，讓檔案更好地服務(wù)于社會(huì)，真正地做到對(duì)歷史負(fù)責(zé)。

一、具有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)

1.熱愛(ài)檔案工作

常言道：興趣是最好的老師。我們唯有以真摯的情懷擁抱工作，才會(huì)保持飽滿的熱情和不竭的動(dòng)力；才會(huì)主動(dòng)思考、深入鉆研；才會(huì)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，以高度的責(zé)任心認(rèn)真對(duì)待每一份檔案材料，學(xué)會(huì)尊重檔案，尊重歷史。

2.與時(shí)俱進(jìn)，保持終身學(xué)習(xí)

日新月異的科學(xué)技術(shù)，給檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，也給檔案工作者帶來(lái)了新的課題。在新環(huán)境下?tīng)?zhēng)取主動(dòng)，保持良好工作狀態(tài)的最佳途徑，就是平時(shí)應(yīng)該根據(jù)工作的需要，拓展視野，廣泛攝取新知識(shí)、掌握新技術(shù)，主動(dòng)去適應(yīng)工作環(huán)境和工作流程的變化，保證不會(huì)因?yàn)楦簧蠒r(shí)代的腳步而迷失自我。

3.宣傳到位，依法治檔

日常工作中，我們或多或少都會(huì)遇到部門工作人員或歸檔不及時(shí)，或歸檔材料不完整，或私自保存原件，只給檔案館歸復(fù)印件等情況。這時(shí)，如果只是一味簡(jiǎn)單的說(shuō)教，就顯得蒼白無(wú)力了。能讓有關(guān)人員嚴(yán)格按照要求歸檔的最有力武器，就是國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)。這就要求我們必須熟悉檔案法等相關(guān)規(guī)定，以及各類檔案的歸檔范圍和保管期限，并應(yīng)用到實(shí)際工作中。同時(shí)，要積極向廣大兼職檔案員做好宣傳工作，增強(qiáng)大家的檔案意識(shí)，只有這樣才能保證檔案之源不會(huì)枯竭，學(xué)校的發(fā)展足跡才不會(huì)因時(shí)光的流逝而變得模糊不清。

4.以人為本，服務(wù)大眾

雖然我們?nèi)粘９ぷ髦薪佑|最多的是默默無(wú)語(yǔ)的檔案材料，但這些看似冰冷的材料，卻與人有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，最終都是服務(wù)于人的。雜亂無(wú)章的檔案材料經(jīng)過(guò)我們細(xì)心的鑒別、篩選和整理，能夠成為最具說(shuō)服力的證明材料，能為利用者帶去溫暖和支撐，甚至改變他們的生活。比如，干部任職，有關(guān)單位會(huì)來(lái)檔案館求證相關(guān)人員的學(xué)籍、學(xué)歷情況；晉升職稱，人們會(huì)到檔案館查找歷年的教學(xué)計(jì)劃、科研成果；出國(guó)留學(xué)、找工作時(shí)，人們會(huì)到檔案館來(lái)辦理當(dāng)年在校學(xué)習(xí)的成績(jī)單；打官司時(shí)人們會(huì)到檔案館尋找佐證材料；就連學(xué)校分房子，人們都會(huì)想到來(lái)檔案館查閱基建圖紙，類似的例子不勝枚舉。

5.加強(qiáng)保密意識(shí)，防患于未然

我們收集的檔案材料涉及學(xué)校教學(xué)、科研，以及國(guó)防建設(shè)等各個(gè)領(lǐng)域，數(shù)量巨大，其中不乏涉密材料。如果因?yàn)楸Ｃ芤庾R(shí)淡薄、保管不當(dāng)，導(dǎo)致檔案材料損壞、泄密或丟失，將會(huì)給學(xué)校甚至國(guó)家造成無(wú)法彌補(bǔ)的重大損失。所以我們?cè)谄綍r(shí)的工作中，不能有半點(diǎn)疏忽，涉密材料一定要親自整理、及時(shí)移交入庫(kù)，確保檔案材料平安無(wú)事。

6.尋覓“捷徑”，事半功倍

檔案工作的性質(zhì)決定了在日常工作中，很多人容易墨守成規(guī)。比如插卷工作，在傳統(tǒng)的手工操作時(shí)期，插卷時(shí)，要考慮所插入材料與已歸檔材料的關(guān)聯(lián)關(guān)系，且必須把這份新插入的材料和與之相關(guān)的其他材料排放在一起，不然會(huì)給以后的查閱利用帶來(lái)很多困擾。這樣，如果新插入的材料頁(yè)數(shù)較多，則其后面的材料都必須重新打頁(yè)碼，這種重復(fù)勞動(dòng)既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，明顯地表現(xiàn)出了工作效率低下的劣勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案界的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)在我們的檔案信息都采用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，案卷內(nèi)所有文件材料的關(guān)鍵信息都著錄到管理系統(tǒng)中，我們只要輸入恰當(dāng)?shù)年P(guān)鍵字，就可以很容易地檢索到所需的材料。這種模式下，新插入的材料在案卷中的物理位置已經(jīng)不那么重要了，我們只需把它添加到案卷的最后，編上頁(yè)碼，并在管理系統(tǒng)中著錄相應(yīng)的條目即可，插卷工作就變得簡(jiǎn)單了許多。因此，只要我們有效利用新技術(shù)，開(kāi)動(dòng)腦筋，打破傳統(tǒng)思想的禁錮，就能找出更加合理的解決問(wèn)題的“捷徑”，在不影響檔案完整性和系統(tǒng)性的前提下，大幅提升工作效率。

二、具備合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)

1.掌握檔案專業(yè)知識(shí)

檔案學(xué)是一門專業(yè)，從檔案的收集、整理、鑒定、保管到提供利用以及后期的編研工作，都有一套完整的理論和工作方法。對(duì)于我們這些非檔案專業(yè)畢業(yè)的人來(lái)說(shuō)，雖然上崗培訓(xùn)時(shí)都進(jìn)行了較為系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，但其深度和廣度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。所以，我們還必須邊干、邊學(xué)、邊理解，把所學(xué)的專業(yè)知識(shí)融會(huì)貫通到實(shí)際工作當(dāng)中，并用來(lái)指導(dǎo)我們的工作，促使我們的實(shí)際工作更專業(yè)、更準(zhǔn)確、更到位。

2.了解多學(xué)科知識(shí)

在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的信息化時(shí)代，檔案的門類和載體都發(fā)生了很大的變化，我們收集來(lái)的檔案材料也是涉及各個(gè)領(lǐng)域的方方面面。因此，有必要廣泛了解其他相關(guān)學(xué)科的一些基本知識(shí)，這樣在篩選和鑒別歸檔材料的過(guò)程中，才能游刃有余，盡可能避免由于自己的認(rèn)識(shí)不足或判斷不當(dāng)，導(dǎo)致歸檔材料的流失，造成某些方面的歷史空白。

3.熟悉計(jì)算機(jī)基本知識(shí)和應(yīng)用

時(shí)代在變遷，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)檔案管理和利用的需要。當(dāng)前，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)已經(jīng)滲透到檔案工作的各個(gè)層面，成為檔案現(xiàn)代化管理的必備技術(shù)，離開(kāi)了計(jì)算機(jī)，我們?cè)诠ぷ髦袑⒋绮诫y行。所以，熟悉計(jì)算機(jī)的基本操作和相關(guān)知識(shí)，是每個(gè)檔案人必須掌握的基本職業(yè)技能。

4.外語(yǔ)應(yīng)用能力不可或缺

日常工作中，我們所接觸到的材料，有不少涉及外事等方面的工作，如果我們有一定的外語(yǔ)應(yīng)用能力，整理材料時(shí)就會(huì)得心應(yīng)手。另外，檔案工作者本身就是檔案信息和文化的傳播者，同時(shí)檔案信息化工作也需與國(guó)際接軌，外語(yǔ)的重要性也就不言而喻了。

三、培養(yǎng)全面的工作能力

1.高度的責(zé)任心，敏銳的觀察力

如果檔案是茂密的歷史之樹，那檔案工作者就既是栽樹者，又是乘涼者。如果沒(méi)有齊全完整的檔案，學(xué)校的歷史就會(huì)像殘枝敗葉，檔案為學(xué)校師生員工和社會(huì)大眾服務(wù)就成了一紙空談。學(xué)校在不斷發(fā)展，檔案收集工作也需要與學(xué)校各項(xiàng)工作同步開(kāi)展。我們除了做好歸檔范圍內(nèi)檔案材料的收集工作，還必須經(jīng)常通過(guò)瀏覽學(xué)校主頁(yè)或細(xì)心閱讀一些文件，主動(dòng)了解學(xué)校職能部門的動(dòng)態(tài)，及學(xué)校發(fā)生的一些重大事件，捕捉歸檔信息，然后積極和有關(guān)人員聯(lián)系，盡可能多的把記錄學(xué)校發(fā)展歷程的相關(guān)材料收集進(jìn)館，從而使學(xué)校的歷史變得更加立體、飽滿。不僅如此，我們平時(shí)赴相關(guān)部門開(kāi)展工作時(shí)，也應(yīng)擦亮眼睛，處處留心，也許一個(gè)不經(jīng)意的發(fā)現(xiàn)，就是一個(gè)故事、一段歷史的記錄。

2.較強(qiáng)的溝通與協(xié)調(diào)能力

這種能力對(duì)許多人來(lái)講不是與生俱來(lái)的，但可以通過(guò)后天的努力使自己變得成熟和自信。工作當(dāng)中，我們面對(duì)的兼職檔案員性格各異、文化素養(yǎng)高低不一，碰釘子、遭白眼的事情也時(shí)有發(fā)生。碰到這種情況，誰(shuí)都覺(jué)得委屈，但是我們必須以平常心去面對(duì)，因?yàn)楣ぷ鬟€得繼續(xù)。最有效的方法就是我們不斷調(diào)適自己的心理狀態(tài)，用自己的真誠(chéng)打動(dòng)對(duì)方，以理服人，這樣才能和對(duì)方保持友好的協(xié)作關(guān)系，共同營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍，讓愉快、和諧、理解和尊重伴隨歸檔工作的始終。

檔案工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則不然。要真正使檔案工作達(dá)到做好、做活、做到位、做到精的境界，還需我們做好職業(yè)生涯規(guī)劃，用心修煉和提升自己，這樣才能不負(fù)使命，讓學(xué)校的歷史在我們手中得以真實(shí)地記錄和傳承，我們的夢(mèng)想也會(huì)因此變得更加美麗。

（作者單位：西安交通大學(xué)檔案館）