高等職業(yè)院校業(yè)務層面的內部控制體系優(yōu)化略探

白翔

（山東經貿職業(yè)學院，山東濰坊261011）

1 引言

隨著國家對高等職業(yè)院校的支持和推動，各大學院辦學規(guī)模和教學資產日漸擴大，業(yè)務活動日漸復雜。然而高等職業(yè)院校在快速發(fā)展壯大的同時，經濟腐敗案件頻頻發(fā)生、虛假科研成果頻頻出現(xiàn)，引起了社會和政府對院校內部控制的高度關注。優(yōu)化現(xiàn)有的內部控制體系，充分發(fā)揮內部控制的作用，已成為高等職業(yè)院校當下所面臨的一項艱巨任務。院校的內部控制體系包含內部控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通和監(jiān)督五大要素，這五大要素既相互聯(lián)系，又相互獨立，成為一個統(tǒng)一體。院校業(yè)務層面的內部控制主要是五大要素中的控制活動，包括預算業(yè)務、收支業(yè)務、采購業(yè)務和固定資產管理業(yè)務[1]。

2 高等職業(yè)院校業(yè)務層面存在的問題

2.1 預算業(yè)務控制存在問題

雖然每年都按照財政要求順利地開展進行，但是在整個預決算管理中仍然存在以下問題：

①缺乏預算組織管理體制。在調查中部分院校預算編制沒有專門的機構進行組織和管理，預算的編制和審批人接受不到預算方面的相關學習和培訓。預算編制人和審核人由于專業(yè)或者認識的有限性，做出錯誤的預算編制經過層層審批，使預算編制失去了準確性。如某二級學院購買的財務軟件，由于預算申報人將應填列在單一來源的項目填列錯誤，而沒有順利審批購買到該軟件，嚴重影響了教學質量。

②預算編制方法不合理。各院校采用的預算編制方法一般是增量預算法，即以上一年度或基期的收支為基數，根據院校發(fā)展需要做相應增減來編制預算。這種預算編制方法以往年度預算合理為前提，僅需對變化做出修改，簡單易行，但是很難發(fā)現(xiàn)以往年度存在的資金使用浪費情況，這在很大程度上降低了資金的使用效率。

③缺乏對預算執(zhí)行的跟蹤和分析。院校一般由各二級學院上報預算，然后在整個預算的執(zhí)行過程中，沒有對預算的執(zhí)行進行跟蹤和分析，使得部分預算的執(zhí)行進度不合理，上半年和下半年費用開支嚴重不均衡就是進度不合理的直接表現(xiàn)。預算執(zhí)行的不及時也勢必影響到教學效果。假如某院校購買的實訓材料，直到開課一個月后才購買到位，那對教學進度和效果的影響已經達到嚴重教學事故的程度了。

④缺少預算評價體系。預算評價體系的缺失，首先不能使院校更好的總結預算的歷史經驗，對于以往預算存在的各類問題，可能仍然存在。其次沒有對預算制定和執(zhí)行過程的評價、控制和考核，對于預算的超支節(jié)約或者執(zhí)行中存在的重大問題就沒有監(jiān)督和糾正，沒有一定的評價和獎罰，使得預算執(zhí)行人和審核人，缺少責任心，感覺做好做壞一個樣，預算評價體系的缺失嚴重制約著預算管理水平的提高。

2.2 收支業(yè)務內部控制存在問題

近幾年來，高等職業(yè)院校大力開展的社會培訓和社會服務日益增多，各院校在整個經濟業(yè)務開展中，可能存在貪污舞弊、虛假收入等事件。作者經過對社會培訓和社會服務的現(xiàn)狀分析，發(fā)現(xiàn)在內部控制中存在以下問題：

①粗放的只注重成果的取得，忽視對虛假成果的防控。以院校名義對外開展的社會培訓活動，沒有嚴格落實事前審批工作，同時未要求公對公匯款。在這種情況下，部分教職工為了完成工作任務、職稱評審要求或獲取一定的獎勵，在沒有開展社會培訓的情況下，通過自己聯(lián)系單位蓋章，自己墊付款項給院校等手段進行徇私舞弊。而作為院校各級領導為了完成工作業(yè)績，明知是虛假的社會培訓收入，也照常進行相應各項手續(xù)的審批，沒有從根本上拓寬社會培訓的途徑，從而擴大院校的社會培訓收入。

②沒有嚴格執(zhí)行公務卡結算制度。公務卡作為一種現(xiàn)代支付結算工具，不僅具有便捷、高效和規(guī)范的功能，還具有防止腐敗的作用。它是財務管理上有效防止腐敗的措施之一，強制采用公務卡結算方式，可以保證經濟業(yè)務發(fā)生的真實性，同時可以實現(xiàn)對每一筆公務消費實施動態(tài)監(jiān)控，對違規(guī)的支出做出快速的核查，避免廣大教職工購買發(fā)票虛報費用以及吃回扣等違法或腐敗情況的發(fā)生。部分院校由于沒有強制采用公務卡結算制度，存在部分教職工利用購買發(fā)票申請經費支出，來套取經費。

③財務人員缺乏對稅務風險的識別和防范能力。院校作為行政事業(yè)單位，仍然具有對納稅行為進行依法納稅的法律責任。隨著院校業(yè)務活動的增加，作為會計人員應該充分把握國家稅收政策，對院校存在的納稅行為進行依法納稅或執(zhí)行代扣代繳義務。比如有的院校社會服務收入，部分沒有開具增值稅發(fā)票，依法繳納增值稅；在支付給教職工個人收入時，沒有完全按照稅法規(guī)定執(zhí)行代扣代繳個人所得稅義務。

④對經費的使用情況缺乏績效考評和審查機制。過分注重科研成果和社會服務，忽略了對經費使用狀況的審核，對沒有按照規(guī)定使用經費的情況也極少進行相關處罰。長久下來，很多負責人都認為只要按時交付成果，經費不超預算怎么用都可以。另外，在科研成果和社會服務的驗收中，對成果是否可以轉化成生產力、是否有一定的科學價值、能否給企業(yè)帶來一定的效益等一系列問題并沒有深究，在經費的結余上也沒有制定有效的激勵措施和提倡思想，從而忽視了經費的合理、高效、節(jié)約使用。

⑤缺乏對費用報銷時間的把控。調查中大多數院校在費用報銷規(guī)定中僅規(guī)定了報銷人應在經濟業(yè)務結束后的一周或更短時間內提交費用報銷，但是未對費用的各級審核和審批人作出時間規(guī)定。結果造成了部分教職工報銷費用需多次反復找審核人和審批人簽字，大大降低了工作效率。

2.3 采購業(yè)務內部控制存在問題

院校在政府釆購實際工作中，在論證、招標、合同簽訂、驗收付款等環(huán)節(jié)基本上能夠按照有關政府釆購相關規(guī)定執(zhí)行，確保了流程上順暢，保證了釆購活動的合理合法，但是在實際中還是存在以下問題：

①論證與評標環(huán)節(jié)流于形式。如某院校在政府釆購論證、招標過程中從專家?guī)斐槿〉慕搪毠ぃ械囊蛴姓n或出差、有的借故推諉或者找其他人代替等，不能到場參與評標，資產管理處的工作人員也未繼續(xù)抽取。同時，對于專家?guī)斓膶＜业倪x擇沒有一定的標準，沒有進行分類，無論采購什么資產，都可以參與評審，使得專家參與招標流于形式。

②政府統(tǒng)一采購忽視驗收環(huán)節(jié)。有省級統(tǒng)一組織的政府采購程序合規(guī)合法，但是政府僅負責招標，而不負責驗收。政府統(tǒng)一采購的資產，一般資產價值較大，數量較多，對于院校來說屬于比較重要的資產，由于驗收環(huán)節(jié)缺乏一定的專業(yè)人員，導致采購的一些設備可能出現(xiàn)問題較多。

2.4 資產管理內部控制存在的問題

院校對于貨幣資金的管理，在調查中72.5%院校都有相應財務管理的規(guī)定，對于固定資產的增加、處置、盤點等都有較為詳細的規(guī)定，但是在對院校資產管理內部控制的調查中卻發(fā)現(xiàn)了較多問題。

①未按規(guī)定落實每年的盤點制度。院校雖然規(guī)定對固定資產實施每年定期盤點，但是在實際資產盤點過程中，資產管理處和財務處等沒有組織人員根據固定資產的賬目進行實地盤點。僅僅要求各使用部門上報資產盤點表，這樣操作大大節(jié)省資產管理處和財務處的盤點工作量，但是發(fā)現(xiàn)不了實物資產的挪用、丟失以及管理問題，使得盤點起不到應有的固定資產管理作用。實地盤點制度的不落實，進一步也造成了賬實不符，出具的財務報表數據不真實可靠。

②固定資產使用人崗位責任不明確。作為固定資產使用人管理意識比較薄弱，對資產的管理僅感覺保管好，別丟失就可以，而忽略了對損壞或閑置資產的管理，沒有做到及時上報維修，大大降低了固定資產的使用效率和效果[2]。

③缺乏對資產的日常維護管理。調查中83.4%教職工反應院校由于缺乏對資產的日常維修管理，大大縮短了部分資產的使用期限。待使用人發(fā)現(xiàn)問題再上報維修，短時間內資產不能正常使用，降低了資產的使用效率。各高等職業(yè)院校教室里都配備多媒體設備，假期結束再開學時總有大量設備出現(xiàn)不能正常工作的情況，從上報到維修完畢，中間又需要大約很長的時間，這使得教職工無法正常使用多媒體設備，嚴重降低了教學質量。

④缺乏校內固定資產調劑制度。院校在固定資產使用管理中缺乏調劑制度，使得有些部門資產長期閑置，而急需要該資產的部門還繼續(xù)通過預算申請購買，從而造成了資產重復購買。

3 高等職業(yè)院校業(yè)務層面優(yōu)化建議

3.1 預算業(yè)務內部控制優(yōu)化

①成立預算管理委員會。將預決算工作的決策部門、執(zhí)行部門和監(jiān)督部門均納入預算管理委員會，負責制定學校預決算政策、審議年度預算、分解具體方案，協(xié)調預決算編制、調整執(zhí)行問題等工作。將預決算工作從目前的財務處單一部門的工作轉變成學校各級通力協(xié)作的工作。作為預算管理委員會首先應該做好預算編制的各項準備工作，對預決算的過程和時間進行合理規(guī)劃，建立相關的崗位責任制和順暢的溝通協(xié)調機制。其次，預算管理委員會需做好對預算編制人和審核人的相關培訓，定期召開預算工作會議，使所有預算編制人成為預算編制的專家。最后，還要做好對預算執(zhí)行的跟蹤和分析工作。

②采用零基預算編制方法進行預算編制。院校多數采用增量預算編制方法，編制工作量較小，但是可能導致以前年度存在的無效費用繼續(xù)存在，而得不到有效控制。與增量預算相對應的是零基預算，它不考慮以往會計期間所發(fā)生的費用項目或費用數額，而是一切以零為出發(fā)點，從實際需要逐項審議預算期內各項費用的內容及開支標準是否合理，在綜合平衡的基礎上編制費用預算。這種預算編制工作量較大，但是能夠調動各方面節(jié)約費用的積極性，有利于促使院校各部門精打細算，合理使用資金。針對各院?，F(xiàn)有預算規(guī)模，其預算編制的工作量相對不大，所以從提高資金使用效率上考慮，應該選擇采用零基預算進行預算的編制工作。

③建立預決算的評價和考核體系。各大院校應加強對整個預決算工作的重視程度，將預決算的執(zhí)行效果納入到部門或個人的考核體系中去，通過對預算環(huán)節(jié)進行定期和不定期的考核，從而有效地監(jiān)督院校各部門對預算的執(zhí)行情況。在預算結束后，強化對決算的編制和審核，強化決算數據的分析和利用，出具預算結果報告。預算委員會建立科學合理預算考評指標，形成預算評價報告并對外公布，對于預算超支、節(jié)約以及預算編制、執(zhí)行過程中存在的重要問題進行一定獎罰。對于那些在整個預算中表現(xiàn)優(yōu)異的部門和二級學院，給予適當的獎勵，當然，對于那些具有浪費現(xiàn)象或者預算編制、執(zhí)行中存在重大問題，造成不良后果的，要給予一定懲戒。只有這樣，才能讓預算參與人總結歷史經驗教訓，提高工作的責任心，從而提高整個預算體系的有效性[3]。

3.2 收支業(yè)務內部控制優(yōu)化

①細化業(yè)務活動管理辦法。針對各院校開展的社會培訓和社會服務，應制定專門的管理辦法。由院校對外開展的業(yè)務，首先應該有業(yè)務聯(lián)系人提出申請，根據社會培訓和社會服務主管部門不同，分別提請相應部門進行審核和審批，然后根據培訓或服務的要求或者金額大小，由院?；蛘呦鄳墝W院選擇具有相應資格和能力的教師作為培訓教師或者服務教師。培訓或對外服務結束，針對社會培訓和社會服務，分別針對業(yè)務聯(lián)系人、培訓教師和服務教師結合預算節(jié)約情況等給予不同獎勵。

②對外開展業(yè)務嚴格執(zhí)行公對公匯款。教職工以院校名義對外開展社會培訓和社會服務，必須采取公對公方式進行匯款，對于以私對公進行匯款的，院校不予承認其成果。采取公對公匯款，不僅可以防止部分教職工截留或者挪用款項，還可以防止部分教職工采用自己墊支款項偽造社會培訓收入。

③嚴格執(zhí)行公務卡結算制度。各院校應當充分利用上級下發(fā)的公務卡，嚴格要求各二級學院（部門）或個人使用公務卡消費，并且在報銷時出具POS機消費憑條、發(fā)票和其他原始憑證，進行核對后，才給予報銷。公務卡結算制度的落實，可以有效堵塞部分人員通過虛開發(fā)票來套取學院經費的舞弊行為。

④建立經費獎懲及考評制度。各院校在原獎勵辦法中，不應僅僅是參照立項指標，還應加入結果導向指標。對于經費使用情況較好、成果成效較好的，要有一定的考評和獎罰制度。這就需要相應經費主管部門科研處組織好對結項項目的評價工作，可以采取校內和被服務企業(yè)相結合的方式進行，其中成果給被服務企業(yè)所帶來的經濟收益應作為重要評價指標。

3.3 采購業(yè)務內部控制優(yōu)化

①嚴格執(zhí)行專家參與評標的規(guī)定。各院校在開展的招標采購過程中，要嚴格貫徹執(zhí)行專家參與論證、評標的規(guī)定。資產管理處首先需做好評審專家?guī)旖M建工作，對于不同類別資產的采購，可分別組建不同的專家?guī)?；對于個別特殊資產的采購，如果沒有合適專家，可以聯(lián)合其他高校組建專家?guī)臁Ｔ谡袠诉^程中，對于抽取的專家如果不能到場，不能允許他人替代，應對專家進行多次抽取，直到從專家?guī)熘谐槿〕鲈u標委員會的三分之二。從而確保評標過程中的專家參與，充分發(fā)揮好專家的作用。

②嚴格落實驗收環(huán)節(jié)。不論是政府采購還是自行采購資產，各院校的資產管理處都應該重視驗收環(huán)節(jié)，根據院校驗收制度和采購計劃，由專人對所購貨物的品種、規(guī)格、數量和質量進行驗收；對于安裝的設備，資產管理處工作人員必須親自參與安裝和調試，對于大額或大批量的采購貨物，可以組織相關多個部門共同驗收并簽字。[4]只有驗收合格才能交付使用，對于驗收不合格的產品必須退回。另外，院校也應當嚴格落實相關崗位職責，將采購與驗收職責相互分離、從而保證采購資產的質量。

3.4 資產管理內部控制優(yōu)化

①嚴格落實資產盤點制度。資產管理處會同財務處于年終時，做好資產實地盤點工作，審計處負責對整個盤點過程進行監(jiān)督和檢查。鑒于部分院?，F(xiàn)有資產規(guī)模不是很多的情況，為了保障資產的安全完整和使用效率，建議實行全面盤點方式。對于盤點情況及在盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，資產管理處應盡快查明具體原因，寫出書面報告，提出處理意見。

②部分資產嚴格落實檢查和維護工作。對于沒有固定人員使用的資產，比如流動教室的多媒體設備、實訓室的計算機、打印機以及服務器等，都應該有專人做好日常的檢查和維護工作。為了方便對資產及時檢查和維護，可以在各二級學院分設專人進行相應的資產檢查和維護工作，檢查和維護至少每月進行一次，并做好相應資產檢查和維護記錄。

③建立校內固定資產調劑制度。院校應加強對閑置資產的上報和登記工作，實現(xiàn)校內資產的資源共享，以減少浪費，防止重復購買，提高資產使用效率。具體的調劑流程為：二級學院（部門）對所需資產提出申請預算，預算管理委員會審批時，作為預算管理委員會組成成員的資產管理人員，應根據資產信息管理系統(tǒng)中各二級學院或部門的配置情況，落實存在的閑置資產，然后提請主管資產副院長審批，由資產管理處協(xié)調兩個二級學院（部門）在相應的調撥單上簽字，財務處憑調撥單做好相應賬務處理，資產管理處憑調撥單做好相應資產變更登記。

作者對高等職業(yè)院校業(yè)務層面內部控制現(xiàn)狀、內部控制優(yōu)化研究進行了分析闡述，當前我國高等職業(yè)院校預算的編制、社會培訓和服務、固定資產的管理，是院校內部控制的薄弱環(huán)節(jié)，存在問題和風險點較多，屬于內部控制優(yōu)化的重點。在實際工作中，高等職業(yè)院校需結合自身實際情況，建立科學、合理的內部控制體系，全面提升高等職業(yè)院校內部控制水平。