團(tuán)隊(duì)構(gòu)建：追求超越醫(yī)學(xué)圖書(shū)館的靈感

Rikke Sarah Ogawa,MLIS,AHIP (D)，

Daling生物醫(yī)學(xué)圖書(shū)館和科學(xué)與工程圖書(shū)館，加州大學(xué)洛杉磯分校圖書(shū)館科學(xué)用戶服務(wù)部

在科學(xué)界，研究通常具有合作與跨科學(xué)特點(diǎn)，這種模式現(xiàn)在已被社會(huì)科學(xué)和人文領(lǐng)域采納。在加州大學(xué)洛杉磯分校(University of Califonia, Los Angeles, UCLA)圖書(shū)館，最有成就感的部門(mén)是那些能夠跨部門(mén)工作實(shí)現(xiàn)目標(biāo)并推進(jìn)圖書(shū)館使命的部門(mén)。不過(guò)，UCLA圖書(shū)館的公共服務(wù)部門(mén)目前仍是通過(guò)不同的大學(xué)圖書(shū)館副館長(zhǎng)向大學(xué)圖書(shū)館長(zhǎng)匯報(bào)他們的工作進(jìn)展情況。各專(zhuān)業(yè)館以自己的方式進(jìn)行研究輔助、給研究人員提供參考咨詢(xún)服務(wù)和教學(xué)服務(wù)，進(jìn)行館藏建設(shè)，每個(gè)學(xué)科圖書(shū)館也是根據(jù)其館藏情況開(kāi)展工作。由于最成功的圖書(shū)館都是借鑒大型學(xué)術(shù)研究團(tuán)體的合作與跨科學(xué)模式，所以我們認(rèn)為重組UCLA圖書(shū)館公共服務(wù)部門(mén)勢(shì)在必行。正是基于這種公認(rèn)的需求，UCLA圖書(shū)館設(shè)立了用戶服務(wù)部(user engagement division)。

1 構(gòu)建團(tuán)隊(duì)的理由

我館的高層領(lǐng)導(dǎo)審視我館目前的結(jié)構(gòu)后認(rèn)為有必要對(duì)其進(jìn)行改變，即重組我館的公共服務(wù)部門(mén)。在創(chuàng)見(jiàn)同等水平的系統(tǒng)時(shí)，單個(gè)圖書(shū)館的工作方式造成大量的重復(fù)性活動(dòng)，工作人員的精力耗費(fèi)于平行體系中。很多圖書(shū)館員希望在整個(gè)生命研究周期中與我校教師合作開(kāi)展新的服務(wù)；有些圖書(shū)館從事類(lèi)似館藏建設(shè)的館員，正在想方設(shè)法應(yīng)對(duì)新館員培訓(xùn)、新資源談判所面臨的挑戰(zhàn)。每個(gè)圖書(shū)館均設(shè)立了解答參考咨詢(xún)相關(guān)問(wèn)題的服務(wù)點(diǎn)，而且為這些服務(wù)點(diǎn)的工作人員制定了政策和工作程序。在這種環(huán)境下，UCLA圖書(shū)館從2015年開(kāi)始制定其新的戰(zhàn)略計(jì)劃。

這個(gè)新戰(zhàn)略計(jì)劃由以下6部分內(nèi)容構(gòu)成：圖書(shū)館將在UCLA的生活中發(fā)揮明顯的、重要的和有價(jià)值的作用；確保信息和資源的有效存取與利用；成為促進(jìn)研究蓬勃發(fā)展的核心要素；成為教學(xué)創(chuàng)新的平臺(tái)和助推器；構(gòu)建參與和領(lǐng)導(dǎo)的濃厚文化氛圍；為研究人員和師生提供成果產(chǎn)出的最佳環(huán)境[1]。由于使命的共同性和強(qiáng)調(diào)各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)力，該戰(zhàn)略計(jì)劃為UCLA圖書(shū)館公共服務(wù)部門(mén)的重組鋪平了道路。用戶服務(wù)部與8個(gè)公共服務(wù)部門(mén)和大學(xué)副館長(zhǎng)合作并由一個(gè)副館長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)。公共服務(wù)部的首要任務(wù)是設(shè)計(jì)成功實(shí)施新戰(zhàn)略計(jì)劃的機(jī)構(gòu)，以便應(yīng)對(duì)圖書(shū)館可能面臨的挑戰(zhàn)，促進(jìn)圖書(shū)館及其工作人員的成長(zhǎng)。

2 構(gòu)建團(tuán)隊(duì)的方法

在副館長(zhǎng)的指導(dǎo)下，我館為用戶服務(wù)部重新構(gòu)建了由13 人組成的團(tuán)隊(duì)。參加這個(gè)團(tuán)隊(duì)的人必須符合我館用戶服務(wù)部應(yīng)具備的3個(gè)條件之一：一是在新設(shè)立的科學(xué)用戶服務(wù)部工作的圖書(shū)館員，二是與各用戶服務(wù)部門(mén)(流通部、館際互借部，專(zhuān)業(yè)館藏建設(shè)部和國(guó)際研究部)建立服務(wù)關(guān)系的圖書(shū)館基金提供者，三是新戰(zhàn)略計(jì)劃中包含的服務(wù)項(xiàng)目(數(shù)據(jù)管理、教學(xué)和對(duì)外服務(wù))參與者。該團(tuán)隊(duì)經(jīng)過(guò)討論和頭腦風(fēng)暴，提出了3點(diǎn)意見(jiàn)：用戶服務(wù)部應(yīng)成為一個(gè)新部門(mén)，并保留另外8個(gè)圖書(shū)館原有的功能；用戶服務(wù)部可以組織跨部門(mén)的服務(wù)活動(dòng)，圖書(shū)館及其工作人員可向任何圖書(shū)館的用戶服務(wù)部主任匯報(bào)其工作進(jìn)展情況；用戶服務(wù)部可以將8個(gè)圖書(shū)館的用戶服務(wù)部門(mén)整合為3個(gè)學(xué)科服務(wù)部，各部門(mén)的主任向副館長(zhǎng)匯報(bào)其工作進(jìn)展情況。

為了對(duì)提出的不同方案進(jìn)行評(píng)估，重新設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)確定了2個(gè)具有挑戰(zhàn)性的方案，每個(gè)方案都是根據(jù)圖書(shū)館的現(xiàn)有機(jī)構(gòu)面臨的共同問(wèn)題提出的。新組建的團(tuán)隊(duì)分成3個(gè)小組，每個(gè)小組符合代表新構(gòu)建團(tuán)隊(duì)中的一個(gè)，而且要認(rèn)真思考上述2個(gè)具有挑戰(zhàn)性的方案以及他們所代表的團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)如何提高應(yīng)對(duì)與決策、預(yù)算方案、通信聯(lián)絡(luò)、服務(wù)范圍等相關(guān)挑戰(zhàn)的能力。對(duì)不同方案的評(píng)估結(jié)果表明，在實(shí)施上述兩個(gè)具有挑戰(zhàn)性方案的過(guò)程中，必須解決好所有問(wèn)題。不過(guò)，將學(xué)科與功能模型合成為矩陣報(bào)告式結(jié)構(gòu)，不失為解決這些挑戰(zhàn)性問(wèn)題的一個(gè)難得機(jī)遇。

3 構(gòu)建團(tuán)隊(duì)的形式

矩陣組織結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目管理學(xué)科的基本要素，它不但是大型組織機(jī)構(gòu)決定領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的重要手段，而且是強(qiáng)化和集中對(duì)外項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)高層管理者責(zé)任的重要手段[2]。新組建團(tuán)隊(duì)計(jì)劃認(rèn)為，對(duì)人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、設(shè)備、學(xué)科服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督仍舊是他們責(zé)無(wú)旁貸的任務(wù)；同時(shí)認(rèn)為，在過(guò)去的組織機(jī)構(gòu)工作中有過(guò)杰出貢獻(xiàn)的同事可憑借他們的經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)團(tuán)隊(duì)向新的方向邁進(jìn)，讓他們自己朝著成為管理者的方向邁進(jìn)。矩陣結(jié)構(gòu)(圖1)將使人們通過(guò)部門(mén)主任和副館長(zhǎng)的指導(dǎo)而具備職業(yè)領(lǐng)導(dǎo)技能的機(jī)會(huì)。我們發(fā)現(xiàn)，在這新建的機(jī)構(gòu)中，有7類(lèi)人或團(tuán)隊(duì)可以直接或間接地向副館長(zhǎng)匯報(bào)工作的進(jìn)展情況。

圖1職能團(tuán)隊(duì)的矩陣結(jié)構(gòu)

3.1 部門(mén)主任(圖1，左側(cè)圓圈)

由專(zhuān)業(yè)學(xué)科館員擔(dān)任，其職責(zé)是監(jiān)督和管理部門(mén)的圖書(shū)館員和職工，評(píng)議他們的工作業(yè)績(jī)，管理經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，制定學(xué)科領(lǐng)域的長(zhǎng)期計(jì)劃。部門(mén)主任向副館長(zhǎng)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，并且是用戶服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)理事會(huì)的會(huì)員。

3.2 職能團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人(圖1，右側(cè)圓圈)

由學(xué)科建設(shè)部的一名圖書(shū)館員擔(dān)任，其一半的工作時(shí)間用于指導(dǎo)以下5個(gè)職能部門(mén)(館藏建設(shè)部、對(duì)外服務(wù)部、研究輔助部、研究合作部和教學(xué)部)之一的運(yùn)作。團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人需向大學(xué)副館長(zhǎng)匯報(bào)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的工作情況(團(tuán)隊(duì)50%的工作量)，同時(shí)還需向部門(mén)主任匯報(bào)團(tuán)隊(duì)另外50%的職責(zé)相關(guān)(團(tuán)隊(duì)分工)工作。團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人在2年任期內(nèi)要對(duì)其所負(fù)責(zé)的職能部門(mén)實(shí)施一個(gè)較為短期的目標(biāo)。館員需提出申請(qǐng)并通過(guò)面試才能參加負(fù)責(zé)人選拔。職能團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人是用戶服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)理事會(huì)的成員之一。

3.3 職能團(tuán)隊(duì)的成員

包括圖書(shū)學(xué)科服務(wù)部的館員和圖書(shū)館職工。他們從事的跨部門(mén)工作是其日常工作的一部分。職能團(tuán)隊(duì)的成員由自己決定在哪個(gè)職能部門(mén)工作，其任務(wù)是用20%的工作時(shí)間指導(dǎo)跨部門(mén)項(xiàng)目的實(shí)施，用80%的工作時(shí)間從事學(xué)科服務(wù)部的工作。職能團(tuán)隊(duì)的成員以職能團(tuán)隊(duì)學(xué)科服務(wù)部成員的身份，發(fā)揮其雙向交流的作用。由于職能團(tuán)隊(duì)成員扮演的是雙向交流角色，并且要用其20%的工作時(shí)間指導(dǎo)跨部門(mén)項(xiàng)目的實(shí)施，所以評(píng)議每位職能團(tuán)隊(duì)成員的工作業(yè)績(jī)時(shí)，都要寫(xiě)成書(shū)面評(píng)語(yǔ)。

3.4 咨詢(xún)服務(wù)部的成員

包括相關(guān)部門(mén)的館員和圖書(shū)館的職工，他們可以隨時(shí)從職能團(tuán)隊(duì)調(diào)來(lái)承擔(dān)咨詢(xún)服務(wù)活動(dòng)。由于有些圖書(shū)館的公共服務(wù)部和職能部門(mén)是向另一位大學(xué)助理圖書(shū)館員匯報(bào)工作進(jìn)展情況，所以及時(shí)統(tǒng)一安排他們的工作就顯得特別重要。咨詢(xún)服務(wù)部的成員可根據(jù)相關(guān)小組的目標(biāo)和討論題目，決定是否參加職能團(tuán)隊(duì)，在時(shí)間安排上也不必和職能團(tuán)隊(duì)的完全一樣。

3.5 用戶服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)理事會(huì)

是由職能團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人和直接向副館長(zhǎng)匯報(bào)工作的部門(mén)主任組成的一個(gè)團(tuán)體。在討論相關(guān)新部門(mén)的政策時(shí)，用戶服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)理事會(huì)的所有會(huì)員享有相同的發(fā)言權(quán)。職能團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人的任務(wù)是布置優(yōu)先服務(wù)的事項(xiàng)，與基金提供者一起商討和決定咨詢(xún)服務(wù)部的方向，調(diào)整職能部門(mén)和其他部門(mén)的需求。職能團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)小組的另一項(xiàng)任務(wù)是創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)和跨圖書(shū)館服務(wù)工作的文化氛圍。

3.6 職能團(tuán)隊(duì)

由學(xué)科服務(wù)部成員和一名職能團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人構(gòu)成，其任務(wù)是指導(dǎo)圖書(shū)館幾個(gè)職能部門(mén)(館藏建設(shè)部、對(duì)外服務(wù)部、研究輔助部(即過(guò)去的參考咨詢(xún)部)、研究合作部及研究生命周期圖書(shū)館服務(wù)部、教學(xué)部)中某個(gè)部門(mén)開(kāi)展工作的方式方法，決定服務(wù)的優(yōu)先項(xiàng)目和各職能部門(mén)的指導(dǎo)政策。

3.7 學(xué)科服務(wù)部

是由圖書(shū)館各部門(mén)小組構(gòu)成的，其組織結(jié)構(gòu)比較松散，由各部門(mén)的主任擔(dān)任組長(zhǎng)。學(xué)科服務(wù)部的任務(wù)是促進(jìn)職能團(tuán)隊(duì)的成員就某項(xiàng)特定研究和某個(gè)學(xué)科的教育方法提出建議，并提供支持該學(xué)科需求的服務(wù)。

4 創(chuàng)建矩陣的挑戰(zhàn)與機(jī)會(huì)

確定任務(wù)后，戰(zhàn)略計(jì)劃制定團(tuán)隊(duì)便開(kāi)始審查原戰(zhàn)略計(jì)劃的修改方案，并且希望設(shè)立一個(gè)能有效解決問(wèn)題和增加領(lǐng)導(dǎo)機(jī)會(huì)的新機(jī)構(gòu)。為了使這個(gè)新機(jī)構(gòu)能充分發(fā)揮其職能作用，領(lǐng)導(dǎo)需要和那些擁有財(cái)權(quán)與監(jiān)督權(quán)的人以及各職能部門(mén)主管共同承擔(dān)新機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮其職能作用的責(zé)任，解決與決策相關(guān)的文化變革和交流問(wèn)題是其最主要的任務(wù)。在部門(mén)主任和團(tuán)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)面試時(shí)，所有候選者都要回答有關(guān)團(tuán)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)能力與領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的問(wèn)題，以及采用什么方法才能實(shí)施這一新領(lǐng)導(dǎo)模式的問(wèn)題。另外，創(chuàng)建堅(jiān)實(shí)的合作文化氛圍是用戶服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)理事會(huì)開(kāi)展的一項(xiàng)新活動(dòng)，其目的是建立明細(xì)的工作規(guī)范——與團(tuán)隊(duì)一起工作的細(xì)則[3]。

另外一個(gè)挑戰(zhàn)是創(chuàng)建組織機(jī)構(gòu)的文化氛圍，這是該組織機(jī)構(gòu)所有成員所期待的一種領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。各部門(mén)主任和副館長(zhǎng)推動(dòng)了其單位內(nèi)文化變革原則的制定，確定了定期召開(kāi)會(huì)議討論不同機(jī)構(gòu)的職責(zé)、期待的文化氛圍和所有團(tuán)隊(duì)成員期待的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的時(shí)間，從而使圖書(shū)館向著這一新的方向邁進(jìn)。作為職能團(tuán)隊(duì)的一部分，該組織機(jī)構(gòu)將獲得在大型學(xué)術(shù)圖書(shū)館開(kāi)發(fā)領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目管理藝術(shù)的機(jī)會(huì)。職能團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人在其兩年任期內(nèi)，可以允許其下屬檢驗(yàn)其領(lǐng)導(dǎo)能力和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。職能團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人在其兩年任期到期之時(shí)，將宣布團(tuán)隊(duì)其他成員可以參選下一屆負(fù)責(zé)人。因此，某個(gè)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)成員結(jié)束其在某個(gè)職能部門(mén)的任期后，完全可以參選另一職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，從而積累更多資深管理者的經(jīng)驗(yàn)。

矩陣結(jié)構(gòu)的偏移為圖書(shū)館提供了機(jī)遇與活力。在有成就感的用戶服務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)中，其全新觀念在實(shí)施新戰(zhàn)略計(jì)劃后的第一季度就大大地提升了用戶服務(wù)部的服務(wù)水平。圖書(shū)館員工對(duì)開(kāi)展此項(xiàng)工作的態(tài)度非常積極，對(duì)每天的活動(dòng)產(chǎn)生了濃厚的興趣，而且希望承擔(dān)更多的責(zé)任。職能團(tuán)隊(duì)的隊(duì)長(zhǎng)和其他部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)，越來(lái)越多的圖書(shū)館館員和職工的工作積極性(影響組織機(jī)構(gòu)變化的情感與體力)提高了，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為通過(guò)職能部門(mén)矩陣偏移和共享領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)模型，能使他們開(kāi)展他們提出的各種新活動(dòng)。

對(duì)組織結(jié)構(gòu)的重新設(shè)計(jì)進(jìn)行完全公正和客觀的評(píng)價(jià)還為時(shí)過(guò)早。不過(guò)，其早期經(jīng)驗(yàn)告訴我們，在變革文化方面，已經(jīng)成功地實(shí)現(xiàn)了部分目標(biāo)。我們將繼續(xù)對(duì)重組矩陣結(jié)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整圖書(shū)館的戰(zhàn)略計(jì)劃。就我們未來(lái)的組織結(jié)構(gòu)而言，根據(jù)學(xué)術(shù)界的工作方式，實(shí)施跨學(xué)科合作和改進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)是我們要重視和解決的主要問(wèn)題。