高等院校教學(xué)檔案信息化管理之探討

◆于曉亮 高明芳 孫佳威

(1.山東省煙臺(tái)農(nóng)業(yè)學(xué)校；2.中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)煙臺(tái)研究院)

教學(xué)是高校的中心任務(wù)，伴隨高校教學(xué)管理活動(dòng)中產(chǎn)生大量文件材料，包括紙質(zhì)、錄音、錄像、幻燈片、教學(xué)模具及計(jì)算機(jī)軟件等不同載體、類(lèi)型的文件材料，其中記載和反映高校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究以及教學(xué)管理活動(dòng)，具有一定保存價(jià)值，對(duì)高校今后工作有查考利用價(jià)值的稱(chēng)為高校教學(xué)檔案。高校教學(xué)檔案是高校檔案的核心和重點(diǎn)。當(dāng)今人類(lèi)社會(huì)正步入一個(gè)利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)字化的全新時(shí)代，電子化檔案信息已日益成為信息服務(wù)的重要媒體，相比之下，高校檔案信息化管理手段大為滯后。隨著高等教育的快速發(fā)展，教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的信息以及對(duì)這些信息地需求也快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)這樣的形勢(shì)。因此，建立一套完整的高校電子檔案系統(tǒng)，有效地整合各部門(mén)的教學(xué)檔案資源，使學(xué)校教學(xué)檔案管理信息化已勢(shì)在必行。

一、高校教學(xué)檔案信息化管理趨勢(shì)

1.高校教學(xué)檔案管理電子化。高校教學(xué)管理工作逐漸采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，如綜合教務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上評(píng)教系統(tǒng)等，這些現(xiàn)代化管理手段的不斷運(yùn)用，不僅提升了教學(xué)管理的現(xiàn)代化水平，也隨之形成了大量的電子檔案。這無(wú)疑對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作提出了新的要求，也必將促進(jìn)教學(xué)檔案管理的電子化進(jìn)程。

教學(xué)檔案對(duì)于高校的教學(xué)、科研和領(lǐng)導(dǎo)管理工作之所以具有重要意義，其內(nèi)在本質(zhì)就是檔案的信息功能，為此，建立完整規(guī)范的電子檔案系統(tǒng)已成為檔案工作的重中之重。目前檔案管理人員可充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、縮微、光盤(pán)等先進(jìn)技術(shù)與手段，建立一個(gè)統(tǒng)一著錄格式，統(tǒng)計(jì)表編排的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，將過(guò)去的一些紙質(zhì)資料用磁帶、光盤(pán)等介質(zhì)來(lái)替代，實(shí)現(xiàn)資源共享以及網(wǎng)上匯編資料的傳送，從而建立一套完整的校、系(院)電子檔案，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的教學(xué)檔案信息。

加強(qiáng)教學(xué)檔案的計(jì)算機(jī)管理，是不斷提高服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。檔案信息技術(shù)給傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)服務(wù)帶來(lái)了生機(jī)和活力，目前越來(lái)越多的校(系)利用計(jì)算機(jī)承擔(dān)著教學(xué)檔案的查詢(xún)檢索，輔助立卷、編制目錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、學(xué)籍檔案管理等項(xiàng)業(yè)務(wù)。盡管由于軟件、人員素質(zhì)等方面的原因，目前教學(xué)檔案的計(jì)算機(jī)管理還不盡如人意，但已顯示出教學(xué)檔案管理工作向現(xiàn)代化管理邁出了可喜的一步。

2.高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前，隨著各高等院校校園網(wǎng)的普遍建立，教學(xué)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)是信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。根據(jù)高校教育、教學(xué)工作的需要系統(tǒng)開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案信息資源，使之在教學(xué)管理和教學(xué)工作中充分發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，是教學(xué)檔案管理人員面臨的重要任務(wù)。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的一個(gè)突出特點(diǎn)就是其共享性原則，通過(guò)一定的處理系統(tǒng)，我們可以將教學(xué)檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行交流、分發(fā)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程存取服務(wù)。教學(xué)檔案的收集、管理、檢索、傳遞都可以利用計(jì)算機(jī)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的檔案信息都可以作為資源加以利用，檔案用戶(hù)的范圍也大大拓展，不光局限于本校、本地區(qū)，遠(yuǎn)程用戶(hù)也可以非常方便地利用教學(xué)檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)足不出戶(hù)就能完成檔案管理的全部工作。可以預(yù)見(jiàn)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，教學(xué)檔案工作必將發(fā)生更加深刻地變化。

3.高校教學(xué)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化。由于現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理工作是以計(jì)算機(jī)為手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行的，這就對(duì)教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)提出了較高的要求。與傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理工作相比，不光需要熟悉檔案管理的基本原理、手段和方法，還要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)手段，可以利用這些新技術(shù)手段完成教學(xué)檔案的管理工作。因?yàn)闄n案信息具有一定的保密原則，當(dāng)電子檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行、傳遞時(shí)，檔案管理人員應(yīng)區(qū)分合法用戶(hù)和非法用戶(hù)，既使合法用戶(hù)方便地利用檔案信息，又能屏蔽非法用戶(hù)，避免檔案信息的泄密。對(duì)于存儲(chǔ)于服務(wù)器上的檔案信息，如何保證網(wǎng)絡(luò)安全，避免“黑客”攻擊，防止已有的檔案信息非正常變化甚至丟失等，都是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理以后對(duì)檔案管理人員提出的專(zhuān)業(yè)要求。

二、教學(xué)評(píng)估機(jī)遇下的檔案信息化管理工作

教學(xué)檔案資料能真實(shí)反映和體現(xiàn)教學(xué)水平，真實(shí)完整的教學(xué)檔案將直接影響到評(píng)估的結(jié)果。因此，下大力氣搞好檔案管理工作，系統(tǒng)地收集整理高校教學(xué)檔案，是搞好高校辦學(xué)水平評(píng)估工作的基礎(chǔ)。電子檔案的建立對(duì)于高校教學(xué)水平評(píng)估工作具有重要意義，可以設(shè)想，專(zhuān)家只要坐到電腦前，進(jìn)入檔案庫(kù)，就可以隨意調(diào)閱各種資料、數(shù)據(jù)、圖片，這樣不僅使評(píng)估工作效率更高，也會(huì)使專(zhuān)家的評(píng)估結(jié)論更客觀、準(zhǔn)確。對(duì)于檔案信息化管理手段大為滯后的高校應(yīng)加強(qiáng)以下幾方面的工作：

1.在校內(nèi)各部門(mén)推行計(jì)算機(jī)管理檔案，提高部門(mén)收集、保存、管理檔案的自覺(jué)意識(shí)，提高部門(mén)兼職檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)編輯整理檔案的水平。

2.積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢(xún)，在信息化環(huán)境和氛圍中提高服務(wù)效率和質(zhì)量。在現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上，配置高性能的計(jì)算機(jī)、掃描儀和相關(guān)軟件集成，逐步完成室藏檔案信息數(shù)字化，做到存儲(chǔ)安全、遷移便利。

3.加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，在部門(mén)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，學(xué)校檔案室應(yīng)加強(qiáng)電子文件積累、鑒定、著錄，保證電子文件的真實(shí)、完整、有效。

4.充分發(fā)揮學(xué)校網(wǎng)站的作用，設(shè)立檔案管理欄目，不斷完善、豐富欄目?jī)?nèi)容，有計(jì)劃地開(kāi)放檔案目錄，公開(kāi)檔案信息，向全校和社會(huì)提供查詢(xún)服務(wù)。

三、高校教學(xué)檔案信息化的安全管理

1.堅(jiān)持現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，樹(shù)立安全風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)。

2.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全防范規(guī)劃，做好安全防范措施。

3.電子檔案上網(wǎng)后，必須從進(jìn)入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采用防火墻、安全代理等技術(shù)實(shí)現(xiàn)；防止內(nèi)部成員泄露，在管理和技術(shù)上要做到信息安全存放。

4.逐步完善檔案信息安全管理體制。在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要增強(qiáng)安全意識(shí)，防止失密、泄密事件發(fā)生。非公開(kāi)的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；在因特網(wǎng)上提供已公開(kāi)的檔案目錄查詢(xún)服務(wù)，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。

我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，盡管新技術(shù)的發(fā)展給教學(xué)檔案工作帶來(lái)了便利與難度并存，但是，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，新的世紀(jì)是教學(xué)檔案事業(yè)發(fā)生深刻變革的世紀(jì)。作為綜合院校的教學(xué)工作者，我們應(yīng)該充分利用學(xué)?？萍剂α繌?qiáng)的優(yōu)勢(shì)，努力提高自身素質(zhì)，采用新技術(shù)手段，做好教學(xué)檔案工作，為學(xué)校的改革和發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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