政府單位檔案管理面臨的困局及破解對(duì)策研究

高大錦

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，政府部門(mén)在行政管理工作方面也不斷提出了新要求。檔案作為寶貴的社會(huì)財(cái)富和社會(huì)資源，其管理工作必然對(duì)社會(huì)工作的有序進(jìn)行有著關(guān)鍵的推進(jìn)作用。本文就政府單位檔案管理所面臨的困局進(jìn)行探索，尋求其破解對(duì)策及破解方式。

關(guān)鍵詞：檔案管理；困局；對(duì)策

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)改革也在不斷進(jìn)行。檔案管理工作也被提出更高的管理要求和管理建議。因此，如何將檔案管理工作做好，發(fā)揮檔案的重要作用，是現(xiàn)階段我國(guó)政府單位所必須正視的問(wèn)題。本文主要以政府單位檔案管理工作為主要分析點(diǎn)，尋求提高其管理效率的幾個(gè)重要點(diǎn)。

1 政府單位檔案管理所面臨的困境

筆者通過(guò)多年政府單位檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)我國(guó)政府單位檔案管理工作主要存在著以下四個(gè)方面的問(wèn)題：

1.1 重視程度不夠

檔案管理工作所面臨的困境追其本源就是政府的不重視，沒(méi)有給與檔案管理工作以足夠的支持和引導(dǎo)。相比較于政府其他的前沿工作，檔案管理工作進(jìn)展緩慢、成效不明顯，因此很難引起足夠的重視。檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)較差，甚至很多政府單位將檔案管理工作考核隔離在年度目標(biāo)考核標(biāo)準(zhǔn)之外。另外，很多政府單位在檔案管理制度執(zhí)行方面不夠嚴(yán)格。日常管理松散，例如檢索目錄，編碼目錄，錄入格式等沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行工作要求，這樣給后期的檔案管理工作留下了嚴(yán)重問(wèn)題。此外，檔案管理工作平臺(tái)的信息化程度也依舊較低，很多部門(mén)在檔案工作方面的預(yù)算投入較少，這是不利于檔案管理工作的有效進(jìn)行的。同時(shí)，在人員配置之上，政府沒(méi)有注重管理人才的分配，檔案管理工作沒(méi)有核心支撐，沒(méi)有創(chuàng)新力的注入，這必然導(dǎo)致檔案管理工作困難重重。

1.2 管理手段落后

政府單位檔案管理依舊停留于傳統(tǒng)的檔案管理模式之上，由于其體系過(guò)于龐大，檔案管理工作的改革工作推進(jìn)較為緩慢，例如在檔案的檢索，編目，分類等工作依舊停留于原有手段。但是，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)不斷融入信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。雖然很多地區(qū)已經(jīng)開(kāi)展了線上檔案管理，但是不可否認(rèn)的是信息化技術(shù)的應(yīng)用依舊不夠，很難達(dá)到普及化的程度。同時(shí)，檔案管理的人員分配，資源利用也依舊相對(duì)較少，政府監(jiān)督力度不高。筆者通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，對(duì)于檔案的錄入工作，僅僅是提出保密，不允許進(jìn)行手機(jī)拍照等等硬性條件，但是對(duì)于每天的錄入量，錄入效率等并未提出相關(guān)要求，這也就導(dǎo)致了員工工作效率低下，工作進(jìn)展緩慢。

1.3 檔案編研工作不到位

筆者通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案編研工作依舊不夠優(yōu)化。檔案管理工具的開(kāi)發(fā)與利用都相對(duì)較低，無(wú)法細(xì)化檔案種類，進(jìn)行檔案的一體化管理。很多時(shí)候，事業(yè)單位的檔案都是成堆的，檢索方式依舊較為低下，不能夠給人一種一目了然的感覺(jué)，這給后期的檔案編研工作帶來(lái)了巨大的問(wèn)題。同時(shí)，專業(yè)化人才體系建設(shè)不到位，使得單位檔案編研工作有所弱化，未能充分挖掘檔案信息資源的價(jià)值。檔案管理不僅僅是檔案材料的收集整理，其更重要的是要給予社會(huì)事業(yè)發(fā)展的支持，要通過(guò)檔案資料中碎片化信息的有效整合為管理者提供決策支持，這給事業(yè)單位的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。

1.4 檔案利用率不高

相比較于企業(yè)檔案，政府事業(yè)單位的檔案利用率相對(duì)較為低下，很多時(shí)候都是人事檔案的調(diào)動(dòng)，這也就導(dǎo)致了檔案管理工作得不到重視。筆者認(rèn)為，檔案一直得不到利用的原因是信息化平臺(tái)搭建的不完善，另外，沒(méi)有科學(xué)規(guī)范的檢索方式，這也就導(dǎo)致了員工不愿意進(jìn)行檔案編輯工作。相關(guān)部門(mén)對(duì)于檔案管理工作的宣傳依舊不到位，很多時(shí)候，檔案部門(mén)工作效率也隨著檔案利用率的降低而降低，這就導(dǎo)致了員工“很閑”，工作積極性得不到激發(fā)，這也是目前我國(guó)檔案管理工作中的一個(gè)重要問(wèn)題。

2 政府單位檔案管理困境的破解對(duì)策

對(duì)于以上政府單位檔案管理工作所面臨的困境，筆者有以下幾點(diǎn)具體建議。

2.1 提升政府重視程度

政府單位一定要能夠提升檔案意識(shí)，對(duì)于檔案管理工作給與足夠的重視和支持。要知道，檔案是我國(guó)社會(huì)的寶貴財(cái)富和重要的信息資源，只有充分發(fā)揮檔案的作用才能夠更好的促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展。另外，政府單位要給予檔案管理以一定的理解與支持，很多時(shí)候檔案管理工作是十分繁瑣和枯燥的，只要不斷的健全管理體制，嚴(yán)格監(jiān)督員工，充分保證員工的工作效率和工作熱情，這樣才能夠更好的完善檔案管理工作。在檔案管理工作中做到寧查一百，不放一誤。要有持之以恒的耐心，以集體利益為重。再加上我國(guó)對(duì)于檔案信息化管理的相關(guān)法律不是很完善，所以各個(gè)政府部門(mén)更應(yīng)當(dāng)給與足夠的重視。

2.2 完善檔案管理制度，提升員工素質(zhì)

檔案管理制度的不完善是導(dǎo)致檔案管理困難的根本因素，所以說(shuō)，政府單位一定要重視檔案管理工作，不斷完善檔案管理制度，只有這樣，才能夠立下“規(guī)矩”讓員工自成“方圓”，同時(shí)，有效的監(jiān)督體制和制度管理也能夠避免資源浪費(fèi)和人力浪費(fèi)，能夠有效的提升檔案管理工作效率。人是產(chǎn)生一切社會(huì)活動(dòng)的根本動(dòng)力，所以說(shuō)，無(wú)論什么工作，擁有專業(yè)的職業(yè)素質(zhì)的人才是非常重要的。對(duì)于檔案管理工作也不例外。如今是信息化時(shí)代，各種管理技術(shù)手段日新月異，檔案管理工作人員需要了解工作的專業(yè)需要，進(jìn)行自我培訓(xùn)和積極思考。對(duì)于檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)反饋和提出創(chuàng)新建議。

2.3 做好檔案編研工作

要想有效的提升檔案管理工作效率，做好編研工作是檔案管理的基礎(chǔ)。無(wú)論是未來(lái)的信息化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)還是前期檔案的總結(jié)管理，都一定要有一個(gè)具體的模板進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一。只有這樣才能夠做到高效率利用。很多時(shí)候，我們可以采用固定框架，增加檢索方式，讓政府單位的工作人員更加方便的進(jìn)行檔案的調(diào)動(dòng)使用。同時(shí)，根據(jù)工作實(shí)際細(xì)化檔案種類，檔案目錄，這也能夠很好的促進(jìn)檔案管理工作高效進(jìn)行，不僅能夠讓管理者一目了然，同時(shí)還能夠進(jìn)行集體編輯，集體整改，大大的提升了檔案管理效率。此外，利用編研手段對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行提煉總結(jié)，提高檔案信息的價(jià)值內(nèi)涵，這不僅能夠方面管理者的直接使用，使得使用者快捷的尋求到自己所需要的文件，還能夠讓使用者感受到檔案的重要價(jià)值，提高檔案管理意識(shí)，為后期檔案工作的發(fā)展創(chuàng)新提供重要的思想支持保障。

2.4 提升檔案利用率

政府單位檔案是單位管理運(yùn)行中，對(duì)員工創(chuàng)造思維以及職能形使的重要記錄。很多時(shí)候，建立科學(xué)規(guī)范的檔案檢索體制，方便政府單位工作人員的錄入和改進(jìn)工作，這樣會(huì)使得檔案的利用率得到質(zhì)的提升。同時(shí)，政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳，提倡政府工作人員不斷使用檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享和全面?zhèn)鬟f。并且，支持將傳統(tǒng)的檔案記載方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒涊d，通過(guò)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)更新，避免信息內(nèi)容更新的延時(shí)性，只有這樣才能夠更加迎合社會(huì)發(fā)展的需要，同時(shí)還能夠極大的節(jié)約人力，物力資源。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作對(duì)于政府單位職能的完善有著直接的影響，雖然目前我國(guó)檔案管理工作還未能夠滿足時(shí)代的需求，但是，隨著相關(guān)部門(mén)的不斷重視，筆者相信政府單位的檔案管理工作必將越來(lái)越好，效率也必將越來(lái)越高。

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