文檔管理系統(tǒng)設(shè)計

柳海青

（河北省信息資源管理中心，石家莊 050000）

1 項目現(xiàn)狀

河北省信息資源管理中心（以下簡稱中心）的日常業(yè)務與辦公過程中需要搜集各類資料以及撰寫文檔，電子文檔已經(jīng)成為中心最重要的信息載體之一。中心在最初的時候，電子文檔的管理方式基本上是粗放式的，即大量的電子文檔分散存儲在各科室工作人員的PC機上，隨著時間的積累，文檔的數(shù)量也越來越多，在借助電子文件提高辦公處理事務效率的同時，也存在著缺乏合理科學的管理，文檔檢索困難等問題，降低了文檔的使用效率和價值。

中心文檔主要來源于撰寫的文檔，通過網(wǎng)絡(luò)下載的電子資料以及其他業(yè)務交流公司提供的資料，這些文檔目前主要存儲在工作人員的PC機、U盤、郵箱等。在中心內(nèi)部，工作人員U盤丟失，計算機硬盤損壞等原因都可能造成單位內(nèi)部一些重要文檔永久的丟失。另外分散的文檔，無法快速便捷的獲取，通過email、QQ等方式傳遞，影響辦公效率，緊急情況下，如果對應配合的工作人員不在中心則將導致文件無法調(diào)用。

隨著大數(shù)據(jù)和云計算時代的來臨，文檔管理越來越受到重視，但是在辦公和搜集資料的過程中，經(jīng)常遇到以下問題：將PDF轉(zhuǎn)換WORD、圖片等格式，一些轉(zhuǎn)換軟件需要收費，無法完成轉(zhuǎn)換的情況；有時需要復制網(wǎng)頁的內(nèi)容，但是網(wǎng)址設(shè)置的權(quán)限不允許復制；無法對PDF以及圖片等內(nèi)容進行備注；海量文檔存儲，管理困難；文檔查找緩慢，效率低下；文檔無法協(xié)作共享；文檔版本管理混亂等情況，PC機不能夠?qū)ξ臋n進行多維度檢索，給工作帶來了很大的不便。

2 總體要求

2.1 總體目標

中心文檔管理系統(tǒng)的總目標是：基于河北政務云平臺，開發(fā)具有資源共享、易操作、易維護、易升級的中心文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)中心內(nèi)部各科室文檔資源的共享，方便中心人員快速分享、查詢、管理各類文檔，實現(xiàn)文檔的全流程記錄、管理。

①能夠?qū)崿F(xiàn)對文檔生成、修改、閱覽、保存、銷毀、存檔等全生命周期的記錄；②能夠?qū)崿F(xiàn)對文檔從各個維度進行分類、匯總、快速查詢等功能；③能夠?qū)ξ臋n進行格式轉(zhuǎn)換、編制標簽等相關(guān)操作；④能夠?qū)崿F(xiàn)對用戶、權(quán)限、文檔的統(tǒng)一管理；⑤系統(tǒng)的安全可靠性。對上傳、存儲的文檔信息進行自動審查，對于可疑文檔能夠自動隔離、刪除等；⑥系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)備份及數(shù)據(jù)還原功能，能夠保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性；⑦系統(tǒng)具有良好的人機交互界面。

2.2 運行環(huán)境要求

搭建文檔管理系統(tǒng)參考現(xiàn)階段大中型企業(yè)的主流應用經(jīng)驗，技術(shù)架構(gòu)采用B/S架構(gòu)。在這種架構(gòu)下，工作人員通過瀏覽器進行登錄，底層采用J2EE架構(gòu)，預留相關(guān)接口程序，通過對各種應用組件封裝及整合，達到系統(tǒng)配置靈活，易于擴充，為工作人員提供統(tǒng)一的應用支撐平臺。

3 主要功能概述

文檔管理系統(tǒng)具體功能模塊包括：文檔管理、用戶管理、權(quán)限管理和系統(tǒng)管理等。文檔管理主要功能是各種格式電子文檔的上傳、下載、修改、分類、查詢、檢索、比對等，其中文檔的檢索是核心功能；用戶管理是管理員用來管理不同的用戶信息，管理員用來設(shè)置不同級別的用戶查詢下載不同級別的文檔；權(quán)限管理用來管理不同用戶的級別及操作權(quán)限，創(chuàng)建和維護工作人員的組織和角色，人員具有一個或多個角色，保證系統(tǒng)文檔的安全性。

3.1 文檔管理

3.1.1 文檔上傳

支持本地文檔手工、自動、批量等方式上傳；支持網(wǎng)絡(luò)文檔抓取功能，并將抓取文檔進行分類存儲；支持將網(wǎng)址輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動抓取文檔，并去除網(wǎng)頁的復制限制；支持自動抓取word文檔的文檔結(jié)構(gòu)圖；支持手動添加文檔目錄、結(jié)構(gòu)圖，可通過點擊目錄或文檔結(jié)構(gòu)圖中的內(nèi)容，直接定位到文檔的相應內(nèi)容。

3.1.2 文檔修改

支持對word、wps、PPT等文檔的在線查看、修改、保存；對特定文檔進行鎖定，禁止修改；支持對PDF、圖片等文件進行備注。

3.1.3 文檔分類

提供自動、手動文檔分類功能；支持通過文檔標簽、標題、摘要、內(nèi)容、格式、類別等不同方式對文檔進行分類操作；提供基礎(chǔ)的文檔類別劃分功能。如：政策文件、國家標準、地方標準。同時可增加文檔類別，并對各個類別進行更進一步的細分。

3.1.4 文檔刪除

用戶可以對自己所上傳文檔進行刪除操作。

3.1.5 格式轉(zhuǎn)換

支持PDF、word文檔、圖片文件之間的互轉(zhuǎn)功能。

3.1.6 文檔查詢

①全文查詢。對全部文檔或特定分類的文檔進行全文模糊查詢，按照匹配度，對文檔進行排序。②高級查詢。支持通過主題、標簽、上傳人員、日期、文件類型、文件分類等設(shè)定的單個或多個條件查詢相關(guān)文檔信息，實現(xiàn)文檔的精準查詢。③文檔地圖?？煞奖愕貜亩鄠€角度定義文檔地圖，通過文檔地圖，以直觀可見的方式找到相應文檔。④文檔打印。支持對單個文檔或批量文檔進行打印操作。

3.1.7 文檔比對

①支持同一文檔不同版本的文字逐個比對，查找出都進行了哪些修改。②支持不同命名文檔的內(nèi)容進行比對，比如兩個文檔名字不同，但是內(nèi)容相同。

3.1.8 文檔在線預覽

①支持多種常用格式在線預覽；②支持在手機、平板電腦打開常用的辦公軟件；③在線預覽文檔時，其他用戶無法復制文件的內(nèi)容。

3.2 用戶管理

①用戶角色的建立。建立不同的用戶角色，對用戶的角色進行分類。②用戶設(shè)置。包括添加用戶、刪除用戶信息、修改用戶信息、查詢用戶信息等，并根據(jù)不同的用戶對用戶設(shè)置不同角色，并賦予相應的權(quán)限。

3.3 權(quán)限管理

①對系統(tǒng)中的人員進行角色與權(quán)限管理，根據(jù)不同工作人員的職務分配不同文檔管理權(quán)限。文檔的訪問權(quán)限不在系統(tǒng)功能中配置，而是由上傳者進行配置。②限制指定范圍內(nèi)用戶對指定文件夾或文件的操作。a文件夾與文件進行權(quán)限管理。支持對文件夾、單個文件進行權(quán)限管理。b授權(quán)對象多樣化。支持對整個科室、單個用戶、某類角色（單位領(lǐng)導）指定權(quán)限。

3.4 系統(tǒng)管理

3.4.1 個人中心

①我的書架。支持將常用資料進行收藏，支持對特定文檔進行歸類（如將搜索到的大數(shù)據(jù)相關(guān)的文檔歸為一類），便于查找、使用。②我的筆記。查看文檔時，選定內(nèi)容并選擇復制時，自動彈出彈框，將選擇的內(nèi)容導入歷史筆記或新建筆記中；支持對筆記中的內(nèi)容進行分類、檢索；支持對不同筆記進行合并、拆分等操作；支持從歷史筆記摘出內(nèi)容，形成新的讀書筆記。③文檔書簽。記錄每次退出文檔的位置，下次登錄時可直接跳轉(zhuǎn)到上次退出文檔的位置，方便查閱。④我的足跡。記錄用戶本人查閱、上傳、下載、修改的文檔目錄，以及進行相關(guān)操作的時間。支持自動標記已閱讀過的文檔。支持手動對已閱讀文檔標記為未閱讀或?qū)ξ撮喿x的文檔標記為已閱讀。

3.4.2 數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)備份是信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)保護最基礎(chǔ)、最核心的方式，數(shù)據(jù)備份的意義在于發(fā)生意外情況時，能夠通過備份數(shù)據(jù)快速恢復業(yè)務系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的安全可靠不丟失。數(shù)據(jù)備份提供基礎(chǔ)的備份架構(gòu)，包括策略設(shè)置、文檔備份、恢復等。

3.4.3 系統(tǒng)監(jiān)控

自動收集系統(tǒng)運行狀態(tài)日志，文檔上傳、修改、查看、下載等的日志，并對系統(tǒng)運行異常情況主動報警提示。