施工單位檔案的部門立卷管理模式探討

黃斐

摘要： 施工單位推行部門立卷的檔案管理模式是施工單位提升檔案管理水平的重要舉措，部門立卷具有的優(yōu)勢(shì)也要求施工單位各部門系統(tǒng)整理歸檔文件資料。文章以中鐵二十三局集團(tuán)為例，介紹了在施工單位推行部門立卷的檔案管理模式的工作流程、職責(zé)劃分，并就當(dāng)前施工單位推行部門立卷存在的問題，提出了相應(yīng)的建議。

Abstract： The archives management mode of department filing is the important measure of the construction unit to enhance the management level of the archives. The advantages of the department filing also require the construction unit departments to organize the archival documents. By taking the China Railway 23rd Construction Bureau Co.， Ltd. as the case， this paper introduces the work flow and duties division of department filing in the archives management of the construction unit， and puts forward the existing problems in the implementation of department filing and proposes corresponding suggestions.

關(guān)鍵詞： 施工單位檔案；部門立卷；管理模式

Key words： construction unit file；department filing；management mode

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）35-0033-02

0 引言

施工單位是為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供全面服務(wù)的基礎(chǔ)部門，面對(duì)日益增長的、門類多樣的檔案資料，如何提高檔案立卷的質(zhì)量、更為高效、準(zhǔn)確地查詢檔案資料成為當(dāng)務(wù)之急。為施工單位發(fā)展服務(wù)，前期的檔案立卷就顯得十分重要。部門立卷是檔案立卷的一種重要管理模式，也是檔案管理的重要組成部分。在施工單位推行部門立卷管理制度，能夠有助于提高施工單位檔案管理水平。

1 施工單位推行部門立卷的重要性和優(yōu)勢(shì)

施工單位實(shí)行檔案管理部門立卷管理模式，即是要求施工單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)，都必須系統(tǒng)整理需要?dú)w檔的文件和材料，并且根據(jù)檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定，填寫保管期限并制成相應(yīng)的保管單位，根據(jù)工作需要定期或者隨時(shí)向綜合檔案室移交歸檔。

1.1 部門立卷的重要性分析

①部門立卷是提高立卷速度和質(zhì)量的保證。施工單位內(nèi)部各部門是檔案資料形成的部門，十分了解和熟悉文件材料的產(chǎn)生過程，熟知文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，因此推行部門立卷能夠加快立卷速度，提高檔案案卷的質(zhì)量，增強(qiáng)各部門有關(guān)人員的責(zé)任感，保證檔案資料得齊全、完整和準(zhǔn)確。②部門立卷能夠促進(jìn)檔案資料的形成和修改。由各部門立卷，就必須注重檔案資料平時(shí)的形成和積累，對(duì)于一個(gè)專題資料的過程性文件資料都要注意加以收集，從而才能確保文件材料的齊全、準(zhǔn)確和完整。③部門立卷利于后期查找利用。通過部門立卷，各部門相關(guān)業(yè)務(wù)人員熟悉了檔案的組成情況，十分有利于后期的檔案查找和利用。④部門立卷有助于各部門工作的改進(jìn)。各部門通過對(duì)文檔資料的系統(tǒng)整理，實(shí)際上也是一次工作檢查，從中可以吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，有助于改進(jìn)各部門的工作。

1.2 部門立卷的優(yōu)勢(shì)分析

①部門立卷能讓各部門在積累和形成技術(shù)文件資料的每個(gè)環(huán)節(jié)考慮細(xì)致，比如文書檔案的形成，施工單位的機(jī)關(guān)各部門應(yīng)對(duì)收、發(fā)文處理的環(huán)節(jié)和文書處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)和流程都要細(xì)致的考慮。②部門立卷能夠讓科技檔案留存完整和方便?？萍紮n案分為基建、科研、房產(chǎn)和設(shè)備檔案，各技術(shù)部門運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理文字、圖紙等資料，極大地節(jié)省了存儲(chǔ)空間，也為檔案資料的留存提供了方便。③部門立卷是提高檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。部門立卷要求檔案整理劃分到各部門，特別是形成、積累和處理檔案文件的部門，要求各部門按照檔案立卷要求進(jìn)行部門立卷，所以這是從源頭上提高檔案質(zhì)量的重要舉措。

2 施工單位檔案的部門立卷管理模式解析

2.1 工作流程

施工單位推行部門立卷的檔案管理工作流程，大體分為以下三個(gè)步驟：①檔案室做立卷要求培訓(xùn)；②各部門按照要求進(jìn)行立卷、錄入和編制移交目錄；③檔案室核對(duì)歸檔。以中鐵二十三局集團(tuán)為例，施工單位推行部門立卷的工作流程如圖1所示。

從圖1我們可以看出，檔案室作為部門立卷的指導(dǎo)、培訓(xùn)部門，首當(dāng)其中要做好部門立卷工作的培訓(xùn)工作，在接受移交資料得時(shí)候要認(rèn)真核對(duì)資料并對(duì)不符合歸檔要求的資料返回相關(guān)責(zé)任部門。

施工單位內(nèi)部各單位是部門立卷的重要組成部分，根據(jù)不同的檔案類別，不同的部門應(yīng)按照相應(yīng)的工作流程完成檔案的內(nèi)部立卷。特別值得注意的是，會(huì)計(jì)檔案根據(jù)工作需要，設(shè)置了一定的保管期限，在檔案資料自行保管期間應(yīng)注意編制資料保管清單；工程項(xiàng)目部的科技檔案也應(yīng)設(shè)置一定的自行保管期限，待工程項(xiàng)目竣工后，再統(tǒng)一移交給檔案部門；在移交失效的印章等此類實(shí)物檔案時(shí)，應(yīng)注意清洗印章并且附上印章流轉(zhuǎn)表。

2.2 職責(zé)劃分

推行部門立卷管理模式，檔案室具有以下職責(zé)：①根據(jù)上級(jí)主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合施工單位的實(shí)際情況，制定符合本單位的歸檔工作制度和工作流程，使施工單位各部門在檔案管理工作中有章可循。②深入施工單位各部門，培訓(xùn)綜合檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件的使用和維護(hù)方法，對(duì)檔案立卷工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，協(xié)助完成日常的立卷和歸檔工作。③根據(jù)移交部門提供的移交目錄，逐份核對(duì)移交的資料，并且針對(duì)不符合歸檔要求的資料要求返回修改。④向各部門宣傳部門立卷工作，組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案工作方針、政策和檔案業(yè)務(wù)的理論和實(shí)踐知識(shí)，不斷提高各部門相關(guān)人員對(duì)于部門立卷的認(rèn)識(shí)水平，提高部門立卷的工作能力。⑤做好部門立卷的物質(zhì)保障工作，比如向各立卷部門提供立卷所需要的卷皮、文件盒、文件袋等工具。⑥定期組織相關(guān)的檔案鑒定小組，對(duì)已到保管期限的檔案重新劃分保管期限，對(duì)不需要繼續(xù)保管的檔案進(jìn)行銷毀。endprint

施工單位各部門在部門立卷管理模式中的職責(zé)如下：①負(fù)責(zé)各部門內(nèi)部文檔資料的立卷、整理、裝訂和歸檔工作，并按照要求錄入檔案管理系統(tǒng)軟件，編制相應(yīng)的移交清單或目錄，定期或不定期向檔案管理部門移交檔案資料。②機(jī)關(guān)各部門的文書類檔案，每年第一季度應(yīng)將上一年度的文件收集整理齊全，并且按照文書立卷的要求進(jìn)行整理類目。③干部死亡檔案應(yīng)在干部（職工）死亡五年后的履歷材料由人力資源資源部錄入檔案管理軟件，并形成“干部職工死亡檔案移交花名冊(cè)”并向檔案室移交。④會(huì)計(jì)檔案由于工作需要，要求有一定的自行保管期限，因此會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在整理資料立卷和錄入檔案管理系統(tǒng)完成之后，另外編制檔案保管清冊(cè)或目錄。⑤工程項(xiàng)目部的科技檔案根據(jù)工程項(xiàng)目的工作性質(zhì)，應(yīng)自行建立工程業(yè)績檔案資料庫，建立檔案資料臺(tái)賬，制定2到3名技術(shù)人員作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集、整理和登記、錄入和保管檔案資料，待工程竣工后再攜帶項(xiàng)目公章和基建檔案專門到檔案部門進(jìn)行移交。

3 加強(qiáng)部門立卷管理模式的建議

當(dāng)前在施工單位推行部門立卷管理模式，還存在內(nèi)部一些部門對(duì)檔案工作未引起足夠的重視、整體檔案工作體制不理順、從事檔案工作的檔案員大多為兼職者、一些單位的檔案員對(duì)檔案政策和業(yè)務(wù)不熟悉等問題。針對(duì)這些問題，為了加強(qiáng)部門立卷管理模式的推行，應(yīng)采取以下措施來進(jìn)一步促進(jìn)各部門的檔案規(guī)范化建設(shè)：

3.1 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，指導(dǎo)各部門增強(qiáng)部門立卷的意識(shí) 積極爭(zhēng)取各部門分管領(lǐng)導(dǎo)的支持，讓檔案管理人員提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，樹立“檔案工作，人人有責(zé)”的思想，定期召開施工單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的培訓(xùn)工作會(huì)議，通過這些方法來營造檔案工作的良好氛圍。

3.2 指導(dǎo)和督促各部門完善本部門內(nèi)檔案工作管理體制 一般來說，施工單位內(nèi)部各部門應(yīng)該配備檔案管理人員，由一名分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)牽頭，下設(shè)一名專兼職檔案員，若干名立卷員，并且將檔案工作列入他們的工作職責(zé)范圍內(nèi)。檔案員把分屬本部門的，有重要價(jià)值的材料按照檔案部門的立卷要求進(jìn)行收集整理，理順本部門的檔案工作管理體制。

3.3 明確檔案室和各部門的工作職責(zé)和具體分工，并且嚴(yán)格執(zhí)行 檔案室應(yīng)根據(jù)施工單位的實(shí)際情況，進(jìn)一步的劃分檔案室和各部門在部門立卷中的職責(zé)分工，特別是將各部門專兼職檔案員的工作職責(zé)具體化、明確化，并且將檔案員的工作職責(zé)公布和宣傳。

3.4 檔案室要加強(qiáng)立卷的工作培訓(xùn)和指導(dǎo) 檔案室可編制施工單位檔案工作手冊(cè)，內(nèi)含上級(jí)部門的各類法規(guī)、施工單位內(nèi)部出臺(tái)的檔案工作法規(guī)、各部門立卷工作的職責(zé)分工和工作流程等。施工單位內(nèi)部各部門的歸檔人員人手一冊(cè)，組織相應(yīng)的學(xué)習(xí)和考試。定期對(duì)各部門檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，深入各部門宣傳檔案工作，手把手地指導(dǎo)幫助他們完成分類編目和規(guī)范立卷的工作。

3.5 建立檔案工作考評(píng)機(jī)制，提高各部門檔案工作人員的工作積極性 施工單位應(yīng)建議一套完整且具有操作性的檔案工作考評(píng)制度，定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行考核評(píng)比，對(duì)檔案立卷工作實(shí)施較好的部門和個(gè)人實(shí)行嘉獎(jiǎng)，對(duì)做得差的單位進(jìn)行批評(píng)和指導(dǎo)。由此提高各部門檔案管理員的工作積極性，促進(jìn)部門立卷的歸檔工作。

施工單位推行部門立卷管理模式，是檔案收集的基礎(chǔ)和立足點(diǎn)，它是施工單位自身檔案建設(shè)的前提，從源頭上提高檔案管理的質(zhì)量，是做好施工單位檔案管理的根本。只有長期堅(jiān)持并執(zhí)行部門立卷歸檔的管理模式，才能保證施工單位檔案材料的齊全和完成，也才能保證檔案室的檔案資料的質(zhì)量。施工單位各部門高質(zhì)量的收集，才能保證高質(zhì)量的立卷；各部門高質(zhì)量的立卷，才能保證高質(zhì)量的歸檔；各部門高質(zhì)量的歸檔，才能保證檔案室高質(zhì)量的館藏資料；高質(zhì)量的館藏，才能高質(zhì)量的檔案查詢和運(yùn)用。

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