關(guān)于加強(qiáng)物業(yè)檔案管理工作的思考

文/陳潔 眉山市房地產(chǎn)服務(wù)中心 四川眉山 620010

1、加強(qiáng)物業(yè)檔案管理工作的必要性

物業(yè)管理作為一個(gè)新興行業(yè)，工作對象涉及千家萬戶，管理水平的高低不止是衡量城市管理水平的重要標(biāo)志，對于改善人民群眾的工作和生活環(huán)境、擴(kuò)大就業(yè)、維護(hù)社會穩(wěn)定還將發(fā)揮越來越重要的作用。

物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)開展正常經(jīng)營和服務(wù)活動的原始記錄，主要包括：物業(yè)管轄范圍內(nèi)人員基礎(chǔ)信息、物業(yè)資產(chǎn)登記檔案、物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案、物業(yè)信用檔案記錄、物業(yè)公司行政管理檔案等。對各種物業(yè)管理行為產(chǎn)生的材料做到及時(shí)的收集、整理、歸檔和利用以及進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化的管理，不但是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證，而且是提升企業(yè)管理水平的重要參謀；不但是企業(yè)信用的真實(shí)再現(xiàn)，而且是評估物業(yè)服務(wù)質(zhì)量和效果的重要參考；同時(shí)還為各種投訴和糾紛的處理提供最直接的依據(jù)?？傊訌?qiáng)物業(yè)檔案的管理，對規(guī)范物業(yè)管理行為、提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、密切與服務(wù)對象的關(guān)系、提升企業(yè)形象和城市管理水平的作用是不言而喻的。

2、當(dāng)前物業(yè)檔案管理存在的問題

由于物業(yè)管理覆蓋面的不斷擴(kuò)大，行業(yè)規(guī)模發(fā)展迅猛，但物業(yè)管理水平卻參差不齊，物業(yè)檔案的管理更是薄弱環(huán)節(jié)甚至是空白。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 檔案管理意識薄弱

物管企業(yè)對物管檔案重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理不但不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，而且會增加企業(yè)成本，浪費(fèi)人力物力。在此思想支配下，對檔案管理的投入不夠，管理制度也形同虛設(shè)。

2.2 檔案材料不完整

由于檔案意識差，物業(yè)企業(yè)在工作開展過程中，大都只注重具體工作的落實(shí)，并不在意企業(yè)經(jīng)營活動中形成的各類資料進(jìn)行收集、歸檔和保存，導(dǎo)致檔案材料質(zhì)量不高、內(nèi)容單一。

2.3 檔案管理方式落后

一是無專門檔案管理場所，檔案大都與辦公室混在一起，檔案管理要求的防火、防蟲、防濕、防霉、防鼠、防盜等設(shè)施更無從談起；二是檔案資料散亂存放，大都未按要求進(jìn)行整理，甚至連簡單的目錄都沒有；三是檔案管理信息化程度低，目前基本停留在紙質(zhì)檔案，檔案的信息化、智能化程度低。

2.4 檔案利用率低

物業(yè)檔案是在物業(yè)管理活動中產(chǎn)生，與人們的日常生活息息相關(guān)，在實(shí)際工作中，由于平時(shí)對檔案材料的收集不夠和管理不善，當(dāng)工作需要查閱相應(yīng)資料時(shí)既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，導(dǎo)致檔案利用率低，檔案的作用難以發(fā)揮。

2.5 檔案管理人員素質(zhì)不高

物業(yè)公司的檔案管理人員大都是兼任，檔案管理的專業(yè)性程度較低，對檔案收集、整理、歸檔、保管等方面的業(yè)務(wù)了解不透徹，很多時(shí)候?qū)n案存放入檔案盒中就了事，很少對檔案信息進(jìn)行深層次的研究和開發(fā)，導(dǎo)致檔案管理水平低。截止2018年底，我市共有物管企業(yè)239家，但沒有一家有專職和專業(yè)的檔案管理工作人員。

3、加強(qiáng)物業(yè)檔案管理工作的措施

3.1 提高對物業(yè)檔案工作的認(rèn)識

物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需要,在觀念、體制機(jī)制、管理方面進(jìn)行創(chuàng)新。物管企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將物業(yè)檔案工作與日常工作開展相結(jié)合，同其他工作一樣進(jìn)行考核和獎懲；物業(yè)管理主管部門要督促物管企業(yè)建立健全各項(xiàng)檔案工作管理制度，并將物業(yè)檔案管理納入物業(yè)管理服務(wù)的等級標(biāo)準(zhǔn)，將物業(yè)檔案管理工作作為物業(yè)企業(yè)考評的重要內(nèi)容。

3.2 建立健全檔案管理制度

一是配備檔案工作專門人員，專職檔案管理工作職責(zé)；二是明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，使涉及歸檔工作的各個(gè)方面都有章可循，有據(jù)可依，三是落實(shí)檔案管理專門場所，并按要求配齊相應(yīng)設(shè)施；四是明確歸檔制度，要求相應(yīng)部門工作人員在工作中形成的文件資料和各種憑證及時(shí)整理移交歸檔，檔案管理員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合；五是不斷豐富檔案內(nèi)容，不斷拓寬檔案工作范圍，特別是對涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源要注意及時(shí)收集歸檔。

3.3 創(chuàng)新檔案管理方式

一是規(guī)范傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理。按檔案管理要求配備各類檔案所需設(shè)備，如：檔案保管柜、空調(diào)機(jī)、溫濕度計(jì)、滅火器、滅菌機(jī)、消毒柜等設(shè)施設(shè)備，確保防火、防蟲、防濕、防霉、防鼠、防盜，保持檔案整潔，確保檔案安全。二是加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。專門配備電腦及打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印傳真一體機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，建立數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)物業(yè)信息收集、整理、查詢、利用、管理的現(xiàn)代化，進(jìn)一步完善電子檔案，充分利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，提高檔案的管理水平。

3.4 注重檔案利用

檔案的開發(fā)利用是是檔案工作的最終目的，也是為業(yè)主利益、企業(yè)發(fā)展乃至為社會和諧穩(wěn)定提供服務(wù)的直接手段。一是開展檔案信息咨詢，編制索引目錄、案卷目錄等必要的檢索工具，將收集到的檔案信息資料重新組合匯編，為用戶提供高效、快捷的服務(wù)。二是對重要的檔案及時(shí)備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用，確保檔案安全的同時(shí)得以充分利用。三是不斷創(chuàng)新服務(wù)理念和服務(wù)途徑，提高檔案利用的質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用。

3.5 提升人員素質(zhì)

一是選配素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、做事仔細(xì)踏實(shí)的同志從事檔案管理工作。二是對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，定期不定期組織學(xué)習(xí)《物權(quán)法》、《檔案法》、《檔案工作條例》、《四川省物業(yè)管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的思想認(rèn)識、業(yè)務(wù)能力和管理水平。三是用制度規(guī)范檔案管理工作人員的行為，用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案移交、審核、整理、分類、歸檔、入庫等業(yè)務(wù)操作程序，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的工作要求，切實(shí)做到職責(zé)分明、各司其責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范運(yùn)行，為業(yè)主利益保障、企業(yè)發(fā)展和社會和諧穩(wěn)定發(fā)揮物業(yè)檔案的積極作用。