檔案電子化，如何打造一體化經(jīng)辦模式？

在白紙黑字之間記錄歷史的蹤跡,是“檔案”與生俱來的使命?！皺n案”，在我國古代各個(gè)朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”“文案”“案牘”“案卷”“簿書”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱作“檔案”。無論哪種稱謂，“檔案”在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，具有憑證價(jià)值的重要屬性。我國的檔案法對“檔案”有著更為規(guī)范的定義，“指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>

社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是指社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社保業(yè)務(wù)檔案是參保單位和個(gè)人參加社會保險(xiǎn)的原始憑證和記錄，直接關(guān)系到參保人員的社會保險(xiǎn)權(quán)益。在“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的宗旨下，加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案管理至關(guān)重要。

社保業(yè)務(wù)檔案管理貫穿于社會保險(xiǎn)登記、征繳、統(tǒng)計(jì)、待遇核發(fā)、稽核等經(jīng)辦業(yè)務(wù)全過程，與社保各項(xiàng)經(jīng)辦業(yè)務(wù)既緊密關(guān)聯(lián)又相輔相成。依法加強(qiáng)和規(guī)范社保業(yè)務(wù)檔案管理，對于保證社會保險(xiǎn)制度健康運(yùn)行具有十分重要的作用。2009年7月, 人社部、國家檔案局下發(fā)了《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》(人社部、國家檔案局令第3號，以下簡稱3號令)。從此，全國各級經(jīng)辦機(jī)構(gòu)便開始了社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的征程。9年來，社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作實(shí)現(xiàn)了制度從無到有、機(jī)制從無序到規(guī)范、管理從粗放到精細(xì)的三個(gè)重大轉(zhuǎn)變?？缭搅?“三級連跳”——從無序化走上規(guī)范化，從規(guī)范化跨越到標(biāo)準(zhǔn)化，從紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化邁向電子化。

社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理不僅僅是規(guī)范收集、歸檔、整理、保管檔案，還要充分利用社保業(yè)務(wù)檔案，發(fā)揮檔案對規(guī)范業(yè)務(wù)經(jīng)辦的促進(jìn)和監(jiān)督作用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”日益普及的當(dāng)下，業(yè)務(wù)檔案管理和業(yè)務(wù)經(jīng)辦一體化必將成為一種“新常態(tài)”。如何在把握安全的前提下，夯實(shí)規(guī)范化管理基礎(chǔ)，推進(jìn)業(yè)務(wù)與檔案、紙質(zhì)與電子、管理與服務(wù)三個(gè)一體化建設(shè)，是我們亟需解決的問題。本期圍繞“檔案電子化，如何打造一體化經(jīng)辦模式？”這一話題，邀請了部分省市社保檔案專家進(jìn)行討論。

特邀嘉賓：

儲 華： 上海市社會保險(xiǎn)事業(yè)管理中心檔案資料管理中心主任

喬靜文： 吉林省社會保險(xiǎn)事業(yè)管理局高級工程師

劉航英： 山東省濟(jì)南市社保局副局長

王 輝： 河北省石家莊市社會保險(xiǎn)中心信息處處長

宋寶偉： 河北省秦皇島市醫(yī)療保險(xiǎn)基金管理中心主任

主持人： 本刊記者 尚芳

探索推進(jìn)電子檔案

主持人： 結(jié)合本地實(shí)際，請您簡要介紹近年來貴省(市)社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作的基本情況。

儲華：從2004年起，上海市就開始探索業(yè)務(wù)檔案信息化管理的方法和途徑，并建立了與業(yè)務(wù)經(jīng)辦實(shí)際相適應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，對每月新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案，采用全市集中數(shù)字化方式，形成檔案影像。同時(shí)，對1993年—2003年10年間的歷史業(yè)務(wù)檔案，采用委托社會專業(yè)機(jī)構(gòu)的方式，完成了全量數(shù)字化工作，建立起了自1993年以來形成的業(yè)務(wù)檔案完整的影像數(shù)據(jù)庫。2017年，檔案影像查詢約28萬人次，紙質(zhì)檔案查詢僅39人次，其中，內(nèi)部人員查詢38人次，有關(guān)部門依法查詢1人次。目前，上海市社保中心實(shí)現(xiàn)了檔案管理與業(yè)務(wù)經(jīng)辦管理的緊密結(jié)合、同步發(fā)展、相互支撐、相互促進(jìn)，開創(chuàng)了市、區(qū)兩級經(jīng)辦機(jī)構(gòu)上下聯(lián)動(dòng)、人人參與的社保業(yè)務(wù)檔案管理格局，實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、信息化、專業(yè)化的管理目標(biāo)。

喬靜文：吉林省社保局積極推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作，2010年通過國家驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)“優(yōu)秀”達(dá)標(biāo)。全省市縣兩級經(jīng)辦機(jī)構(gòu)2012年實(shí)現(xiàn)全面“優(yōu)秀”達(dá)標(biāo)。2015年開發(fā)了全新的電子業(yè)務(wù)檔案“一體化”管理系統(tǒng)并在2016年全省上線推廣。2018年，吉林省社保全面實(shí)行電子檔案管理并實(shí)現(xiàn)了“三統(tǒng)一”，即建立了集中統(tǒng)一的電子檔案數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一的應(yīng)用管理軟件、統(tǒng)一的操作規(guī)程和業(yè)務(wù)流程。其中操作管理軟件實(shí)現(xiàn)了“三化”，即邊經(jīng)辦、邊掃描、邊著錄的經(jīng)辦與歸集同步化，檔案與經(jīng)辦管理系統(tǒng)嵌入式在線歸檔“一體化”，紙質(zhì)、電子檔案的雙套管理“無紙化”。

劉航英： 2011年以來，濟(jì)南市社保局對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行歸攏、融合，特別是2015年借著搬遷新辦公地址的契機(jī)，加大了業(yè)務(wù)檔案室的建設(shè)提升力度：將檔案室擴(kuò)大到了450平方米，安裝了74排智能密集架，配備了恒溫恒濕一體機(jī)等檔案管理設(shè)備；對原庫存檔案進(jìn)行了重新整理、分類、裝盒、打印條形碼，重新打印電子目錄，并開發(fā)出適合社保管理特點(diǎn)的檔案管理軟件，所有檔案均實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)搜索；健全完善制度；著眼管理使用，細(xì)化業(yè)務(wù)分類。

王輝：2015年省級統(tǒng)籌業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級換代后，石家莊市社保中心就開始探索推進(jìn)電子檔案，2017年正式啟動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案一體化工作試點(diǎn)。2017年6月份以來，石家莊市逐步進(jìn)行了業(yè)務(wù)檔案一體化工作的全市推廣，并利用網(wǎng)上業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了流程再造，取消手工填表制單，將養(yǎng)老保險(xiǎn)線下業(yè)務(wù)的80%轉(zhuǎn)移到線上運(yùn)行，力爭全覆蓋，特殊業(yè)務(wù)特殊處理，多部門多系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)共享。隨著養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案一體化試點(diǎn)工作的逐步推進(jìn)，紙質(zhì)檔案存量在逐步降低。

宋寶偉：秦皇島市借助“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，通過信息化的思維和手段，自2014年開始，以失業(yè)保險(xiǎn)為試點(diǎn)，研究探索并分步推行業(yè)務(wù)經(jīng)辦與檔案管理一體化模式。一是通過“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)使所有業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上經(jīng)辦，通過電子掃描和直接生成電子檔案兩種形式使所有業(yè)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)了電子化管理，突破了傳統(tǒng)單一紙質(zhì)檔案的管理模式，電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)彼此銜接、有機(jī)融合。二是網(wǎng)上經(jīng)辦業(yè)務(wù)的同時(shí)做到了業(yè)務(wù)檔案“誰經(jīng)辦誰整理、邊經(jīng)辦邊整理”，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與檔案管理相互促進(jìn)、相互監(jiān)督。

適當(dāng)留存紙質(zhì)檔案

主持人：電子檔案對業(yè)務(wù)經(jīng)辦有哪些支撐作用？業(yè)務(wù)檔案電子化后，紙質(zhì)檔案是否仍需留存？

儲華：紙質(zhì)檔案和電子檔案對業(yè)務(wù)經(jīng)辦具有相同的支撐效用，但相比較，電子檔案具有即時(shí)調(diào)閱、共享融合等優(yōu)勢，并與業(yè)務(wù)經(jīng)辦數(shù)據(jù)融為一體，成為業(yè)務(wù)經(jīng)辦大數(shù)據(jù)的組成部分，不但能提供常規(guī)查詢，為業(yè)務(wù)審核、內(nèi)控核查提供依據(jù)，還能為工作質(zhì)量追溯提供信息來源。需要特別指出的是，電子檔案的管理對象包括電子文件和元數(shù)據(jù)兩部分，兩者缺一不可，元數(shù)據(jù)是對電子文件的系統(tǒng)描述及狀態(tài)記錄，應(yīng)當(dāng)與電子文件同時(shí)收集整理，同步歸檔保管。

業(yè)務(wù)檔案電子化后，是否需要留存紙質(zhì)檔案，不能一概而論。判斷的核心是檔案電子化管理是否符合國家（地方）規(guī)定，符合規(guī)定就能稱之為電子檔案，在此條件下，相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案不必重復(fù)歸檔；反之，不能視為電子檔案，即不具檔案屬性，只可提供一般利用，在此條件下，相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定歸檔保管。

喬靜文：電子檔案的應(yīng)用一是為網(wǎng)上辦事“只跑一次”提供支撐，使網(wǎng)上申辦的資料審核、結(jié)果推送更加安全、準(zhǔn)確、便捷。二是為經(jīng)辦風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控提供支撐，通過掃描前置，使高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)事前、事中背對背的審核內(nèi)控，提升了高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)的可控性。三是為綜合柜員制的網(wǎng)上審核審批提供了支撐，經(jīng)辦資料網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，不需要臨柜復(fù)核簽字審批，提高了經(jīng)辦效率和服務(wù)質(zhì)量。四是為檔案的利用拓展了渠道。

業(yè)務(wù)檔案電子化后是否留存紙質(zhì)檔案，這個(gè)問題不應(yīng)簡單化?！傲簟保皇窃陔娮訖n案系統(tǒng)建設(shè)初期，為了確保檔案安全，紙質(zhì)檔案不宜過早舍棄。二是在沒有確保電子檔案不被篡改的前提下，要雙套留存。三是需要永久留存的、特別重要的業(yè)務(wù)檔案要保留紙質(zhì)?！安涣簟?，一是我們已經(jīng)能夠確保電子檔案安全、能夠?qū)崿F(xiàn)檔案歸檔全鏈條閉合，人、系統(tǒng)、制度全方位管理到位的前提下，大部分的檔案可以不留紙質(zhì)。二是推廣電子檔案不是舍棄紙質(zhì)檔案，必須留存的要依據(jù)經(jīng)辦工作需要，本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度確定紙質(zhì)留存范圍。

王輝：傳統(tǒng)的社保檔案一般采用紙質(zhì)檔案存檔，需要消耗大量的人力、物力、財(cái)力，容易出現(xiàn)保管不善、丟失或歸類位置不正確、不能高效查閱等問題，已經(jīng)不能滿足社保事業(yè)發(fā)展的需要。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)。另外，檔案被數(shù)字化處理后，還防止了被篡改的危險(xiǎn)，可避免反復(fù)印制資料而造成的紙張浪費(fèi)。

劉航英： 紙質(zhì)檔案是否有留存的必要，這個(gè)要看信息技術(shù)的支撐能力。如果信息技術(shù)能力強(qiáng)大到無論存儲設(shè)備毀壞到什么程度，都能夠?qū)㈦娮訖n案信息復(fù)原，而且相關(guān)成本低，那么紙質(zhì)檔案就沒有必要留存。

宋寶偉：“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用還在向前奔跑的路上，有些社保業(yè)務(wù)領(lǐng)域還不能完全依靠“互聯(lián)網(wǎng)+”和電子檔案，紙質(zhì)檔案還有較多需要保留的空間。秦皇島市的社保業(yè)務(wù)檔案管理模式是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。其中，對于使用數(shù)字證書和電子印章的單位，基于帶有 PDF（Portable Document Format）簽名和“時(shí)間戳”功能的電子認(rèn)證服務(wù)系統(tǒng)，參保單位通過網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)填報(bào)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和上傳的相關(guān)材料直接生成符合電子文件管理要求的PDF版式文件，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基于電子材料進(jìn)行業(yè)務(wù)審核，審核通過后直接存入電子檔案系統(tǒng)，這類無紙化業(yè)務(wù)，檔案原件就是電子的，所以只留存了電子檔案。對于少量的線下辦理的業(yè)務(wù)，柜臺收取的檔案材料原件是紙質(zhì)的，事后會對紙質(zhì)材料進(jìn)行電子化掃描，這類業(yè)務(wù)檔案實(shí)行了紙質(zhì)電子雙套制管理。

推進(jìn)“一體化”建設(shè)

主持人：在“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)技術(shù)引領(lǐng)社會發(fā)展的新時(shí)代，應(yīng)如何夯實(shí)規(guī)范化管理基礎(chǔ)，推進(jìn)業(yè)務(wù)與檔案、紙質(zhì)與電子、管理與服務(wù)三個(gè)“一體化”建設(shè)？

喬靜文：業(yè)務(wù)和檔案的“一體化”是實(shí)現(xiàn)檔案對網(wǎng)上辦事、風(fēng)險(xiǎn)防控、審核審批、結(jié)果推送等業(yè)務(wù)經(jīng)辦支撐的前提，是檔案在線歸檔、避免人為干預(yù)實(shí)現(xiàn)路徑安全的必要手段；紙質(zhì)和電子的“一體化”是新時(shí)期、新階段確保檔案安全、辨證處理好紙質(zhì)電子雙套關(guān)系的最穩(wěn)妥的處理方法，應(yīng)根據(jù)各自不同發(fā)展階段、不同管理水平確定電子檔案單套留存的科學(xué)合理范圍；管理與服務(wù)“一體化”是檔案管理發(fā)展必須著重考慮的問題，在電子檔案新型態(tài)下，應(yīng)考慮如何通過管理拓展服務(wù)，通過管理技術(shù)水平的提升，提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

儲華：上海市雖然在城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)上實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)與檔案的一體化管理，但對照“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)的建設(shè)要求，仍需改進(jìn)。一是要依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，改變現(xiàn)有柜面高拍（掃描）成像的做法，把電子文件的形成延伸到參保對象客戶端（移動(dòng)端），使得業(yè)務(wù)辦理“零”跑腿成為可能。二是要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析，建立覆蓋各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，把數(shù)據(jù)完整性、操作合規(guī)性和異常結(jié)果跟蹤、社保工作人員依法履職等納入風(fēng)險(xiǎn)防控范圍，并配以征信體系。三是要基于大數(shù)據(jù)分析，智能化判斷參保對象社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦許可范圍、分析業(yè)務(wù)波動(dòng)規(guī)律及區(qū)域分布情況等，基于經(jīng)辦工作流（數(shù)據(jù)流）分析，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)分配的均等化、智能化和經(jīng)辦狀態(tài)的自動(dòng)發(fā)布等，基于數(shù)據(jù)指標(biāo)項(xiàng)的精確定義，按需智能化地生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

建議人社部社保中心出臺一體化經(jīng)辦系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)意見，對系統(tǒng)功能、電子文件（電子檔案）及元數(shù)據(jù)收集存儲、系統(tǒng)接口、風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)跟蹤，以及系統(tǒng)擴(kuò)展性、開放性等方面作出原則性要求。

劉航英： 推進(jìn)業(yè)務(wù)與檔案一體化建設(shè)，應(yīng)該按照“業(yè)務(wù)完成即生成檔案”的原則，把凡是有必要?dú)w檔的業(yè)務(wù)資料，全部根據(jù)既定制度規(guī)范入檔；對于沒有必要?dú)w檔的業(yè)務(wù)資料或業(yè)務(wù)過程，也要本著“只要辦理業(yè)務(wù)，就要留下痕跡”的原則，保存相關(guān)信息。

推進(jìn)紙質(zhì)與電子檔案一體化建設(shè)方面，我們在努力做到紙質(zhì)檔案與電子檔案同步形成，實(shí)物檔案室與電子檔案室同時(shí)建設(shè)，兩類檔案均進(jìn)行規(guī)范管理、隨時(shí)可用。在全部完成既有檔案電子化后，接著會在設(shè)施、設(shè)備、技術(shù)、管理等方面入手，按照“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式，推進(jìn)一體化建設(shè)。

管理與服務(wù)是社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作的兩個(gè)基本方面，我們堅(jiān)持“管理當(dāng)中蘊(yùn)含服務(wù)，服務(wù)過程包含管理”的理念，強(qiáng)化制度建設(shè)、信息技術(shù)建設(shè)等，著力推進(jìn)管理與服務(wù)一體化。

王輝： 推進(jìn)“一體化”建設(shè)，要先從部級建立協(xié)同機(jī)制，省級部署，統(tǒng)一開發(fā)社保業(yè)務(wù)和檔案軟件，使社保電子數(shù)據(jù)與檔案能同步生成，將社保業(yè)務(wù)檔案管理軟件與社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)連接在一起，形成一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案目錄、電子檔案的自動(dòng)生成，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享；此外，實(shí)現(xiàn)電子檔案省級集中存儲，統(tǒng)一管理，也將有利于各業(yè)務(wù)經(jīng)辦、各部門、單位或個(gè)人隨時(shí)調(diào)用檔案。

確保檔案數(shù)據(jù)安全

主持人：從紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化邁向電子化，如何確保社保業(yè)務(wù)檔案的安全性？在確保安全的前提下，如何拓展電子檔案的新用途？

喬靜文：要確保電子檔案安全完整、真實(shí)有效，首先就必須從技術(shù)上保證電子檔案收集歸檔的“路徑安全”“數(shù)據(jù)安全”“脫機(jī)安全”和“出口安全”。吉林省主要通過“一體化”系統(tǒng)確保在線歸檔的電子影像應(yīng)收盡收，避免人為干預(yù)中斷歸檔進(jìn)程，確?！奥窂桨踩?；通過電子簽名全覆蓋、檔案文件傳輸過程全程驗(yàn)簽，電子簽名綁定指紋和數(shù)字證書，多頁電子檔案文件整體加載電子簽名，確?！皵?shù)據(jù)安全”；通過建立元數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)捕獲系統(tǒng)，實(shí)時(shí)捕獲元數(shù)據(jù)并與物理歸檔的電子檔案對應(yīng)綁定并存儲在一起，電子檔案脫離管理系統(tǒng)在無網(wǎng)單機(jī)環(huán)境下可查詢，確保電子檔案“脫機(jī)安全”；檔案查詢加載了電子水印，電子檔案查詢利用憑證“一口出”，確保電子檔案“出口安全”。

人的管理是決定因素，因此，需要根據(jù)電子檔案特點(diǎn)制定相應(yīng)制度和辦法，通過制度法規(guī)約束管理者行為。此外，還應(yīng)建立統(tǒng)計(jì)和監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從收集到上架全流程、所有人員、任一時(shí)間三個(gè)維度統(tǒng)計(jì)監(jiān)控；采用全程條碼管理多點(diǎn)質(zhì)量控制，使得業(yè)務(wù)檔案檢索更精準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量更可靠。

《檔案法》沒有賦予電子檔案法律地位，辦法標(biāo)準(zhǔn)等管理層面配套文件不健全，制度規(guī)定等操作層面無先例可循，建立電子檔案法規(guī)體系迫在眉睫。

發(fā)揮好電子檔案的作用，建立完整的電子檔案資源體系，既要重視新生成檔案的電子化，又要高度重視歷史檔案的數(shù)字化，形成完整的社保業(yè)務(wù)檔案資源數(shù)據(jù)鏈。從支撐經(jīng)辦上，檔案電子影像收集的前置，為網(wǎng)上辦事、內(nèi)控審核、審核審批等業(yè)務(wù)創(chuàng)新提供支持；從利用渠道上，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上自助查詢、微終端查詢，受眾更廣、查詢更便利；從利用價(jià)值上，通過海量檔案數(shù)據(jù)的比對分析和對大數(shù)據(jù)的挖掘，突破傳統(tǒng)意義的檔案利用，使業(yè)務(wù)檔案更能發(fā)揮其憑證作用。

儲華：在信息安全管理方面，上海市社保中心著力開展4個(gè)方面的工作。一是依靠但不依賴信息系統(tǒng)。檔案信息化帶來了高效和便利，使得共享和融合成為可能，但系統(tǒng)運(yùn)行存在著很大的不確定性，和高效便捷并存的是信息丟失的高風(fēng)險(xiǎn)。因此，風(fēng)險(xiǎn)防范措施應(yīng)與系統(tǒng)建設(shè)同步思考，信息安全管理工作應(yīng)當(dāng)貫穿始終。二是健全管理制度，引進(jìn)外部考評。三是堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向，嚴(yán)格工作考評。四是構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)防控的“防火墻”，實(shí)施數(shù)據(jù)異地備份。采用身份識別與權(quán)限設(shè)置，防止非法侵入和訪問；設(shè)置操作日志，記錄工作軌跡；運(yùn)用電子文件加蓋數(shù)字印章、數(shù)字簽名技術(shù)，以保證其原始真實(shí)性等。建設(shè)系統(tǒng)容災(zāi)備份，定期進(jìn)行脫機(jī)備份，實(shí)施同城異地和異地（西安）備份。

此外，3號令頒布近10年來，與不斷發(fā)展的社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦新形勢相比，還存在不協(xié)調(diào)、不適應(yīng)的方面，一方面，正文條款需要調(diào)整完善，增加一些涉及管理的內(nèi)容，并對歸檔范圍及保管期限作相應(yīng)調(diào)整。另一方面，為使電子檔案開好頭、起好步，目前需要從頂層設(shè)計(jì)上進(jìn)行闡述、界定和規(guī)范，以滿足社保電子檔案持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的需要。

宋寶偉：電子檔案管理過程中，安全問題尤為重要。秦皇島市在電子檔案管理過程中，主要抓住兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：一是在整個(gè)電子申報(bào)數(shù)據(jù)產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)的過程中，完成它的合規(guī)性。二是在歸檔的過程中，電子化的管理要符合電子檔案管理的要求，如果有一些特殊的業(yè)務(wù)，需要重新轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文檔，需要有合理的、便捷的安全校驗(yàn)途徑。

通過業(yè)務(wù)經(jīng)辦和檔案管理一體化工作的推進(jìn)，電子檔案逐步在人社系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享利用的同時(shí)，在確保安全的前提下，秦皇島市還通過搭建的公共服務(wù)平臺，積極擴(kuò)展參保證明、繳費(fèi)記錄、權(quán)益記錄單、待遇資格認(rèn)證等多種跟百姓生活密切相關(guān)的服務(wù)證明材料的在線申請、開具和驗(yàn)證，充分發(fā)揮電子檔案的服務(wù)功能。

王輝：應(yīng)明確電子檔案的法律效力，增加對電子檔案類資料的法律認(rèn)可和保存期限規(guī)范，如短期之內(nèi)不能進(jìn)入國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，建議首先進(jìn)入立法程序。此外，還應(yīng)明確經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和參保企業(yè)簽訂網(wǎng)上社保協(xié)議書，并使用數(shù)字證書全面保證業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理的法律效力，明確經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和參保企業(yè)之間的責(zé)任和權(quán)利義務(wù)，減少臨柜辦理，低風(fēng)險(xiǎn)紙質(zhì)檔案資料由參保企業(yè)保存，提高經(jīng)辦效能，為無紙化辦公和電子存檔做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備?！?/p>