醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理分析

侯杰

（河北省石家莊市第四醫(yī)院，河北 石家莊 050011）

0 引言

人事檔案管理工作的運(yùn)行直接影響到醫(yī)院的人才招聘以及干部隊伍的培養(yǎng)，傳統(tǒng)的人事檔案管理已不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院對于人事檔案管理的要求，醫(yī)院目前迫切需要對醫(yī)院的人事檔案管理進(jìn)行改革，將人事檔案管理向著信息化發(fā)展，以真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院對人事檔案的精細(xì)化管理[1]。

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

檔案的重要性在于其唯一性以及憑證性，其記錄著第一手資料，保存著最原始的信息。目前，醫(yī)院的傳統(tǒng)人事檔案管理已不能滿足醫(yī)院對人事檔案信息的要求，醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理主要借助紙張記錄的方式，這樣的方式存在很大弊端，比如借助紙張記錄對個人信息進(jìn)行管理容易造成檔案丟失，個人信息難以更新，不能全面反映個人的信息，并且在人事檔案共享方面也不能實(shí)現(xiàn)[2-3]。

2 信息化管理的必然性

當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位加快對人事制度的改革，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理是必然的。主要體現(xiàn)為以下幾個方面。

（1）醫(yī)院對人事檔案信息管理的要求越來越高，表現(xiàn)在信息資源的使用速度以及效率方面。在當(dāng)今社會，人事檔案信息資源的利用發(fā)生了極大的改變，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)對于人事檔案信息資源利用上僅提供通過瀏覽大量的紙質(zhì)檔文件來獲取信息，這樣的方式，將會導(dǎo)致人事檔案信息資源的利用速度極慢，效率極低，完全不符合現(xiàn)代人事檔案信息資源的利用要求，現(xiàn)代的人事檔案更趨向于利用信息技術(shù)，創(chuàng)造人事檔案信息資源利用的多種形式[4]。

（2）傳統(tǒng)人事檔案管理模式不能夠滿足現(xiàn)代醫(yī)院人才流動性大的需求。目前，現(xiàn)代醫(yī)院人才流動大，且很多醫(yī)院實(shí)行人才交流計劃，這就對醫(yī)院的人事檔案管理提出了新的要求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已遠(yuǎn)不能滿足需要。以往的人事檔案資源利用少，且要求具有極強(qiáng)的保密性，流動性不大[5]，可用傳統(tǒng)的人事檔案管理進(jìn)行管理；現(xiàn)代社會是信息化的社會，醫(yī)院與醫(yī)院之間緊密聯(lián)系，人才與人才之間加強(qiáng)交流，很明顯，為了滿足現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理精細(xì)化的要求以及引進(jìn)人才的需要，必須對醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。

（3）傳統(tǒng)的人事檔案管理存在較多歷史問題，不具備良好的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理發(fā)展至今，目前有著非常多的歷史性問題，如傳統(tǒng)的人事檔案管理對于醫(yī)院職工近期的業(yè)績、專業(yè)水平、工作態(tài)度以及思想態(tài)度等無法如實(shí)反應(yīng)，對醫(yī)院職工的發(fā)展不能做一個正確的評價，故而會影響到醫(yī)院對人才的使用，甚至影響到醫(yī)院的管理以及發(fā)展。

3 信息化手段進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)勢

加快醫(yī)院人事檔案向著信息化管理發(fā)展，搭建專供醫(yī)院用于人事檔案管理的平臺，健全復(fù)雜的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)實(shí)用、便捷、有效的人事檔案信息化檢索系統(tǒng)，培訓(xùn)專業(yè)的人事檔案信息化管理人員，保證醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量，加快管理人員辦公速度，提高效率，繼而保障醫(yī)院人才的利益，留住人才，推進(jìn)醫(yī)院向前發(fā)展[6]。醫(yī)院實(shí)行人事檔案管理信息化有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢。

（1）提高人事檔案管理的工作效率

信息技術(shù)的快速發(fā)展，為人事檔案信息化提供了技術(shù)保障，提高了人事檔案管理的工作效率。人事檔案管理信息化主要借助計算機(jī)實(shí)行，計算機(jī)擁有強(qiáng)大的運(yùn)算功能，計算速度極快，計算非常準(zhǔn)確，而且計算機(jī)內(nèi)存容量超大，伴隨著自動化的特點(diǎn)，加快了人事檔案管理的工作速度，提高了人事檔案管理的工作效率，且提供存檔人員全面的信息，保證了存檔人員信息的實(shí)用性；減輕了人事管理人員工作的壓力，管理人員不再手抄紙質(zhì)檔案，減少了工作量，同時降低了醫(yī)院的成本，為醫(yī)院的人事檔案管理提供了巨大優(yōu)勢。

（2）提高人事檔案信息的時效性和共享性

醫(yī)院人事檔案信息化管理能夠?yàn)獒t(yī)院提供所招聘人才的完整資料。醫(yī)院人事檔案信息化管理中的重要內(nèi)容之一就是將每一個存檔人員的檔案進(jìn)行儲存，并對每一類專業(yè)型人才都進(jìn)行了相應(yīng)統(tǒng)一的編制，然后與其他類的專業(yè)人才進(jìn)行分類，將存檔的人才個人資料放在人事管理平臺上，供各個醫(yī)院進(jìn)行下載了解，真正實(shí)現(xiàn)了人才資料資源的共享，為每一個醫(yī)院提供所需要的人才，使得人才得以合理分配，推進(jìn)我國醫(yī)院的良性發(fā)展[7]。

（3）降低人事檔案管理成本

醫(yī)院實(shí)行人事檔案信息化管理，就是借助信息技術(shù)對人事材料進(jìn)行管理，人事檔案信息的更新以及流動都在計算機(jī)上完成，對于檔案的原件將很少會用到，保證了個人檔案原件的安全性；由于人事檔案管理都在計算機(jī)上進(jìn)行管理，管理人員由多變少，由非專業(yè)變得專業(yè)，并且這些專業(yè)的管理人員還可以身兼多職，利用信息計算就可以完成人事檔案的錄入以及升級等工作，不用另外成立一些機(jī)構(gòu)來完成上述工作，不僅降低了人事檔案的管理成本，還大大提高了管理的效率。

4 對策

（1）提高對人事檔案信息化管理的重視，創(chuàng)造人事檔案信息化管理的條件

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理必然會消失，隨之興起的必然是信息化的人事檔案管理模式，這既符合當(dāng)今信息化時代的要求，更是醫(yī)院人事檔案管理改革的要求。個人人事檔案都是記錄著個人的基本信息，個人的基本信息對外而言都應(yīng)該是保密的，故，每一位人事檔案管理人員都要求有強(qiáng)烈的責(zé)任心、專業(yè)的業(yè)務(wù)技術(shù)、良好的政治素養(yǎng)，對每一位存檔人員的個人檔案進(jìn)行保密[8]。

（2）搭建完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)相應(yīng)檢索系統(tǒng)

醫(yī)院要想很好地推進(jìn)人事檔案信息化管理的進(jìn)程，就必須搭建完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)相應(yīng)的檢索系統(tǒng)。人事檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫以電子計算機(jī)技術(shù)為搭建手段，所搭建出的數(shù)據(jù)庫儲存容量超大，且數(shù)據(jù)庫中將每一類專業(yè)人才資料進(jìn)行了分類，而且每一位存檔者的信息資料相當(dāng)?shù)耐暾?，同時還具備更新功能，能有效真實(shí)地反映出每一位職工的工作經(jīng)歷、業(yè)績等個人信息，為醫(yī)院招聘人才提供了比較全面的資料，也為醫(yī)院對職工進(jìn)行考核評比提供了有效的根據(jù)。采用信息技術(shù)而搭建的人事檔案數(shù)據(jù)庫非常安全，個人信息資料可在計算機(jī)上進(jìn)行備份，同時計算機(jī)設(shè)置了防火墻，防止個人信息泄露的同時，也能有效防止個人信息丟失[9]。

（3）建立全方位、深層次的信息化醫(yī)院管理模式

醫(yī)院人事檔案信息的有效真實(shí)性，在于存檔人員所提供的個人信息的真實(shí)有效性，并且為了加快人事檔案信息化管理的建設(shè)，要求存檔人員提供真實(shí)有效的個人信息，并且以電子檔的形式上交所有材料，醫(yī)院人事檔案管理人員也應(yīng)以客觀、正確的態(tài)度去評價存檔人員的檔案信息[10]。建立全方位、深層次的信息化醫(yī)院管理模式，使得各個管理部門能夠友好地協(xié)調(diào)配合，加強(qiáng)管理人員的工作實(shí)行力度。設(shè)立監(jiān)督部門，對管理人員進(jìn)行監(jiān)督，保證個人資料的安全性，同時，要求每個管理人員之間互相進(jìn)行監(jiān)督，既能提高管理人員的工作效率，還能加強(qiáng)人與人之間的交流，為更好的服務(wù)提供建議。

5 總結(jié)

綜上所述，目前，醫(yī)院對人事檔案管理提出了更高的要求，為了使其滿足當(dāng)代醫(yī)院人事檔案管理的要求，必須對傳統(tǒng)的人事檔案管理進(jìn)行改革。而發(fā)展較成熟的信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用能夠很好地解決傳統(tǒng)人事檔案管理存在的歷史問題，使得人事檔案管理更具完整性、實(shí)用性、有效性以及真實(shí)性，所以，醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理必然是向著信息化管理方向發(fā)展的。

[1] 景榮.應(yīng)用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制的研究[J].中國保健營養(yǎng),2016,26(10)：82.

[2] 王詠梅.以信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制[J].中國電子商務(wù),2014,56(11)：138-139.

[3] 張衛(wèi),李薇,劉麗娜,等.采用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制[J].中國急救醫(yī)學(xué),2015,35(S2)：401-402.

[4] 黃新金.采用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制[J].科技資訊,2017,15(7)：125-126.

[5] 徐釗學(xué).信息化技術(shù)下醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制途徑探索 [J].祖國 ,2017,9(18)：97.

[6] 稅瑜玲.淺議新時期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計,2015,34(26)：82.

[7] 楊逸清.醫(yī)院實(shí)施精細(xì)化管理面臨的問題及其對策[J].中國管理信息化 ,2016,19(2)：85.

[8] 朱海峰.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析[J].中文信息 ,2017,7(4)：17.

[9] 耿玲.醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中“加減乘除法”的應(yīng)用分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,78(15)：147-148.

[10] 張顏.“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的分析[J].辦公室業(yè)務(wù) ,2018,78(2)：81.