醫(yī)院檔案管理中的問題分析及對策研究

劉園園

摘要醫(yī)院檔案包括醫(yī)院各種文件、人事與醫(yī)療文書、病例、病案等檔案，是記載醫(yī)院發(fā)展及診療活動最有權威性的憑證，尤其是珍貴的歷史資料，其保存價值更是十分重大，若管理不善，造成丟失或毀壞，其損失難以估量。因此，加強醫(yī)院檔案管理至關重要，特別是隨著醫(yī)改的逐步深入，醫(yī)院在不斷地發(fā)展壯大中，檔案管理也存在著很多的問題。筆者圍繞這個問題對醫(yī)院的現(xiàn)狀進行介紹，并分析醫(yī)院檔案管理存在的問題，同時提出相應的對策。

關鍵詞醫(yī)院檔案管理；問題；對策

醫(yī)院檔案包括醫(yī)院各種文件、人事與醫(yī)療文書、病例、病案等檔案，是記載醫(yī)院發(fā)展及診療活動最有權威性的憑證，尤其是珍貴的歷史資料，其保存價值更是十分重大，若管理不善，造成旦丟失或毀壞，其損失難以估量。因此，加強醫(yī)院檔案管理至關重要，特別是隨著醫(yī)改的逐步深入，醫(yī)院在不斷發(fā)展壯大中，檔案管理也存在著很多的問題。筆者就此進行分析，并提出相應的對策。

醫(yī)院概況介紹

駐馬店市中醫(yī)院是一所集醫(yī)療、科研、教學為一體的全市最大綜合性中醫(yī)醫(yī)院。醫(yī)療服務范圍覆蓋全市九縣二區(qū)及鄰近市縣，是河南省中醫(yī)學院教學醫(yī)院和國家評定的“三級甲等”中醫(yī)醫(yī)院。醫(yī)院編制床位800張，現(xiàn)有職工573人，其中專業(yè)技術人員478人，高級職稱67人，享有國務院特殊技術津貼1人，市級科技拔尖人才8人。醫(yī)院設備齊全，已擁有高聚焦超聲腫瘤系統(tǒng)、16排螺旋CT、DR、飛利浦L7高檔彩超、c型臂機、高壓氧艙、宮腔鏡、腹腔鏡等一大批國內先進的現(xiàn)代化診療設備148件，總資產(chǎn)近1.5億元。醫(yī)院中醫(yī)和中西醫(yī)結合優(yōu)勢突出，專科建設特色顯著，醫(yī)院檔案管理分為行政檔案管理和醫(yī)療文書管理兩個部分。

醫(yī)院檔案管理中存在的問題

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理的重要組成部分，隨著現(xiàn)代化信息發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的作用越來越被人們重視。特別是現(xiàn)在，隨著信息化的發(fā)展，檔案的管理也發(fā)生了翻天覆地的變化，但是，盡管如此，醫(yī)院檔案管理工作仍存在一定的問題。

檔案管理體制和機制不適應時代的發(fā)展：目前隨著醫(yī)改的進一步發(fā)展，醫(yī)院檔案管理制度和管理機制更新速度較慢，甚至有些制度還是“改革開放”前制定的，與新時期的管理不相容，已經(jīng)遠遠不能適應當今醫(yī)院的發(fā)展了，不能與時俱進。

領導重視程度有待進一步加強：對檔案管理的重視程度與領導有著直接的關系，多數(shù)領導重視業(yè)務科室，重視創(chuàng)收的科室，往往忽視了這些所謂的“消耗科室”，認為檔案管理做些常規(guī)的工作就滿足了，沒有將認識提升到一定的高度；對待檔案工作只滿足現(xiàn)狀，既不增加人員也不進行投資，有的甚至是一人兼職，在管理模式上盲區(qū)太多，出現(xiàn)無人管的局面。

檔案管理人員業(yè)務素質和管理水平有待進一步提高：目前，檔案管理人員沒有檔案專業(yè)人員負責，而且多是兼職人員，在做檔案管理方面沒有提高到一定的高度，在檔案管理方面缺乏應有的專業(yè)水平和責任心。

醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡體系制度的不足：目前，雖然醫(yī)院已經(jīng)建立分級檔案管理網(wǎng)絡，但由于各種影響因素的存在，使得其運行效果慢，實際使用效果差，遠遠達不到應有的效果。醫(yī)院對檔案管理的重視程度雖較前提高，但與實際情況仍差距較大，檔案管理人員缺乏相應專業(yè)畢業(yè)的人才，缺乏對目前檔案管理人員的培訓，從業(yè)者很少有機會外出學習和交流，不僅導致他們對檔案管理專業(yè)知識的缺乏，同時對檔案管理的法律法規(guī)也缺乏了解。有些檔案管理人員管理意識淡薄，甚至為了貪圖方便將醫(yī)院檔案放置在自己的辦公抽屜里，最終導致檔案的損壞或丟失，帶來嚴重的損失。所以，醫(yī)院應該加大人才引進力度和對現(xiàn)有人員的重視程度，增加他們外出培訓和學習的機會，使有關人員認識到檔案是一種特殊的寶貴信息資源，保護好這種資源是每個檔案管理工作者的義務和職責。

對策

完善檔案管理等各項制度：檔案管理工作是一項條理性很強的工作，要與時俱進，醫(yī)院要根據(jù)有關法律法規(guī)，制定并完善檔案的歸檔、保管、借閱等各項規(guī)章制度和檔案管理員職責，并且盡量細化，做到有法可依，用制度來約束相關人員。

加強管理：要完善管理方案，加強領導，院領導要親自抓，要有專門的人員負責檔案工作，定期檢查、考核，并與績效掛鉤，同時納入年度考核，作為評先樹優(yōu)的重要指標。

加強對電子檔案管理人員的培訓，提高管理人員素質：隨著信息化的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為當今檔案管理的重要組成部分，醫(yī)院要對檔案管理人員進行培訓，使其掌握計算機軟硬件的知識和技術，或聘請相關專家來院講座，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和業(yè)務水平。利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞功能。將檔案內容按黨群工作、行政管理、業(yè)務管理、科研教學等分門別類地輸入計算機，杜絕遺漏。通過建立完善的電子檔案能夠高效地檢索到有關的信息，幫助很多就醫(yī)的患者快速尋找自己的病例。加大對電子檔案管理相關規(guī)范的宣傳教育，可以使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

加大投入，促進檔案管理工作上水平、上臺階：醫(yī)院要在人、財、物等方面加大投入，引進高素質的檔案專業(yè)人才，完善管理機制，才能有效地促進檔案管理工作上水平、上臺階。

檔案管理工作是一項比較枯燥的工作，但是要認清檔案管理的重要性，在完善各項制度的同時，認真學習專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務水平。另外積極向領導介紹檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的作用，讓領導了解檔案管理工作。這樣盡可能地得到領導的關注和支持，在人、財、物方面給予傾斜。最大限度得到領導的支持，檔案工作才能順利開展。

作為工作人員，就應該認真做好檔案的管理，領導對檔案工作的重視是健全醫(yī)院檔案系統(tǒng)的關鍵。為使醫(yī)院更好發(fā)展，做好檔案工作是一項必要的任務。作為醫(yī)務人員，既要為醫(yī)院的發(fā)展做貢獻，又要維護患者的利益，因此要做好檔案管理的工作，須建立一個科學的檔案管理體系，使檔案管理工作順利進行。endprint