探索智能共享市場(chǎng)化的工程咨詢檔案新生態(tài)

文/梁晨

一、引言

工程咨詢檔案是工程咨詢企業(yè)或機(jī)構(gòu)接收業(yè)主或客戶委托在工程建設(shè)前和工程建設(shè)中進(jìn)行預(yù)算、評(píng)估、規(guī)劃等活動(dòng)中所形成的過(guò)程性資料和結(jié)果性文件，對(duì)于工程前期預(yù)算、建設(shè)過(guò)程指導(dǎo)和后期評(píng)估驗(yàn)收有著非常重要的意義。全面科學(xué)地記錄和保存工程咨詢中所形成的各項(xiàng)文件，進(jìn)而形成工程咨詢檔案，不僅可以為一項(xiàng)工程的開(kāi)工、建設(shè)、竣工、驗(yàn)收提供最為可靠的指導(dǎo)和參考，還是一個(gè)咨詢公司業(yè)務(wù)水平的體現(xiàn)。近年來(lái)，隨著技術(shù)的不斷提高，我國(guó)對(duì)于工程咨詢檔案的要求和重視程度也在不斷提高，檔案在工程咨詢和建設(shè)中所起到的作用也在不斷增強(qiáng)。

如今，大數(shù)據(jù)的智能時(shí)代逐漸通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將更多的應(yīng)用關(guān)聯(lián)，更多的平臺(tái)面向可移動(dòng)的端口開(kāi)放，共享經(jīng)濟(jì)時(shí)代給未來(lái)開(kāi)拓了一個(gè)新的市場(chǎng)，這些都為工程咨詢檔案管理信息化建設(shè)提供了良好的借鑒思路。本文提出探索智能、共享、市場(chǎng)化的工程咨詢檔案管理與運(yùn)作新模式，重新定義檔案管理工作的價(jià)值，開(kāi)辟檔案管理與建設(shè)的新生態(tài)。

二、當(dāng)前工程咨詢檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.任務(wù)繁重，建檔周期長(zhǎng)，重視程度較低

除各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中形成的記錄資料外，工程咨詢檔案主要包括工程項(xiàng)目經(jīng)調(diào)研、勘察、評(píng)估、編審、合議、修改、定稿等一系列過(guò)程而形成的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書(shū)、項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告、資金申請(qǐng)報(bào)告、規(guī)劃咨詢?cè)O(shè)計(jì)書(shū)、評(píng)估咨詢意見(jiàn)書(shū)等。其涉及的具體內(nèi)容有在上述文件中所記載的原始數(shù)據(jù)和實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，有經(jīng)過(guò)勘察和調(diào)研而繪制的勘察設(shè)計(jì)圖和項(xiàng)目效果圖，以及最終形成的可行性報(bào)告和工程總結(jié)報(bào)告等等。因此工程咨詢檔案所涉及的內(nèi)容和形式較多，如果再加上后期報(bào)送的工程項(xiàng)目的審批、招標(biāo)、施工等環(huán)節(jié)的資料，一套完整的工程咨詢檔案將更為復(fù)雜。而無(wú)論是前期的工程咨詢、評(píng)估、規(guī)劃等任務(wù)，還是后期的工程施工建設(shè)都需要較長(zhǎng)的時(shí)間，因此形成完整的工程咨詢檔案所需要的時(shí)間相對(duì)其他行業(yè)的檔案形成周期更長(zhǎng)，這也使得工程咨詢檔案編制的任務(wù)更加繁重，無(wú)論是前期的錄入、整理還是后期的查找、管理都有較大的工作量。有研究指出，現(xiàn)在工程咨詢檔案之所以出現(xiàn)管理混亂、信息遺漏等現(xiàn)象，是因?yàn)楣芾碇贫炔粔蛲晟?，公司領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，從事檔案管理的人員素質(zhì)有待提升。誠(chéng)然，這些確實(shí)是導(dǎo)致檔案管理不盡其善、漏洞百出的直接原因，但出現(xiàn)這樣結(jié)果也有當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀的深層原因。

一方面，由于工程相關(guān)企業(yè)較為重視工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度及經(jīng)濟(jì)效益而往往忽視其檔案管理，人力投入不足。一般一個(gè)項(xiàng)目的工程咨詢檔案工作是由一個(gè)或少數(shù)幾個(gè)檔案員完成的，因此相對(duì)來(lái)說(shuō)每個(gè)人負(fù)擔(dān)的工作量較為龐大，容易造成檔案的缺失、遺漏以及交接不及時(shí)的現(xiàn)象；另一方面，由于管理方法和制作檔案的方式落后，各企業(yè)之間的檔案標(biāo)準(zhǔn)和形式不統(tǒng)一，因此不同檔案員完成的檔案就各有千秋，加之管理系統(tǒng)不能實(shí)時(shí)跟蹤，數(shù)據(jù)庫(kù)存量有限，所以極容易出現(xiàn)“無(wú)米下鍋”或“無(wú)好米下鍋”的被動(dòng)現(xiàn)象。在公司不重視、制度不完善的情況下，檔案管理人員的不專業(yè)無(wú)疑是雪上加霜。

2.各編制單位間缺乏交流，未能完全發(fā)掘檔案的功效

通常某個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目中的某一部分是由一個(gè)公司單獨(dú)來(lái)承擔(dān)的，這一部分的檔案是由該承擔(dān)公司負(fù)責(zé)完成并保存，因此目前各企業(yè)之間的檔案不存在交叉評(píng)估或相互借閱的現(xiàn)狀。其他公司很難知道在建設(shè)某一項(xiàng)目時(shí)有無(wú)前車之鑒，有無(wú)模范案例；在評(píng)估或預(yù)算某一具體工程時(shí)，有無(wú)可以更加節(jié)省節(jié)能的辦法；對(duì)于相關(guān)專業(yè)的學(xué)生來(lái)說(shuō)，也很難接觸到真正有價(jià)值的工程咨詢檔案，故檔案的利用率很低，或者說(shuō)工程檔案的一部分功能被隱藏，這就使得檔案的價(jià)值較小。

此外，由于保密工作和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的需要，工程咨詢檔案也不會(huì)向其他公司或項(xiàng)目組及時(shí)公開(kāi)?，F(xiàn)在大多數(shù)的行業(yè)人員認(rèn)為，不交流、不公開(kāi)即是工程咨詢檔案的保密要求。這樣的管理不僅使有需求的人“望洋興嘆”，同時(shí)也阻斷了技術(shù)的交流和發(fā)展。

3.檔案管理投入多，回報(bào)少

由于工程咨詢檔案的內(nèi)容復(fù)雜，任務(wù)繁多，因此做好檔案管理所需要的設(shè)施設(shè)備也相應(yīng)較多；檔案管理工作既要完成信息系統(tǒng)的錄入和完善，也需要完成紙質(zhì)版資料的歸納整理，這就需要足夠數(shù)量的檔案管理人員，因此檔案管理所需要投入的資金不容小覷。雖然大家都知道檔案工作“利在當(dāng)代，功在千秋”，但是檔案所呈現(xiàn)的“利”在近段時(shí)間內(nèi)并沒(méi)有明顯體現(xiàn)，所以會(huì)有部分企業(yè)得出檔案工作只有投入、沒(méi)有回報(bào)的結(jié)論，這也是某些公司不重視檔案工作的原因。

4.信息化意識(shí)和管理模式落后

信息化意識(shí)落后是造成我國(guó)現(xiàn)階段工程咨詢檔案落后的根本原因。一方面公司沒(méi)有意識(shí)到工程咨詢檔案對(duì)于公司發(fā)展所起到的重要作用，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)檔案在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)于檔案工作沒(méi)有給予足夠的重視；另一方面大多數(shù)公司沒(méi)有意識(shí)到工程咨詢檔案日后的發(fā)展趨勢(shì)，也沒(méi)有發(fā)掘工程咨詢檔案所蘊(yùn)藏的市場(chǎng)前景，這給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了阻礙。由于認(rèn)識(shí)不足，故檔案工作的管理制度也相應(yīng)落后，沒(méi)有完善的管理制度保障檔案工作順利開(kāi)展，沒(méi)有獎(jiǎng)懲機(jī)制或績(jī)效機(jī)制給檔案工作者帶來(lái)積極性，這些都使得工程咨詢檔案的信息化建設(shè)受到影響。

三、建設(shè)智能、共享、市場(chǎng)化的工程咨詢檔案系統(tǒng)

現(xiàn)階段我國(guó)工程檔案信息化建設(shè)研究較少，工程咨詢檔案的相關(guān)研究更是鳳毛麟角，工程咨詢檔案作為檔案界中的“后起之秀”，處于起步建設(shè)階段，因此更容易統(tǒng)一、規(guī)范，同時(shí)也突顯出工程咨詢檔案信息化建設(shè)的刻不容緩。若要改善我國(guó)工程咨詢檔案現(xiàn)狀，在當(dāng)今行業(yè)要求日漸升高、科技引領(lǐng)發(fā)展的時(shí)代，只是簡(jiǎn)單克服以上缺陷顯然是不夠的，要實(shí)現(xiàn)檔案工作的“智能、共享、市場(chǎng)化”，需要我們改變以往對(duì)于檔案的舊觀念，重新認(rèn)識(shí)和思考檔案工作的新模式。

基于現(xiàn)在的智能網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和共享經(jīng)濟(jì)理念，本文改變傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)知理念，提出智能、共享、市場(chǎng)化的工程咨詢檔案管理工作新思路，探索全新檔案管理模式，并初步構(gòu)想了支持工程咨詢行業(yè)全過(guò)程實(shí)時(shí)記錄、智能輔助、專業(yè)監(jiān)控的檔案管理系統(tǒng)框架，推廣開(kāi)放共享、移動(dòng)接入、權(quán)限管理的移動(dòng)檔案應(yīng)用APP，建立嚴(yán)格管理、開(kāi)拓市場(chǎng)、合作共贏的檔案管理制度，具體的框架構(gòu)建包括以下四點(diǎn)。

1.開(kāi)發(fā)智能檔案管理系統(tǒng)，推廣檔案移動(dòng)應(yīng)用APP

檔案信息化建設(shè)并不是單純的將紙質(zhì)版資料變成電子版資料存儲(chǔ)于電腦中，而是能夠使用系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理。開(kāi)發(fā)智能檔案管理系統(tǒng)使之支持智能、共享、市場(chǎng)化的檔案管理要求，從而使得檔案管理更加智能、便捷、高效。

首先，將檔案制作過(guò)程與咨詢服務(wù)同步進(jìn)行，全局智能把控。一是將檔案管理系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)鏈接，實(shí)現(xiàn)咨詢過(guò)程信息實(shí)時(shí)記錄，便于分析差錯(cuò)點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)控制，斷點(diǎn)續(xù)傳和系統(tǒng)加載功能可以使工作人員隨時(shí)隨地更換電腦或軟件繼續(xù)制作；二是將咨詢服務(wù)內(nèi)的幾個(gè)項(xiàng)目組鏈接，實(shí)現(xiàn)幾個(gè)項(xiàng)目組人員的合作分工，實(shí)時(shí)交流，避免出現(xiàn)重復(fù)工作和對(duì)接錯(cuò)誤，整體提高服務(wù)效率；三是將咨詢服務(wù)的幾個(gè)過(guò)程銜接，比如在工程設(shè)計(jì)階段工作人員設(shè)計(jì)了施工圖與設(shè)計(jì)圖，系統(tǒng)會(huì)記錄工作人員選入的材料量，從而為后期工程造價(jià)咨詢中的投資估算、工程量清單及工程施工預(yù)算等內(nèi)容提供參考。

其次，智能檔案管理系統(tǒng)支持輔助功能，包括通過(guò)輸入當(dāng)?shù)丨h(huán)境數(shù)據(jù)輔助評(píng)估建設(shè)可行性的輔助勘察，通過(guò)輸入所需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行全網(wǎng)搜索統(tǒng)計(jì)的輔助統(tǒng)計(jì)，以及設(shè)定任務(wù)列表的輔助管理等功能。智能檔案管理系統(tǒng)還支持專業(yè)監(jiān)控功能，系統(tǒng)根據(jù)以往數(shù)據(jù)，大體判斷可行性評(píng)估中的數(shù)據(jù)，當(dāng)出現(xiàn)明顯差異時(shí)及時(shí)做出提醒。

最后，該系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)滿足開(kāi)放的要求，對(duì)于建立合作關(guān)系的企業(yè)，滿足一定程度的檔案開(kāi)放要求，可以在企事業(yè)單位、大型國(guó)企之間先行試點(diǎn)，開(kāi)放的同時(shí)要做好安全管理、責(zé)任制落實(shí)等工作，對(duì)于關(guān)鍵點(diǎn)或者涉及公司技術(shù)機(jī)密的環(huán)節(jié)進(jìn)行加密處理，待申請(qǐng)或購(gòu)買權(quán)限后方可查看。

檔案管理系統(tǒng)可與移動(dòng)客戶端的APP配合使用，通過(guò)移動(dòng)客戶端應(yīng)用APP不僅可以查看設(shè)計(jì)單位及其相關(guān)檔案信息，還可以通過(guò)掃描統(tǒng)計(jì)所搜索工程的施工位置與材料使用數(shù)量等信息，在咨詢服務(wù)過(guò)程中對(duì)同種材料的購(gòu)買與使用提供參考，還可以在施工現(xiàn)場(chǎng)方便地查看相似施工對(duì)象的施工圖紙及施工技術(shù)資料，從而實(shí)時(shí)解決施工中遇到的難題。

2.全面改進(jìn)工程咨詢檔案管理工作模式

傳統(tǒng)的檔案人員工作比較單一，任務(wù)量大，效率較低，為改變這一現(xiàn)狀，應(yīng)充分發(fā)揮檔案人員的作用，同時(shí)調(diào)動(dòng)檔案從業(yè)人員的積極性，改變工程咨詢檔案管理工作模式。

檔案管理人員既要負(fù)責(zé)智能管理檔案系統(tǒng)中的核對(duì)、完善與維護(hù)，檢查檔案的完整性，及時(shí)完成與其他公司的交接工作；同時(shí)負(fù)責(zé)智能檔案管理系統(tǒng)和移動(dòng)應(yīng)用APP的市場(chǎng)推廣，尋找合作伙伴，擴(kuò)大公司業(yè)務(wù)。在減輕了檔案工作人員的繁重工作的同時(shí)，豐富了檔案工作者的工作內(nèi)容，使得工作更加具有挑戰(zhàn)性和價(jià)值，調(diào)動(dòng)了檔案工作者的積極性。

3.統(tǒng)一工程咨詢行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

所有發(fā)明的推廣使用，所有工業(yè)品的批量生產(chǎn)都離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。為使得檔案管理系統(tǒng)可以更好的推廣使用，可以制定工程咨詢檔案制作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所有錄入檔案的資料形式進(jìn)行統(tǒng)一，如數(shù)字的單位、不同施工材料使用數(shù)量的表達(dá)方式等等。

統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不僅可以使檔案的錄入工作事半功倍，節(jié)省大量時(shí)間，更加容易發(fā)現(xiàn)檔案中存在的錯(cuò)誤，而且還有利于系統(tǒng)的擴(kuò)展，增強(qiáng)系統(tǒng)兼容性，提高APP應(yīng)用的便捷性。

4.逐步擴(kuò)大市場(chǎng)需求，充分發(fā)揮檔案價(jià)值

檔案管理工作者努力擴(kuò)大市場(chǎng)需求在于兩個(gè)方面，一方面是推廣智能檔案管理系統(tǒng)和移動(dòng)APP的使用，對(duì)于一些沒(méi)有研發(fā)能力或者想節(jié)省研發(fā)系統(tǒng)資金的企業(yè)或單位，智能檔案管理系統(tǒng)可以很好的幫助該企業(yè)管理工程檔案，而移動(dòng)APP則可以帶動(dòng)對(duì)該企業(yè)的宣傳；另一方面是對(duì)本公司檔案內(nèi)容的管理，尤其是對(duì)于大型公司來(lái)說(shuō)，其先進(jìn)的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)是其他企業(yè)學(xué)習(xí)的典范，對(duì)工程咨詢檔案的市場(chǎng)銷售也可以成為公司的一個(gè)業(yè)務(wù)。

通過(guò)努力，擴(kuò)大檔案的市場(chǎng)需求，從而改變檔案管理部門投入大、回報(bào)小的面貌，使得檔案管理部門成為帶有市場(chǎng)開(kāi)拓性質(zhì)的服務(wù)性部門，為公司創(chuàng)造一定的利潤(rùn)；同時(shí)檔案的價(jià)值也得到了充分的發(fā)揮，技術(shù)的交流也有利于自身的改進(jìn)。

四、展望

筆者所在中國(guó)國(guó)際工程咨詢有限公司（簡(jiǎn)稱中咨公司）是我國(guó)投資建設(shè)項(xiàng)目科學(xué)決策的重要咨詢服務(wù)單位，在工程咨詢檔案管理方面也應(yīng)處于前列，全面占領(lǐng)工程咨詢行業(yè)的制高點(diǎn)，引領(lǐng)全行業(yè)共同發(fā)展。因此探索建立智能、共享、市場(chǎng)化的檔案管理新思路對(duì)于中咨公司及同行單位尤為重要。

同樣，工程咨詢檔案管理對(duì)于工程施工也尤為重要。本文所提出的檔案管理新思路和新模式對(duì)于工程建設(shè)單位可以發(fā)揮更好的作用，通過(guò)開(kāi)發(fā)智能檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)施工過(guò)程中的施工材料檔案實(shí)時(shí)掃描錄入與建設(shè)，自動(dòng)搜索與專業(yè)監(jiān)控功能可以提高施工的質(zhì)量和效率。

將工程咨詢服務(wù)的檔案管理系統(tǒng)與工程檔案管理系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，即是通過(guò)電子信息將前期研究、評(píng)估、評(píng)價(jià)、預(yù)算與后期的施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、維護(hù)有效銜接，建立工程項(xiàng)目完整信息化檔案，不僅大大提高檔案交接、查詢和管理的效率，而且實(shí)現(xiàn)了跟蹤和記錄項(xiàng)目進(jìn)度，更加有效的保障項(xiàng)目質(zhì)量和精度，全方面提高我國(guó)工程管理水平。共享的檔案查詢接入，智能和市場(chǎng)化的檔案管理模式將為檔案管理開(kāi)辟一片新天地。