基于PDCA循環(huán)的病案管理流程優(yōu)化研究

劉芳　張偉

【摘 要】目的：為了提高管理工作效率，分析探討PDCA循環(huán)的病案管理流程優(yōu)化。方法：我院采用PDCA循環(huán)理論優(yōu)化化病案管理流程，對(duì)醫(yī)院的電子病案條碼簽收、信息化病案首頁(yè)質(zhì)量監(jiān)控、改進(jìn)病案首頁(yè)編碼系統(tǒng)等方面進(jìn)行優(yōu)化。結(jié)果：醫(yī)院的工作質(zhì)量及效率顯著得到提升。結(jié)論：病案管理流程的優(yōu)化適應(yīng)了醫(yī)院信息的發(fā)展，提高了醫(yī)護(hù)人員的工作效率，降低了醫(yī)院的成本投入及減少資源浪費(fèi)，也使得該理論更適應(yīng)醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】PDCA循環(huán)病案管理流程優(yōu)化

【中圖分類號(hào)】R197.32 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-6851（2018）01--01

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，人們的生活趨近于網(wǎng)絡(luò)信息化，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也將以一個(gè)全新的模樣展現(xiàn)。近幾年，興起一股病案管理改革風(fēng)，為了滿足現(xiàn)代醫(yī)學(xué)信息管理需求，提升醫(yī)護(hù)人員工作效率，減少資源浪費(fèi)，特采用了美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明博士提出的PDCA循環(huán)理論，對(duì)醫(yī)院各科室病案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，主要針對(duì)醫(yī)院病案的計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理四個(gè)層面進(jìn)行流程優(yōu)化管理[1]。為了改善未來(lái)醫(yī)院的發(fā)展，我院基于PDCA循環(huán)的病案管理進(jìn)行流程優(yōu)化，取得了較好的成績(jī)，醫(yī)院成功進(jìn)入管理數(shù)字化、信息化的現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 原有流程分析

1.1 流程描述PDCA 循環(huán)的初階段是計(jì)劃階段，在進(jìn)行調(diào)查分析后，找出其中存在的問(wèn)題及相關(guān)影響因素，逐個(gè)解決存在的影響質(zhì)量的因素，制定出有針對(duì)性的實(shí)施方案，提高工作效率。我院針對(duì)原有流程：病案收集→手工簽收→整理/裝訂→編目→出入庫(kù)管理，在病案收集后安排相對(duì)應(yīng)的適當(dāng)人數(shù)進(jìn)行分工處理，保證每個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率，因?yàn)楣ぷ髁鞒叹哂邢群箜樞颍绻粋€(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，下一環(huán)節(jié)將無(wú)法正確進(jìn)行，所以必須保證前一環(huán)節(jié)準(zhǔn)確進(jìn)行。各環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題：①簽收環(huán)節(jié)，由于簽收是通過(guò) Excel 表格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)入庫(kù)，對(duì)歸檔情況了解不全。②整理環(huán)節(jié)，因?yàn)椴±判螂s亂復(fù)雜，大多存在缺失，不利于手工裝訂，效率較低。③編目環(huán)節(jié)，由于醫(yī)院病人偏多，病案不能準(zhǔn)確編碼。④出入庫(kù)管理，由于病案借閱存在漏洞，病案室追蹤性較差，導(dǎo)致一些病例丟失[2]。以上問(wèn)題，很大程度降低了病案管理的工作效率及質(zhì)量。由于病案管理限制了我院的發(fā)展，減少了醫(yī)院接診人數(shù)。

2 病案流程優(yōu)化方法

2.1 采用電子條形碼簽收系統(tǒng)病案室通過(guò)在病案首頁(yè)貼上相應(yīng)條形碼，利用電子掃描器進(jìn)行掃描簽收，還可以在設(shè)置病案修改、查詢病案、病案簽收、病案退回等選項(xiàng)，及時(shí)了解病案情況。

2.2 改良病案歸檔工作制度根據(jù)醫(yī)院的相關(guān)情況，設(shè)計(jì)一套適用于我院住院病例排序的醫(yī)療表格，要求醫(yī)護(hù)人員嚴(yán)格遵照表格進(jìn)行填表，并且安排專門(mén)人員進(jìn)行詳細(xì)檢查，確保歸檔病案無(wú)缺失情況。

2.3 實(shí)現(xiàn)病案自動(dòng)化裝訂病案管理流程中，信息自動(dòng)化系統(tǒng)是一項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。利用信息全自動(dòng)裝訂機(jī)能夠代替低效率的手工裝訂，能夠提高病案裝訂準(zhǔn)確性，增強(qiáng)病案完整性，減少了勞動(dòng)力的浪費(fèi)。

2.4 提高歸檔病案質(zhì)量針對(duì)病案存在缺失、填寫(xiě)錯(cuò)誤或者遺漏信息等情況，通過(guò)電子郵件的形式，轉(zhuǎn)退至相對(duì)應(yīng)的科室，進(jìn)行修改重批并收集各科意見(jiàn)，共同解決病例缺失問(wèn)題，提高歸檔病案質(zhì)量。

2.5 完善疾病診斷編碼系統(tǒng)病案首頁(yè)編碼與病歷工作站還未進(jìn)行合并前，病案數(shù)據(jù)往往會(huì)由于，信息缺失或者錯(cuò)誤，導(dǎo)致不能正確匹配。所以信息管理部門(mén)可以通過(guò)將兩個(gè)系統(tǒng)合并在一起，降低病案信息錯(cuò)誤，提高編碼的質(zhì)量和效率。

2.6 病歷電子化示蹤為了節(jié)省資源，減少病案信息丟失，提高病例登記效率，我院在病案信息條碼化管理基礎(chǔ)上增加病案裝袋貼條系統(tǒng)，通過(guò)掃描病案裝袋貼條，就可獲悉病人床號(hào)、姓名、住院信息及主治醫(yī)師情況，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確簡(jiǎn)單歸類病案，減少遺漏，實(shí)現(xiàn)病情準(zhǔn)確無(wú)誤跟蹤。

2.7 落實(shí)規(guī)章制度參照《醫(yī)療護(hù)理技術(shù)操作常規(guī)》，修訂病案復(fù)印借閱，對(duì)醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行相關(guān)制度講解，制訂出關(guān)于復(fù)印借閱流程及復(fù)印借閱須知的《出院病歷復(fù)印快遞服務(wù)須知》[3]。

3 討論

PDCA循環(huán)作為全面質(zhì)量管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)的基本方法，需要搜集大量數(shù)據(jù)資料，并綜合運(yùn)用各種管理技術(shù)和方法。全面質(zhì)量管理活動(dòng)的全部過(guò)程及質(zhì)量計(jì)劃的制訂和組織實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程就是DCA循環(huán)，它通過(guò)不斷地轉(zhuǎn)動(dòng)及優(yōu)化處理簡(jiǎn)化工作步驟，加強(qiáng)思想更具條理性、方法更系統(tǒng)化、圖像性和科學(xué)性[4]。優(yōu)化前，我院成本投入過(guò)高，各科室人員分布密集，工作強(qiáng)度過(guò)大，且無(wú)明顯效率，極大程度上縮減了我院的發(fā)展空間。自從我院采用了PDCA循環(huán)的病案管理流程優(yōu)化后，病案管理，由之前的雜亂無(wú)章變得井然有序，不再需要醫(yī)護(hù)人員及病患花費(fèi)過(guò)多時(shí)間，就可輕輕松松拿到病案，無(wú)需等待及拿到錯(cuò)誤病案。這一優(yōu)化方案，使病歷及時(shí)歸檔減少了病案的丟失；簽收速度明顯加快，能夠準(zhǔn)確自動(dòng)生成病案歸檔統(tǒng)計(jì)報(bào)表；編碼業(yè)務(wù)水平顯著提高，在編碼的準(zhǔn)確度及速度方面明顯比之前有效率；歸檔病案的完整性及質(zhì)量得到取得巨大進(jìn)步，病案缺失情況得到了制止，相對(duì)較于完整；隨著病案跟蹤功能結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，規(guī)范了借閱復(fù)印流程，簡(jiǎn)化復(fù)印步驟。我院通過(guò)病案流程優(yōu)化后，各科室積極配合，醫(yī)護(hù)人員分工明確，時(shí)間安排合理，工作內(nèi)容由繁到簡(jiǎn)，提高了工作效率，避免因一個(gè)環(huán)節(jié)延誤而造成其他環(huán)節(jié)不轉(zhuǎn)動(dòng)的現(xiàn)象出現(xiàn)。

為了提高我院病案管理，制定的優(yōu)化流程：病案整理→病案編碼→統(tǒng)計(jì)室進(jìn)行數(shù)據(jù)核查→打印病案首頁(yè)→送出審核→病案回收及質(zhì)量檢測(cè)→打印封面→裝訂→歸檔，在我院取得了，較好的管理效率[5]。合理的工作流程減少了勞動(dòng)力的浪費(fèi)，提高了工作效率。現(xiàn)代化醫(yī)院想要發(fā)展就可以進(jìn)行PDCA循環(huán)的病案管理流程優(yōu)化改革，重視技術(shù)革新，提高病案管理能力。

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