企業(yè)合同管理

朱小剛

（中國石油云南昆明銷售公司，昆明 650000）

1 引言

在當(dāng)代企業(yè)管理中，合規(guī)管理和風(fēng)險管理的重要性日益凸顯，要實現(xiàn)合規(guī)管理目標(biāo)，提升合同管理水平是重要的途徑。合同管理既涉及內(nèi)部控制流程，又涉及對外經(jīng)營，貫穿企業(yè)經(jīng)營的始終，通過合同管理的提升，不僅能促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部流程優(yōu)化，更能全面提升企業(yè)運營效能。

2 管理職責(zé)

清晰的職責(zé)界面是管理的首要前提。實際操作中，在企業(yè)內(nèi)部，合同管理部門應(yīng)由歸口管理部門、財務(wù)部門和承辦部門組成，各部門的職責(zé)如下：歸口管理部門是合同管理的牽頭和總負(fù)責(zé)部門，一般由法務(wù)或風(fēng)控部門承擔(dān)，其職責(zé)是負(fù)責(zé)公司合同管理體制和流程的建立完善；負(fù)責(zé)公司合同內(nèi)部審批催辦；負(fù)責(zé)公司合同的法律審查；負(fù)責(zé)公司合同用印簽訂；負(fù)責(zé)合同原件歸檔；負(fù)責(zé)合同管理系統(tǒng)的運行維護(hù)；對各部門合同管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)、監(jiān)督、檢查、考核。財務(wù)部門是合同經(jīng)濟審查部門，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)公司合同的經(jīng)濟審查，主要是資金渠道、付款方式和期限、發(fā)票類型等方面。承辦部門是合同的發(fā)起部門，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)合同文本的擬定；取得法律意見書等簽約要件；負(fù)責(zé)合同的技術(shù)審查；落實審查意見；跟蹤合同履行。

3 審簽流程

隨著信息技術(shù)的普及，現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都上線了合同系統(tǒng)，合同通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，提高了效率，主要流程如下。

3.1 發(fā)起上傳

由承辦部門將合同相關(guān)的簽約依據(jù)、相對人資質(zhì)、合同文本等資料分類上傳至合同管理信息系統(tǒng)并送審。合同承辦部門應(yīng)對所提交資料的真實性、合同草本中標(biāo)的金額的準(zhǔn)確性、一致性等負(fù)責(zé)。

3.2 審批會簽

合同上傳系統(tǒng)后必須經(jīng)過技術(shù)、經(jīng)濟、法律三項審批及公司領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)：①技術(shù)審查：原則上合同承辦部門是合同的技術(shù)審查部門，技術(shù)審查主要是合同標(biāo)的、性能、功能、履約期限、相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求及其保證等?？梢?guī)定審查時限以提高效率。②經(jīng)濟審查：財務(wù)部門負(fù)責(zé)，主要是對涉及合同款項支付、稅務(wù)、財務(wù)方面的審查。可規(guī)定審查時限以提高效率。③法律審查：對簽約當(dāng)事人主體資格和代理人資格、合同標(biāo)的是否存在排他性或優(yōu)先性的權(quán)利、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、糾紛處理方式等約定進(jìn)行審查。可規(guī)定審查時限以提高效率。④領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)技術(shù)、經(jīng)濟、法律三項審查后報分管領(lǐng)導(dǎo)、總會計師及公司總經(jīng)理按序?qū)徟？梢?guī)定審查時限以提高效率。

3.3 流程督辦

合同歸口管理部門已提報的合同進(jìn)行跟蹤督辦，提高審批時效性，可規(guī)定全流程最長審批時間以控制審批過程。如遇特殊、緊急合同需當(dāng)天審批完成的，可由承辦部門向歸口管理部門提出說明及督辦申請，由歸口管理部門進(jìn)行緊急督辦。

3.4 簽訂蓋章

合同審批完成后，合同文本經(jīng)對方當(dāng)事人簽字蓋章后我方再履行簽字蓋章程序，特殊情況下，可以我方先簽字蓋章。合同簽約代表人應(yīng)為法定負(fù)責(zé)人，其他人為簽約代表人的應(yīng)出具《授權(quán)委托書》。合同專用章由合同管理部門專人保管。簽訂各類經(jīng)濟合同一律加蓋合同專用章，嚴(yán)禁以行政印章、黨委印章或其他印章代替；嚴(yán)禁以合同專用章代替其他印章加蓋其他文件。合同用印時，經(jīng)辦人在《合同用印登記表》上進(jìn)行登記并簽字備查。所有合同在蓋章時進(jìn)行合同編號，合同編號根據(jù)自擬。

3.5 合同存檔

簽訂后的合同原件由歸口管理部門存檔；相關(guān)簽約依據(jù)原件由承辦部門收集整理，交合同歸口管理部門或按檔案管理規(guī)定存檔。

3.6 合同履行

合同簽訂后，按照誰承辦誰負(fù)責(zé)的原則，由合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的實際履行，在履行中因我方過錯引發(fā)法律糾紛，給公司造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)追究承辦部門或相關(guān)人員的責(zé)任。合同歸口管理部門負(fù)責(zé)各部門合同履行的監(jiān)督、檢查與考核，并每半年定期對各部門合同履行情況進(jìn)行清查通報。

4 簽約要件

對一般企業(yè)來說，決策依據(jù)、商談紀(jì)要和法律意見書是常規(guī)合同簽約的必備要件，缺一不可。

4.1 決策依據(jù)

決策依據(jù)是合同立項的根本依據(jù)，主要包括公司股東會董事會紀(jì)要、公司總經(jīng)理辦公會紀(jì)要、請示批復(fù)、投資或費用計劃、采購中標(biāo)文件等，根據(jù)企業(yè)性質(zhì)不一一列舉。

4.2 商談紀(jì)要

商談紀(jì)要主要內(nèi)容包含合同相對方關(guān)于項目的商談時間、地點、參加人員、商談過程和商談結(jié)論等，雙方參會人員需簽字，我方參會人員原則不少于3人，對于施行預(yù)算管理的企業(yè)，涉及預(yù)算外資金的項目建議財務(wù)部門參加，重要項目建議審計部門參加。

4.3 法律意見書

法律意見書由承辦部門送公司法律顧問出具，承辦部門需落實相關(guān)法律意見。

4.4 相對人資質(zhì)

合同相對人需提供資質(zhì)資料應(yīng)包括但不僅限于：合同相對人的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用等級證書、質(zhì)量認(rèn)證書、產(chǎn)品合格證、安全生產(chǎn)許可證、與合同標(biāo)的相關(guān)證明材料等。主要分為以下兩大類：①主體證照證明。公司及法人需提供有效期內(nèi)加蓋有公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；自然人需提供身份證明；其他團體或組織需提供組織機構(gòu)代碼證，無法提供時，相對方出具法律認(rèn)可的情況說明，承辦部門加蓋部門章認(rèn)可。②其他簽約資質(zhì)文件。從事相關(guān)行業(yè)的許可證或文件，例如：設(shè)計單位的設(shè)計資質(zhì)、監(jiān)理單位的監(jiān)理資質(zhì)、地勘單位的地質(zhì)勘查資質(zhì)、工程建設(shè)施工單位的施工資質(zhì)；涉及安全作業(yè)的項目，相對人需提供安全作業(yè)許可證等；成品油倉儲合同需提供倉儲資質(zhì)；不動產(chǎn)租賃或交易合同需提供不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明，夫妻財產(chǎn)需提供另一方委托證明等；物資采購合同涉及特種產(chǎn)品的需提供生產(chǎn)資質(zhì)，生產(chǎn)商和銷售商不一致時，需提供生產(chǎn)商授權(quán)代理銷售的委托書等。

4.5 其他要件

根據(jù)企業(yè)實際和合同具體內(nèi)容確定。

5 文本內(nèi)容

5.1 簽約主體

公司必須明確本公司簽約主體的范圍，一般為公司名義或授權(quán)部門簽訂，對擔(dān)保合同等合同的簽訂應(yīng)有更嚴(yán)格的限制。

5.2 合同條款

合同條款一般應(yīng)具備八個要素：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所（必須是全稱）；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。除以上條款外視具體合同而設(shè)置應(yīng)有的條款。

5.3 責(zé)任規(guī)避

合同約定的內(nèi)容主要站在有利我方角度考慮，原則是我方權(quán)利越多越好，義務(wù)越少越好。并視具體合同而設(shè)置應(yīng)有的條款；合同履行條款的設(shè)置原則：合同相對人履行在先，我方履行在后。在約定我方付款期限時，要充分留足公司報銷流程時間，以免不能及時付款而造成違約。

5.4 合同標(biāo)準(zhǔn)文本使用

企業(yè)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容制訂標(biāo)準(zhǔn)合同文本并鼓勵使用，沒有標(biāo)準(zhǔn)文本可適用的合同由承辦部門起草合同文本，經(jīng)律師修改并出具法律意見書。

在“職責(zé)-流程-要件-文本”四位一體合同管理模式下，要出臺合同管理的具體要求，比如：應(yīng)杜絕線下合同、事后合同等；要將合同管理納入合規(guī)績效考核中，將合同審簽及時率等指標(biāo)作為績效考核的指標(biāo)；定期進(jìn)行合同履約情況的統(tǒng)計，反饋統(tǒng)計情況；建立企業(yè)內(nèi)部合同管理群，溝通合同審簽信息；根據(jù)業(yè)務(wù)政策調(diào)整企業(yè)合同文本，做到合同與業(yè)務(wù)同步；加強與外聘律師的溝通，提升合同管理人員的法律素質(zhì)。[1]通過以上工作，企業(yè)合同管理應(yīng)該能取得較好的管理效果。