淺析工程檔案在重大工程項目安全管理中的作用

王晨瑜

（遼陽石油化纖建修公司，遼寧遼陽111000）

1 引言

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化建設(shè)不斷完善，許多地區(qū)都在進行各項工程項目建設(shè)，一些綜合性較強、對一個地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展有重大影響的工程項目也紛紛實施。安全是工程項目建設(shè)中的首要理念，工程檔案記錄工程項目立項以來的審批、勘測、施工等全過程，既是重大工程項目的及時反映，又是影響重大工程項目的重要部分，對重大工程項目安全管理起著至關(guān)重要的作用。

2 工程檔案的簡介及其特點

工程檔案管理主要包括紙質(zhì)檔案的工程管理和電子檔案工程管理，紙質(zhì)檔案工程管理中由于工程企業(yè)的部分工作人員的檔案管理意識薄弱，歸檔工作存在不足，企業(yè)相關(guān)工作人員對工程檔案的監(jiān)管力度較小，防范措施不完善等多種因素造成工程檔案內(nèi)容的缺失，電子工程檔案是通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，但是由于網(wǎng)絡(luò)的共享性，使電子檔案的安全存在隱患。工程檔案的特點主要包括五方面：完整與系統(tǒng)性、廣泛與流通性、專業(yè)與復雜性、龐大與細致性、滯后與完善性。

3 工程檔案在重大工程項目安全管理中存在的問題

3.1 紙質(zhì)工程檔案在重大項目安全管理中存在的問題

3.1.1 檔案管理人員的安全意識不高

從我國現(xiàn)代化工程紙質(zhì)檔案的管理現(xiàn)狀來看，在工程紙質(zhì)檔案重大項目的檔案管理中還存在著很多的問題，安全管理意識不高，就是當前紙質(zhì)工程檔案管理中存在的一個重要性問題，由于相關(guān)的檔案管理人員沒有明確檔案管理的重要性，因此在檔案的管理中存在著檔案安全管理意識不高現(xiàn)象。

3.1.2 檔案管理的機制建設(shè)不夠完善

檔案管理機制是檔案管理中比較重要的一項管理要素，但是在我國現(xiàn)有的工程檔案管理機制建設(shè)中，由于缺少專門的檔案管理機制，導致檔案在管理過程中存在著較為散漫的管理現(xiàn)象，同時在檔案的管理中，由于檔案機制的建設(shè)不夠完善，因此會出現(xiàn)檔案管理秩序混亂現(xiàn)象[1]。

3.1.3 員工檔案歸檔能力欠缺

檔案管理人員的歸檔管理能力是直接影響檔案管理的因素，在我國現(xiàn)有的工程檔案歸檔管理中，由于檔案管理人員的歸檔管理能力較差，因此在這種背景下就會出現(xiàn)檔案管理的能力欠缺現(xiàn)象，同時也會出現(xiàn)檔案管理的流程混亂現(xiàn)象，在這種情況下，出現(xiàn)檔案管理的借閱逾期現(xiàn)象是較為常見的。因此在這種背景下，必須要加強對檔案管理人員的管理能力提升，這樣才能確保檔案管理的安全。

3.2 電子工程檔案在重大項目安全管理中存在的問題

3.2.1 電子工程檔案傳輸過程中的信息安全問題

電子工程檔案的傳輸形式是一種運用磁盤、光盤、硬盤等形式進行傳輸，另一種是利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行傳輸，與紙質(zhì)工程檔案相比，電子工程檔案可以超越時間、空間的限制，傳輸速度也快于紙質(zhì)工程檔案，但電子工程檔案在網(wǎng)絡(luò)中進行傳輸時，檔案信息容易被盜，不利于工程檔案的保密性建設(shè)。

3.2.2 電子工程檔案歸檔過程中的信息安全問題

電子工程檔案在歸檔過程中，工程檔案經(jīng)過修改加工之后，存在檔案管理工作人員的歸檔文件字體與設(shè)計人員檔案的字體不同的現(xiàn)象[2]。

3.2.3 電子工程檔案保管過程中的信息安全問題

部分工程企業(yè)由于工程檔案管理經(jīng)費有限，將保存電子工程檔案信息的磁盤、光盤存放在一般的檔案柜中，但電子工程檔案容易受到磁性載體的影響，導致存儲信息失效，不利于電子工程檔案的安全性建設(shè)。

4 解決工程檔案在重大工程項目安全管理中存在問題的具體措施

4.1 提高工程檔案安全意識，加強工程檔案安全教育

在工程檔案管理過程中，企業(yè)應(yīng)該對員工進行工程檔案安全教育，不僅要加強工程檔案工作人員的安全意識，還要加強一般工作人員對工程檔案的安全意識。工程檔案管理工作不僅僅關(guān)系到重大工程項目的安全工作，甚至關(guān)系到黨和國家的利益[3]。工程檔案管理工作人員要加強自身的檔案安全意識，在日常工作中認識到工程檔案在重大工程項目安全管理中的重要性，保證工程檔案的完整性，確保重大工程項目的順利實施。

4.2 重視紙質(zhì)工程檔案歸檔工作，健全工程檔案安全機制

在工程檔案工作管理過程中，企業(yè)領(lǐng)導應(yīng)該重視工程檔案管理工作，在重大項目發(fā)展規(guī)劃中，建健全工程檔案安全機制，明確檔案管理部門的職責，并將檔案管理部們與問責制聯(lián)系在一起，形成嚴明的獎懲制度，一定程度上保證了工程檔案的安全性，形成安全管理制度，保證工程檔案工作人員按制度工作，形成檔案管理安全機制，保證重大項目工程檔案的安全性，確保重大工程各項工作順利進行。

4.3 強化工程檔案收集與整理，加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理

工程檔案管理工作主要是檔案收集工作，做好工程檔案收集工作，保證工程檔案在重大項目中的安全作用，檔案管理人員應(yīng)該嚴格檢查歸檔部門提供的檔案資料。檢查資料是否缺失，提高檔案管理工作的準確性[4]。隨著時代的進步，計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門應(yīng)該加強紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)的檔案進行掃描存檔，保證工程檔案的安全性，提高重大項目的安全系數(shù)。

4.4 規(guī)范工程檔案的利用機制，強化檔案安全管理工作

規(guī)范工程檔案的利用機制，應(yīng)該制定檔案管理整個過程的管理規(guī)定，包括檔案的借閱管理，檔案室的責任制，庫房的管理制度等。企業(yè)在檔案管理過程中應(yīng)該加強檔案管理的借閱制度，借閱的工作人員在一定時間內(nèi)必須返還工程檔案，保證工程檔案的完整性[5]。工程檔案工作人員離職或退休時，應(yīng)該將工程檔案管理工作進行全面交接后方可離職或退休。加強檔案管理入庫出庫登記工作，對電子工程檔案設(shè)立專門的安全保管場所，保證電子工程檔案的安全性，有利于突出電子工程檔案在重大工程項目中安全管理的作用。

4.5 加強電子工程檔案的信息化，保證電子工程檔案的安全性

在電子工程檔案管理過程中，應(yīng)該加強電子工程檔案的信息化，保證電子工程檔案的安全。電子檔案的管理應(yīng)該依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，工程檔案中的非公開檔案信息不得上外網(wǎng)，在管理過程中，采用身份認證的方式，進行人員管理的登記，利用防火墻，備份重要檔案的安全保護措施，保證電子工程檔案信息的安全，使工程檔案在重大工程項目安全管理中發(fā)揮重要作用。

5 結(jié)語

在此次研究中，主要分析了工程檔案在重大工程項目安全管理中存在的問題，提出了提高工程檔案安全意識、加強工程檔案安全教育，重視工程檔案歸檔工作、健全工程檔案安全機制，強化工程檔案收集與整理、加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，規(guī)范工程檔案的利用機制、強化檔案安全管理工作等具體有效措施，這對工程檔案在重大工程項目的安全管理有重要的指引作用，望此次研究對工程安全管理提供指引，確保重大工程項目各項工作順利實施。