淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理工作

劉雯艷

摘要：會(huì)計(jì)檔案管理是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是最被容易忽視的薄弱環(huán)節(jié)，直接影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。為了增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效性，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合實(shí)際制定切實(shí)可行的檔案管理實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀，要重點(diǎn)完善電算化資料歸檔制度，確保會(huì)計(jì)檔案安全完整。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理；鑒定銷毀；會(huì)計(jì)電算化

一、會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

會(huì)計(jì)檔案管理是指按照規(guī)定，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、移交、查閱、銷毀等工作，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、便于查閱，嚴(yán)防損毀、散失和泄密。在醫(yī)院的日常工作中，會(huì)形成大量的會(huì)計(jì)檔案，它們作為單位檔案中的重要組成部分，是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理，建立完整的檔案管理體系，一是保證會(huì)計(jì)憑證和賬簿的連續(xù)性，全面系統(tǒng)的記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的軌跡；二是可以為管理者提供經(jīng)濟(jì)分析的指標(biāo)，通過(guò)各年度的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析、業(yè)務(wù)收支對(duì)比，了解醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)，從而為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)決策提供有力的數(shù)據(jù)支持；三是進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院的財(cái)務(wù)制度，提高醫(yī)院的整體財(cái)務(wù)管理水平。

二 、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案部門和會(huì)計(jì)部門職責(zé)劃分不清，配合不利

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，最長(zhǎng)不能超過(guò)三年，就須移交檔案管理機(jī)構(gòu)保管。但在實(shí)踐中，檔案部門和會(huì)計(jì)部門缺乏必要的溝通和配合，會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠規(guī)范。

1. 會(huì)計(jì)檔案移交工作流于形式。由于每年的會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較多，僅會(huì)計(jì)記賬憑證一年就多達(dá)四五百本。雖然會(huì)計(jì)人員已經(jīng)編制了移交清冊(cè)，登記歸檔，實(shí)際上移交過(guò)程中檔案管理人員并不清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案，仍然由會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)整理存放。

2. 會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)不明。目前，很多單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作還是由會(huì)計(jì)人員兼任。尤其是已經(jīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，在查找、借閱過(guò)程中仍然由會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)，檔案人員極少參與其中，一旦出現(xiàn)缺漏遺失的現(xiàn)象，檔案管理人員和會(huì)計(jì)人員就容易出現(xiàn)推諉扯皮的情況。

3. 硬件不足，檔案保管條件較差。會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房狹小局促，存放空間嚴(yán)重不足，導(dǎo)致擺放混亂無(wú)序，難以查閱；多個(gè)部門共用一個(gè)庫(kù)房，人員進(jìn)出隨意，存放會(huì)計(jì)檔案的柜門大開，從不上鎖，無(wú)法保證會(huì)計(jì)資料的保密性和安全性。

（二）會(huì)計(jì)檔案只歸檔不鑒定，只保管不銷毀，占用大量資源

會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理不可缺少的一環(huán)，而事實(shí)上多數(shù)單位對(duì)期滿會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作持消極態(tài)度，未按會(huì)計(jì)法規(guī)定定期銷毀。醫(yī)院現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案的狀況是。

1. 積壓嚴(yán)重。要清點(diǎn)多年未銷的所有會(huì)計(jì)檔案，工作量巨大，需要耗費(fèi)很大的人力物力，導(dǎo)致檔案越積越多，無(wú)人問(wèn)津。

2. 無(wú)人敢銷。鑒定銷毀涉及多個(gè)部門，責(zé)任重大。實(shí)踐中定期銷毀會(huì)計(jì)檔案的單位少之又少，多數(shù)單位都是相互觀望。有的單位即使有心開展，但財(cái)務(wù)、檔案等部門之間相互推諉，無(wú)人牽頭，導(dǎo)致銷毀工作難以開展。

3. 資源浪費(fèi)。由于已過(guò)期會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存，大大加劇了檔案庫(kù)房的儲(chǔ)藏壓力，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，造成極大的資源浪費(fèi)。

（三）在電算化環(huán)境下，存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理沒(méi)有全面展開

目前，醫(yī)院基本都實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，但檔案管理人員只是將原來(lái)用手工記錄的憑證、賬薄和報(bào)表，改成了用電腦打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表。檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁介檔案沒(méi)有與紙質(zhì)檔案同步管理。主要存在的問(wèn)題有以下方面。

1. 有的單位雖然將會(huì)計(jì)信息存入磁性介質(zhì)，但對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于日常管理維護(hù)，磁盤、光盤消磁損壞，造成會(huì)計(jì)信息丟失。

2. 有的對(duì)會(huì)計(jì)電算化軟件中的賬務(wù)信息沒(méi)有定期做備份處理，及時(shí)歸檔，一旦會(huì)計(jì)軟件出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失。

3. 電算化軟件更新?lián)Q代速度很快，有的單位將會(huì)計(jì)軟件升級(jí)和更換后，未能及時(shí)把會(huì)計(jì)正版軟件及相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整理備份，從而造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)無(wú)法正常讀取，導(dǎo)致電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容不完整。

三、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)引導(dǎo)，切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)

做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，首要的是提高思想認(rèn)識(shí)。從單位、部門領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理人員，都要加強(qiáng)教育引導(dǎo)，不斷提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，從源頭上保證醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的保密性、安全性。

1. 從法制的層面加強(qiáng)引導(dǎo)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》 、《檔案法》都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、依法保管等事項(xiàng)做出了明確規(guī)定。因此，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的檔案管理是法律行為，要以此來(lái)強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，用法律法規(guī)來(lái)約束會(huì)計(jì)檔案管理，從而提高單位會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范程度。

2. 加強(qiáng)任務(wù)驅(qū)動(dòng)。把會(huì)計(jì)檔案管理的日?；ぷ髁腥雴挝还ぷ鞯亩唐谌粘?，把鑒定銷毀列入年度重點(diǎn)工作，通過(guò)任務(wù)督導(dǎo)、過(guò)程監(jiān)督，提高各級(jí)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)，確保每項(xiàng)工作落在日常、落到實(shí)處。

（二）建章立制，進(jìn)一步明晰檔案管理責(zé)任

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作繁雜，細(xì)節(jié)頗多，包含檔案的編制、整理、立卷、分類、保管、利用、鑒定等多個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)此，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立專門的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

1. 建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、保密等基本管理制度，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，結(jié)合單位特點(diǎn)，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間、歸檔范圍、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，力爭(zhēng)使會(huì)計(jì)檔案收集完整，手續(xù)齊全。

2. 明確分工，細(xì)化財(cái)務(wù)部門、檔案部門，以及相關(guān)業(yè)務(wù)人員的崗位職責(zé)，將職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，形成專人專管、人人有責(zé)的良好機(jī)制，確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。endprint

（三）規(guī)范流程，定期開展會(huì)計(jì)檔案鑒定和銷毀工作

醫(yī)院應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)，逐步對(duì)期滿會(huì)計(jì)檔案實(shí)施鑒定和銷毀。

1. 及時(shí)對(duì)已經(jīng)達(dá)到保管期限的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等進(jìn)行鑒定。鑒定過(guò)程中不僅要符合單位自行制定的規(guī)章制度，還應(yīng)遵循會(huì)計(jì)檔案的鑒定原則。在完成所有期滿會(huì)計(jì)檔案鑒定工作后，由鑒定人員編制檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限，銷毀時(shí)間等內(nèi)容，由單位負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人，以及會(huì)計(jì)管理部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

2. 定期進(jìn)行銷毀。銷毀工作由財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同實(shí)施。銷毀前，會(huì)計(jì)人員和檔案人員按照銷毀清冊(cè)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，將案卷抽出封存；銷毀時(shí)，聯(lián)系由上級(jí)部門指定的保密單位，調(diào)派專車將待銷毀檔案運(yùn)至造紙廠，會(huì)計(jì)和檔案部門派人監(jiān)銷，全程監(jiān)督；銷毀后，監(jiān)銷人、經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字，經(jīng)辦人要從保密單位取得銷毀憑據(jù)，連同銷毀清冊(cè)等材料裝訂歸檔，永久保管。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)

在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)人員雖然熟悉賬務(wù)處理，但缺乏檔案管理知識(shí)，而檔案管理人員又缺少財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)。會(huì)計(jì)檔案不同于一般的單位檔案，存在很強(qiáng)的專業(yè)性。醫(yī)院各職能部門，包括上級(jí)主管部門需要經(jīng)常調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案。有些是零星的查找、借閱，更多的是涉及到年度審計(jì)、專項(xiàng)檢查等工作，調(diào)閱的憑證數(shù)量多，時(shí)間跨度長(zhǎng)，涉及的專業(yè)性也強(qiáng)，需要財(cái)務(wù)部門精心準(zhǔn)備大量的會(huì)計(jì)資料。因此，會(huì)計(jì)檔案管理人員既要精通財(cái)務(wù)專業(yè)技能，又要熟悉檔案管理知識(shí)，還要具備一定的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)。醫(yī)院應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)德才兼?zhèn)?，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理，具有求知?jiǎng)?chuàng)新精神的會(huì)計(jì)檔案管理人才。

（五）與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新型的會(huì)計(jì)檔案管理形式

會(huì)計(jì)信息化的日益普及對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)提出了更高的要求，加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。

1. 建立會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)。將原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿等基礎(chǔ)會(huì)計(jì)資料，在數(shù)據(jù)庫(kù)中逐一認(rèn)真、細(xì)致地錄入，并借助數(shù)據(jù)庫(kù)的打印輸出功能，保存好會(huì)計(jì)檔案資料，以備查閱。

2. 定期備份。將信息系統(tǒng)中的所有檔案復(fù)制到磁性介質(zhì)上，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的綜合查詢與有效利用提供數(shù)據(jù)支持。

3. 認(rèn)真匯編。充分利用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行加工整理，并通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的編研，以財(cái)務(wù)年鑒等方式形成有價(jià)值的會(huì)計(jì)信息，防止保存檔案信息的載體失效而丟失重要的會(huì)計(jì)信息。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代下，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理不論是從管理意識(shí)還是人才培養(yǎng)，都需要得到醫(yī)院管理者的格外重視和支持。醫(yī)院可以結(jié)合自身實(shí)際，加大投入，一方面擴(kuò)大檔案室面積，完善會(huì)計(jì)檔案的保管設(shè)施，為存放會(huì)計(jì)檔案創(chuàng)造良好的硬件條件；另一方面引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段，培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，保證歸檔資料的安全性和完整性。雙管齊下，切實(shí)提高醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和水平，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理的作用，促進(jìn)醫(yī)院高效、健康地發(fā)展。

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（作者單位：南京市口腔醫(yī)院財(cái)務(wù)科）endprint