企業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

王萍

（中國(guó)石油集團(tuán)公司渤海鉆探工程有限公司第三鉆井工程分公司，天津300280）

1 引言

隨著我國(guó)企業(yè)單位經(jīng)營(yíng)理念逐漸向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化轉(zhuǎn)型，追求經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)忽略了檔案管理工作的重要性，造成現(xiàn)階段企業(yè)單位檔案管理工作中存在諸多問(wèn)題，本文通過(guò)對(duì)其問(wèn)題與缺陷進(jìn)行客觀剖析，并總結(jié)出相應(yīng)的改革措施。運(yùn)用科學(xué)、合理的創(chuàng)新理念與管理模式，有效維護(hù)鞏固企業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，為企業(yè)單位的發(fā)展壯大奠定堅(jiān)實(shí)的保障基礎(chǔ)。

2 企業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

企業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、科學(xué)且要求綜合素質(zhì)較高的具體工作流程。所以要求企業(yè)單位檔案管理人員必須具備有一定的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)修養(yǎng)。由于我國(guó)當(dāng)下企業(yè)單位檔案管理人才相對(duì)匱乏。諸多企業(yè)單位檔案管理還處于較為傳統(tǒng)的管理模式當(dāng)中。對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)力度不夠，其任用選拔方式還處于相對(duì)落后的機(jī)制之中。部分企業(yè)單位管理人員自身專業(yè)與自身工作所需完全不符，進(jìn)而在實(shí)際工作中出現(xiàn)較大的管理問(wèn)題。如在檔案材料分類與鑒別方面，無(wú)法明確對(duì)檔案材料種類與歷史年份準(zhǔn)確掌握了解，大大影響了歸檔進(jìn)度與資料整合。另外，對(duì)上級(jí)所需相關(guān)檔案資料不能及時(shí)地提供交出。在鑒別具有一定專業(yè)性、年限性的檔案時(shí)，由于自身綜合素質(zhì)水平較低，無(wú)法準(zhǔn)確判斷出該檔案的時(shí)效性與可用性，進(jìn)而對(duì)下一步工作開展造成了較大影響。最后，企業(yè)單位檔案管理工作人員新老交替現(xiàn)象頻繁，在新老交替交接時(shí)缺乏一定的傳幫帶效應(yīng)，造成了青黃不接、工作癱瘓等負(fù)面現(xiàn)象。進(jìn)而導(dǎo)致新員工企業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)技能與綜合素質(zhì)偏低，造成了提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確與材料分類混亂等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了企業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行[1]。

2.2 企業(yè)單位檔案管理技術(shù)落后

現(xiàn)階段，我國(guó)部分企業(yè)單位檔案管理技術(shù)落后。由于歷史原因，我國(guó)部分企業(yè)單位檔案管理工作一直使用紙張記錄管理。紙張記錄管理模式弊端較多，其中最大的原因是造成檔案的丟失與損壞。同時(shí)，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)期歲月沉積對(duì)保存紙張的質(zhì)材與墨跡會(huì)造成一定的脫落與模糊，進(jìn)而造成了檔案資料記錄數(shù)據(jù)的不清晰與不準(zhǔn)確，直接影響了企業(yè)單位檔案管理工作的正常開展。雖然有部分企業(yè)單位已經(jīng)實(shí)踐了現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息管理模式，并已經(jīng)通過(guò)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，能夠更為清楚準(zhǔn)確地掌握相關(guān)檔案資料的基本信息。但是卻沒(méi)能建立更為先進(jìn)的聲像檔案管理系統(tǒng)。因此，導(dǎo)致了企業(yè)單位檔案資料缺乏相對(duì)的立體性與形象性，同國(guó)內(nèi)外先進(jìn)科學(xué)的檔案管理技術(shù)還存在較大差距。

2.3 檔案管理人員配置不合理

在企業(yè)單位檔案管理工作人員的配置方面，缺少一定專業(yè)的檔案資深管理人員。部分企業(yè)上層決策者對(duì)檔案管理工作不夠重視，單一片面地認(rèn)為企業(yè)單位檔案管理工作“無(wú)關(guān)緊要、可有可無(wú)”，認(rèn)為既不能主導(dǎo)日常生產(chǎn)，也不能提高經(jīng)濟(jì)效益。因此，對(duì)企業(yè)單位檔案管理部門中人員進(jìn)行大批裁員，進(jìn)而導(dǎo)致了企業(yè)單位檔案管理工作效率的降低，甚至使其部門機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)[2]。另外，一些企業(yè)單位的檔案管理人員猶如庫(kù)管人員，主要負(fù)責(zé)大門鑰匙的保存，與簡(jiǎn)單的資料查詢工作。因此，造成了企業(yè)單位檔案管理工作長(zhǎng)期處于原地不動(dòng)的狀態(tài)。整理信息與資料歸檔長(zhǎng)期無(wú)人問(wèn)津，對(duì)企業(yè)單位檔案管理造成極大的負(fù)面影響。

3 實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的策略

3.1 加強(qiáng)管理人員水平能力創(chuàng)新

各企業(yè)單位應(yīng)該樹立“人才第一、與時(shí)俱進(jìn)”的內(nèi)部培養(yǎng)理念。通過(guò)外部引進(jìn)與內(nèi)部培養(yǎng)的方式，對(duì)管理人員的相關(guān)專業(yè)能力水平標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)進(jìn)行改革創(chuàng)新。從多方面加大對(duì)企業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)力度。結(jié)合自身企業(yè)單位的實(shí)際情況，定期開展檔案管理知識(shí)方面的培訓(xùn)與主題活動(dòng)，并建立相應(yīng)的考核機(jī)制，采用優(yōu)者獎(jiǎng)勵(lì)與劣者淘汰的方式。通過(guò)對(duì)專業(yè)檔案管理知識(shí)的考核，系統(tǒng)、科學(xué)、合理的錄用檔案管理人才的選拔，對(duì)其成績(jī)優(yōu)異者應(yīng)該給予一定的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于成績(jī)一般的人員應(yīng)該給予大力鼓勵(lì)，使其能夠更好投入到學(xué)習(xí)培訓(xùn)中去。另外應(yīng)該引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的檔案管理理念與教學(xué)模式，通過(guò)創(chuàng)新理念與創(chuàng)新模式的有效結(jié)合，形成一套獨(dú)特的檔案學(xué)習(xí)培養(yǎng)模式，在新穎的教學(xué)培養(yǎng)模式下，不僅調(diào)動(dòng)了培訓(xùn)員工的積極性，更對(duì)提高檔案管理培訓(xùn)的效果與目的起到一定的積極影響[3]。

3.2 加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新

針對(duì)部分企業(yè)單位檔案管理技術(shù)與硬件設(shè)備落后陳舊的現(xiàn)狀，加大對(duì)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)勢(shì)在必行。部分企業(yè)單位檔案管理工作依舊采取傳統(tǒng)的紙張記錄方式，這種方式不僅陳舊落后還極容易造成檔案的損壞與丟失。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代來(lái)臨，加大對(duì)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是其當(dāng)下提高檔案管理的必要措施。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的大背景下，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等先進(jìn)設(shè)備，建立完善、科學(xué)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，可以對(duì)檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確的分類與查詢，大大節(jié)省了工作時(shí)間，并提高了檔案管理的工作效率。同時(shí)，積極引進(jìn)更為先進(jìn)的聲像技術(shù)，可以更為立體化地體現(xiàn)出企業(yè)單位檔案資料的基礎(chǔ)信息，對(duì)捕捉檔案對(duì)象的生動(dòng)性與形象性十分重要。因此，通過(guò)對(duì)檔案管理技術(shù)與模式的創(chuàng)新，可以更為清晰、準(zhǔn)確、高效地對(duì)檔案資料進(jìn)行掌握與處理[4]。

3.3 合理配置相關(guān)專業(yè)的管理人才

首先，應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)單位上層決策者對(duì)檔案管理工作的重視程度，樹立“檔案管理、關(guān)乎全局”的主觀意識(shí)?！盎疖嚺艿每?、全靠車頭帶”形成由上至下的工作態(tài)度與行動(dòng)落實(shí)。切實(shí)把企業(yè)單位檔案管理部門的人員配置落實(shí)到實(shí)處。應(yīng)該利用創(chuàng)新理念與管理模式對(duì)其檔案管理人員進(jìn)行合理配置。首先應(yīng)該成立相對(duì)獨(dú)立檔案管理機(jī)構(gòu)。合理規(guī)劃優(yōu)秀檔案管理專業(yè)人員的投入數(shù)量，使其可以在自身崗位發(fā)揮較大的實(shí)質(zhì)作用。逐一完善落實(shí)相對(duì)檔案管理人員的工作責(zé)任，從檔案的管理、歸檔、查詢、保管等諸多方面細(xì)致分工，做到人盡其責(zé)[5]。最后，對(duì)那些非檔案管理專業(yè)的人員應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)清除，對(duì)工作人員的把控應(yīng)該做到“求精不求多”，對(duì)檔案管理人員數(shù)量的把控應(yīng)該進(jìn)行合理定量與配置，使其企業(yè)單位檔案管理工作可以順利開展與實(shí)施。

4 結(jié)論

檔案管理工作對(duì)我國(guó)企業(yè)單位的發(fā)展與經(jīng)營(yíng)影響頗大，由于我國(guó)企業(yè)單位受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制影響較深，在檔案管理工作方面存在諸多問(wèn)題與弊端。從人員的配置、管理的模式與人員的技能等三方面深化剖析，結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)單位實(shí)際現(xiàn)狀，對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)、合理、系統(tǒng)的創(chuàng)新與改革，為企業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展與提升奠定堅(jiān)實(shí)的保障基礎(chǔ)。