新形勢下對加強醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的思考

徐杰

（解放軍第513醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科，甘肅 酒泉732750）

0　引言

在醫(yī)院管理工作中醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮著重要作用，是醫(yī)療設(shè)備管理不可或缺的組成部分[1]。在大力發(fā)展的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)下，價格昂貴、先進的現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備逐漸增多，把醫(yī)療設(shè)備檔案的管理做好，對醫(yī)療設(shè)備使用率和完好率的提高極為有利，同時為技術(shù)人員更好地維修和改造設(shè)備奠定了基礎(chǔ)，和醫(yī)院綜合效益的高低以及管理水平的好壞有著極為密切的聯(lián)系，對醫(yī)院的技術(shù)水平、醫(yī)療質(zhì)量、經(jīng)濟效益和社會效益有著極大的影響，因此加大醫(yī)療設(shè)備檔案的管理力度十分迫切。

1　醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題

1.1　醫(yī)療設(shè)備檔案資料不完整

在對檔案進行整理和歸檔的時候，檔案歸檔資料缺乏完整性的情況經(jīng)常出現(xiàn)，通常醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)包括設(shè)備的購買檔案和維修檔案，購買檔案對工作人員更好的掌握和熟悉設(shè)備極為有利，為工作中更好地利用提供了方便，而維修檔案對確保設(shè)備的正常工作有利，所以，在檔案管理中的重要性尤為顯著，但是在對檔案進行整理的時候經(jīng)常發(fā)生設(shè)備的驗收維修等情況的記錄丟失的現(xiàn)象，存在使用人員把操作手冊占為己用不將其歸檔的現(xiàn)象，這對檔案人員工作的正常運行和資源共享十分不利。

1.2　醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的問題

據(jù)相關(guān)調(diào)查[2]表明，諸多的檔案管理人員都并未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案管理人員身兼數(shù)職，所以，針對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理內(nèi)容，大部分的人都不了解，這也是醫(yī)療設(shè)備檔案資料缺乏完整性的原因。同時因為檔案人員沒有充分認識到檔案工作的重要性，因此只重視檔案的保存，只要不丟失就算把工作完成了。不分類、歸檔檔案等，進而不便于查閱和利用等。為了加大管理醫(yī)療設(shè)備檔案的力度，應(yīng)進一步強化醫(yī)療檔案管理人員的素質(zhì)和水平，在沒有安全設(shè)備前就應(yīng)把使用人員的培訓(xùn)和考核工作做好。

1.3　醫(yī)療設(shè)備檔案制度的不健全

針對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，諸多醫(yī)院都沒有將專門的規(guī)章制度制定出來，同時缺少規(guī)范的要求，歸檔只憑自己的意愿，不想歸也沒人過問。所以，在保存和使用醫(yī)療設(shè)備的過程出現(xiàn)了了諸多問題，比如不依照相關(guān)規(guī)定程序開箱、驗收、使用，設(shè)備的管理部門未驗收設(shè)備就直接安裝使用設(shè)備等。

1.4　醫(yī)療設(shè)備檔案的丟失

諸多醫(yī)院因為缺乏健全的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，醫(yī)療設(shè)備檔案資料丟失的現(xiàn)象非常普遍[3]。比如部分科室早就交回了科室論證報告，但是由于需要上級部門討論審批，時間久了，這些論證報告很難再找到，沒有在第一時間歸還借閱資料，這樣不僅對臨床醫(yī)技服務(wù)極為不利，同時對設(shè)備的使用、維修、管理、維護保養(yǎng)也不利。不僅把醫(yī)院的整體工作效率降低了，同時對臨床檢查診斷和搶救的效果產(chǎn)生了很大的影響，也增加了不必要的修理費用，加大了患者的負擔(dān)，并使醫(yī)院的整體社會效益和經(jīng)濟效益受到了影響。

2　加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理的措施

2.1　開展人員培訓(xùn)，提高檔案利用率

醫(yī)院需要加大對檔案管理的相關(guān)制度和法規(guī)的宣傳力度，進一步強化人員培訓(xùn)，使各級人員對醫(yī)療設(shè)備檔案予以高度重視，特別要形成較強的動態(tài)檔案收集和管理意識，在設(shè)備檔案中將設(shè)備的運行、驗收、維修等情況真實反映出來，從思想上對醫(yī)療設(shè)備檔案是服務(wù)于臨床的有充分認識，同時要適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展。每年要安排時間進行醫(yī)療設(shè)備檔案管理知識的講座，使醫(yī)務(wù)人員認識到醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性。設(shè)備檔案室或醫(yī)學(xué)工程科在醫(yī)院周會上和醫(yī)療工作會議要向臨床醫(yī)務(wù)人員通報收集到的醫(yī)療設(shè)備檔案，應(yīng)重點通報動態(tài)檔案的情況，增強各科室的檔案管理意識，反映出設(shè)備的真實情況，相關(guān)人員需要在醫(yī)療設(shè)備檔案中認真保存記錄有設(shè)備說明書、合格證、設(shè)備照片、設(shè)備采購、安裝、驗收、使用和維修醫(yī)療設(shè)備過程的相關(guān)記錄信息。同時對每臺設(shè)備建立設(shè)備臺賬，醫(yī)學(xué)工程科保存全院醫(yī)療設(shè)備臺賬信息，各科室分別管理本科室醫(yī)療設(shè)備臺賬信息。并建立醫(yī)療設(shè)備信息明細表，做好各科室負責(zé)人簽字確認，歸檔保存，預(yù)防醫(yī)療設(shè)備的丟失或不認賬[4]。設(shè)備管理部門要定期和不定期進行檢查，主要檢查內(nèi)容為運行情況、維修結(jié)果和設(shè)備質(zhì)量等，進而充分發(fā)揮出醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院服務(wù)和醫(yī)院管理中的作用，將檔案管理水平有效提高。在采購、使用和報廢醫(yī)療設(shè)備等過程中，必須對相關(guān)部門提出明確要求，讓其將設(shè)備檔案信息提供出來，對綠色通道予以開設(shè)，為檔案的查詢提供方便。盡量在最短的時間內(nèi)使臨床部門、設(shè)備管理部門的需求得到滿足，有效提高檔案利用率。

2.2　完善相關(guān)制度，注重檢查與考核

在醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中，不僅要考慮到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，而且還應(yīng)考慮到患者的需求[5]?；诖?，醫(yī)院應(yīng)進一步完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理體系，盡力滿足患者和醫(yī)院發(fā)展需求。其一，應(yīng)對醫(yī)療設(shè)備不同級別使用與管理人員的職責(zé)予以明確，實施崗位責(zé)任制。其二，進一步修訂與完善醫(yī)院檔案管理制度，針對不同科室設(shè)定相對應(yīng)的崗位職責(zé)與管理目標，設(shè)備要定人管理，并將整個醫(yī)院管理目標列入到檔案管理體系和科室績效考核體系中，與相關(guān)責(zé)任人的評優(yōu)評先、日常考評、職稱晉級等掛鉤[6]。其三，嚴格規(guī)定設(shè)備操作人員定期維護和保養(yǎng)設(shè)備的同時，還需將設(shè)備日常使用和維護情況如實記載，管理部門注重定期檢查，進一步完善管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。由醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)副院長擔(dān)當檔案管理網(wǎng)絡(luò)組長，醫(yī)學(xué)工程科負責(zé)全院醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理，各醫(yī)療科室定專人負責(zé)本科室設(shè)備檔案資料管理，進一步完善設(shè)備采購、醫(yī)療設(shè)備報廢、大型設(shè)備維修保養(yǎng)、重點設(shè)備管理等相關(guān)機制，要求各科室嚴格執(zhí)行“三定，兩嚴”制度，即“定人使用、定人管理、定期檢查保養(yǎng)[7]；嚴格管理制度、嚴格操作程序”的原則，各科室安排專業(yè)人員對貴重、精密儀器進行保管，定期保養(yǎng)與維護，如實記錄故障情況、維修方法等信息[8]。每月開展行政查房活動，其重點在于檢查醫(yī)療設(shè)備檔案管理情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時告知臨床科室。這一管理網(wǎng)絡(luò)體系有利于查找缺陷并及時修正，確保醫(yī)療設(shè)備檔案的準確與完整。

2.3　發(fā)揮兼職作用，進行立體化管理

醫(yī)療設(shè)備檔案的收集與整理工作比較細致，要求檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平、職業(yè)道德。醫(yī)院每個科室均需要各種醫(yī)療設(shè)備，然而檔案管理人員因精力有限，難以收集整個醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案。因此，醫(yī)院應(yīng)在每個科室設(shè)立“兼職”檔案員，協(xié)助檔案管理部門工作[9]。兼職檔案人員對自己所管理的醫(yī)療設(shè)備使用情況了如指掌，所以醫(yī)院對其進行檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，有效激發(fā)其工作熱情，從而更好地投身于檔案管理工作中。同時，科室績效考核體系中應(yīng)將醫(yī)療設(shè)備檔案的收集與管理列為考核評價標準，激勵科室護士長擔(dān)任兼職檔案員，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，提高設(shè)備檔案管理效率。另外，因醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備數(shù)量大，使用記錄多，檔案管理人員工作量大，基于此醫(yī)院應(yīng)按照自身特征構(gòu)建設(shè)備管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有登記采購、使用設(shè)備的信息，設(shè)定查詢等功能，且具有維修管理、采購管理、財務(wù)管理等拓展功能，可遠程借閱，提高了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作效率

3　結(jié)語

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一項長期、系統(tǒng)工程，其是醫(yī)院管理的重點，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予以高度重視[10]。通過開展人員培訓(xùn)、完善相關(guān)制度、發(fā)揮兼職作用等方面的完善，進一步提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作效率與質(zhì)量，使得醫(yī)院整體管理水平的提高。

[1] 宓丹.新形勢下加強醫(yī)院檔案管理工作的思考[J].基層醫(yī)學(xué)論壇,2016,20(1):97-98.

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[3] 李碧玉.加強醫(yī)院設(shè)備檔案規(guī)范化管理的研究[J].卷宗,2015(8):79-79.

[4] 劉鵬.基于加強醫(yī)院基建、設(shè)備檔案管理的幾點思考[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘:連續(xù)型電子期刊,2015(58):177-177.

[5] 王春霞.關(guān)于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案創(chuàng)新管理的幾點思考[J].黑龍江史志,2014(17).

[6] 李蔚.加強醫(yī)院設(shè)備檔案的規(guī)范化管理的策略思考[J].醫(yī)療裝備,2016, 29(6):63-64.

[7] 王成玉,邢曉東,汪星,等.關(guān)于做好JCI認證中醫(yī)療設(shè)備檔案管理的幾點思考[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2016,37(6):144-146.

[8] 劉健,晁月甫,衛(wèi)明.醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范化管理[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017, 14(26):125-126.

[9] 王文華.論醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范化管理[J].中國蒙醫(yī)藥,2014(10):32-34.

[10] 魯玉芳.淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理[J].醫(yī)療裝備,2013,26(12):56-57.