淺析企業(yè)檔案制度建設(shè)存在的問(wèn)題及其對(duì)策

鄧愛(ài)容

在國(guó)家大力推進(jìn)“法治中國(guó)”建設(shè)的大背景下，企業(yè)積極推進(jìn)“法治制度”建設(shè)，企業(yè)檔案工作作為企業(yè)的一個(gè)重要組成部分，如何推進(jìn)企業(yè)的檔案制度體系完善工作成為企業(yè)檔案部門的首要任務(wù)。企業(yè)檔案制度體系建設(shè)存在的制度可操作性不強(qiáng)、制度執(zhí)行不到位、制度宣貫不到位等問(wèn)題一直困擾著企業(yè)檔案工作，完善制度體系建設(shè)，強(qiáng)化制度的可操作性，加強(qiáng)制度宣貫將成為企業(yè)檔案部門“制度建設(shè)”的工作重點(diǎn)。

1 企業(yè)檔案制度建設(shè)存在的問(wèn)題

制度是開(kāi)展工作的前提和保障，沒(méi)有完善的制度保障，工作開(kāi)展輕則受到影響，重則無(wú)法開(kāi)展。企業(yè)檔案制度是企業(yè)檔案工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，如果沒(méi)有完善的、可操作性強(qiáng)的制度，企業(yè)檔案工作的尷尬地位則不可避免。目前，企業(yè)檔案工作或多或少存在“紙上重視，紙下忽視”、“用時(shí)重視，平時(shí)輕視”等現(xiàn)象，究其原因源頭在制度建設(shè)。企業(yè)檔案制度建設(shè)存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下方面：

1.1 企業(yè)檔案制度體系建設(shè)充分性不足

制度的作用是對(duì)預(yù)期要發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行全過(guò)程的控制與引導(dǎo)，保證業(yè)務(wù)管理目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。企業(yè)檔案制度體系建設(shè)就是要實(shí)現(xiàn)覆蓋所有門類檔案管理的“寬度”和檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的“深度”。而在實(shí)際工作中，企業(yè)檔案管理制度體系很難實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的“寬度”和“深度”，甚至存在制度“真空”。如企業(yè)檔案制度體系中有關(guān)型號(hào)研制、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造條件建設(shè)方面的檔案管理制度密集，管控措施比較到位。但對(duì)于經(jīng)營(yíng)管理、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的檔案制度建設(shè)還停留在八九十年代。對(duì)于檔案管理的“八大環(huán)節(jié)”的制度建設(shè)也存在厚此薄彼的現(xiàn)象，如對(duì)收集、整理、借閱等環(huán)節(jié)的制度建設(shè)較為全面，而對(duì)于鑒定、編研等環(huán)節(jié)的制度建設(shè)則長(zhǎng)期停滯不前。企業(yè)檔案制度體系建設(shè)的不均衡，不充分，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作不能夠全面的規(guī)范化開(kāi)展，不能為日常檔案管理工作提供及時(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)，進(jìn)而影響企業(yè)的檔案管理工作。

1.2 企業(yè)檔案制度執(zhí)行不徹底

企業(yè)檔案制度作為開(kāi)展檔案管理工作的依據(jù)和基礎(chǔ)，只有毫無(wú)保留的徹底執(zhí)行，才能夠維護(hù)制度的權(quán)威性，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作順利開(kāi)展。而現(xiàn)實(shí)的狀況是，現(xiàn)有的檔案管理制度執(zhí)行力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。如企業(yè)制定檔案移交的制度，某些部門往往以保密、工作便利等種種原因不愿按時(shí)移交，責(zé)任追求條款有，但往往無(wú)法對(duì)責(zé)任者進(jìn)行追究。再如很多企業(yè)的檔案借閱制度都規(guī)定了借閱的期限以及超期應(yīng)該承擔(dān)的處罰，但是超期借閱的現(xiàn)象廣泛存在，鮮有看到處罰的文件或者通報(bào)。正因?yàn)橹贫葓?zhí)行不徹底，造成制度形同虛設(shè)，久而久之就形成“不執(zhí)行—制度失效—不執(zhí)行”的惡性循環(huán)。

1.3 企業(yè)檔案制度宣貫不到位

企業(yè)的檔案宣傳工作經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，不論從形式上還是內(nèi)容上都有了很多的積累，很多企業(yè)形成了新員工培訓(xùn)、檔案宣傳周等固定的宣傳形式，為企業(yè)檔案工作的開(kāi)展起到了積極的作用。但就制度的宣貫方面，企業(yè)檔案部門的工作仍然有欠缺。一方面，重視國(guó)家的法律法規(guī)宣貫和宣傳，具體的業(yè)務(wù)操作規(guī)范宣傳較少。如企業(yè)為引起職工對(duì)檔案管理工作的重視，習(xí)慣于將《國(guó)家檔案法》的相關(guān)條文進(jìn)行宣貫，而對(duì)企業(yè)檔案管理制度的條款宣貫的較少，也就是說(shuō)我們的宣貫方式“重法規(guī)震懾，輕業(yè)務(wù)指導(dǎo)”。另一方面強(qiáng)調(diào)信息化制度的宣貫，忽略傳統(tǒng)業(yè)務(wù)制度的宣貫。在信息化建設(shè)的趨勢(shì)中，檔案制度宣貫也嚴(yán)重向信息化制度宣貫傾斜，對(duì)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)制度的宣貫寥寥數(shù)筆，甚至不著一筆。如此宣貫就會(huì)形成一種“檔案法離我很遠(yuǎn)，檔案制度我不了解”“信息化不智能，傳統(tǒng)檔案工作不了解”的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。

綜上所述，企業(yè)現(xiàn)有的檔案制度建設(shè)“寬度”與“深度”不夠，尚未實(shí)現(xiàn)全門類和全流程的覆蓋，現(xiàn)有的制度執(zhí)行并不徹底，對(duì)于制度的宣貫也存在誤區(qū)，客觀上反映了企業(yè)檔案制度建設(shè)的現(xiàn)狀，改變企業(yè)檔案制度建設(shè)的現(xiàn)狀任重而道遠(yuǎn)。

2 企業(yè)檔案制度建設(shè)存在問(wèn)題的對(duì)策

針對(duì)企業(yè)檔案制度建設(shè)存在的問(wèn)題，分析其背后的原因，找到問(wèn)題的根源，通過(guò)建立覆蓋全門類和全流程的企業(yè)檔案制度體系，強(qiáng)化制度的執(zhí)行性，改善制度宣貫的方式方法來(lái)規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，推動(dòng)企業(yè)檔案工作的不斷發(fā)展。

2.1 完善制度體系

明確制度層級(jí)。制度體系建設(shè)是一個(gè)逐步細(xì)化，逐級(jí)明確的過(guò)程，在企業(yè)的檔案制度體系中不僅要有國(guó)家層面的法律法規(guī)、上級(jí)主管部門的規(guī)章制度，還要有企業(yè)業(yè)務(wù)層面的規(guī)范。這樣建立起來(lái)的三個(gè)層次基本可以保證企業(yè)檔案制度的合規(guī)性。需要強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)業(yè)務(wù)層面的規(guī)范經(jīng)過(guò)一定時(shí)期的運(yùn)行，可以逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)，可以有效補(bǔ)充企業(yè)檔案制度層級(jí)。有國(guó)家法律法規(guī)、主管部門的規(guī)章和企業(yè)的制度組成的企業(yè)檔案制度層級(jí)，加上企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)的有效補(bǔ)充，基本形成企業(yè)檔案制度的框架。例如：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理制度層級(jí)如下圖：

2.1.1 梳理業(yè)務(wù)領(lǐng)域。企業(yè)檔案制度應(yīng)立足于企業(yè)層面，不應(yīng)局限于檔案部門內(nèi)部。要保證企業(yè)檔案制度建設(shè)的充分性，必須了解企業(yè)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，做到“企業(yè)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域擴(kuò)展到哪里，企業(yè)的檔案工作就要跟蹤到哪里，企業(yè)的檔案制度就要覆蓋到哪里”。首先對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍進(jìn)行梳理，整理出企業(yè)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域清單。比對(duì)現(xiàn)有的企業(yè)檔案制度，查漏補(bǔ)缺，做到所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案工作都有制度可依、有制度約束。

新時(shí)代上海高校少數(shù)民族學(xué)生教育及安全管理…………………………………………李為強(qiáng) 何敬剛 劉金鳳（10.110）

2.1.2 排查管理環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案管理工作在目前的管理手段下，除了傳統(tǒng)檔案管理工作的“八個(gè)”環(huán)節(jié)外，還增加了企業(yè)檔案工作信息化。企業(yè)在完善檔案制度體系時(shí)，要排查所有的管理環(huán)節(jié)，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的制度情況進(jìn)行記錄，逐個(gè)補(bǔ)充完善，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案制度覆蓋整個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)。

2.1.3 擺脫滯后性。制度建設(shè)是一個(gè)不斷優(yōu)化和完善的過(guò)程，要及時(shí)對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的新事物和企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)的新問(wèn)題進(jìn)行分析，緊扣檔案管理專業(yè)動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)制度的“跟蹤建設(shè)”到“前瞻建設(shè)”的轉(zhuǎn)變，只有這樣才能避免制度建設(shè)的滯后性。

綜上所述，企業(yè)在完善檔案制度體系時(shí)要明確制度層級(jí)搭建制度體系框架，通過(guò)梳理企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域和檔案管理環(huán)節(jié)，及時(shí)跟蹤檔案行業(yè)動(dòng)態(tài)，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理制度化、規(guī)范化。

2.2 強(qiáng)化制度的執(zhí)行

有制度不執(zhí)行，有制度無(wú)法執(zhí)行，不如無(wú)制度。制度本身就應(yīng)該是日常業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性文件，是日常工作開(kāi)展的指導(dǎo)性文件。如果制度制定完成以后，“上了墻”“集成冊(cè)”，實(shí)際工作開(kāi)展依然我行我素，必然導(dǎo)致制度簡(jiǎn)單的停留在紙上，制度建設(shè)也就失去了意義。企業(yè)檔案制度建設(shè)在強(qiáng)化制度的執(zhí)行時(shí)應(yīng)關(guān)注以下方面：

2.2.1 實(shí)用性。企業(yè)檔案工作本身并不創(chuàng)造效益，檔案制度建設(shè)就更應(yīng)該在滿足管理要求的前提下考慮實(shí)用性。一方面不能苛求制度的全面性，突出重點(diǎn)，制度體系能夠滿足檔案管理要求即可；另一方面不能為了達(dá)到管理的效果而刻意增加管理的環(huán)節(jié)，采取高成本的管控措施，導(dǎo)致制度運(yùn)行成本較高。

2.2.2 符合性。企業(yè)檔案制度建設(shè)應(yīng)該充分考慮企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況，并與其充分結(jié)合。檔案制度只有從日常的管理活動(dòng)的實(shí)際出發(fā)，才能夠降低制度執(zhí)行的難度，制度的執(zhí)行者才愿意執(zhí)行，制度才能夠得到貫徹執(zhí)行。

2.2.3 可操作性。企業(yè)檔案制度應(yīng)充分考慮簡(jiǎn)介、直觀、可操作性。沒(méi)有可操作性的制度，執(zhí)行者難以按照制度要求開(kāi)展工作。一方面，制度沒(méi)有簡(jiǎn)潔、直觀的表現(xiàn)形式，執(zhí)行者難以準(zhǔn)確理解制度的具體要求，容易偏離制度的本質(zhì)要求，增加檔案管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的難度。要實(shí)現(xiàn)可操作性可采用流程圖、表格、流程描述等形式將制度要求顯性化，誰(shuí)做、如何做、何時(shí)做一目了然，可以顯著提高制度的可操作性。另一方面制度條款應(yīng)考慮實(shí)際情況，使可操作性與可執(zhí)行性得到有效均衡。如部分檔案制度規(guī)定了明確、具體的條款，但條款的規(guī)定沒(méi)有考慮到工作實(shí)際，導(dǎo)致制度的執(zhí)行性下降。

2.2.4 制衡性。企業(yè)檔案管理屬于技術(shù)管理的范疇，有明確的管理流程和規(guī)范要求。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理制度的可執(zhí)行性，一方面通過(guò)工作流程的上下游進(jìn)行制衡和約束，提升制度運(yùn)行效率；另一方面通過(guò)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查監(jiān)督，保證制度執(zhí)行的效果。

2.2.5 持續(xù)性。為保證企業(yè)檔案制度的可執(zhí)行性，就要根據(jù)企業(yè)的管理實(shí)際，將先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理方法不斷的轉(zhuǎn)化成制度，作為執(zhí)行者工作的指引。一方面保證了企業(yè)檔案管理制度與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理同步，另一方面提升了企業(yè)檔案制度的可執(zhí)行性和友好性。

高效執(zhí)行的企業(yè)檔案管理制度不僅僅需要制度本身的可操作性，還需要考慮到企業(yè)的管理實(shí)際和執(zhí)行者的意愿，只有將三者因素有效的整合，才能夠最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理制度的強(qiáng)有力的可執(zhí)行性。

2.3 改善宣貫方式

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)科研生產(chǎn)的服務(wù)保障工作，在企業(yè)檔案管理工作的這樣定位情況下，如何宣貫企業(yè)的檔案管理制度并使其取得顯著的效果顯得較為困難。企業(yè)在保留近些年積累下來(lái)的宣貫方式的基礎(chǔ)上可以從以下方面著手：首先，充分利用新媒體的渠道。當(dāng)新媒體異?；钴S的今天，企業(yè)檔案制度的宣貫工作可以充分利用新媒體進(jìn)行宣貫，一方面可以利用新媒體的滲透力強(qiáng)、表現(xiàn)形式多樣、不受時(shí)間和空間限制等特點(diǎn)，將檔案制度的核心要求推送給企業(yè)職工；另一方面，利用新媒體可以倒逼企業(yè)檔案部門轉(zhuǎn)變思維方式，改變工作模式，有力促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作。其次，轉(zhuǎn)移宣貫重點(diǎn)。從原有的宣貫注重“為什么做”向注重宣貫“怎么做，何時(shí)做”轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)變工作出發(fā)點(diǎn)，從服務(wù)對(duì)象或者制度執(zhí)行者的角度出發(fā)，把制度前端延伸到檔案形成部門，延伸到檔案編制者和使用者，嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的模塊之中，確定宣貫的內(nèi)容和形式。還有，開(kāi)展制度專題宣貫。企業(yè)檔案部門要密切注意企業(yè)發(fā)展的動(dòng)向和重點(diǎn)工作，融入主營(yíng)業(yè)務(wù)及時(shí)開(kāi)展檔案制度專題宣貫。如企業(yè)某一時(shí)期加快非航空產(chǎn)品研發(fā)，檔案部門就可以就非航空產(chǎn)品檔案管理制度進(jìn)行集中宣貫，保證檔案、資料管理信息流和工作流完整和可控。在企業(yè)檔案制度建設(shè)過(guò)程中，不斷強(qiáng)化制度的宣貫，改善宣貫的方式方法，才能夠保證企業(yè)檔案制度建設(shè)工作取得實(shí)效，才能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作順利開(kāi)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案制度建設(shè)不應(yīng)僅僅停留在“有什么制度”的層面上，更應(yīng)該關(guān)注“制度怎么執(zhí)行”和“制度怎么貫徹”。企業(yè)通過(guò)檔案制度框架的搭建、業(yè)務(wù)領(lǐng)域和流程的梳理建立起企業(yè)的檔案制度體系，通過(guò)有效的措施強(qiáng)化制度的可執(zhí)行性，通過(guò)宣貫方式的轉(zhuǎn)變擴(kuò)大制度的知悉范圍和程度。通過(guò)這些工作，企業(yè)檔案制度建設(shè)才能夠貼近企業(yè)工作的實(shí)際，全面發(fā)展檔案事業(yè)，才能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。